Завршете повеќе: испробајте ги овие 10 едноставни совети за подобри листи со задачи

Колку е ефикасна вашата листа на задачи? Дали ви помага да го планирате денот? Дали ве поттикнува да ги дадете приоритетите на вистинските задачи? Или тоа е бескрајна листа на работи за кои се чувствувате виновни што сè уште не сте ги направиле и сега нема да направите ништо од нив? Треба да ви служи добра листа на задачи. Не треба да бидете на нејзина милост. 

Списоците со најдобри задачи секој ден ве водат во вистинската насока и ви помагаат да се фокусирате на задачите што се најважни. Со вистинските стратегии, списокот со задачи може да ви помогне да постигнете и поголеми цели. Еве што треба да знаете за да ја направите вашата листа на задачи да работи за вас.

(Фото: Володимир Хришченко на Unsplash)

1. Изберете ја вистинската апликација (или хартија)

Првиот чекор за правење подобра листа на задачи е да одлучите каде да ја чувате. Важно е да ја сакате апликацијата или тетратката што ја користите за вашата листа со задачи, инаку можеби нема да се држите до неа.

Забележете како реков „тетратка?“ Иако има многу придобивки од ставањето на вашата листа со задачи во апликација (и ќе ги наведам за момент), нема ништо лошо во хартијата! Ако хартијата работи за вас, одлично. Исто така, едноставна табела или документ за обработка на текст е во ред, исто така. Користете ја алатката што е соодветна за вас.

Сепак, дигиталните списоци со задачи имаат неколку предности во однос на хартијата, и добро е барем да знаете што се тие, дури и ако на крајот користите хартија. Некои предности се:

• Тие се лесни за уредување, што значи дека можете брзо да ги ажурирате информациите,

• Имаат вградени потсетници,

• Многу е тешко да ги изгубите бидејќи самата листа обично се зачувува во облакот,

• Можете да ги сортирате вашите задачи по приоритет, датум на доспевање или по азбучен ред и

• Можете да доделите задачи на други луѓе и да добивате известување кога ќе ги завршат.

Ако се на пазарот за апликација за список со задачи, која е најдобра? Откако тестирав десетици од нив, јас тежнеам да препорачам Todoist, Asana, и Работите почесто од другите. Но, има многу други опции. OmniFocus е добар за луѓе кои додаваат многу детали во нивните задачи. Трело зборува со визуелно управувани луѓе. Microsoft To Do работи добро со Office и Windows 10. Google Tasks е одличен за неговата интеграција на Google Workspace. Хабитика може да ви го привлече вниманието ако сакате гејмификација. И така натаму.

2. Направете повеќе од една листа

Не треба да имате само една листа на задачи. Треба да имате неколку списоци што ги покриваат главните категории од вашиот живот, како што се работните задачи, личните обврски и домашните обврски. Имањето повеќе од една листа ви помага да се фокусирате. Кога сте на работа, не сакате да ве одвлекува вниманието од вашата лична листа. Кога сте дома, не сакате да ве оптоваруваат размислувајќи за вашите работни обврски.

Не воздржувајте се. Направете списоци за сè што мислите! Корисните ќе останат наоколу. Можете да го отфрлите секој што на крајот нема да ви биде корисен. 

Некои други идеи се:

• шопинг,

• Еден ден (каде што ќе запишете неважни задачи што може да ги направите еден ден),

• Викенд (за сè што сакате да правите за време на викендот, но не сакате да ви го одвлекува вниманието во текот на неделата), и

• Задолженија за деца.

Запомнете, можете да додавате нови списоци или да ги преименувате во секое време.

3. Запишете ги вашите задачи како Soon како што мислите за нив

Кога ќе ви се појави нова задача во главата, запишете ја што е можно побрзо. Додавањето задачи кога ќе помислите на нив ве спречува да се задржите на нив. Откако ќе се запише, нема потреба повеќе да се сеќавате на него, за да можете да ја исчистите мислата од вашиот мозок.

Ако вашата апликација за задачи има кратенка на тастатура за додавање нова задача, научете ја. Ако вашата апликација има кратенка за мобилен телефон, поставете ја.

За оние кои користат хартија, чувајте малку отпадна хартија блиску до вас додека работите за брзо да ги запишете мислите што ви го одвлекуваат вниманието и потоа копирајте ги во вашите официјални списоци со задачи кога е погодно.

Додавање рокови на задачи во вашиот Asana списокот со задачи ви помага да поставите приоритети.

4. Доделете датуми за доспевање

Секогаш кога задачата има рок на доспевање, додајте ја. Гледањето кога се доспеваат задачите ви помага да поставите приоритети.

За секоја задача не е потребен тежок и брз рок, но понекогаш помага да се додаде еден во секој случај од две причини.

Прво, повеќето задачи apps ќе ви овозможи да видите што доспева денес, утре и подоцна во неделата, без разлика на која листа се наоѓаат. Исто така, може да одвоите малку време за да презакажете некои задачи ако се чувствувате преоптоварени само кога гледате сè што треба во текот на следната недела.

Второ, со доделување датуми за доспевање на вашите задачи, вие ефективно ја планирате вашата недела, што е одлична стратегија за управување со времето.

5. Секојдневно ревидирајте ги вашите списоци со задачи

Започнете секој ден со фрлање око на списокот со задачи и проценувајќи дали е разумно. Потоа, ревидирајте го.

Ако имате премногу задачи закажани за тој ден и знаете дека нема да ги постигнете сите, се подготвувате за неуспех.

6. Ограничете се на 3–5 задачи дневно

Која е вашата дневна граница на задачи? Зависи од тоа какви задачи ќе запишете и колку е тешко тие да се завршат. 

За повеќето луѓе, препорачувам да започнете со ограничување на три до пет задачи дневно. Можеби не звучи како многу, но ако се фокусирате на запишување на трите најважни работи што треба да ги направите денес, може да откриете дека веќе е многу да поминете.

Зошто да не запишете повеќе? Ако запишете премногу задачи и не дојдете до сите, тогаш мора да ги одложите за друг ден. Тоа значи повторно да се даде приоритет и да се промени вашата листа, што е непотребна работа што предизвикува стрес и може да се чувствувате самопоразно.

Имајќи мал број задачи, поголема е веројатноста да ги завршите. Колку повеќе ги завршувате сите ваши задачи, толку подобро ќе се чувствувате за вашите списоци со задачи во целина. Тоа позитивно чувство може да ве поттикне да одите напред.

Вашите три до пет задачи треба да бидат важни работи што вие мора да направи. И не повеќе од две од нив треба да бидат рутински задачи, како земање дневни лекови. Фокусирајте се на вашата Намерата за Денот. Тоа е она што треба да го запишете.

Со текот на времето, следете колку задачи исклучувате секој ден (најдобрите задачи apps следете го за вас) и ќе добиете чувство за точниот број на задачи за вас, во случај да не е три до пет.

Todoist следи колку задачи завршувате секој ден и недела и создава графикон кој го прикажува вашиот напредок.

7. Ставете ги задачите на вашата листа со задачи, а не цели

Она што го пишувате на вашата листа со задачи е важно. Ставете задачи на вашите списоци, наместо цели и цели. За да го направите тоа, треба да ја знаете разликата меѓу нив.

Целите се достигнувања со голема слика или посакувани исходи. Обично е тешко да се измерат. Пример е „да се зборува течно на хинди“. Ставањето на тоа на вашата листа на задачи нема да биде многу ефикасно.

Целите се маркери на патот до постигнување на целта. Многу е полесно да се помешаат овие со задачи бидејќи целите се поконкретни и поквантитативни. Пример за цел е „да можам да одржувам разговор на хинди за моите омилени филмови три минути“.

Значи, што се задачите? Задачите се активности што ги преземате за да постигнете цел. Скршете цел и имате свои задачи. Многу често тие се сингл настани (иако можат да се повторат). Задачата може да биде „научете три нови хинди глаголи“ или „учете хинди 30 минути“.

Задачите - не целите или задачите - се она што припаѓа на дневниот список со задачи.

8. Целите и целите нека бидат одвоени

Во совршен свет, многу од задачите што ги завршувате секој ден ќе бидат во потрага по поголема цел. Треба да знаете кои се вашите цели, но не треба да ги пишувате на вашата дневна листа со задачи.

Наместо тоа, напишете ги вашите цели и задачи на друго место. Можеби сè уште е in вашата апликација за список со задачи или тетратка, но не на списокот што го гледате секој ден. Други места каде што можете да ги запишете целите се вашиот дневник или апликација за земање белешки.

Одвреме-навреме повикувајте се на вашите цели. Проверете ги и ревидирајте ги. Само не дозволувајте да ве одвлекуваат од конкретните работи што треба да ги направите денес.

9. Често гледајте ја вашата листа со задачи

Погледната листа е користена листа. Ве води ефикасна листа на задачи во текот на вашиот ден, што значи дека треба често да го гледате. Гледајте го секое утро за ментално да се подготвите за претстојниот ден. Погледнете го по ручекот за да знаете на што друго треба да се фокусирате во остатокот од денот. Ревидирајте го на крајот од денот за да ги презакажете задачите што сте ги пропуштиле.

Направете навика однапред да разгледувате сè што сте планирале за следната недела за да можете подобро да го планирате вашето време и да направите прилагодувања.

Во текот на денот, ако почнете да се чувствувате изгубено во она што го правите или ви треба пауза од тоа, погледнете ја вашата листа на задачи за нешто мало и лесно (помалку напорна задача која не бара голем фокус) што може да се справи во меѓувреме.

Колку повеќе ја гледате вашата листа, толку повеќе ќе и верувате. Колку повеќе му верувате, толку помалку треба да запомните кои задачи треба да ги правите. Колку помалку треба да запомните, толку повеќе го ослободувате вашиот ум да се фокусира на задачата што ви е при рака.

10. Направете ја вашата листа со задачи да може да се скенира

Ако често ја гледате вашата листа со задачи, брзо ќе сфатите колку е корисно да видите што ви треба на прв поглед.

Користете тесен јазик или стенограм за да ги напишете вашите задачи. Многумина apps имајте приоритетни оценки, ѕвезди, ознаки и други детали што можете да ги додадете во важните задачи за да ги издвоите. Кодирајте ги вашите задачи во боја ако тоа ви помогне. Применете ги иконите што ви даваат повеќе информации за задачата, како на пример дали бара телефонски повик или е поврзана со здравствената заштита. Без разлика колку брзо ја гледате вашата листа со задачи, треба да можете да соберете многу информации за тоа што треба да се заврши.

Проверете ги тие полиња

Одлична листа на задачи е во срцето на личната продуктивност. Многу е радосно да се најде апликација и процес за управување со задачи што работи за вас. Проверувањето на ставките на вашата листа ви дава чувство на постигнатост и е клучен елемент за организирање. Доверливиот систем на задачи го прави животот полесен и помалку стресен.