Zrób więcej: wypróbuj te 10 prostych wskazówek, aby uzyskać lepsze listy rzeczy do zrobienia

Jak skuteczna jest Twoja lista rzeczy do zrobienia? Czy to pomaga zaplanować dzień? Czy skłania cię to do ustalania priorytetów właściwych zadań? A może jest to niekończąca się lista rzeczy, za które czujesz się winny, że jeszcze nie zrobiłeś, a teraz nie zrobisz żadnej z nich? Dobra lista rzeczy do zrobienia powinna ci służyć. Nie powinieneś być na jego łasce. 

Listy najlepszych rzeczy do zrobienia każdego dnia wyznaczają właściwy kierunek i pomagają skoncentrować się na najważniejszych zadaniach. Dzięki odpowiednim strategiom lista rzeczy do zrobienia może również pomóc w osiągnięciu większych celów. Oto, co musisz wiedzieć, aby Twoja lista rzeczy do zrobienia działała dla Ciebie.

(Zdjęcie: Volodymyr Hryshchenko na Unsplash)

1. Wybierz odpowiednią aplikację (lub papier)

Pierwszym krokiem do stworzenia lepszej listy rzeczy do zrobienia jest podjęcie decyzji, gdzie ją przechowywać. Ważne jest, aby podobała Ci się aplikacja lub notatnik, którego używasz do tworzenia listy rzeczy do zrobienia, w przeciwnym razie możesz nie trzymać się ich.

Zauważ, jak powiedziałem „notatnik”? Chociaż istnieje wiele korzyści z umieszczania listy rzeczy do zrobienia w aplikacji (i wymienię je za chwilę), nie ma nic złego w papierze! Jeśli papier Ci odpowiada, świetnie. Podobnie prosty arkusz kalkulacyjny lub dokument do edycji tekstu również jest w porządku. Użyj narzędzia, które jest dla Ciebie odpowiednie.

Cyfrowe listy rzeczy do zrobienia mają jednak kilka zalet w porównaniu z papierem i dobrze jest przynajmniej wiedzieć, czym one są, nawet jeśli w końcu używasz papieru. Niektóre zalety to:

• Łatwo je edytować, co oznacza, że ​​możesz szybko aktualizować informacje,

• mają wbudowane przypomnienia,

• Bardzo trudno je zgubić, bo sama lista zwykle zapisywana jest w chmurze,

• Możesz sortować swoje zadania według priorytetu, terminu lub alfabetycznie i

• Możesz przydzielać zadania innym osobom i otrzymywać powiadomienia o ich wykonaniu.

Jeśli ty jest na rynku aplikacji z listą rzeczy do zrobienia, która z nich jest najlepsza? Po przetestowaniu kilkudziesięciu z nich skłaniam się do polecenia Todoist, Asanai Rzeczy częściej niż inne. Ale jest wiele innych opcji. OmniFocus jest dobry dla osób, które dodają dużo szczegółów do swoich zadań. Trello rozmawia z ludźmi zmotywowanymi wizualnie. Microsoft To Do działa dobrze z pakietem Office i Windows 10. Google Tasks doskonale nadaje się do integracji z Google Workspace. Habitica może przyciągnąć twoją uwagę, jeśli lubisz grywalizację. I tak dalej.

2. Zrób więcej niż jedną listę

Nie powinieneś mieć tylko jednej listy rzeczy do zrobienia. Powinieneś mieć kilka list, które obejmują główne kategorie twojego życia, takie jak zadania w pracy, osobiste zadania do wykonania i obowiązki domowe. Posiadanie więcej niż jednej listy pomaga Ci się skoncentrować. Kiedy jesteś w pracy, nie chcesz, aby Twoja osobista lista Cię rozpraszała. Kiedy jesteś w domu, nie chcesz być obciążony myśleniem o swoich obowiązkach zawodowych.

Nie powstrzymuj się. Twórz listy wszystkiego, o czym myślisz! Przydatne pozostaną w pobliżu. Możesz złomować wszystko, co nie jest dla Ciebie przydatne. 

Inne pomysły to:

• zakupy,

• Pewnego dnia (gdzie zapisujesz nieistotne zadania, które kiedyś możesz wykonać),

• Weekend (za wszystko, co chcesz robić w weekend, ale nie chcesz rozpraszać się w ciągu tygodnia) oraz

• Obowiązki dla dzieci.

Pamiętaj, że w każdej chwili możesz dodać nowe listy lub zmienić ich nazwy.

3. Zapisz swoje zadania jako Soon jak myślisz o nich

Gdy w Twojej głowie pojawi się nowe zadanie, zapisz je tak szybko, jak to możliwe. Dodawanie zadań, gdy o nich myślisz, uniemożliwia ci rozmyślanie nad nimi. Po zapisaniu nie musisz już o tym pamiętać, więc możesz usunąć tę myśl z mózgu.

Jeśli Twoja aplikacja listy zadań ma skrót klawiaturowy do dodawania nowego zadania, naucz się go. Jeśli Twoja aplikacja ma skrót do telefonu komórkowego, skonfiguruj go.

Dla tych, którzy używają papieru, miej przy sobie trochę skrawków papieru podczas pracy, aby szybko zanotować rozpraszające myśli, a następnie skopiuj je do oficjalnych list rzeczy do zrobienia, gdy jest to wygodne.

Dodawanie terminów do zadań w Twoim Asana lista rzeczy do zrobienia pomaga w ustalaniu priorytetów.

4. Przypisz terminy

Za każdym razem, gdy zadanie ma termin, dodaj je. Sprawdzanie, kiedy zadania są do wykonania, pomaga ustalać priorytety.

Nie każde zadanie wymaga sztywnego i szybkiego terminu, ale czasami i tak warto je dodać z dwóch powodów.

Po pierwsze, najbardziej do zrobienia apps pozwala zobaczyć terminy na dziś, jutro i później w tygodniu, niezależnie od tego, na której liście się znajdują. W ten sposób możesz zobaczyć wszystkie terminy na dziś i zorientować się, jak minie dzień. Możesz także poświęcić chwilę na przełożenie niektórych zadań, jeśli czujesz się przytłoczony, patrząc na wszystko, co ma się odbyć w następnym tygodniu.

Po drugie, przypisując terminy swoim zadaniom, skutecznie planujesz swój tydzień, co jest doskonałą strategią zarządzania czasem.

5. Codziennie sprawdzaj swoje listy rzeczy do zrobienia

Rozpocznij każdy dzień od przejrzenia listy zadań i oceny, czy jest to rozsądne. Następnie popraw to.

Jeśli masz zaplanowanych zbyt wiele zadań na dany dzień i wiesz, że nie zdążysz do wszystkich, narażasz się na niepowodzenie.

6. Ogranicz się do 3–5 zadań dziennie

Jaki jest Twój dzienny limit zadań? Zależy to od tego, jakie zadania zapiszesz i jak trudne są do wykonania. 

Większości ludzi polecam zacząć od trzech do pięciu zadań dziennie. Może to nie brzmieć dużo, ale jeśli skupisz się na spisaniu trzech najważniejszych rzeczy, które musisz dzisiaj zrobić, może się okazać, że to już dużo do przejścia.

Dlaczego nie zapisać więcej? Jeśli zapiszesz zbyt wiele zadań i nie dostaniesz się do wszystkich, musisz odłożyć je na inny dzień. Oznacza to zmianę priorytetów i zmianę listy, co jest niepotrzebną pracą, która powoduje stres i może czuć się destrukcyjna.

Mając niewielką liczbę zadań, masz większe szanse na ich ukończenie. Im więcej ukończysz wszystkich zadań, tym lepiej będziesz się czuł na swoich listach rzeczy do zrobienia. To pozytywne uczucie może napędzać cię do przodu.

Twoje trzy do pięciu zadań powinny być ważnymi rzeczami, które ty musi robić. I nie więcej niż dwa z nich powinny być rutynowymi zadaniami, takimi jak codzienne przyjmowanie leków. Skoncentruj się na swoim intencja na dzień. To właśnie powinieneś zapisać.

Z biegiem czasu śledź, ile zadań dziennie odhaczasz (najlepsze rzeczy do zrobienia apps śledź to za siebie) i zorientujesz się, ile zadań jest dla Ciebie odpowiednia, na wypadek, gdyby nie było trzech do pięciu.

Todoist śledzi, ile zadań wykonujesz każdego dnia i tygodnia, i tworzy wykres pokazujący Twoje postępy.

7. Umieść zadania na swojej liście rzeczy do zrobienia, a nie cele

To, co piszesz na swojej liście rzeczy do zrobienia, ma znaczenie. Umieść zadania na swoich listach, a nie cele i cele. Aby to zrobić, musisz znać różnicę między nimi.

Cele to ogólne osiągnięcia lub pożądane wyniki. Zazwyczaj trudno je oszacować. Przykładem jest „nabierz biegłości w języku hindi”. Umieszczenie tego na liście rzeczy do zrobienia nie byłoby zbyt skuteczne.

Cele to znaczniki na drodze do osiągnięcia celu. O wiele łatwiej jest pomylić je z zadaniami, ponieważ cele są bardziej szczegółowe i wymierne. Przykładem celu jest „umiejętność prowadzenia przez trzy minuty rozmowy w języku hindi na temat moich ulubionych filmów”.

Czym więc są zadania? Zadania to działania, które podejmujesz, aby osiągnąć cel. Rozbij cel i masz swoje zadania. Bardzo często są to pojedyncze wydarzenia (choć mogą się powtarzać). Zadanie może brzmieć „naucz się trzech nowych czasowników w języku hindi” lub „ucz się hindi przez 30 minut”.

Zadania — a nie cele czy cele — należą do codziennej listy rzeczy do zrobienia.

8. Oddziel cele i zadania

W idealnym świecie wiele zadań, które wykonujesz każdego dnia, będzie dążyć do większego celu. Powinieneś wiedzieć, jakie są Twoje cele, ale nie musisz zapisywać ich na swojej codziennej liście rzeczy do zrobienia.

Zamiast tego zapisz swoje cele i zadania w innym miejscu. Może nadal być in aplikacji lub notatnika z listą rzeczy do zrobienia, ale nie na liście, którą przeglądasz każdego dnia. Inne miejsca, w których możesz zapisywać cele, to dziennik lub aplikacja do robienia notatek.

Od czasu do czasu odwołuj się do swoich celów. Sprawdź je i popraw je. Tylko nie pozwól, aby odciągały Cię od konkretnych rzeczy, które musisz dzisiaj zrobić.

9. Często sprawdzaj swoją listę rzeczy do zrobienia

Lista przeglądana jest listą używaną. Poprowadzi Cię skuteczna lista rzeczy do zrobienia poprzez Twój dzień, co oznacza, że ​​musisz często na niego patrzeć. Przyjrzyj się temu każdego ranka, aby mentalnie przygotować się na nadchodzący dzień. Spójrz na to po obiedzie, aby wiedzieć, na czym jeszcze musisz się skupić przez resztę dnia. Popraw go pod koniec dnia, aby zmienić harmonogram zadań, które przegapiłeś.

Wyrób nawyk przeglądania wszystkiego, co zaplanowałeś na nadchodzący tydzień z wyprzedzeniem, aby lepiej zaplanować swój czas i wprowadzić poprawki.

W ciągu dnia, jeśli zaczniesz czuć się zagubiony w tym, co robisz lub potrzebujesz przerwy od tego, spójrz na swoją listę rzeczy do zrobienia, aby znaleźć coś małego i łatwego (mniej wymagające zadanie, które nie wymaga dużego skupienia), co może w międzyczasie się zająć.

Im dłużej patrzysz na swoją listę, tym bardziej jej ufasz. Im bardziej jej ufasz, tym mniej musisz pamiętać, jakie zadania musisz wykonać. Im mniej musisz pamiętać, tym bardziej uwalniasz swój umysł, aby skupić się na zadaniu.

10. Spraw, aby Twoja lista rzeczy do zrobienia była możliwa do zeskanowania

Jeśli często zaglądasz do swojej listy rzeczy do zrobienia, szybko zdasz sobie sprawę, jak pomocne jest szybkie sprawdzenie, czego potrzebujesz.

Do pisania zadań używaj ścisłego języka lub skrótów. Wiele apps mieć oceny priorytetowe, gwiazdki, tagi i inne szczegóły, które możesz dodać do ważnych zadań, aby je wyróżnić. Oznacz kolorami swoje zadania, jeśli to pomoże. Zastosuj ikony, które podają więcej informacji o zadaniu, np. czy wymaga połączenia telefonicznego lub czy jest związane z opieką zdrowotną. Bez względu na to, jak szybko spojrzysz na swoją listę rzeczy do zrobienia, powinieneś być w stanie zebrać wiele informacji o tym, co należy zrobić.

Sprawdź te pudełka

Świetna lista rzeczy do zrobienia jest podstawą osobistej produktywności. To wielka radość znaleźć aplikację do zarządzania zadaniami i proces, który Ci odpowiada. Zaznaczanie pozycji na liście daje poczucie spełnienia i jest kluczowym elementem organizowania się. Niezawodny system zadań do wykonania sprawia, że ​​życie jest łatwiejsze i mniej stresujące.