Најдобрите даватели на меморија за деловни облаци и споделување датотеки

Складирањето во облак е многу повеќе од само место за фрлање на податоците на вашата компанија. Секако, тоа е уште една буква на дискот каде што корисниците можат да споделуваат датотеки, но со управувана облак услуга зад нив, овие платформи нудат неколку други можности што локалното складирање не може. Зборуваме за работи како еластичен капацитет, вградено уредување со верзии за повеќе корисници и посилна безбедност. Повеќето од нив нудат и интеграција на апликации со остатокот од вашето портфолио на облак услуги, особено со други даватели на резервни копии за складирање и бизнис.

Ако вашите вработени сè уште работат од дома поради пандемијата, а особено ако тоа може да стане трајно, ресурсот за складирање облак е основна компонента кога се гради хибриден работен простор за онлајн соработка. Исто така, помага ако се префрлате во опкружување со целосна десктоп како услуга (DaaS). Еден од нив ќе ви треба не само за складирање и организирање на вашите податоци, туку и за справување со основната соработка, особено заштитата на податоците и грануларни дозволи. Интеграцијата значи дека дури и ако основната работа се врши во друга апликација, како што се Salesforce или Slack, сите тие поволности сè уште важат.

Можете да им верувате на нашите критики

Од 1982 година, PCMag тестираше и оцени илјадници производи за да ви помогне да донесувате подобри одлуки за купување. (Прочитајте ја нашата уредувачка мисија.)

За жал, истата широчина на способности може да претставува и тешкотии. Огромниот број на функции што продавачите ги нудат за да се натпреваруваат и да се разликуваат може да го отежнат нула во она што ви треба. Сепак, постојат некои клучни размислувања кои секому му се потребни. На пример, секое деловно решение за складирање облак треба да биде достапно, следливо и безбедно. Тоа значи пристап каде било преку облакот, дневник за тоа кој на што и кога пристапил и услуга што ги штити податоците со контрола на пристап, резервни копии и шифрирање.

На ниво на ИТ, администраторите треба да знаат во кој облак се сместени нивните податоци и каде се наоѓаат тие центри за податоци. Ова може да биде застрашувачко не само затоа што некои продавачи не сакаат да ги споделат овие информации, туку и затоа што многу решенија се потпираат на препродавачи со додадена вредност (VARs) за да ги продуктивираат нивните ресурси за складирање облак. Тоа создава задниот дел каде што може да биде тешко да се одреди каде се складираат битови. Подолу ќе разговараме за сите овие прашања подетално.

Што прави споделувањето датотеки од деловно одделение?

Позитивната страна на оваа постојано растечка листа на функции е што паметните организации можат да најдат нови и креативни начини за користење на нивната инфраструктура за складирање. Складирањето во облак значи дека можете да ја прилагодите услугата за да делува како лесен систем за управување со документи или дури и менаџер на работниот тек кој контролира како вашите податоци течат низ синџирот на корисници. Или можете да се фокусирате на функциите за соработка и споделување датотеки за вработените да можат да ги уредуваат истите датотеки во тимски простор додека ја штитат својата работа со верзии.

Овој вид на приспособливост е поважен сега од кога било. Според неодамнешното истражување на GlobalWorkPlaceAnalytics.com, барем 50 отсто од работната сила во САД сега е поставено за работа на далечина. Вработените кои се оддалечуваат од моделот на работа во централна канцеларија може драстично да го променат начинот на кој се завршува работата. Зачувувањето и преземањето на податоците на вашата компанија треба да се прилагоди и ниту еден друг метод за складирање не може да се справи со тие промени толку лесно како услугата облак.

Основата е дека ефективното прилагодување бара планирање, особено кога тоа прилагодување е околу важни работни текови. Само затоа што продавачот на складиште има долг список на функции не значи дека автоматски ќе ги искористите сите предности. Знаејќи кои карактеристики најдобро ќе функционираат и во каква комбинација е планирањето што можете да го направите само вие, вашиот ИТ персонал и вашите менаџери од првите редови.

Фокусирајте ги вашите напори за планирање на почетокот само на клучните работни текови и започнете со мали димензии. Обрнете внимание на основните способности, особено доверливата пристапност, ефективни резервни копии, безбедно складирање и управување со корисници и групи. Откако ќе знаете како сакате сето тоа да функционира додека вашите работници се толку широко дистрибуирани, тогаш можете да се проширите во автоматизиран работен тек, соработка и интеграции на апликации од трети страни. Понекогаш основните интеграции на апликации треба да се разгледаат порано, на пример, ако вашиот бизнис е стандардизиран на одредена платформа за продуктивност. (т.е. продавниците на Google ќе го изберат Google Drive, додека комплетите на Microsoft 365 најверојатно ќе го изберат OneDrive).

Лесно „приклучување“ во вашиот друг Apps

Ако немате очигледна цел за интеграција како Google Workspace, добрата вест е што облакот им олесни на различни продавачи да разговараат меѓу себе преку отворени стандарди. Овие денови можете да ги комбинирате и усогласите решенијата за складирање облак со долга листа на тековни системи за продуктивност и управување со документи. Ако треба да одите толку далеку што да направите приспособено кодирање, тогаш повеќето продавачи нудат REST API за да можете и да тргувате со податоци и да повикувате функции помеѓу различни услуги на апликации. Ако сè што ви треба е подобра автоматизација, тогаш услугите како IFTTT или Zapier можат да дозволат секој да изгради автоматизација на coss-апликација со прилично ниска крива на учење.

Компаниите во облак ја гледаат вредноста на интероперабилноста, исто така, иако тие првенствено се обидуваат да ја решат во категориите и вертикалите на клиенти со висока вредност. Продавачите како Microsoft и Salesforce, на пример, имаат огромни партнерски екосистеми со големи каталози на насочени понуди на услуги. Партнерот ги зема основните производи на компанијата, како што е Microsoft 365, и гради интеграции и функции на работниот тек користејќи го тој производ и една или повеќе облак услуги од трети страни. Тие решенија се изградени за да привлечат одредени видови бизниси или вертикали.

Така, на пример, продавачот X може да изгради решение за управување со закуп од крај до крај за компаниите за управување со имот во големите градови. Тоа решение може да користи база на податоци за списоци на имот поврзани со Salesforce CRM. Таа врска би одговарала на имотите со потенцијалните закупувачи. Оттука, може автоматски да ги поврзе типот на закупувачот и типот на имот со десниот образец за закуп зачуван во друга база на податоци или систем за управување со договор или документи. Тие договори за закуп се пополнуваат со употреба на PDF-документи што може да се уредуваат, кои се внесуваат во работниот тек на одобрување или назад во рамката Salesforce или некоја друга средина за продуктивност, како Google Workspace или Microsoft 365.

Се разбира, колку повеќе услуги од трета страна користи таквото решение, толку е поголема цената по корисник по месец. Но, фактот што можете да составите вакво приспособено решение користејќи само архитектура на облак-услуги со приклучок е привлечен бидејќи ви овозможува лесно да ги замените продавачите на услуги и да излегувате.

Значи, ако сакате да користите услуга за складирање облак на многу специфичен начин, секако направете го потребното планирање за да разберете точно какви видови приспособени измени и работни текови ќе ви требаат. Но, штом тоа е направено, не претпоставувајте дека ќе треба сами да го изградите сето тоа. Наместо тоа, прво, проверете ги пазарите на апликации за интеграција и додадена вредност достапни од вашите клучни добавувачи на апликации, како и оние што ги нуди услугата за складирање. Можеби некој веќе го изградил совршеното решение од крај до крај за вас, а тоа е поевтино и полесно отколку да го превртите своето.

Складирање и споделување

Една од причините зад трендот на новите функции со додадена вредност е тоа што капацитетот за складирање е во голема мера спор во облакот. Многу купувачи почнуваат да се фокусираат главно на капацитетот за складирање на продавачот и колку ќе добијат за колку долари. Тоа секако сè уште е нешто што треба да се земе предвид, но генерално, просторот за складирање сега е попристапен од кога било, со цените кои полека се намалуваат. Во однос на капацитетот, повеќето провајдери за складирање облак нудат дарежлива количина на складирање и во различни нивоа. Повеќекратните терабајти (ТБ) се вообичаени и веќе не претставуваат голема разлика помеѓу услугите, особено сега кога додавањето капацитет за складирање е лесно и евтино.

Ако одеднаш ви требаат дополнителни 100 GB простор за брз проект, повеќето продавачи на облак складирање го прават додавањето на тој капацитет едноставно прашање на кликнување на некои копчиња за опции. Тоа не само што ќе ви го даде новиот простор, туку и автоматски ќе ви ја зголеми цената за претплата соодветно. Уште подобро, штом ќе заврши проектот и веќе нема да ви требаат тие 100 GB, можете исто толку лесно да ги намалите и капацитетот и цената. Овој вид на еластичен капацитет е лесен за продавач на складирање облак и речиси невозможен за ресурс во просториите.

Се разбира, сета оваа слобода повторно може да ги комплицира работите, особено во поголема компанија. Ако капацитетот за складирање и стапките на претплата скокнат наоколу затоа што различни менаџери на оддели постојано ги менуваат нивните барања, тоа може да направи хаос со долгорочен буџет. Погрижете се да поставите контроли околу тоа кој може да го приспособи капацитетот (вашиот оддел за ИТ треба да биде клучен овде), како треба да се пријават новите капацитети, кои се минималните барања за безбедност и дозволи, кои политики за резервна копија треба да се применуваат и колку често тоа може се случуваат во даден временски дел (квартално, годишно, итн.).

Гледајте ги тие детали

Сето ова дава многу розова слика кога станува збор за дизајнирање на вашата сопствена приспособена и високо дистрибуирана услуга за складирање. И иако тоа е вистина, се уште има неколку ѓаволи кои демнат во деталите. Голема работа е да откриете каде точно се вашите податоци. Некои провајдери имаат свои центри за податоци, додека други го снабдуваат своето складирање на друг облак од трета страна, честопати Amazon Web Services (AWS) или сличен плеер Infrastructure-as-a-Service (IaaS).

Тоа е важна точка што треба да се земе предвид: Дали потпишувате договор на ниво на услуга (SLA) со давател на облак кој е директно одговорен за инфраструктурата или давателот е должен на друга страна? Ако е трета страна, погрижете се да ја истражите таа фирма и да го испитате нејзиното искуство. Потоа, погледнете ги нивоата на услуга што ги нуди. Иако сите главни играчи имаат одредено ниво на гаранција за време на работа, вреди да се напомене дека локацијата е важен фактор.

Колку центри за податоци има третата страна? Колку се локални, а колку се потенцијално на сосема поинаква локација? Ако сте компанија од САД, нема смисла да купите ресурс за складирање што има сервери сместени само во Европа. Конечно, дали вашите податоци се дистрибуирани меѓу нив за подобра веродостојност? Треба да можете не само лесно да ги одредите тие одговори од целниот продавач, туку и да одредите каде сакате да се складираат вашите податоци за да можете да го оптимизирате вашето складирање за брзина на пристап и вишок.

Како вашите вработени ќе пристапат до нивните датотеки не е само критично, туку може да се разликува многу меѓу продавачите. Функционалноста за споделување податоци треба да вклучува клиент за синхронизација или некој друг вид софтвер базиран на работна површина што се наоѓа на секој компјутер или клиент и гарантира дека податоците во облакот се синхронизираат со локални реплики. Но, некои продавачи можат да имаат други точки на пристап. На пример, сите компании за складирање облак ќе понудат веб-клиент, но некои може да го направат и овој примарен клиент. Можеби тоа функционира за вас, а можеби и не, но тоа е нешто што треба да го тестирате пред да се обврзете.

Проблем се и мобилните уреди. Многу од тие новораспределени вработени се обидуваат да користат лични уреди за работа и многу од тие уреди се мобилни. Дали вашиот продавач на складиште има мобилни клиенти? Ако е така, треба да откриете кои платформи се поддржани и потоа да тестирате како работат тие клиенти. На пример, синхронизацијата треба да функционира поинаку за мобилен наспроти десктоп бидејќи процесорот на уредот и ресурсите за складирање се толку различни. Безбедноста и корисничкиот пристап исто така ќе функционираат поинаку, особено ако корисничките акредитиви вклучуваат типови на уреди.

Друга работа што треба да се запамети е дека нема секогаш да пристапувате до вашите податоци директно преку продавачот на складирање. На пример, Microsoft OneDrive за бизнис може да се синхронизира со Microsoft Teams, неговата тимска платформа за пораки, како и тимските сајтови кои се дел од неговата популарна платформа за соработка SharePoint Online. Така, вашите корисници би можеле да ја завршат својата работа на датотеките во тие apps и потоа видете ги автоматски зачувани на поврзаната услуга за складирање облак, во овој случај, OneDrive.

За споредба, Box (за бизнис) нуди целосно функционален веб-клиент со поддршка за влечење и спуштање. Споделените податоци може да се складираат во папки што потекнуваат од поединци или во тимски папки креирани и контролирани од раководители на тимови или администратори, но сето тоа се случува во прозорецот на прелистувачот. За да се случи тоа во друга апликација ќе треба повеќе работа освен ако Box однапред не ја изгради интеграцијата за вас.

За повеќето вистински работен тек, ќе ви треба некоја верзија на тимски папки, па како тоа функционира не само во интерфејсот на продавачот на складирање, туку и на која било поврзана трета страна apps треба внимателно да се разгледа пред купувањето. Работата со корисниците овде за да одредите што најмногу им се допаѓа и како ја завршуваат работата денес може многу да помогне кон олеснување на вашата одлука за купување.

Како функционираат корисничките и групните папки е она што ќе треба да го одредите, а не само ако решението ја поддржува таа функција. Кои функции се поддржани, како се контролираат и која трета страна apps тие можат да влијаат се сите важни точки. Неколку решенија се над и надвор од должноста и вклучуваат цврста интеграција со популарните платформи од трети страни, како што е споменатиот Microsoft 365. На пример, дури и конкурентот на Microsoft, Google, изгради конектор Google Drive Enterprise за да вклучи непречена функционалност за соработка за Корисници на Microsoft 365.

Побарајте длабока и слоевита безбедност

Можеби најважниот ѓавол за складирање со кој ќе треба да се борите е безбедноста. Заштитувањето на податоците е поголем предизвик денес отколку што било досега. Функциите што некогаш се сметаа за напредни сега се едноставно основни способности. Управувањето со идентитетот од типот на претпријатие, на пример, е нешто што секој продавач на складиште треба да го понуди. Тоа значи дека не само усогласување на ингеренциите на поединечните корисници со датотеките и папките до кои им е дозволен пристап, туку и додавање на функции за автентикација со повеќе фактори и еднократно најавување (SSO).

Како што споменавме погоре, безбедното складирање значи заштита на податоците од повеќе од љубопитните очи. Непотребните слоеви за складирање значат дека треба да можете да мапирате во кои центри за податоци се сместени не само примарната копија од вашите податоци, туку и првото ниво на резервна копија. Значи, ако имате 500 GB податоци со Добавувачот X, тогаш треба да можете да ги сместите датотеките до кои најмногу пристапуваат вашите вработени во центрите за податоци блиску до местото каде што работат. Потоа, продавачот X треба да ви дозволи да ги синхронизирате тие датотеки со копија лоцирана во друг центар за податоци, кој сè уште е управуван од тој продавач, така што ако вашиот примарен примерок се намали, друга копија на податоци може да биде веднаш достапна.

Добавувачот X исто така треба да врши редовни резервни копии на двете страници и складирање Дека податоци на друга локација. Конечно, треба да бидете во можност да добиете интеграција со трета страна обезбедувач на облак резервна копија за да можете автоматски да извршите уште една резервна копија самостојно и да ја складирате на сервери од сосема различен продавач или дури и ваш сопствен сервер во просториите или прикачен на мрежа уред за складирање (NAS).

Тоа можеби звучи како претерано, но убавината на управуваната облак услуга е што овој вид на нивоа на архитектура е релативно лесно да се изгради од гледна точка на клиентот и прилично автоматски откако ќе се воспостави. Сè додека го тестирате одвреме-навреме, можете да бидете сигурни дека што и да се случи, вашите податоци ќе останат безбедни и достапни.

Енкрипцијата е уште една безбедносна карактеристика на основата. Сите наши тестирани продавачи го поддржаа ова во различен степен, но доколку наидете на таков што не само што бара. Шифрирањето е задолжително и ви треба и додека податоците се движат помеѓу вашите корисници и облакот, како и кога ќе стигнат до тие облак сервери и ќе престанат да се движат. Така и „во транзит“ и „во мирување“. Тестирањето на овие способности значи разбирање на шемите за шифрирање што се користат, како и нивното влијание врз перформансите за пронаоѓање податоци.

За среќа, давателите на облак складирање работат напорно за да ја зајакнат безбедноста и за да ги задржат вашите битови безбедни, како и да се натпреваруваат еден со друг. Толку многу што повеќето ИТ професионалци и веруваат на безбедноста на облакот исто толку или повеќе од она што е достапно во просториите (64 проценти според истражувањето од 2015 година на Облак безбедносна алијанса). Логиката е прилично едноставна. Повеќето ИТ професионалци едноставно немаат буџет за истражување, распоредување и управување со напредните безбедносни способности што продавачите на облак услуги можат да ги обезбедат бидејќи тоа е клучно за нивната примарна дејност.

Важни карактеристики за усогласеност со регулативата

Освен едноставното зачувување на податоците на клиентите безбедно, друг фактор што значително ја зајакнува безбедноста на облакот е потребата да се усогласат со важни регулаторни стандарди, како што се Законот за преносливост и одговорност за здравствено осигурување (HIPAA) и ISO 27001. Livedrive за бизнис е донекаде единствен овде бидејќи е фокусиран на европските клиенти, па затоа е изграден околу Општата регулатива за заштита на податоци (GDPR), поради што неговите сервери се наоѓаат во ЕУ и ОК.

Во случај да се прашувате, некои од врвните карактеристики што купувачите на ИТ ги бараа во решение за складирање облак од бизнис-класа беа анкетирани од фирма за истражување на пазарот. Statista и пријавени подолу.

Но, карактеристиките наведени во таа графика првенствено се однесуваат на секојдневните оперативни потреби од страна на ИТ. Регулаторните барања генерално ги одредува вашиот правен персонал, поради што тие не се претставени погоре. Сепак, тие не се помалку важни и ќе треба да ги вклучите во вашето планирање. Обезбедувачите на складирање во облак обично имаат неколку вградени функции специјално за решавање на проблемите со усогласеноста.

Популарно за неколку регулативи, па дури и за најстрогите безбедносни политики е тоа што секоја датотека и папка има ревизорска трага. Ова ќе покаже кога првпат бил зачуван на системот, како и кога е изменет, кој пристапил до него и какви видови операции биле извршени, како копирање, бришење или преместување. Ова е најважно за посилно регулираните или безбедносните вертикали. Губењето на критичните датотеки за мисијата поради грешки или недолично однесување често може да чини стотици илјади, па дури и милиони долари за репарации или изгубен капитал.

Задржувањето на датотеки е уште едно вообичаено законско барање. Треба да контролирате колку долго живеат податоците на системот, како се достапни и кога може да се избришат или лакhiveг. И вашиот обезбедувач на складирање треба да ги направи овие функции лесни за користење. Во строго регулираните индустрии, имањето на соодветни информации често може да значи разлика помеѓу тоа да се биде во или надвор од усогласеноста со федералните или специфичните регулативи за индустријата.

Сето ова значи дека пред да купите некоја облак услуга, треба да седнете со вашиот ИТ персонал и вашиот експерт за усогласеност за да разберете каде точно се податоците и apps треба да се лоцираат и кои карактеристики треба да ги поддржат за да ги донесат прописите за усогласеност важни за вашиот бизнис.

Еден чекор во исто време

Изборот на производ за складирање облак за вашата организација може да изгледа како застрашувачка задача кога прво ќе ги земете предвид сите вклучени променливи. Не само што различните бизниси имаат различни барања за складирање облак и споделување датотеки, туку бараат и солидна безбедност за резервни копии и споделување на датотеки. Постигнувањето на рамнотежа помеѓу употребливоста, безбедноста и приспособувањето на крајот треба да биде управувано од деловните барања. Но, разбирањето што точно се тие барања е сериозна задача што ќе бара вистинска работа; тоа не е нешто што сакате да го решите со брза одлука.

Додека некои од продавачите што ги разгледавме го олеснуваат мигрирањето на вашите податоци исклучување на нивната услуга, не се сите толку внимателни. Откако ќе се регистрирате и ќе ги преместите вашите податоци на одредена услуга, генерално не е тривијално да ги преместите на друга, па затоа е добра идеја темелно да ја завршите домашната задача пред да се посветите на кој било давател.

Планирањето е клучот. Затоа, седнете со бизнис водечките луѓе, ИТ менаџери, па дури и со претставник од давателот на облакот, ако можете. Ќе биде потребно извесно време и напор, но маката да ги мапирате карактеристиките неопходни за сегашните и идните потреби на вашата организација ќе го олесни наоѓањето на вистинското решение.

Дали имате прашања за тоа како да пристапите до складирање во облак за вашиот мал бизнис? Придружете се на [заштитена по е-пошта] група за дискусија на LinkedIn и можете да прашате продавачи, уредници на PCMag и професионалци како вас.