Få mer gjort: Prøv disse 10 enkle tipsene for bedre gjøremålslister

Hvor effektiv er oppgavelisten din? Hjelper det deg med å planlegge dagen? Oppfordrer det deg til å prioritere de riktige oppgavene? Eller er det en uendelig liste over ting du føler deg skyldig for ikke å ha gjort ennå, og nå kommer du ikke til å gjøre noen av dem? En god huskeliste bør tjene deg. Du bør ikke være prisgitt dens nåde. 

De beste oppgavelistene setter deg i riktig retning hver dag og hjelper deg med å fokusere på oppgavene som er viktigst. Med de riktige strategiene kan en gjøremålsliste hjelpe deg å nå større mål også. Her er det du trenger å vite for å få oppgavelisten til å fungere for deg.

(Foto: Volodymyr Hryshchenko på Unsplash)

1. Velg riktig app (eller papir)

Det første trinnet i å lage en bedre gjøremålsliste er å bestemme hvor den skal oppbevares. Det er viktig at du elsker appen eller notatboken du bruker til oppgavelisten din, ellers kan det hende du ikke holder deg til den.

Legg merke til hvordan jeg sa "notisbok?" Selv om det er mange fordeler med å sette gjøremålslisten din inn i en app (og jeg skal liste dem opp om et øyeblikk), er det ingenting galt med papir! Hvis papir fungerer for deg, flott. På samme måte er et enkelt regneark eller tekstbehandlingsdokument også greit. Bruk verktøyet som passer for deg.

Digitale gjøremålslister har imidlertid flere fordeler fremfor papir, og det er greit å i det minste vite hva de er, selv om du ender opp med å bruke papir. Noen fordeler er:

• De er enkle å redigere, noe som betyr at du kan oppdatere informasjon raskt,

• De har innebygde påminnelser,

• Det er veldig vanskelig å miste dem fordi selve listen vanligvis lagres i skyen,

• Du kan sortere oppgavene dine etter prioritet, forfallsdato eller alfabetisk, og

• Du kan tilordne oppgaver til andre personer og bli varslet når de fullfører dem.

Hvis du er i markedet for en oppgaveliste-app, hvilken er best? Etter å ha testet dusinvis av dem, pleier jeg å anbefale Todoist, Asana, og ting oftere enn andre. Men det er mange andre alternativer. OmniFocus er bra for folk som legger til mange detaljer i oppgavene sine. Trello snakker til visuelt drevne mennesker. Microsoft To Do fungerer bra med Office og Windows 10. Google Tasks er flott for sin Google Workspace-integrasjon. Habitica kan trekke oppmerksomheten din hvis du liker gamification. Og så videre.

2. Lag mer enn én liste

Du bør ikke bare ha én oppgaveliste. Du bør ha noen lister som dekker hovedkategoriene i livet ditt, for eksempel arbeidsoppgaver, personlige gjøremål og husarbeid. Å ha mer enn én liste hjelper deg med å fokusere. Når du er på jobb, ønsker du ikke å bli distrahert av din personlige liste. Når du er hjemme, vil du ikke bli tynget av å tenke på arbeidsansvaret ditt.

Ikke hold tilbake. Lag lister over alt du tenker på! De nyttige vil holde seg. Du kan skrote alt som ender opp med å ikke være nyttig for deg. 

Noen andre ideer er:

• Shopping,

• En dag (hvor du skriver ned uviktige oppgaver som du kanskje vil gjøre en dag),

• Helgen (for alt du ønsker å gjøre i helgen, men ikke ønsker å bli distrahert av i løpet av uken), og

• Arbeid for barn.

Husk at du kan legge til nye lister eller gi dem nytt navn når som helst.

3. Skriv ned dine oppgaver som Soon som du tenker på dem

Når en ny oppgave dukker opp i hodet ditt, skriv den ned så raskt som mulig. Å legge til oppgaver når du tenker på dem, hindrer deg i å dvele ved dem. Når det først er skrevet ned, trenger du ikke huske det lenger, så du kan rense tanken fra hjernen din.

Hvis gjøremålsappen din har en hurtigtast for å legge til en ny oppgave, kan du lære den. Hvis appen din har en mobiltelefonsnarvei, konfigurerer du den.

For de som bruker papir, ha litt utklippspapir i nærheten av deg mens du jobber med å skrive ned distraherende tanker raskt og deretter kopiere dem inn i de offisielle oppgavelistene dine når det passer.

Legge til forfallsdatoer til oppgaver i din Asana huskeliste hjelper deg med å prioritere.

4. Tilordne forfallsdatoer

Når en oppgave har en forfallsdato, legg den til. Å se når oppgavene forfaller hjelper deg med å prioritere.

Ikke alle oppgaver trenger en hard og rask forfallsdato, men noen ganger hjelper det å legge til en uansett av to grunner.

Først, mest å gjøre apps lar deg se hva som skal betales i dag, i morgen og senere i uken, uavhengig av hvilken liste de står på. På denne måten kan du se alt som skal betales i dag og få en følelse av hvordan dagen vil gå. Du kan også bruke litt tid på å omplanlegge noen oppgaver hvis du føler deg overveldet bare av å se på alt som skal betales i løpet av neste uke.

For det andre, ved å tilordne forfallsdatoer til oppgavene dine, planlegger du effektivt uken din, som er en utmerket tidsstyringsstrategi.

5. Revider gjøremålslistene dine daglig

Start hver dag med å kaste et øye over oppgavelisten din og vurder om det er rimelig. Revider den deretter.

Hvis du har for mange oppgaver planlagt for dagen og du vet at du ikke kommer til alle, er du klar for å mislykkes.

6. Begrens deg til 3–5 oppgaver daglig

Hva er din daglige oppgavegrense? Det avhenger av hva slags oppgaver du skriver ned og hvor vanskelige de er å fullføre. 

For de fleste anbefaler jeg å starte med å begrense deg til tre til fem oppgaver per dag. Det høres kanskje ikke så mye ut, men hvis du fokuserer på å skrive ned de tre viktigste tingene du må gjøre i dag, vil du kanskje finne ut at det allerede er mye å komme gjennom.

Hvorfor ikke skrive ned mer? Hvis du skriver ned for mange oppgaver og ikke får til alle, må du utsette dem til en annen dag. Det betyr å omprioritere og endre listen din, som er unødvendig arbeid som forårsaker stress og kan føles selvødeleggende.

Ved å ha et lite antall oppgaver, er det mer sannsynlig at du fullfører dem. Jo mer du fullfører alle oppgavene dine, jo bedre vil du føle deg om oppgavelistene dine totalt sett. Den positive følelsen kan gi næring til deg fremover.

Dine tre til fem oppgaver bør være viktige ting som du må gjøre. Og ikke mer enn to av dem bør være rutineoppgaver, som å ta daglige medisiner. Fokuser på din intensjon for dagen. Det er det du bør skrive ned.

Over tid, spor hvor mange oppgaver du krysser av hver dag (den beste gjøremålet apps spor det for deg), og du vil få en følelse av riktig antall oppgaver for deg, i tilfelle det ikke er tre til fem.

Todoist sporer hvor mange oppgaver du fullfører hver dag og uke, og lager et diagram som viser fremgangen din.

7. Sett oppgaver på oppgavelisten din, ikke mål

Hva du skriver på oppgavelisten din betyr noe. Sett oppgaver på listene dine, i stedet for mål og mål. For å gjøre det, må du vite forskjellen mellom dem.

Mål er store prestasjoner eller ønskede resultater. De er vanligvis vanskelige å kvantifisere. Et eksempel er "bli flytende i hindi." Å sette det på oppgavelisten din ville ikke være særlig effektivt.

Mål er markører på veien til å nå et mål. Det er mye lettere å forveksle disse med oppgaver fordi målene er mer spesifikke og kvantifiserbare. Et eksempel på et mål er "å kunne føre en samtale på hindi om favorittfilmene mine i tre minutter."

Så hva er oppgaver? Oppgaver er handlingene du tar for å nå et mål. Bryt ned et mål og du har oppgavene dine. Svært ofte er de enkelthendelser (selv om de kan gjentas). En oppgave kan være "lær tre nye hindiverb" eller "studer hindi i 30 minutter."

Oppgaver – ikke mål eller mål – er det som hører hjemme på en daglig oppgaveliste.

8. Hold mål og mål atskilt

I en perfekt verden vil mange av oppgavene du får gjort hver dag være i jakten på et større mål. Du bør vite hva målene dine er, men du trenger ikke å skrive dem på den daglige oppgavelisten din.

Skriv i stedet dine mål og mål et annet sted. Det kan det fortsatt være in gjøremålslisteappen eller notatboken din, men ikke på listen du ser på hver dag. Andre steder du kan skrive ned mål er journalen din eller en notatapp.

Referer til målene dine fra tid til annen. Sjekk dem og revider dem. Bare ikke la dem distrahere deg fra de spesifikke tingene du trenger å gjøre i dag.

9. Se på gjøremålslisten din ofte

En sett-på-liste er en bruktliste. En effektiv huskeliste veileder deg hele dagen din, noe som betyr at du må se på den ofte. Se på det hver morgen for å forberede deg mentalt på dagen som kommer. Se på det etter lunsj, slik at du vet hva annet du trenger å fokusere på resten av dagen. Revider den på slutten av dagen for å omplanlegge oppgaver du gikk glipp av.

Gjør det til en vane å se over alt du har planlagt for den kommende uken på forhånd, slik at du bedre kan planlegge tiden din og gjøre justeringer.

I løpet av dagen, hvis du begynner å føle deg fortapt i det du gjør eller trenger en pause fra det, se på gjøremålslisten din for noe lite og enkelt (en mindre krevende oppgave som ikke krever høyt fokus) som du kan takle i mellomtiden.

Jo mer du ser på listen din, jo mer vil du stole på den. Jo mer du stoler på den, jo mindre trenger du å huske hvilke oppgaver du må gjøre. Jo mindre du trenger å huske, jo mer frigjør du tankene dine til å fokusere på oppgaven.

10. Gjør oppgavelisten din skanbar

Hvis du ofte ser på oppgavelisten din, vil du raskt innse hvor nyttig det er å se hva du trenger med et øyeblikk.

Bruk stramt språk eller stenografi for å skrive oppgavene dine. Mange apps ha prioriterte vurderinger, stjerner, tagger og andre detaljer som du kan legge til viktige oppgaver for å få dem til å skille seg ut. Fargekode oppgavene dine hvis det hjelper. Bruk ikoner som gir deg mer informasjon om oppgaven, for eksempel om den krever en telefonsamtale eller er relatert til helsetjenester. Uansett hvor raskt du ser på gjøremålslisten din, bør du kunne høste mye informasjon om hva som må gjøres.

Sjekk disse boksene

En god oppgaveliste er kjernen i personlig produktivitet. Det er en fryd å finne en oppgavebehandlingsapp og -prosess som fungerer for deg. Å krysse av elementer på listen din gir deg en følelse av prestasjon og er et nøkkelelement for å bli organisert. Et pålitelig gjøremålssystem gjør livet både enklere og mindre stressende.