Google dodaje funkcje zarządzania projektami do Dokumentów i są całkiem fajne

Jeśli kiedykolwiek musiałeś pracować nad projektem, wiesz, jak ważne może być zarządzanie powiązanymi zadaniami. Ale niektórzy ludzie nie potrzebują pełnego narzędzia do zarządzania projektami. Jasne, tablice Kanban są świetne, a niektórzy przysięgają na wykresy Gantta, ale w niektórych przypadkach tych narzędzi jest po prostu za dużo.

Jeśli to brzmi podobnie, Google ma nową funkcję w Dokumentach, która z pewnością się spodoba. Ta nowa funkcja została wprowadzona wkrótce po tym, jak Google ujawniło funkcję People Chips (która umożliwia łatwe wywoływanie innych użytkowników z poziomu Dokumentu Google). Soon po tej wersji Google zaczął ją udoskonalać, tak aby obejmowała nie tylko możliwość oznaczania użytkowników, ale także łączenia plików, dodawania dat i wielu innych funkcji.

Niedawno Google podniosło tę funkcję na jeszcze wyższy poziom, dodając możliwość śledzenia statusu projektu. Dzięki temu dodatkowi możesz dodawać projekty, wybierać ich status, kojarzyć pliki i dodawać notatki. Ale jest coś więcej. Możesz dodać zarówno mapę drogową produktu, jak i narzędzie do śledzenia recenzji, dzięki czemu możesz monitorować sytuację projektu i śledzić status recenzji różnych zadań.

Połącz te dwie funkcje, a otrzymasz całkiem solidne (choć podstawowe) narzędzie do zarządzania projektami, które można łatwo osadzić w dokumencie Google.

Pokażę Ci, jak korzystać z tej nowej funkcji, która działa zarówno w bezpłatnej, jak i płatnej wersji Google Workspaces. 

Jak dodać plan działania produktu do Dokumentu Google

Pierwszą rzeczą, którą zrobisz, jest dodanie planu działania produktu do Dokumentu Google. Ta funkcja pozwala śledzić status różnych projektów.

Aby dodać mapę drogową produktu (możesz dodać dowolną liczbę), otwórz dokument Dokumentów Google. Umieść kursor w miejscu, w którym chcesz dodać plan działania, i wpisz znak @, co spowoduje wyświetlenie menu rozwijanego, w którym możesz wybrać dowolną opcję (Rysunek 1).

Wybierz Plan produktu, a obiekt zostanie dodany do Twojego dokumentu (Rysunek 2).

Następnie możesz wpisać nazwę swoich projektów i dodać powiązane pliki i notatki. Możesz także zmieniać status każdego projektu w miarę jego rozwoju, klikając menu rozwijane statusu każdego projektu (Rysunek 3).

Domyślnie dostępne są trzy predefiniowane statusy. Jeśli chcesz dodać więcej, kliknij status w jednym ze swoich projektów, a następnie kliknij opcję Dodaj/edytuj opcje. W wyskakującym oknie (Rysunek 4), kliknij opcję Nowy, aby dodać nowy status lub możesz edytować jeden z predefiniowanych statusów.

Możesz także dodać narzędzie do śledzenia recenzji do swojego dokumentu, co ułatwia śledzenie recenzji zadań projektowych. Ta opcja obejmuje tylko pola Recenzent, Status i Notatki (Rysunek 5).

Możesz dodawać nowe statusy do obiektu modułu śledzenia recenzji w taki sam sposób, jak w przypadku mapy drogowej projektu.

A gdy zabraknie Ci wierszy, kliknij prawym przyciskiem myszy dolny wiersz i wybierz Wstaw wiersz poniżej (Rysunek 6).

Te nowe funkcje nie zmienią Twojego świata, ale z pewnością umożliwią Ci śledzenie przebiegu projektu bez konieczności korzystania z pełnego narzędzia do zarządzania projektami, a wszystko to z poziomu Dokumentów Google.