Como a MacPaw da Ucrânia preparou seus negócios para a guerra

Vira Tkachenko, CTO da Ucrânia desenvolvedora de software MacPaw, falou remotamente com os administradores da Apple no evento JNUC da Jamf. Um exemplo do mundo real de uma mulher em uma posição de liderança em tecnologia, ela explicou como sua empresa planejou a continuidade dos negócios durante a guerra na Ucrânia.

É uma excelente lição sobre gerenciamento de crises e planejamento para qualquer líder empresarial. Aqui estão alguns dos insights compartilhados durante sua sessão.

Torne o complexo simples

O planejamento é fundamental, explicou Tkachenko. MacPaw leu os mesmos relatórios que a maioria de nós também estava vendo antes da guerra e começou a planejar antes da invasão da Ucrânia pela Rússia em fevereiro. Essas reuniões de planejamento geraram desafios complexos, cujas soluções precisavam ser o mais simples possível de executar.

JNUC

“Quando a emergência acontece, as pessoas ficam muito emocionadas”, disse Tkachenko. “As pessoas acham difícil lidar com tarefas complexas.”

Com isso em mente, a empresa tentou criar respostas de crise que fossem fáceis de executar. 

O processo de planejamento também é útil para a alta administração, disse ela. Em seu próprio caso, mesmo considerando que a crise era emocionalmente desafiadora, conhecer e discutir possíveis respostas a ajudou a construir uma resiliência mais forte para liderar essa resposta assim que a guerra começou.

A lição é simples: se você planeja uma resposta a uma crise excessivamente complexa, você deixa sua empresa em alto risco de fracasso. Durante a guerra, as consequências de qualquer falha desse tipo podem ser graves para clientes, funcionários e a própria empresa.

Seja realista

Tkachenko parecia calma enquanto explicava algumas das coisas que os planejadores de crise de MacPaw tinham que considerar. A empresa de 500 pessoas está sediada em Kyiv, Ucrânia, e seus apps estão instalados em cerca de um quinto dos Macs do mundo. A maioria dos funcionários usa Macs gerenciados pela Jamf e conversei com alguns deles antes do início do conflito. A própria Tkachenko me contou como ficou impressionada com o desempenho dos Apple Silicon Macs.

As equipes sabiam que as consequências de qualquer falha no planejamento representavam grandes riscos. No planejamento, eles focaram na segurança e estabilidade dos serviços e na segurança física dos membros da equipe.

Alguns dos riscos que eles anteciparam incluíram:

• Perda de infraestrutura de internet e comunicações.
• Ocupação de escritórios por invasores, impossibilitando o acesso e deixando os dados inseguros.
• Ciberataques contra a empresa e seus serviços.
• Um aumento na frequência de ataques de phishing contra funcionários.
• Ataques nas redes sociais corporativas.
• Acesso não autorizado (usando dispositivos capturados ou perdidos, por exemplo).
• Interrupções na cadeia de suprimentos de hardware, incluindo interrupções no fornecimento de equipamentos e no fornecimento de logística, incluindo energia e transporte.
• Interrupção potencial devido a sanções e status de empresa na zona de guerra.

Muitos desses riscos foram gerenciados movendo a infraestrutura para a nuvem, mas a empresa também implementou uma série de planos de resposta. 

Espere o inesperado

O que também é interessante sobre como a MacPaw se preparou para a crise é até que ponto a empresa tentou projetar uma resposta flexível à crise. (Também é notável que a empresa já tinha a Jamf como provedora de MDM e a maioria dos funcionários estava acostumada ao trabalho remoto durante a pandemia.)

Nas primeiras semanas da guerra, a empresa havia designado uma equipe de emergência de especialistas encarregados de manter seus produtos e serviços estáveis. Essas equipes tinham que ter um alto conhecimento sobre o produto/serviço que cuidavam e tinham que se localizar em uma zona mais segura, seja na Ucrânia ou no exterior. Qualquer movimento foi planejado antes da guerra e a equipe adotou o uso de um canal de comunicação alternativo seguro e criptografado.

Outras etapas incluíram o armazenamento de MacBooks para atender às necessidades futuras e a mudança geral da infraestrutura de escritório para a nuvem – isso incluiu uma mudança para adotar Mac minis virtuais de Estádio Mac para uso na construção e compilação de aplicativos e adoção de VPN baseada em nuvem Pritunl.

A empresa também experimentou o acesso à Internet via satélite, mas achou caro e difícil de configurar, e viu baixas velocidades de conexão e problemas de latência. Isso só melhorou quando a Starlink entrou na Ucrânia quando a guerra começou.

Apesar de todo o planejamento, Tkachenko alertou: “Você não consegue entender a emergência até que ela aconteça”. A empresa baseou seus planos em uma compreensão da guerra baseada em conflitos históricos, “Mas na realidade é completamente diferente”, disse ela.

“Tivemos muitos casos que não havíamos previsto, então você realmente não pode planejar tudo.”

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Quando a crise atingiu

Tkachenko foi acordado por sirenes de ataque aéreo em Kyiv às 5 da manhã do dia em que a guerra começou. A empresa iniciou seu plano de emergência quando os membros da equipe tentaram evacuar. A necessidade de proteger suas equipes motivou a MacPaw a criar um aplicativo que outras empresas podem querer usar chamado de aplicativo Together; isso é disponível no GitHub.

O aplicativo foi concebido como um sistema de check-in para os funcionários e foi projetado para perguntar onde eles estavam, se estavam seguros e se podiam trabalhar. Esse último ponto é crítico.

Quando uma crise atinge não é razoável esperar que sua equipe trabalhe, pois eles estarão lutando com enormes desafios emocionais, pois se preocupam com sua própria segurança e a de seus amigos e entes queridos. Ao mesmo tempo, eles vão querer saber que a empresa em que trabalham os apoia.

O aplicativo também sinaliza casos em que funcionários com acesso a serviços ou dados críticos estão em risco, dando à empresa a chance de revogar esse acesso, uma medida importante para proteger clientes e serviços.

A empresa admitiu enfrentar uma série de desafios inesperados. Por exemplo, provisionar computadores em uma zona de guerra pode ser um pouco mais fácil com o Jamf, mas a tarefa logística de adquirir e distribuir hardware se torna exponencialmente mais difícil. Isso também é verdade para funcionários baseados fora do país, pois surgem desafios para fazer compras remotamente.

E pelo menos um Mac desapareceu de uma zona ocupada.

Você se acostuma com a guerra

No que vejo como uma admissão trágica, Tkachenko nos disse que você se “acostumou” à guerra. A empresa permanece em Kyiv e 70% de seus funcionários permanecem na Ucrânia. Alguns de seus funcionários estão servindo nas forças armadas de alguma forma.

Que lições a empresa aprendeu? A maior vantagem parece ser a necessidade de não descuidar do planejamento. Isso não ocorre apenas porque um plano pode ser posto em prática em uma crise, mas também porque o processo de criação desses projetos pode tornar a liderança mais resiliente quando a crise acontecer.

A segunda é falar com empresas que tenham experiências semelhantes.

Um terceiro é estar preparado para sair do roteiro, porque coisas inesperadas realmente vão acontecer.

“As mudanças são rápidas”, disse ela. “Você deve ser capaz de tomar decisões rápidas e se adaptar rapidamente às circunstâncias. As equipes de emergência precisam ser resilientes e capazes de lidar com uma enorme pressão”.

MacPaw ainda está operando. Seus produtos e serviços permaneceram seguros apesar do conflito. Até conseguiu publicar grandes atualizações de software e construir novos produtos. Desenvolvedores em toda a Ucrânia permaneceram conectados ao mundo mais amplo da indústria de tecnologia.

“É possível operar durante a guerra”, disse Tkachenko à audiência do JNUC. "Espero vê-lo no próximo ano."

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