Google legger til prosjektstyringsfunksjoner i Dokumenter, og de er ganske kule

Hvis du noen gang har måttet jobbe med et prosjekt, vet du hvor viktig ledelse av de tilknyttede oppgavene kan være. Men noen mennesker trenger ikke et fullverdig prosjektstyringsverktøy. Jada, Kanban-brett er flotte, og noen sverger til Gantt-diagrammer, men i visse tilfeller er disse verktøyene bare for mye.

Hvis det høres ut som deg, har Google en ny funksjon i Dokumenter som garantert vil glede. Denne nye funksjonen ble introdusert kort tid etter at Google viste frem People Chips-funksjonen (som lar deg enkelt ringe opp andre brukere fra et Google-dokument). Soon etter den utgivelsen begynte Google å overlade den slik at den ikke bare inkluderte muligheten til å merke brukere, men også å koble filer, legge til datoer og mye mer.

Nylig tok Google denne funksjonen til enda høyere høyder ved å legge til muligheten til å spore prosjektstatus. Med dette tillegget kan du legge til prosjekter, velge status, knytte filer og legge til notater. Men det er mer. Du kan legge til både et produktveikart og en anmeldelsessporing, slik at du kan følge med på hvor et prosjekt står og spore status for anmeldelser for ulike oppgaver.

Kombiner disse to funksjonene og du har et ganske solid (om enn grunnleggende) prosjektstyringsverktøy som enkelt kan bygges inn i et Google-dokument.

La meg vise deg hvordan du bruker denne nye funksjonen, som fungerer på både gratis og betalte versjoner av Google Workspaces. 

Hvordan legge til et produktveikart i et Google-dokument

Det første du skal gjøre er å legge til et produktveikart i et Google-dokument. Denne funksjonen lar deg holde oversikt over statusen til de ulike prosjektene dine.

For å legge til et produktveikart (du kan legge til så mange du vil), åpne et Google Docs-dokument. Plasser markøren der du vil legge til veikartet og skriv inn et @-tegn, som vil avsløre en rullegardin der du kan velge et av alternativene (Figur 1).

Velg Product roadmap, og objektet vil bli lagt til dokumentet ditt (Figur 2).

Du kan deretter skrive inn navnet på prosjektene dine og legge til relaterte filer og notater. Du kan også endre statusen til hvert prosjekt etter hvert som de utvikler seg ved å klikke på statusrullegardinmenyen for hvert prosjekt (Figur 3).

Som standard er det tre forhåndsdefinerte statuser. Hvis du trenger å legge til flere, klikker du på en status i et av prosjektene dine og klikker deretter på Legg til/rediger alternativer. I det resulterende popup-vinduet (Figur 4), klikk på Nytt alternativ for å legge til en ny status, eller du kan redigere en av de forhåndsdefinerte statusene.

Du kan også legge til en anmeldelsessporing i dokumentet ditt, som gjør det enkelt å spore anmeldelser for prosjektoppgaver. Dette alternativet inkluderer bare felt for anmelder, status og merknader (Figur 5).

Du kan legge til nye statuser til Review Tracker-objektet på samme måte som du gjorde for Project Roadmap.

Og når du går tom for rader, høyreklikker du på den nederste raden og velger Sett inn rad nedenfor (Figur 6).

Disse nye funksjonene vil ikke endre verden, men de gjør det absolutt mulig for deg å følge med på hvordan et prosjekt går uten å bruke et komplett prosjektstyringsverktøy, og alt fra bekvemmeligheten til Google Dokumenter.