Bytte Microsoft Word mot Google Dokumenter? 8 enkle tips for å hjelpe deg i gang

Microsoft Word er kanskje den mest kjente tekstbehandleren, men Googles skybaserte dokumenter overskygger stadig Redmonds ærverdige programvare blant budsjettbevisste internettbrukere. Ikke bare er det gratis, men Google Docs tilbyr sømløse delingsalternativer og er tilgjengelig på alle datamaskiner eller mobilenheter med nettforbindelse.

Googles suksess fikk Microsoft til å tilby internettbaserte versjoner av Office-pakken sin, samt en redusert gratisversjon av Microsoft Word for nettet. Og selv om Google Dokumenter ikke lenger tilbyr ubegrenset lagringsplass gratis, er 15 GB mye Dokumenter. Hvis du har byttet Word med Google Dokumenter, les videre for noen skjulte triks.

Oppdag maler

Vet du ikke hvor du skal begynne? Sjekk ut de inkluderte malene. Få tilgang til dem fra hovedsiden for dokumenter ved å holde musepekeren over plussikonet nederst til høyre og klikke på Velg mal ikonet som vises. Eller klikk Fil > Ny > Fra mal inne i et eksisterende dokument.

Maler er kategorisert etter formål, og inkluderer formaterte prøver for prosjektforslag, nyhetsbrev, flere juridiske dokumenter, jobbtilbudsbrev, CV, skolerapporter og mer. Andre kan gjøres tilgjengelige ved å installere spesifikke tillegg.

Lås opp frakoblet redigering

Den ene komplikasjonen med skybaserte tjenester er tilgang når du ikke har en internettforbindelse, men Google Dokumenter støtter offline redigering. Gå til Fil > Gjør tilgjengelig frakoblet, og den nyeste versjonen av dokumentet vil være synlig og redigerbar når du ikke er tilkoblet. Når en tilkobling gjenopprettes, vil alle endringer automatisk synkroniseres. Gå tilbake til Fil > Gjør tilgjengelig frakoblet for å deaktivere den når som helst.

Se versjonshistorikk

Vi liker alle å holde styr på endringer i et dokument, spesielt hvis det er et som brukes av flere personer. Du må kunne gå tilbake i tid hvis noen slettet noe ved et uhell eller du bare ombestemte deg. Det er her Googles versjonshistorikk kommer inn.

Klikk på i dokumentet Siste redigering var for X dager/timer siden koble opp øverst, åpne Fil > Versjonslogg > Se versjonshistorikk, eller bruk snarveien Ctrl+Alt+ Shift + H for å se en liste over loggede endringer etter dato og klokkeslett. Hvis flere endringer ble gjort på samme dag eller i løpet av kort tid, grupperes disse versjonene som underoppføringer under én oppføring.

For klarhetens skyld kan versjoner gis spesifikke navn. Klikk bryteren øverst til høyre for å vise versjonene av dokumentet du har navngitt.

Lag en innholdsfortegnelse

Innholdsfortegnelse med sidetall

For lange dokumenter som kan ha nytte av en eller annen organisasjon, gå til Sett inn > Innholdsfortegnelse og velg ett av to formater (med sidenummer eller med blå lenker).

Dokumenter vil se etter tekst som er stilt som en overskrift og organisere den øverst på siden, med lenker som lar deg hoppe til den delen. Hvordan stiler du som overskrift? Marker teksten din, klikk i Stiler-boksen og velg Overskrift 1, Overskrift 2, Overskrift 3 og så videre. (Eller gå til Format > Avsnittsstiler.)

Hvis du oppretter overskrifter etter at du har sluppet innholdsfortegnelsen i dokumentet, klikker du på det sirkulære oppdateringsikonet ved siden av innholdsfortegnelsen for at endringene skal tre i kraft. Du kan også se innholdsfortegnelsen på sidepanelet.

Google fra Dokumenter

Google Dokumenter gjør det enkelt å gjøre undersøkelser fra ett vindu. Hvis du trenger å finne en Google Disk-fil eller informasjon fra nettet, klikker du på Utforsk knappen (den som ser ut som en boks med en diamant inni) nederst til høyre i dokumentet.

Dette åpner et nytt panel med en søkefelt, der du søker på nettet eller i eksisterende dokumenter. Sistnevnte er merket Cloud Search på Workplace-bedriftskontoer og Drive på personlige kontoer. På Workplace holder du musepekeren over oppføringen og klikker på plussikonet for å legge til en kobling til dokumentet eller sette inn et bilde. For å legge til et sitat fra et nettsøk i dokumentet ditt, hold musepekeren over det og klikk på anførselstegnikonet.

Del en lenke

For å dele et dokument, klikk på den blå Del knappen øverst til høyre og skriv inn e-postadressene til eventuelle mottakere. For å sende en direkte lenke til dokumentet, klikk Kopier link for å hente den delbare lenken, men bare de som er lagt til i delingslisten vil kunne åpne den.

Endre tillatelser ved å klikke Del > Endre til alle med linken, som lar alle med nettadressen se dokumentet, selv om du ikke spesifikt oppga e-postadressen deres. Deretter spesifiser om disse personene er seere, kommentatorer eller redaktører. For å låse den senere, endre den til begrenset.

Når alle avgjørelser er tatt, klikker du Kopier link fra denne siden for å hente den delbare linken.

Legg til nye skrifter

Google Dokumenter støtter over 30 skrifter i rullegardinverktøylinjen for skrifttyper, men det er flere som skjuler seg. Klikk på skrifttypemenyen og velg Flere fonter på toppen. Dette åpner en meny med andre fonter som må legges til i Dokumenter før de kan brukes.

Klikk på Vis: Alle fonter meny og velg Vise for å forhåndsvise skriftene. Klikk på en font for å legge den til listen over aktive fonter under Mine fonter. Klikk OK for å lagre de nye skriftene i den aktive listen.

Sett inn spesialtegn

Det er noen måter å skrive inn spesialtegn i Google Dokumenter. Åpen Sett inn > Spesialtegn for en database full av objekter du kan sette inn, inkludert symboler, emoji, tegnsetting, tegn og aksentmerker som ikke er lett å lage med et standardtastatur. Vet du hva du trenger, men vet ikke hva det heter? Tegn den og Google Docs vil gi deg resultatene.

En enklere måte å gjøre dette på kan være gjennom Substitutions-menyen, hvor du kan skrive inn én ting, og Google Docs vil vise noe annet. Gå til Verktøy > Innstillinger > Erstatninger og du kan legge til tegn i Erstatt-kolonnen som vil bli erstattet av tegnet i "Med"-kolonnen, som når du skriver (c) for å lage et ©-symbol.

Den eneste ulempen er at erstatningsskjermen ikke lar deg velge et spesialtegn direkte, men du kan i det minste legge til et i dokumentet og kopiere det over. For eksempel, hvis du enkelt vil lage en Ĉ, kan du lage en erstatning der skriving av "c^" blir til tegnet du trenger.