De beste leverandørene av forretningslagring og fildeling

Skylagring er mye mer enn bare et sted å dumpe bedriftens data. Jada, det er en annen stasjonsbokstav der brukere kan dele filer, men med en administrert skytjeneste bak seg tilbyr disse plattformene flere andre funksjoner som lokal lagring ikke kan. Vi snakker om ting som elastisk kapasitet, inline-redigering med flerbrukerversjon og bedre sikkerhet. De fleste av dem tilbyr også appintegrasjon med resten av skytjenesteporteføljen din, spesielt med andre leverandører av lagrings- og sikkerhetskopiering.

Hvis de ansatte fortsatt jobber hjemmefra på grunn av pandemien, og spesielt hvis det kan bli permanent, er en skylagringsressurs en grunnkomponent når du bygger et hybrid arbeidsnettbasert samarbeidsrom. Det hjelper også hvis du flytter til et full-on desktop-as-a-service (DaaS) miljø. Du trenger en av dem, ikke bare for å lagre og organisere dataene dine, men også for å håndtere grunnleggende samarbeid, spesielt databeskyttelse og detaljerte tillatelser. Integrasjon betyr at selv om hovedarbeidet gjøres i en annen app, for eksempel Salesforce eller Slack, gjelder alle disse fordelene fortsatt.

Du kan stole på våre anmeldelser

Siden 1982 har PCMag testet og vurdert tusenvis av produkter for å hjelpe deg med å ta bedre kjøpsbeslutninger. (Les vårt redaksjonelle oppdrag.)

Dessverre kan den samme bredden av evner også by på vanskeligheter. Det store antallet funksjoner som leverandører tilbyr for å konkurrere og differensiere seg, kan gjøre det vanskelig å finne det du trenger. Det er imidlertid noen viktige hensyn som alle trenger. For eksempel må enhver forretningsløsning for skylagring være tilgjengelig, sporbar og sikker. Det betyr tilgang hvor som helst via skyen, en logg over hvem som har tilgang til hva og når, og en tjeneste som beskytter data med tilgangskontroll, sikkerhetskopier og kryptering.

På IT-nivå må administratorer vite hvilken sky som inneholder dataene deres og hvor disse datasentrene er plassert. Dette kan være skremmende ikke bare fordi noen leverandører er motvillige til å dele denne informasjonen, men også fordi mange løsninger er avhengige av verdiøkende forhandlere (VAR-er) for å produktisere sine skylagringsressurser. Det skaper et backend-morass der det kan være vanskelig å finne ut hvor bitene blir lagret. Vi vil diskutere alle disse problemene mer detaljert nedenfor.

Hva gjør fildeling i bedriftsklasse?

Den positive siden ved denne stadig voksende listen over funksjoner er at smarte organisasjoner kan finne nye og kreative måter å bruke lagringsinfrastrukturen på. Skylagring betyr at du kan tilpasse en tjeneste slik at den fungerer som et lett dokumenthåndteringssystem eller til og med en arbeidsflytbehandler som kontrollerer hvordan dataene dine flyter gjennom en kjede av brukere. Eller du kan fokusere på samarbeids- og fildelingsfunksjoner slik at ansatte kan redigere de samme filene i et team samtidig som de beskytter arbeidet med versjonskontroll.

Denne typen tilpasning er viktigere nå enn noen gang. I følge en fersk undersøkelse av GlobalWorkPlaceAnalytics.com, I det minste 50 prosent av den amerikanske arbeidsstyrken er nå satt opp for fjernarbeid. Ansatte som flytter bort fra en sentral kontorarbeidsmodell kan drastisk endre hvordan arbeidet utføres. Lagring og henting av bedriftens data må tilpasses, og ingen annen lagringsmetode kan håndtere disse endringene like enkelt som en skytjeneste.

Ulempen er at effektiv tilpasning krever planlegging, spesielt når denne tilpasningen er rundt viktige arbeidsflyter. Bare fordi en lagringsleverandør har en lang liste med funksjoner, betyr det ikke at du automatisk vil dra nytte av dem alle. Å vite hvilke funksjoner som fungerer best og i hvilken kombinasjon er planlegging som bare du, IT-personalet og bedriftslederne i frontlinjen kan gjøre.

Fokuser planleggingsinnsatsen på kun viktige arbeidsflyter først og begynn i det små. Vær oppmerksom på kjerneevner, spesielt pålitelig tilgjengelighet, effektive sikkerhetskopier, sikker lagring og bruker- og gruppeadministrasjon. Når du vet hvordan du vil at alt dette skal fungere mens medarbeiderne dine er så vidt distribuert, kan du utvide til automatisert arbeidsflyt, samarbeid og tredjeparts appintegrasjoner. Noen ganger bør kjerneappintegrasjoner vurderes tidligere, for eksempel hvis virksomheten din har standardisert på en bestemt produktivitetsplattform. (dvs. Google-butikker vil velge Google Drive mens Microsoft 365-antrekk sannsynligvis vil velge OneDrive).

Enkel "pluggbarhet" til din andre Apps

Hvis du ikke har et åpenbart integreringsmål som Google Workspace, er den gode nyheten at skyen har gjort det enklere for ulike leverandører å snakke med hverandre gjennom åpne standarder. I disse dager kan du mikse og matche skylagringsløsninger med en lang liste over gjeldende produktivitets- og dokumenthåndteringssystemer. Hvis du må gå så langt som å gjøre litt tilpasset koding, tilbyr de fleste leverandører REST APIer slik at du både kan bytte data og hente frem funksjoner mellom ulike apptjenester. Hvis alt du trenger er bedre automatisering, kan tjenester som IFTTT eller Zapier la hvem som helst bygge coss-app-automatisering med en ganske lav læringskurve.

Skyselskaper ser verdien av interoperabilitet også, selv om de først og fremst prøver å adressere det i høyverdi kundekategorier og vertikaler. Leverandører som Microsoft og Salesforce har for eksempel enorme partnerøkosystemer med store kataloger med målrettede tjenestetilbud. En partner tar selskapets kjerneprodukter, som Microsoft 365, og bygger integrasjoner og arbeidsflytfunksjoner ved å bruke det produktet og en eller flere tredjeparts skytjenester. Disse løsningene er bygget for å tiltrekke spesifikke typer virksomheter eller vertikaler.

Så, for eksempel, kan leverandør X bygge en ende-til-ende-løsning for administrasjon av leieavtaler for storby-eiendomsadministrasjonsselskaper. Den løsningen kan bruke en database med eiendomsoppføringer knyttet til en Salesforce CRM. Denne koblingen vil matche eiendommer med potensielle leietakere. Derfra kan den automatisk matche en leietakertype og en eiendomstype til den riktige leiemalen som er lagret i en annen database eller et kontrakt- eller dokumenthåndteringssystem. Disse leieavtalene fylles ut ved hjelp av redigerbare PDF-dokumenter som faller inn i en godkjenningsarbeidsflyt enten tilbake i Salesforce-rammeverket eller et annet produktivitetsmiljø, som Google Workspace eller Microsoft 365.

Selvfølgelig, jo flere tredjepartstjenester en slik løsning bruker, jo høyere er prislappen per bruker per måned. Men det faktum at du kan sette sammen en slik tilpasset løsning ved å bruke bare en plug-in skytjenestearkitektur er attraktivt siden den lar deg bytte tjenesteleverandører inn og ut ganske enkelt.

Så hvis du ønsker å bruke en skylagringstjeneste på en veldig spesiell måte, må du absolutt gjøre planleggingen som er nødvendig for å forstå nøyaktig hva slags tilpassede justeringer og arbeidsflyter du trenger. Men når det er gjort, ikke anta at du trenger å bygge alt det selv. I stedet, sjekk først ut markedsplassene for integrering og verdiøkende apper som er tilgjengelige fra de viktigste appleverandørene dine, så vel som de som tilbys av lagringstjenesten. Noen har kanskje allerede bygget den perfekte ende-til-ende-løsningen for deg, og det er billigere og enklere enn å rulle din egen.

Lagring og deling

En årsak bak trenden med nye verdiøkende funksjoner er at lagringskapasitet i stor grad er et omstridt problem i skyen. Mange kjøpere begynner hovedsakelig å fokusere på en leverandørs lagringskapasitet og hvor mye de får for hvor mange dollar. Det er absolutt fortsatt noe å vurdere, men totalt sett er lagringsplass nå rimeligere enn noen gang med prisene som går sakte nedover. Når det gjelder kapasitet, tilbyr de fleste skylagringsleverandører en sjenerøs mengde lagringsplass og i ulike nivåer. Flere terabyte (TB) er vanlig og ikke lenger en stor forskjell mellom tjenester, spesielt nå som det er enkelt og billig å legge til lagringskapasitet.

Hvis du plutselig trenger 100 GB ekstra plass til et raskt prosjekt, gjør de fleste nettskylagringsleverandører det å legge til den kapasiteten til en enkel sak ved å klikke på noen alternativknapper. Det vil ikke bare gi deg den nye plassen, men også automatisk øke abonnementsprisen tilsvarende. Enda bedre, når prosjektet er ferdig og du ikke trenger de 100 GB lenger, kan du like enkelt skru ned både kapasitet og pris igjen. Denne typen elastisk kapasitet er enkel for en skylagringsleverandør og nesten umulig for en lokal ressurs.

Selvfølgelig kan all denne friheten igjen gjøre ting komplisert, spesielt i et større selskap. Hvis lagringskapasitet og abonnementsrater hopper rundt fordi ulike avdelingsledere stadig endrer kravene sine, kan det ødelegge for et langsiktig budsjett. Sørg for å sette opp kontroller rundt hvem som skal justere kapasiteten (IT-avdelingen din bør være nøkkelen her), hvordan nye kapasiteter skal rapporteres, hva minimumskravene til sikkerhet og tillatelser er, hvilke sikkerhetskopieringspolicyer som må gjelde, og hvor ofte dette kan skje i en gitt tidsdel (kvartalsvis, årlig osv.).

Se disse detaljene

Alt dette tegner et veldig rosenrødt bilde når det gjelder å designe din helt egen tilpassede og høyt distribuerte lagringstjeneste. Og selv om det er sant, er det fortsatt flere djevler som lurer i detaljene. En stor en er å finne ut nøyaktig hvor dataene dine er. Noen leverandører har egne datasentre mens andre outsourcer lagringen til en annen tredjepartssky, ofte Amazon Web Services (AWS) eller en lignende Infrastructure-as-a-Service (IaaS)-spiller.

Det er et viktig poeng å vurdere: Signerer du en tjenestenivåavtale (SLA) med en skyleverandør som er direkte ansvarlig for infrastrukturen, eller er leverandøren skyldig til en annen part? Hvis det er en tredjepart, sørg for å undersøke firmaet og undersøke dets resultater. Se deretter på tjenestenivåene den tilbyr. Selv om alle de store aktørene har en viss grad av oppetidsgaranti, er det verdt å merke seg at plassering er en viktig faktor.

Hvor mange datasentre har tredjeparten? Hvor mange er lokale og hvor mange er potensielt i en helt annen lokalitet? Hvis du er et amerikansk selskap, gir det liten mening å kjøpe en lagringsressurs som har servere kun i Europa. Til slutt, er dataene dine fordelt mellom dem for bedre pålitelighet? Du bør ikke bare kunne finne svarene enkelt fra en målleverandør, men også angi hvor du vil ha dataene dine lagret slik at du kan optimere lagringen for tilgangshastighet og redundans.

Hvordan de ansatte får tilgang til filene sine er ikke bare avgjørende, det kan også variere mye mellom leverandører. Deling av datafunksjonalitet bør involvere en synkroniseringsklient eller en annen type skrivebordsbasert programvare som ligger på hver PC eller klient og sikrer at data i skyen synkroniseres med lokale replikaer. Men noen leverandører kan ha andre tilgangspunkter. For eksempel vil alle skylagringsselskaper tilby en nettklient, men noen kan gjøre dette til den primære klienten også. Kanskje det fungerer for deg og kanskje ikke, men det er noe du må teste før du forplikter deg.

Mobile enheter er også et problem. Mange av de nylig distribuerte ansatte prøver å bruke personlige enheter på jobb, og mange av disse enhetene er mobile. Har lagringsleverandøren din mobile klienter? I så fall må du finne ut hvilke plattformer som støttes og deretter teste hvordan disse klientene fungerer. Synkronisering, for eksempel, må fungere annerledes for mobil og desktop siden enhetens CPU og lagringsressurser er så forskjellige. Sikkerhet og brukertilgang vil også fungere annerledes, spesielt hvis brukerlegitimasjon inneholder enhetstyper.

En annen ting å huske er at du ikke alltid får tilgang til dataene dine direkte gjennom lagringsleverandøren. For eksempel kan Microsoft OneDrive for Business synkronisere med Microsoft Teams, dens meldingsplattform for team, samt teamsidene som er en del av den populære SharePoint Online-samarbeidsplattformen. Så brukerne dine kan gjøre arbeidet sitt med filer i disse apps og deretter se dem automatisk lagret i en tilknyttet skylagringstjeneste, i dette tilfellet OneDrive.

Til sammenligning tilbyr Box (for Business) en fullt funksjonell nettklient med dra-og-slipp-støtte. Delte data kan lagres i mapper som stammer fra enkeltpersoner eller i teammapper opprettet og kontrollert av teamledere eller administratorer, men alt skjer i et nettleservindu. Å få det til i en annen app vil kreve mer arbeid med mindre Box forhåndsbygger integrasjonen for deg.

For de fleste reelle arbeidsflyter trenger du en versjon av teammapper, så hvordan fungerer det ikke bare i lagringsleverandørens grensesnitt, men også i enhver tilknyttet tredjepart apps må vurderes nøye før kjøp. Å jobbe med brukere her for å finne ut hva de liker best og hvordan de får arbeidet gjort i dag, kan gjøre kjøpsbeslutningen din enklere.

Hvordan bruker- og gruppemapper fungerer er det du må finne ut, ikke bare om løsningen støtter denne funksjonen. Hvilke funksjoner støttes, hvordan de kontrolleres, og hvilken tredjepart apps de kan påvirke er alle viktige punkter. Flere løsninger går utover call of duty og inkorporerer tett integrasjon med populære tredjepartsplattformer, slik som den nevnte Microsoft 365. For eksempel har til og med Microsofts rival, Google, bygget en Google Drive Enterprise-kobling for å inkludere jevn samarbeidsfunksjonalitet for Microsoft 365-brukere.

Se etter dyp og lagdelt sikkerhet

Den kanskje viktigste lagringsdjevelen du trenger å kjempe med er sikkerhet. Å holde data trygge er en større utfordring i dag enn den noen gang har vært. Funksjoner som en gang ble ansett som avanserte, er nå bare grunnleggende funksjoner. Identitetsadministrasjon i bedriftsgrad, for eksempel, er noe enhver lagringsleverandør bør tilby. Det betyr ikke bare å matche en individuell brukers legitimasjon mot hvilke filer og mapper de har tilgang til, men også å legge til multifaktorautentisering og enkeltpåloggingsfunksjoner (SSO).

Som nevnt ovenfor betyr sikker lagring å beskytte data mot mer enn nysgjerrige øyne. Redundante lagringslag betyr at du bør kunne kartlegge hvilke datasentre som inneholder ikke bare den primære kopien av dataene dine, men også det første sikkerhetskopieringsnivået. Så hvis du har 500 GB data med Vendor X, bør du kunne lagre filene dine ansatte får mest tilgang til i datasentre i nærheten av der de jobber. Da bør leverandør X også tillate deg å synkronisere disse filene med en kopi som ligger i et annet datasenter, et som fortsatt drives av den leverandøren, så hvis primærinstansen din skulle gå ned, kan en annen datakopi være umiddelbart tilgjengelig.

Leverandør X bør også utføre regelmessige sikkerhetskopier av både nettsteder og butikk Det data på et annet sted. Til slutt bør du kunne få integrasjon med en tredjeparts leverandør av skysikkerhetskopiering, slik at du automatisk kan utføre enda en sikkerhetskopiering på egen hånd og lagre den på servere fra en helt annen leverandør eller til og med din egen lokale server eller nettverkstilkoblet lagringsenhet (NAS).

Det kan høres ut som overkill, men det fine med en administrert skytjeneste er at denne typen lagdelt arkitektur er relativt enkel å bygge fra kundens ståsted og ganske automatisk når den først er etablert. Så lenge du tester det innimellom, kan du være trygg på at uansett hva som skjer, vil dataene dine forbli trygge og tilgjengelige.

Kryptering er en annen grunnfjellssikkerhetsfunksjon. Alle våre testede leverandører støttet dette i ulik grad, men skulle du støte på en som ikke bare fortsetter å lete. Kryptering er et must-have, og du trenger det både mens dataene beveger seg mellom brukerne dine og skyen, så vel som når de kommer til disse skyserverne og slutter å bevege seg. Så både "i transitt" og "i hvile." Å teste disse egenskapene betyr å forstå krypteringsskjemaene som brukes, så vel som deres innvirkning på ytelsen for datainnhenting.

Heldigvis jobber skylagringsleverandører hardt for å styrke sikkerheten både for å holde bitene dine trygge og konkurrere med hverandre. Så mye at de fleste IT-profesjonelle stoler like mye eller mer på skysikkerhet enn det som er tilgjengelig lokalt (64 prosent ifølge en undersøkelse fra 2015 av Cloud Security Alliance). Logikken er ganske enkel. De fleste IT-fagfolk har rett og slett ikke budsjettet til å undersøke, distribuere og administrere de avanserte sikkerhetsfunksjonene som leverandører av skytjenester kan tilby fordi det er nøkkelen til deres primære virksomhet.

Viktige funksjoner for overholdelse av forskrifter

Bortsett fra bare å holde kundedata trygge, er en annen faktor som har styrket skysikkerheten betydelig behovet for å overholde viktige regulatoriske standarder, som Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) og ISO 27001. Livedrive for Business er noe enestående her fordi det er fokusert på europeiske kunder, så det er bygget rundt General Data Protection Regulation (GDPR), som er grunnen til at serverne er plassert i EU og Storbritannia.

I tilfelle du lurer, noen av de beste funksjonene som IT-kjøpere søkte i en skylagringsløsning i forretningsklasse ble undersøkt av markedsundersøkelsesfirmaet Statista og rapportert nedenfor.

Men funksjonene som er oppført i den grafikken, adresserer primært daglige driftsbehov fra IT-siden. Regulatoriske krav bestemmes vanligvis av ditt juridiske personale, og det er derfor de ikke er representert ovenfor. De er imidlertid ikke mindre viktige, og du må ta dem med i planleggingen din. Skylagringsleverandører har vanligvis flere funksjoner innebygd spesifikt for å løse samsvarsproblemer.

En populær for flere forskrifter og til og med de strengeste sikkerhetspolicyene er at hver fil og mappe har et revisjonsspor. Dette vil vise når det først ble lagret på systemet, hvordan og når det har blitt endret, hvem som har tilgang til det, og hva slags operasjoner som ble utført, som kopiering, sletting eller flytting. Dette er avgjørende for de mer sterkt regulerte eller sikkerhetsbevisste vertikalene. Å miste virksomhetskritiske filer på grunn av feil eller feil oppførsel kan ofte koste hundretusener eller til og med millioner av dollar i erstatning eller tapt kapital.

Filoppbevaring er et annet vanlig juridisk krav. Du må kontrollere hvor lenge data lever på systemet, hvordan de er tilgjengelige og når de kan slettes eller bueshived. Og lagringsleverandøren din bør gjøre disse funksjonene enkle å bruke. I sterkt regulerte bransjer kan det å ha den riktige informasjonen for hånden ofte bety forskjellen mellom å være i eller utenfor samsvar med føderale eller bransjespesifikke forskrifter.

Alt dette betyr at før du kjøper en skytjeneste, må du sette deg ned med IT-personalet og eksperten på overholdelse for å forstå nøyaktig hvor data og apps må være lokalisert og hvilke funksjoner de trenger å støtte for å passere samsvarsregelverket som er viktig for virksomheten din.

Ett skritt av gangen

Å velge et skylagringsprodukt for organisasjonen din kan virke som en vanskelig oppgave når du først vurderer alle de involverte variablene. Ikke bare har forskjellige virksomheter ulike krav til skylagring og fildeling, de krever solid sikkerhet for sikkerhetskopiering og deling av filer. Å finne en balanse mellom brukervennlighet, sikkerhet og tilpasning må til syvende og sist være drevet av forretningskrav. Men å forstå nøyaktig hva disse kravene er, er en alvorlig oppgave som vil kreve virkelig arbeid; det er ikke noe du vil ta opp med en rask avgjørelse.

Mens noen av leverandørene vi har vurdert, gjør det enklere å migrere dataene dine off av deres tjeneste, ikke alle av dem er så gjennomtenkte. Når du har registrert deg og flyttet dataene dine til en bestemt tjeneste, er det vanligvis ikke trivielt å flytte dem til en annen, så det er en god idé å gjøre leksene dine grundig før du forplikter deg til en leverandør.

Planlegging er nøkkelen. Så sett deg ned med kundeemner, IT-ledere og til og med en representant fra skyleverandøren hvis du kan. Det vil ta litt tid og krefter, men å prøve å kartlegge funksjonene som er nødvendige for organisasjonens nåværende og fremtidige behov, vil gjøre det mye enklere å finne den riktige løsningen.

Har du spørsmål om hvordan du kan nærme deg skylagring for din lille bedrift? Bli med [e-postbeskyttet] diskusjonsgruppe på LinkedIn, og du kan spørre leverandører, PCMag-redaktører og fagfolk som deg selv.