Zamieniasz Microsoft Word na Dokumenty Google? 8 prostych wskazówek, które pomogą Ci zacząć

Microsoft Word może być najbardziej znanym edytorem tekstu, ale oparte na chmurze Dokumenty Google stale przyćmiewają czcigodne oprogramowanie Redmond wśród oszczędnych użytkowników Internetu. Jest nie tylko bezpłatny, ale Dokumenty Google oferują bezproblemowe opcje udostępniania i są dostępne na dowolnym komputerze lub urządzeniu mobilnym z połączeniem internetowym.

Sukces Google skłonił Microsoft do zaoferowania internetowych wersji swojego pakietu Office, a także uproszczonej, bezpłatnej wersji Microsoft Word dla sieci. I chociaż Dokumenty Google nie oferują już nieograniczonego miejsca za darmo, 15 GB to dużo Dokumentów. Jeśli zamieniłeś Worda na Dokumenty Google, przeczytaj kilka ukrytych sztuczek.

Odkryj szablony

Nie wiesz od czego zacząć? Sprawdź dołączone szablony. Uzyskaj do nich dostęp z główna strona Dokumentów najeżdżając na ikonę plusa w prawym dolnym rogu i klikając Wybierz szablon ikona, która się pojawi. Lub kliknij Plik > Nowy > Z szablonu wewnątrz istniejącego dokumentu.

Szablony są podzielone na kategorie według celu i zawierają sformatowane próbki propozycji projektów, biuletyny, kilka dokumentów prawnych, listy z ofertami pracy, życiorysy, sprawozdania szkolne i inne. Inne można udostępnić, instalując określone dodatki.

Odblokuj edycję offline

Jedyną komplikacją związaną z usługami w chmurze jest dostęp, gdy nie masz połączenia z Internetem, ale Dokumenty Google obsługują edycję offline. Iść do Plik > Udostępnij offline, a najnowsza wersja dokumentu będzie widoczna i edytowalna, gdy nie będziesz mieć połączenia. Po przywróceniu połączenia wszystkie zmiany zostaną automatycznie zsynchronizowane. Wróć do Plik > Udostępnij offline aby go wyłączyć w dowolnym momencie.

Wyświetl historię wersji

Wszyscy lubimy śledzić zmiany w dokumencie, zwłaszcza jeśli jest używany przez wiele osób. Musisz mieć możliwość cofnięcia się w czasie, jeśli ktoś przypadkowo coś usunął lub po prostu zmieniłeś zdanie. Tutaj pojawia się historia wersji Google.

W swoim dokumencie kliknij Ostatnia zmiana miała miejsce X dni/godzin temu link do góry, otwórz Plik > Historia wersji > Zobacz historię wersjilub użyj skrótu Ctrl+Alt+ Shift + H aby zobaczyć listę zarejestrowanych zmian według daty i godziny. Jeśli w tym samym dniu lub w krótkim czasie wprowadzono wiele zmian, wersje te są grupowane jako podwpisy pod jednym wpisem.

Dla jasności, wersjom można nadać określone nazwy. Kliknij przełącznik w prawym górnym rogu, aby wyświetlić wersje dokumentu, który nazwałeś.

Utwórz spis treści

Spis treści z numerami stron

W przypadku długich dokumentów, które przydałyby się jakiejś organizacji, przejdź do Wstaw > Spis treści i wybierz jeden z dwóch formatów (z numerem strony lub z niebieskimi linkami).

Dokumenty wyszukają tekst stylizowany na nagłówek i uporządkują go u góry strony za pomocą linków umożliwiających przejście do tej sekcji. Jak stylizujesz nagłówek? Zaznacz tekst, kliknij w polu Style i wybierz Nagłówek 1, Nagłówek 2, Nagłówek 3 i tak dalej. (Lub przejdź do Format > Style akapitu.)

Jeśli tworzysz nagłówki po upuszczeniu pola spisu treści do dokumentu, kliknij okrągłą ikonę Aktualizuj obok spisu treści, aby zmiany zaczęły obowiązywać. Możesz również wyświetlić spis treści na panelu bocznym.

Google Z Dokumentów

Dokumenty Google ułatwiają prowadzenie badań w jednym oknie. Jeśli chcesz znaleźć plik lub informacje z Dysku Google z internetu, kliknij przycisk Poznaj przycisk (ten, który wygląda jak pudełko z diamentem w środku) w prawym dolnym rogu dokumentu.

Spowoduje to otwarcie nowego panelu z paskiem wyszukiwania, w którym przeszukujesz internet lub istniejące dokumenty. Ten ostatni jest oznaczony jako Cloud Search na kontach firmowych w miejscu pracy i Dysk na kontach osobistych. W miejscu pracy najedź kursorem na wpis i kliknij ikonę plusa, aby dodać łącze do dokumentu lub wstawić obraz. Aby dodać do dokumentu cytat z wyszukiwarki internetowej, najedź na niego kursorem i kliknij ikonę cudzysłowu.

Udostępnij link

Aby udostępnić dokument, kliknij niebieski Share w prawym górnym rogu i wprowadź adresy e-mail dowolnych odbiorców. Aby wysłać bezpośredni link do dokumentu, kliknij Skopiuj link aby pobrać link do udostępniania, ale tylko osoby dodane do listy Udostępnij będą mogły go otworzyć.

Zmień uprawnienia, klikając Udostępnij > Zmień na każdego, kto ma link, dzięki czemu każdy, kto ma adres URL, może zobaczyć dokument, nawet jeśli nie wprowadzono konkretnego adresu e-mail. Następnie określ, czy te osoby są przeglądającymi, komentującymi czy redaktorami. Aby zablokować go później, zmień go na ograniczony.

Po podjęciu wszystkich decyzji kliknij Skopiuj link z tej strony, aby pobrać link do udostępniania.

Dodaj nowe czcionki

Dokumenty Google obsługują ponad 30 czcionek na rozwijanym pasku narzędzi czcionek, ale jest więcej ukrytych na widoku. Kliknij w menu czcionek i wybierz Więcej czcionek na górze. Spowoduje to otwarcie menu innych czcionek, które należy dodać do Dokumentów, zanim będzie można ich użyć.

Kliknij Pokaż: Wszystkie czcionki menu i wybierz Wyświetlacz aby wyświetlić podgląd czcionek. Kliknij czcionkę, aby dodać ją do listy aktywnych czcionek pod Moje czcionki. Kliknij OK aby zapisać nowe czcionki na aktywnej liście.

Wstaw znaki specjalne

Istnieje kilka sposobów wprowadzania znaków specjalnych w Dokumentach Google. otwarty Wstaw > Znaki specjalne dla bazy danych pełnej obiektów, które można wstawić, w tym symboli, emoji, znaków interpunkcyjnych, znaków i akcentów, których nie da się łatwo wykonać za pomocą standardowej klawiatury. Wiesz, czego potrzebujesz, ale nie wiesz, jak się to nazywa? Narysuj go, a Dokumenty Google podadzą Ci wyniki.

Łatwiejszym sposobem na to może być skorzystanie z menu Zastępstwa, w którym możesz wpisać jedną rzecz, a Dokumenty Google wyświetlą coś innego. Iść do Narzędzia > Preferencje > Zastępstwa i możesz dodać znaki do kolumny Zamień, które zostaną zastąpione znakiem z kolumny „Z”, tak jak podczas pisania (c), aby utworzyć symbol ©.

Jedyną wadą jest to, że ekran Zastępstw nie pozwala bezpośrednio wybrać znaku specjalnego, ale przynajmniej możesz dodać go do dokumentu i skopiować. Na przykład, jeśli chcesz łatwo utworzyć Ĉ, możesz utworzyć podstawienie, w którym pisanie „c^” zamienia się w potrzebny znak.