Hoe de Oekraïense MacPaw zijn bedrijf klaar maakte voor oorlog

Vira Tkachenko, CTO bij Oekraïense softwareontwikkelaar MacPaw, sprak op afstand met Apple-beheerders tijdens het JNUC-evenement van Jamf. Een praktijkvoorbeeld van een vrouw in een leidinggevende positie in de technologie, ze legde uit hoe haar bedrijf plannen maakte voor bedrijfscontinuïteit tijdens de oorlog in Oekraïne.

Het is een uitstekende les in crisisbeheer en planning voor elke bedrijfsleider. Hier zijn enkele van de inzichten die tijdens haar sessie werden gedeeld.

Maak het complexe eenvoudig

Planning is van cruciaal belang, legde Tkachenko uit. MacPaw las dezelfde rapporten die de meesten van ons ook voor de oorlog zagen en begon plannen te maken voor de Russische invasie van Oekraïne in februari. Die planningsbijeenkomsten zorgden voor complexe uitdagingen, waarvan de oplossingen zo eenvoudig mogelijk uitvoerbaar moesten zijn.

JNUCC

"Als de noodsituatie zich voordoet, worden mensen erg emotioneel", zei Tkachenko. “Mensen vinden het moeilijk om complexe taken uit te voeren.”

Met dat in gedachten probeerde het bedrijf crisisreacties te creëren die gemakkelijk uit te voeren waren. 

Het proces van planning is ook nuttig voor het senior management, zei ze. In haar eigen geval, hoewel de crisis emotioneel uitdagend was, hielp het ontmoeten en bespreken van mogelijke reacties haar om sterkere veerkracht op te bouwen om die reactie te leiden zodra de oorlog begon.

De les is simpel: als u een te complexe reactie op een crisis plant, loopt u een groot risico op mislukking uit uw bedrijf. In oorlogstijd kunnen de gevolgen van een dergelijke mislukking ernstig zijn voor klanten, personeel en het bedrijf zelf.

Wees realistisch

Tkachenko leek kalm toen ze enkele dingen uitlegde waar de crisisplanners van MacPaw rekening mee moesten houden. Het bedrijf met 500 medewerkers is gevestigd in Kiev, Oekraïne, en apps zijn geïnstalleerd op ongeveer een vijfde van 's werelds Macs. De meeste medewerkers gebruiken Macs die door Jamf worden beheerd en ik sprak met sommigen van hen voor het uitbreken van het conflict. Tkachenko zelf vertelde me hoe onder de indruk ze was van de prestaties van Apple Silicon Macs.

De teams wisten dat de gevolgen van het niet plannen grote risico's met zich meebrachten. Bij de planning richtten ze zich op de veiligheid en stabiliteit van diensten en de fysieke veiligheid van teamleden.

Enkele van de risico's die ze verwachtten, waren onder meer:

• Verlies van internet- en communicatie-infrastructuur.
• Bezetting van kantoren door indringers, waardoor toegang onmogelijk wordt en gegevens onveilig.
• Cyberaanvallen tegen het bedrijf en zijn diensten.
• Een toename van de frequentie van phishing-aanvallen op werknemers.
• Aanvallen op sociale media van bedrijven.
• Ongeautoriseerde toegang (bijvoorbeeld met behulp van vastgelegde of verloren apparaten).
• Storingen in de toeleveringsketen van hardware, waaronder onderbrekingen in de levering van apparatuur en de levering van logistiek, inclusief stroom en transport.
• Mogelijke verstoring door sancties en bedrijfsstatus in oorlogsgebied.

Veel van deze risico's werden beheerd door infrastructuur naar de cloud te verplaatsen, maar het bedrijf heeft ook een reeks responsplannen ingevoerd. 

Verwacht het onverwachte

Wat ook interessant is aan hoe MacPaw zich op de crisis voorbereidde, is de mate waarin het bedrijf probeerde een flexibele crisisrespons te ontwerpen. (Het is ook opmerkelijk dat het bedrijf Jamf al als MDM-provider had en dat de meeste werknemers tijdens de pandemie gewend waren aan werken op afstand.)

Tijdens de eerste weken van de oorlog had het bedrijf een noodteam van experts aangesteld om zijn producten en diensten stabiel te houden. Die teams moesten zeer goed geïnformeerd zijn over het product/de dienst waarvoor ze zorgden en moesten zich in een veiligere zone vestigen, hetzij in Oekraïne of in het buitenland. Elke beweging was vooroorlogs gepland en het personeel maakte gebruik van een veilig, versleuteld alternatief communicatiekanaal.

Andere stappen waren onder meer het aanleggen van voorraden MacBooks om aan toekomstige behoeften te voldoen, en de grootschalige verhuizing van kantoorinfrastructuur naar de cloud - dit omvatte een overstap om virtuele Mac mini's van Mac Stadion voor gebruik bij het bouwen en compileren van applicaties en adoptie van cloudgebaseerde VPN Pritun.

Het bedrijf experimenteerde ook met internettoegang via satelliet, maar vond het duur en moeilijk in te stellen, en zag lage verbindingssnelheden en latentieproblemen. Dit verbeterde pas echt toen Starlink Oekraïne binnenkwam toen de oorlog begon.

Ondanks alle planning waarschuwde Tkachenko: "Je kunt de noodsituatie niet begrijpen totdat het gebeurt." Het bedrijf baseerde zijn plannen op een begrip van oorlog gebaseerd op historische conflicten, "Maar in werkelijkheid is het compleet anders", zei ze.

"We hadden veel gevallen die we niet hadden verwacht, dus je kunt echt niet alles plannen."

Populair nu

De beste spiegelreflexcamera's en spiegelloze camera's voor beginners

Toen de crisis toesloeg

Op de dag dat de oorlog begon, werd Tkachenko om 5 uur 's ochtends gewekt door luchtalarmsirenes boven Kiev. Het bedrijf startte zijn noodplan toen teamleden probeerden te evacueren. De noodzaak om zijn teams te beschermen motiveerde MacPaw om een ​​app te bouwen die andere bedrijven misschien willen gebruiken, de Together-app; het is beschikbaar op GitHub.

De applicatie is ontworpen als een inchecksysteem voor medewerkers en is ontworpen om hen te vragen waar ze waren, of ze veilig waren en of ze konden werken. Dat laatste punt is cruciaal.

Wanneer een crisis toeslaat het is onredelijk om van uw personeel te verwachten dat ze werken, aangezien ze zullen worstelen met enorme emotionele uitdagingen omdat ze zich zorgen maken over hun eigen veiligheid en die van hun vrienden en geliefden. Tegelijkertijd willen ze weten dat het bedrijf waarvoor ze werken hen ondersteunt.

De app signaleert ook gevallen waarin werknemers met toegang tot kritieke services of gegevens gevaar lopen, waardoor het bedrijf de kans krijgt om dergelijke toegang in te trekken, een belangrijke stap om klanten en services te beschermen.

Het bedrijf gaf toe dat het voor een hele reeks onverwachte uitdagingen stond. Het leveren van computers in een oorlogsgebied is bijvoorbeeld misschien iets eenvoudiger met Jamf, maar de logistieke taak van het verwerven en distribueren van hardware wordt exponentieel moeilijker. Dat geldt ook voor personeel buiten het land, omdat er dan uitdagingen ontstaan ​​bij het doen van aankopen op afstand.

En er werd minstens één Mac vermist in een bezette zone.

Je raakt gewend aan oorlog

In wat ik zie als een tragische bekentenis, vertelde Tkachenko ons dat je "gewend" raakt aan oorlog. Het bedrijf blijft in Kiev en 70% van zijn werknemers blijft in Oekraïne. Een deel van het personeel dient in een bepaalde hoedanigheid in de strijdkrachten.

Welke lessen heeft het bedrijf geleerd? De grootste take-away lijkt de noodzaak om planning niet te verwaarlozen. Dit is niet alleen omdat een plan in een crisis in gang kan worden gezet, maar ook omdat het proces van het maken van deze blauwdrukken het leiderschap veerkrachtiger kan maken als er zich een crisis voordoet.

Een tweede is om te praten met bedrijven die soortgelijke ervaringen hebben.

Een derde is om bereid te zijn om off-script te gaan, want er gaan echt onverwachte dingen gebeuren.

“Veranderingen gaan snel”, zegt ze. “Je moet snel beslissingen kunnen nemen en je snel kunnen aanpassen aan de omstandigheden. Noodteams moeten veerkrachtig zijn en in staat zijn om enorme druk aan te kunnen.”

MacPaw werkt nog steeds. Haar producten en diensten zijn ondanks het conflict veilig gebleven. Het is zelfs gelukt grote software-updates publiceren en nieuwe producten te bouwen. Ontwikkelaars in heel Oekraïne zijn verbonden gebleven met de wijdere wereld van de technische industrie.

"Het is mogelijk om tijdens oorlog te opereren", vertelde Tkachenko aan het JNUC-publiek. "Ik hoop je volgend jaar te zien."

Volg me alsjeblieft op Twitter, of doe mee met de AppleHolic's bar & grill en Apple-discussies groepen op MeWe.