Paveiciet vairāk: izmēģiniet šos 10 vienkāršos padomus, lai izveidotu labākus uzdevumu sarakstus

Cik efektīvs ir jūsu uzdevumu saraksts? Vai tas palīdz plānot savu dienu? Vai tas mudina jūs noteikt pareizo uzdevumu prioritātes? Vai arī tas ir nebeidzams saraksts ar lietām, kuras jūs jūtaties vainīgs par to, ka vēl neesat izdarījis, un tagad jūs nedarīsit nevienu no tām? Labam uzdevumu sarakstam vajadzētu kalpot jums. Jums nevajadzētu būt tās žēlastībā. 

Labāko uzdevumu saraksti katru dienu virza jūs pareizajā virzienā un palīdz koncentrēties uz vissvarīgākajiem uzdevumiem. Izmantojot pareizās stratēģijas, uzdevumu saraksts var palīdzēt sasniegt arī lielākus mērķus. Lūk, kas jums jāzina, lai veicamo darbu saraksts būtu jūsu labā.

(Foto: Volodimirs Hriščenko vietnē Unsplash)

1. Izvēlieties pareizo lietotni (vai papīru)

Pirmais solis, lai izveidotu labāku uzdevumu sarakstu, ir izlemt, kur to glabāt. Ir svarīgi, lai jūs mīlētu lietotni vai piezīmju grāmatiņu, ko izmantojat uzdevumu sarakstam, pretējā gadījumā jūs, iespējams, to nepaturēsit.

Ievērojiet, kā es teicu "piezīmju grāmatiņa?" Lai gan uzdevumu saraksta ievietošanai lietotnē ir daudz priekšrocību (un es tos uzskaitīšu pēc brīža), papīram nav nekā slikta! Ja papīrs jums der, lieliski. Tāpat ir piemērots arī vienkāršs izklājlapas vai tekstapstrādes dokuments. Izmantojiet sev piemērotu rīku.

Tomēr digitālajiem uzdevumu sarakstiem ir vairākas priekšrocības salīdzinājumā ar papīru, un ir labi vismaz zināt, kas tie ir, pat ja jūs galu galā izmantojat papīru. Dažas priekšrocības ir:

• Tos ir viegli rediģēt, kas nozīmē, ka varat ātri atjaunināt informāciju,

• Tajos ir iebūvēti atgādinājumi,

• Ir ļoti grūti tos pazaudēt, jo pats saraksts parasti tiek saglabāts mākonī,

• Varat kārtot savus uzdevumus pēc prioritātes, izpildes datuma vai alfabēta un

• Varat piešķirt uzdevumus citiem cilvēkiem un saņemt paziņojumus, kad viņi tos pabeigs.

Ja jums ir kura ir labākā uzdevumu saraksta lietotnes tirgū? Pārbaudījis desmitiem no tiem, es mēdzu ieteikt Todoist, Asana, un lietas biežāk nekā citas. Bet ir daudz citu iespēju. OmniFocus ir piemērots cilvēkiem, kuri saviem uzdevumiem pievieno daudz detaļu. Trello runā ar vizuāli vadītiem cilvēkiem. Microsoft To Do labi darbojas ar Office un Windows 10. Google uzdevumi ir lieliski piemēroti Google Workspace integrācijai. Habitica varētu pievērst jūsu uzmanību, ja jums patīk spēlēšana. Un tā tālāk.

2. Izveidojiet vairāk nekā vienu sarakstu

Jums nevajadzētu izveidot tikai vienu uzdevumu sarakstu. Jums vajadzētu izveidot dažus sarakstus, kas aptver galvenās jūsu dzīves kategorijas, piemēram, darba uzdevumus, personīgos uzdevumus un mājsaimniecības darbus. Vairāk nekā viens saraksts palīdz jums koncentrēties. Kad esat darbā, jūs nevēlaties, lai jūsu personīgais saraksts tiktu novērsts. Atrodoties mājās, nevēlaties būt apgrūtinātam, domājot par saviem darba pienākumiem.

Neatturieties. Izveidojiet sarakstus visam, ko domājat! Noderīgie paliks apkārt. Varat izmest lūžņos jebkuru, kas jums nav noderīgs. 

Dažas citas idejas ir:

• Iepirkšanās

• Kādu dienu (kur jūs pierakstāt nesvarīgus uzdevumus, kurus jūs kādreiz varētu paveikt),

• Nedēļas nogale (visam, ko vēlaties darīt nedēļas nogalē, bet nevēlaties novērst uzmanību nedēļas laikā) un

• Mājas darbi bērniem.

Atcerieties, ka jebkurā laikā varat pievienot jaunus sarakstus vai tos pārdēvēt.

3. Pierakstiet savus uzdevumus kā Soon kā jūs domājat par viņiem

Kad jums ienāk prātā jauns uzdevums, pierakstiet to pēc iespējas ātrāk. Uzdevumu pievienošana, kad par tiem domājat, neļaus jums pakavēties pie tiem. Kad tas ir pierakstīts, jums tas vairs nav jāatceras, lai jūs varētu iztīrīt domu no smadzenēm.

Ja jūsu uzdevumu lietotnei ir īsinājumtaustiņš jauna uzdevuma pievienošanai, apgūstiet to. Ja jūsu lietotnei ir mobilā tālruņa saīsne, iestatiet to.

Tiem, kas izmanto papīru, darba laikā uzglabājiet mazliet papīra lūžņu, lai ātri pierakstītu traucējošās domas un pēc tam iekopētu tās savos oficiālajos uzdevumu sarakstos, kad tas ir ērti.

Izpildes datumu pievienošana uzdevumiem jūsu Asana uzdevumu saraksts palīdz noteikt prioritātes.

4. Piešķiriet izpildes datumus

Ikreiz, kad uzdevumam ir izpildes datums, pievienojiet to. Redzot, kad uzdevumi ir jāveic, jūs varat noteikt prioritātes.

Ne katram uzdevumam ir nepieciešams stingrs un ātrs izpildes datums, taču dažreiz ir noderīgi to pievienot divu iemeslu dēļ.

Pirmkārt, lielākā daļa darāmo apps Ļaujiet jums redzēt, kas jāveic šodien, rīt un vēlāk nedēļā, neatkarīgi no tā, kurā sarakstā tie ir iekļauti. Tādā veidā jūs varat redzēt visu, kas jāveic šodien, un gūt priekšstatu par to, kā paies diena. Varat arī veltīt laiku, lai pārplānotu dažus uzdevumus, ja jūtaties satriekts, skatoties tikai uz visu, kas jāveic nākamās nedēļas laikā.

Otrkārt, piešķirot saviem uzdevumiem izpildes datumus, jūs efektīvi plānojat savu nedēļu, kas ir lieliska laika pārvaldības stratēģija.

5. Katru dienu pārskatiet savus uzdevumu sarakstus

Sāciet katru dienu, pārskatot savu uzdevumu sarakstu un novērtējot, vai tas ir saprātīgi. Pēc tam pārskatiet to.

Ja šai dienai ir ieplānots pārāk daudz uzdevumu un zināt, ka tos visus nesasniegsit, jūs gatavojaties neveiksmei.

6. Ierobežojiet sevi līdz 3–5 uzdevumiem dienā

Kāds ir jūsu ikdienas uzdevumu limits? Tas ir atkarīgs no tā, kādus uzdevumus pierakstāt un cik grūti tos izpildīt. 

Lielākajai daļai cilvēku es iesaku sākt ar trīs līdz pieciem uzdevumiem dienā. Iespējams, tas neizklausās daudz, taču, ja koncentrējaties uz trīs svarīgāko lietu pierakstīšanu, kas šodien jādara, iespējams, ka tas jau ir daudz.

Kāpēc nepierakstīt vairāk? Ja pierakstāt pārāk daudz uzdevumu un nesasniedzat tos visus, tie ir jāatliek uz citu dienu. Tas nozīmē, ka ir jāpārskata prioritātes un jāmaina saraksts, kas ir nevajadzīgs darbs, kas izraisa stresu un var justies pašvaki.

Ja jums ir maz uzdevumu, jūs, visticamāk, tos pabeigsit. Jo vairāk jūs pabeigsit visus savus uzdevumus, jo labāk jutīsities saviem uzdevumu sarakstiem kopumā. Šī pozitīvā sajūta var veicināt jūs uz priekšu.

Jūsu trīs līdz pieciem uzdevumiem vajadzētu būt jums svarīgām lietām jābūt darīt. Un ne vairāk kā diviem no tiem jābūt rutīnas uzdevumiem, piemēram, ikdienas medikamentu lietošanai. Koncentrējieties uz savu nodoms dienai. Tas ir tas, ko jums vajadzētu pierakstīt.

Laika gaitā izsekojiet, cik uzdevumu veicat katru dienu (vislabākais uzdevums apps izsekojiet to jūsu vietā), un jūs sapratīsit pareizo uzdevumu skaitu, ja tas nav trīs līdz pieci.

Todoist izseko, cik uzdevumu veicat katru dienu un nedēļu, un izveido diagrammu, kurā parādīts jūsu progress.

7. Savā uzdevumu sarakstā ievietojiet uzdevumus, nevis mērķus

Tam, ko ierakstāt savā uzdevumu sarakstā, ir nozīme. Ievietojiet uzdevumus savos sarakstos, nevis mērķus un mērķus. Lai to izdarītu, jums jāzina atšķirība starp tiem.

Mērķi ir sasniegumi vai vēlamie rezultāti. Parasti tos ir grūti noteikt. Piemērs ir “pārvaldīt hindi valodu”. Iekļaut to savā darāmo darbu sarakstā nebūtu īpaši efektīvi.

Mērķi ir marķieri ceļā uz mērķa sasniegšanu. Tos ir daudz vieglāk sajaukt ar uzdevumiem, jo ​​mērķi ir konkrētāki un kvantitatīvāki. Mērķa piemērs ir “varēt trīs minūtes sarunāties hindi valodā par manām iecienītākajām filmām”.

Tātad, kas ir uzdevumi? Uzdevumi ir darbības, ko veicat, lai sasniegtu mērķi. Nosakiet mērķi, un jums ir savi uzdevumi. Ļoti bieži tie ir atsevišķi notikumi (lai gan tie var atkārtoties). Uzdevums varētu būt “apmācīties trīs jaunus hindi darbības vārdus” vai “mācīties hindi valodu 30 minūtes”.

Uzdevumi, nevis mērķi vai uzdevumi, ir ikdienas uzdevumu sarakstā.

8. Saglabājiet mērķus un uzdevumus atsevišķi

Ideālā pasaulē daudzi uzdevumi, ko veicat katru dienu, būs lielāka mērķa sasniegšana. Jums jāzina, kādi ir jūsu mērķi, taču jums tie nav jāieraksta ikdienas uzdevumu sarakstā.

Tā vietā ierakstiet savus mērķus un uzdevumus kaut kur citur. Tas joprojām varētu būt in savu uzdevumu saraksta lietotni vai piezīmju grāmatiņu, bet ne sarakstā, kuru skatāties katru dienu. Citas vietas, kur varat pierakstīt mērķus, ir jūsu dienasgrāmata vai piezīmju veikšanas lietotne.

Ik pa laikam atsaucieties uz saviem mērķiem. Pārbaudiet tos un pārskatiet tos. Vienkārši neļaujiet viņiem novērst jūsu uzmanību no konkrētajām lietām, kas jums šodien jādara.

9. Bieži apskatiet savu uzdevumu sarakstu

Apskatītais saraksts ir lietotu saraksts. Efektīvs uzdevumu saraksts jums palīdzēs viscaur savu dienu, kas nozīmē, ka jums tā bieži ir jāskatās. Skatieties uz to katru rītu, lai garīgi sagatavotos nākamajai dienai. Apskatiet to pēc pusdienām, lai zinātu, kam vēl jums jākoncentrējas atlikušajā dienas daļā. Dienas beigās pārskatiet to, lai pārplānotu nokavētos uzdevumus.

Izveidojiet ieradumu jau iepriekš pārskatīt visu, ko esat ieplānojis nākamajai nedēļai, lai varētu labāk plānot savu laiku un veikt korekcijas.

Ja dienas laikā sākat justies apmaldījies tajā, ko darāt, vai jums ir nepieciešams pārtraukums no tā, apskatiet savu uzdevumu sarakstā kaut ko mazu un vienkāršu (mazāk prasīgs uzdevums, kam nav nepieciešama liela uzmanība), kas jums jādara. pa to laiku var tikt galā.

Jo vairāk skatīsieties uz savu sarakstu, jo vairāk jūs tam uzticēsities. Jo vairāk jūs tam uzticaties, jo mazāk jums jāatceras, kādi uzdevumi jums jāveic. Jo mazāk jums jāatceras, jo vairāk jūs atbrīvojat prātu, lai koncentrētos uz veicamo uzdevumu.

10. Padariet savu uzdevumu sarakstu skenējamu

Ja bieži skatāties uz savu uzdevumu sarakstu, jūs ātri sapratīsit, cik noderīgi ir īsumā redzēt, kas jums nepieciešams.

Lai uzrakstītu savus uzdevumus, izmantojiet šauru valodu vai saīsinājumu. Daudzi apps ir prioritāri vērtējumi, zvaigznītes, atzīmes un cita informācija, ko varat pievienot svarīgiem uzdevumiem, lai tie izceltos. Krāsojiet savus uzdevumus, ja tas palīdz. Lietojiet ikonas, kas sniedz jums vairāk informācijas par uzdevumu, piemēram, vai tas prasa tālruņa zvanu vai ir saistīts ar veselības aprūpi. Neatkarīgi no tā, cik ātri skatāties uz savu uzdevumu sarakstu, jums vajadzētu būt iespējai iegūt daudz informācijas par to, kas jāpaveic.

Atzīmējiet šīs rūtiņas

Lielisks darāmo darbu saraksts ir personīgās produktivitātes pamatā. Ir liels prieks atrast sev piemērotu uzdevumu pārvaldības lietotni un procesu. Sarakstā iekļauto vienumu atzīmēšana rada sasnieguma sajūtu un ir galvenais elements, lai sakārtotu. Uzticama uzdevumu sistēma padara dzīvi gan vieglāku, gan mazāk saspringtu.