Faça mais: experimente estas 10 dicas simples para listas de tarefas melhores

Quão eficaz é a sua lista de tarefas? Isso te ajuda a planejar o seu dia? Isso o estimula a priorizar as tarefas certas? Ou é uma lista interminável de coisas que você se sente culpado por não ter feito ainda e agora você não vai fazer nenhuma delas? Uma boa lista de tarefas deve servir para você. Você não deve estar à sua mercê. 

As melhores listas de tarefas colocam você na direção certa a cada dia e ajudam você a se concentrar nas tarefas mais importantes. Com as estratégias certas, uma lista de tarefas também pode ajudá-lo a atingir metas maiores. Aqui está o que você precisa saber para fazer sua lista de tarefas funcionar para você.

(Foto: Volodymyr Hryshchenko no Unsplash)

1. Escolha o aplicativo certo (ou papel)

O primeiro passo para fazer uma lista de tarefas melhor é decidir onde mantê-la. É importante que você ame o aplicativo ou caderno que você usa para sua lista de tarefas, caso contrário, você pode não ficar com ele.

Observe como eu disse “caderno?” Embora haja muitos benefícios em colocar sua lista de tarefas em um aplicativo (e vou listá-los em um momento), não há nada de errado com o papel! Se o papel funciona para você, ótimo. Da mesma forma, uma planilha simples ou documento de processamento de texto também é bom. Use a ferramenta certa para você.

As listas de tarefas digitais têm várias vantagens sobre o papel, no entanto, e é bom pelo menos saber quais são, mesmo que você acabe usando papel. Algumas vantagens são:

• Eles são fáceis de editar, o que significa que você pode atualizar as informações rapidamente,

• Eles têm lembretes integrados,

• É muito difícil perdê-los porque a própria lista geralmente é salva na nuvem,

• Você pode classificar suas tarefas por prioridade, data de vencimento ou em ordem alfabética e

• Você pode atribuir tarefas a outras pessoas e ser notificado quando elas as concluírem.

Se você e guarante que os mesmos estão no mercado para um aplicativo de lista de tarefas, qual é o melhor? Tendo testado dezenas deles, costumo recomendar Todoist, Asana, e Coisas com mais frequência do que outros. Mas há muitas outras opções. OmniFocus é bom para pessoas que adicionam muitos detalhes às suas tarefas. O Trello fala para pessoas visualmente orientadas. O Microsoft To Do funciona bem com o Office e o Windows 10. O Google Tasks é ótimo para a integração com o Google Workspace. O Habitica pode chamar sua atenção se você gosta de gamificação. E assim por diante.

2. Faça mais de uma lista

Você não deve ter apenas uma lista de tarefas. Você deve ter algumas listas que cobrem as principais categorias de sua vida, como tarefas de trabalho, tarefas pessoais e tarefas domésticas. Ter mais de uma lista ajuda você a se concentrar. Quando você está no trabalho, não quer se distrair com sua lista pessoal. Quando você está em casa, não quer ficar sobrecarregado pensando em suas responsabilidades de trabalho.

Não se segure. Faça listas para tudo o que você pensa! Os úteis vão ficar por aqui. Você pode descartar qualquer um que acabe não sendo útil para você. 

Algumas outras ideias são:

• Compras,

• Algum dia (onde você escreve tarefas sem importância que você pode fazer algum dia),

• Fim de semana (para qualquer coisa que você queira fazer no fim de semana, mas não queira se distrair durante a semana), e

• Tarefas para crianças.

Lembre-se, você pode adicionar novas listas ou renomeá-las a qualquer momento.

3. Anote suas tarefas como Soon como você pensa neles

Quando uma nova tarefa surgir em sua cabeça, anote-a o mais rápido possível. Adicionar tarefas quando você pensa nelas impede que você fique pensando nelas. Uma vez que está escrito, você não precisa mais se lembrar dele, então você pode limpar o pensamento do seu cérebro.

Se seu aplicativo de tarefas tiver um atalho de teclado para adicionar uma nova tarefa, aprenda-o. Se seu aplicativo tiver um atalho para celular, configure-o.

Para aqueles que usam papel, mantenha um pedaço de papel de rascunho perto de você enquanto trabalha para anotar pensamentos perturbadores rapidamente e, em seguida, copie-os em suas listas oficiais de tarefas quando for conveniente.

Adicionando datas de vencimento a tarefas em seu Asana lista de tarefas ajuda você a priorizar.

4. Atribuir Datas de Vencimento

Sempre que uma tarefa tiver uma data de vencimento, adicione-a. Ver quando as tarefas são devidas ajuda você a priorizar.

Nem todas as tarefas precisam de uma data de entrega rápida, mas às vezes ajuda adicionar uma de qualquer maneira por dois motivos.

Primeiro, a maioria das coisas a fazer apps permitem que você veja o que deve ser feito hoje, amanhã e no final da semana, independentemente da lista em que estão. Dessa forma, você pode ver tudo o que deve ser feito hoje e ter uma noção de como será o dia. Você também pode reservar um momento para reagendar algumas tarefas se estiver se sentindo sobrecarregado apenas olhando tudo o que deve ser feito na próxima semana.

Em segundo lugar, ao atribuir datas de entrega às suas tarefas, você está efetivamente planejando sua semana, o que é uma excelente estratégia de gerenciamento de tempo.

5. Revise suas listas de tarefas diariamente

Comece todos os dias analisando sua lista de tarefas e avaliando se é razoável. Então, revise-o.

Se você tem muitas tarefas agendadas para o dia e sabe que não vai conseguir fazer todas, está se preparando para o fracasso.

6. Limite-se a 3–5 Tarefas Diárias

Qual é o seu limite diário de tarefas? Depende de quais tipos de tarefas você anota e de quão difíceis elas são de concluir. 

Para a maioria das pessoas, recomendo começar limitando-se a três a cinco tarefas por dia. Pode não parecer muito, mas se você se concentrar em escrever as três coisas mais importantes que precisa fazer hoje, poderá descobrir que já é muito o que fazer.

Por que não escrever mais? Se você anotar muitas tarefas e não chegar a todas, então você deve adiar para outro dia. Isso significa re-priorizar e alterar sua lista, que é um trabalho desnecessário que causa estresse e pode parecer autodestrutivo.

Por ter um pequeno número de tarefas, é mais provável que você as conclua. Quanto mais você terminar todas as suas tarefas, melhor você se sentirá sobre suas listas de tarefas em geral. Esse sentimento positivo pode abastecê-lo daqui para frente.

Suas três a cinco tarefas devem ser coisas importantes que você devo Faz. E não mais do que duas delas devem ser tarefas rotineiras, como tomar medicação diária. Concentre-se em seu intenção para o dia. É isso que você deve escrever.

Com o tempo, acompanhe quantas tarefas você marca todos os dias (o melhor apps rastreie para você) e você terá uma noção do número certo de tarefas para você, caso não seja de três a cinco.

Todoist rastreia quantas tarefas você conclui a cada dia e semana e cria um gráfico mostrando seu progresso.

7. Coloque tarefas em sua lista de tarefas, não metas

O que você escreve em sua lista de tarefas é importante. Coloque tarefas em suas listas, em vez de objetivos e metas. Para isso, você precisa saber a diferença entre eles.

Metas são conquistas gerais ou resultados desejados. Geralmente são difíceis de quantificar. Um exemplo é “tornar-se fluente em hindi”. Colocar isso na sua lista de tarefas não seria muito eficaz.

Objetivos são marcadores no caminho para alcançar um objetivo. É muito mais fácil confundi-los com tarefas porque os objetivos são mais específicos e quantificáveis. Um exemplo de objetivo é “ser capaz de manter uma conversa em hindi sobre meus filmes favoritos por três minutos”.

Então, o que são tarefas? Tarefas são as ações que você toma para alcançar um objetivo. Quebre um objetivo e você terá suas tarefas. Muitas vezes são eventos únicos (embora possam se repetir). Uma tarefa pode ser “aprender três novos verbos em hindi” ou “estudar hindi por 30 minutos”.

Tarefas - não metas ou objetivos - são o que pertence a uma lista diária de tarefas.

8. Mantenha metas e objetivos separados

Em um mundo perfeito, muitas das tarefas que você realiza todos os dias serão em busca de um objetivo maior. Você deve saber quais são seus objetivos, mas não precisa escrevê-los em sua lista diária de tarefas.

Em vez disso, escreva suas metas e objetivos em outro lugar. Ainda pode ser in seu aplicativo de lista de tarefas ou caderno, mas não na lista que você vê todos os dias. Outros lugares onde você pode anotar metas são seu diário ou um aplicativo de anotações.

Consulte seus objetivos de vez em quando. Verifique-os e revise-os. Só não deixe que eles o distraiam das coisas específicas que você precisa fazer hoje.

9. Consulte sua lista de tarefas com frequência

Uma lista observada é uma lista usada. Uma lista de tarefas eficaz orienta você todo seu dia, o que significa que você precisa olhar para ele com frequência. Olhe para ele todas as manhãs para se preparar mentalmente para o dia seguinte. Olhe para ele depois do almoço para saber no que mais precisa se concentrar pelo resto do dia. Revise-o no final do dia para reagendar as tarefas que você perdeu.

Crie o hábito de revisar tudo o que você planejou para a próxima semana com antecedência, para que você possa planejar melhor seu tempo e fazer ajustes.

Durante o dia, se você começar a se sentir perdido no que está fazendo ou precisar de uma pausa, olhe para sua lista de tarefas para algo pequeno e fácil (uma tarefa menos exigente que não requer muito foco) que você pode enfrentar nesse meio tempo.

Quanto mais você olhar para sua lista, mais você confiará nela. Quanto mais você confia nele, menos você precisa se lembrar de quais tarefas você deve fazer. Quanto menos você tem que lembrar, mais você libera sua mente para se concentrar na tarefa em mãos.

10. Torne sua lista de tarefas escaneáveis

Se você examinar sua lista de tarefas com frequência, perceberá rapidamente como é útil ver o que você precisa rapidamente.

Use linguagem restrita ou taquigrafia para escrever suas tarefas. Muitos apps têm classificações de prioridade, estrelas, tags e outros detalhes que você pode adicionar a tarefas importantes para destacá-las. Codifique suas tarefas com cores, se isso ajudar. Aplique ícones que fornecem mais informações sobre a tarefa, como se ela requer uma ligação telefônica ou está relacionada à saúde. Não importa a rapidez com que você olhe para sua lista de tarefas, você deve ser capaz de colher muitas informações sobre o que precisa ser feito.

Verifique essas caixas

Uma ótima lista de tarefas está no centro da produtividade pessoal. É uma alegria encontrar um aplicativo e um processo de gerenciamento de tarefas que funcione para você. Marcar itens em sua lista dá uma sensação de realização e é um elemento-chave para se organizar. Um sistema de tarefas confiável torna a vida mais fácil e menos estressante.