Spørsmål og svar: Fire bedriftsledere på sine 4-dagers arbeidsuker pilotplaner

Etter hvert som interessen for en fire-dagers arbeidsuke øker, startet den største pilotordningen av sitt slag i Storbritannia tidligere denne måneden. Rundt 3,300 70 ansatte ved XNUMX små bedrifter – alt fra teknologifirmaer til finansielle tjenesteselskaper og til og med en fish-and-chip-butikk – deltar i den seks måneder lange prøveperioden koordinert av den ideelle organisasjonen 4-dagers uke globalt og tenketank Autonomi.

Tanken er at arbeidere i hvert selskap får full lønn mens de jobber 20 % færre timer og opprettholder samme produktivitetsnivå – kalt «100-80-100»-policyen.

Ideen om en fire-dagers arbeidsuke har lenge overgått realiteten til en kortere uke, selv om det har vært mange forsøk de siste årene, for eksempel hos Microsofts Japan-divisjon så vel som hos selskaper som Unilever, Kickstarter og Basecamp. Talsmenn nevner forbedret arbeidstakers trivsel og kreativitet, færre sykedager og redusert personalomsetning. Motstandere sier implementering kan være kostbart og komplisert, og hevder å kondensere arbeidsuken legger press på ansatte til å håndtere arbeidsmengden.

For øyeblikket har bare rundt 6 % av bedriftene begynt på en firedagers uke, ifølge analytikerfirmaet Gartner. Og ifølge Indeed nevner mindre enn 1 % av stillingsannonsene en firedagers uke.  

"Computerworld" snakket med ledere ved tre organisasjoner om deres mål for en fire-dagers arbeidsuke når de begynner på sin seks måneder lange prøveperiode, samt hvordan de vil håndtere endringen, og de potensielle utfordringene de kan møte.

Følgende er lett redigerte utskrifter av telefon- og e-postintervjuer.

Shaun Rutland, administrerende direktør og medgründer av Hutch Games

Hvorfor prøver Hutch en firedagers uke? Hvilke fordeler forventer du for virksomheten og for ansatte? «Den fire dager lange arbeidsuken var et naturlig valg for oss. Vi har alltid vært progressive i vår tilnærming; for eksempel har vi hatt en hybrid arbeidsplass i 10 år. Vi var faktisk veldig sjenerte om dette i de første dagene og holdt det skjult for investorer. Jeg føler meg ganske flau nå som vi holdt det så hemmelig, spesielt med hvordan ting har blitt etter pandemien.

Hutch Games

"Vi er sikre på at vår prøveperiode vil vise at produktivitet og kreativitet vil øke, ettersom teamet er mer uthvilt og bedre i stand til å omfokusere denne energien i arbeidet sitt. Hvis våre ansatte kan leve fullere, bedre liv, vet vi at dette vil føre til bedre spill. Det er også nødvendig med en viktig tankesettsendring her, der vi er mye mer produksjonsfokuserte i stedet for å besette over tidsinvesteringer.

«Det er en rekke andre fordeler som vi vil spore i løpet av prøveperioden; økt bærekraft sammen med bedre fordeling av omsorgsoppgaver for menn og kvinner er bare et par å nevne. Resultatene kommer til å være veldig viktige for oss i hvordan vi former Hutch fremover. Vi går ikke inn i dette med et snevert fokus, jo mer vi forstår om virkningen, jo mer kan vi forbedre totalt sett.»

Hvordan vil din firedagers uke være strukturert? Hvordan vil du sikre at du kan møte kundens/klientens forventninger når du tar i bruk en kortere arbeidsuke? «Vårt globale team vil jobbe mandag til torsdag, med fredag ​​valgt som fridag. Hele teamet vårt vil følge 100-80-100-policyen, som betyr at alle vil være satt opp til å levere 100 % av arbeidet, i 80 % av tiden, uten tap av lønn.

«Vi publiserer våre egne spill og setter tidslinjene våre, så vi har ikke kunder i tradisjonell forstand. Men selv om vi gjorde det, føler vi at den fire dager lange uken kan fungere i enhver B2B-relasjonsdrevet virksomhet med den rette tilnærmingen. 

«Spillerne våre er naturligvis veldig viktige for oss, så vi vil ha systemer på plass for å støtte dem på fridagene. Dette inkluderer støtte fra tredjeparter, fremtidsplanlegging og generell restrukturering av kommunikasjonene våre for å opprettholde høye servicenivåer."

Hvilke bekymringer har du om shifttil en firedagers uke? Hvilke potensielle hindringer forventer du? «Vårt hovedanliggende er teamets lykke. Mottakelsen av nyhetene var positiv, men det var bekymringer. Noen mennesker var bekymret for at dette radikalt kunne endre kulturen vår og gjøre Hutch til en mindre vennlig arbeidsplass som er drevet av en prestasjonstankegang. Kontoret er et veldig viktig sted for folk å få venner og bygge relasjoner, noe de kanskje ikke kan gjøre utenfor kontoret. Det var også bekymring for at de ville slite med å matche det samme resultatet i en femdagers uke og måtte bruke fri for å ta igjen.

«Det er enormt viktig for oss å vurdere denne tilbakemeldingen og finne måter å løse den på. Det har vært en enorm mengde arbeid for å finne løsninger og sørge for at teamet har ressursene de trenger for enkel overgang. Vi har spøkt internt med at vi trenger en seks-dagers arbeidsuke for å planlegge en fire-dagers uke, men vi må sørge for at vi gjør dette riktig.

«Vi kommer til å lære mye underveis, og feil kommer garantert til å skje. Ærlig talt, det er det vi håper på, å gjøre våre egne feiltrinn nå og finne løsninger som fungerer for Hutch. Vi vil at andre selskaper skal lære av oss, og bruke den kunnskapen til å være mer produksjonsfokusert.»

Hva er dine suksesskriterier? Hva vil overbevise deg om å fortsette en fire-dagers uke på lang sikt, og hva kan avskrekke deg? «Suksess har mange forskjellige bevis for oss. Vi vil måle data på månedlig basis, og dekke lykkenivåer, salg, total produksjon og til og med teamets strømregninger. Det er også viktig for oss å se forbedret rekruttering og oppbevaring av ansatte, siden spillindustrien er et sterkt konkurranseutsatt område. Dataene samlet internt og med støtte fra 4 Day Week Global vil være omfattende.

"Til syvende og sist vil vi spore en rekke viktige forretningsindikatorer. Er vi mer lønnsomme, lager vi bedre spill og er kundene våre fornøyde etter overgangen? Dette er alle viktige beregninger som vil hjelpe oss å forstå om den fire dager lange uken er noe for oss.

"Hvis vi ser at kulturen vår lider og produksjonen vår synker, vil dette være en grunn til bekymring. Vi vil ikke la våre ansatte være misfornøyde selv om det betyr at vi for eksempel er mer produktive. En fordel kan ikke gå på bekostning av en annen for at dette skal fungere.

"Skulle vi finne på å lage bedre spill, øke lønnsomheten samtidig som vi hjelper våre ansatte til å leve livet sitt til det fulle, så vil dette være en åpenbar seier. Alt handler om balanse til syvende og sist, og resultater fra andre forsøk har vist lovende resultater, så vi er sikre.»

Frances Guy, administrerende direktør i Skottlands internasjonale utviklingsallianse

Hvorfor er den internasjonale utviklingsalliansen utprøving en firedagers uke for ansatte? Hvilke fordeler forventer du for organisasjonen og for ansatte? «Som mange organisasjoner i 'tredje sektor' har vi høy personalomsetning. Dette har særlig vært tilfelle det siste året. Vi leter derfor aktivt etter måter å forbedre fastholdelse av ansatte. Det er ikke mye rom for å øke lønningene, men det finnes måter å forbedre ansettelsesforholdene ved å prioritere personalets velferd. Vi jobber alle fleksibelt, men dette er i seg selv ikke en garanti for effektivitet eller nødvendigvis en måte å forhindre lange arbeidsdager på.

Frances Guy

"Vi var interessert i SNPs [Scottish National Party] forpliktelse på partikonferansen deres i september 2021 for å prøve en firedagers uke i Skottland, og var motiverte for å søke om å bli med i 4 Day Week Global pilot, da den tilbyr støtte, veiledning og strukturert forskning og læring under forsøket.  

«På en så strukturert måte håper vi å kunne analysere om det er en brukbar løsning som gir reelle fordeler i form av produktivitet og personalets trivsel. Kort sagt, vi håper på gladere, sunnere ansatte, lignende om ikke bedre tjenester gitt til våre medlemmer, og nye måter å jobbe på, samt bedre oppbevaring av ansatte.»

Hvordan vil en firedagers uke struktureres? Hvordan vil du sikre at du kan møte kundens/klientens forventninger når du tar i bruk en kortere arbeidsuke? "Vi ser på fredag ​​som en ikke-arbeidsdag for de fleste ansatte, med mulighet for at en eller to ansatte vil ta mandager i stedet for å gi kontinuitet i tjenesten. Noen av medlemmene våre jobber allerede redusert tid på en fredag, så vi forventer ikke problemer så lenge kommunikasjonen er god og noen er i nærheten for å svare på henvendelser. Vi har også satt klare arbeidsmål som må leveres og som personalets resultater skal måles mot.»

Hvilke bekymringer har du om shifttil en firedagers uke? Hvilke potensielle hindringer forventer du? «Personalet jobber mer enn avtalte timer, så det er reelle utfordringer med å søke å jobbe 20 % mer effektivt for å frigjøre tidsblokker. Vi må starte godt, ellers frykter jeg at lengre timer kommer tilbake ganske raskt. Vi må også være fleksible slik at personalet er tilgjengelig for å jobbe ved behov i tider med større aktivitet, men har disiplinen til å kompensere på andre tidspunkter. Det vil være behov for å hele tiden måle og vurdere, noe som kanskje ikke faller i smak hos alle."

Hva er dine suksesskriterier? Hva vil overbevise deg om å fortsette en firedagers uke når prøveperioden er over, og hva kan avskrekke deg fra å gjøre dette på lang sikt? «Suksess er at alle ansatte styrer tiden sin [og] tar av en del ekstra fritid som de deretter bruker produktivt, mens organisasjonen leverer til medlemmer og medlemmer anerkjenner forbedrede tjenester. 

«Hvis noen ansatte jobber lengre timer for å kompensere for andre, vil det signalisere at det ikke fungerer bra. Hvis et flertall av ansatte føler seg stresset ved å prøve å tilpasse arbeidet inn i en kortere tidsperiode, vil det også være et tegn på fiasko. En stor økning i nedlagte oppgaver og negative tilbakemeldinger fra medlemmene ville også sikre at piloten ikke ble videreført.»

Anna Mirkiewicz, driftsdirektør for Eurowagens

 Hvorfor prøver Eurowagens en firedagers uke? Hvilke fordeler forventer du for virksomheten og for ansatte? «Jeg hørte først om firedagersuken da jeg hørte på en podcast med en av de ansatte som deltok i Islands firedagersukeprøve. Han sa så mange utfyllende ting om hvordan det økte ansattes ytelse og ga ansatte bedre balanse mellom arbeid og privatliv.

Anna Mirkiewicz

«Jeg er en arbeidende mor, så jeg kan se hvor mye stress det er å jobbe fem dager i uken, administrere familie og hverdagsliv, og jeg kunne se hvor mye dette påvirket våre ansatte. Etter å ha kommet hjem fra hjemmet og jobbet under pandemien, kunne jeg se hvor mye stress våre ansatte var under igjen, så det var en god mulighet til å gi noe tilbake til dem.

"På slutten av dagen, selv om jeg og mannen min er eiere av virksomheten, ville vi ikke vært her uten våre ansatte. Det er de som skaper selskapet, hjelper selskapet å drive og skyver selskapet fremover, så det er bare rettferdig å gi noe tilbake.

«Firedagersuken viste meg at måten vi jobber på ikke er den mest effektive. Vi kunne vært mer effektive med hvordan vi jobber, noe som bare vil føre til at en bedrift blir enda mer produktiv, og at ansatte får mer tid tilbake.  

"Det er bare begynnelsen, men jeg håper virkelig at dette vil fungere på lang sikt."

Hvordan vil en firedagers uke struktureres? Hvordan vil du sikre at du kan møte kundens/klientens forventninger når du tar i bruk en kortere arbeidsuke? "Selskapet må være i drift fem dager i uken, så vi har innført et turnussystem. Vårt driftspersonale – lager, kundeservicemedarbeidere – må være på mandag og tirsdag: de vil veksle når de har fri på onsdag, torsdag og fredag. Resten av selskapet vil i utgangspunktet veksle dager gjennom hele uken for å se hva som fungerer best og som passer. Men selskapet vil fortsatt være i drift fem dager i uken.»

Hvilke bekymringer har du om shifttil en firedagers uke? Hvilke potensielle hindringer forventer du? "Vi må planlegge litt bedre og gjøre mer beredskapsplanlegging, fordi det er veldig vanskelig å forutsi hva som kommer til å skje på en bestemt dag. Spesielt i et selskap av vår størrelse, når du har 15 ansatte og du er nede på tre eller fire personer, kan du virkelig føle forskjellen.

«Siste uke [da Eurowagens startet rettssaken] viste meg at vi må være litt mer forberedt når det gjelder planlegging og i forhold til hva vi ønsker å oppnå.

«Jeg tror ikke det er et alvorlig problem. Hvis du planlegger nøye og tenker fremover, kan det strykes ut veldig enkelt og veldig raskt. Vi må endre tilbøyeligheten vår til å "tenke ok, jeg lar dette stå til slutten av dagen, og så vil den og den hjelpe med det i morgen," fordi det kanskje ikke er tilfellet som den enkelte kan være av på den aktuelle dagen. Men det er nok bare å planlegge og tenke på når enkelte personer er med. Alt vi trenger å gjøre er å tilpasse oss den nye måten å jobbe på; Jeg ser ikke for meg at dette blir et stort problem.

«Med et stort selskap vil du ikke ha et slikt problem, fordi det alltid er noen andre som potensielt kan hjelpe. Med mindre organisasjoner kan jeg se dette som en utfordring, men det burde ikke være en vanskelig utfordring å overkomme.