Trocar o Microsoft Word pelo Google Docs? 8 dicas simples para ajudar você a começar

O Microsoft Word pode ser o processador de texto mais conhecido, mas o Google Docs baseado em nuvem está eclipsando o venerável software de Redmond entre os usuários de internet preocupados com o orçamento. Além de ser gratuito, o Google Docs oferece opções de compartilhamento perfeitas e pode ser acessado em qualquer computador ou dispositivo móvel com conexão à web.

O sucesso do Google levou a Microsoft a oferecer versões baseadas na Internet de seu pacote Office, bem como uma versão reduzida e gratuita do Microsoft Word para a web. E embora o Google Docs não ofereça mais armazenamento ilimitado gratuitamente, 15 GB é muito Docs. Se você trocou o Word pelo Google Docs, continue lendo para conhecer alguns truques ocultos.

Descubra modelos

Não sabe por onde começar? Confira os modelos incluídos. Acesse-os a partir do página principal de documentos passando o mouse sobre o ícone de adição no canto inferior direito e clicando no Escolher modelo ícone que aparece. Ou clique Arquivo > Novo > Do modelo dentro de um documento existente.

Os modelos são categorizados por finalidade e incluem amostras formatadas para propostas de projetos, boletins informativos, vários documentos legais, cartas de oferta de emprego, currículos, relatórios escolares e muito mais. Outros podem ser disponibilizados instalando complementos específicos.

Desbloqueie a edição offline

A única complicação dos serviços baseados em nuvem é o acesso quando você não tem uma conexão com a Internet, mas o Google Docs oferece suporte à edição offline. Vamos para Arquivo > Disponibilizar offline, e a versão mais recente do documento poderá ser visualizada e editada quando você não estiver conectado. Quando uma conexão for restaurada, todas as alterações serão sincronizadas automaticamente. Volte para Arquivo > Disponibilizar offline para desativá-lo a qualquer momento.

Ver histórico de versões

Todos nós gostamos de acompanhar as alterações em um documento, especialmente se for usado por várias pessoas. Você precisa poder voltar no tempo se alguém excluiu algo acidentalmente ou simplesmente mudou de ideia. É aqui que entra o histórico de versões do Google.

No seu documento, clique no botão A última edição foi há X dias/horas link para cima, abra Arquivo > Histórico de versões > Ver histórico de versões, ou use o atalho Ctrl+Alt+ Shift + H para ver uma lista de alterações registradas por data e hora. Se várias alterações foram feitas no mesmo dia ou em um curto período de tempo, essas versões são agrupadas como subentradas em uma entrada.

Para maior clareza, as versões podem receber nomes específicos. Clique na chave no canto superior direito para mostrar as versões do documento que você nomeou.

Criar um índice

Índice com números de página

Para documentos longos que se beneficiariam de alguma organização, acesse Inserir > Índice e selecione um dos dois formatos (com número de página ou com links azuis).

O Docs procurará o texto com estilo de título e o organizará na parte superior da página, com links que permitem pular para essa seção. Como você estilo como um título? Realce seu texto, clique na caixa Estilos e selecione Título 1, Título 2, Título 3 e assim por diante. (Ou vá para Formatar > Estilos de parágrafo.)

Se você criar títulos depois de soltar a caixa de sumário em seu documento, clique no ícone circular Atualizar ao lado de seu sumário para que as alterações entrem em vigor. Você também pode visualizar o sumário no painel lateral.

Google do Documentos

O Google Docs facilita a pesquisa em uma janela. Se você precisar encontrar um arquivo ou informações do Google Drive na Web, clique no botão Explore botão (aquele que se parece com uma caixa com um diamante dentro) no canto inferior direito do documento.

Isso abrirá um novo painel com uma barra de pesquisa, onde você pesquisa na web ou em seus documentos existentes. O último é rotulado como Cloud Search em contas comerciais do Workplace e Drive em contas pessoais. No Workplace, passe o mouse sobre a entrada e clique no ícone de adição para adicionar um link ao documento ou inserir uma imagem. Para adicionar uma citação de uma pesquisa na web ao seu documento, passe o mouse sobre ela e clique no ícone de aspas.

Compartilhar um link

Para compartilhar um documento, clique no botão azul Partilhar botão no canto superior direito e digite os endereços de e-mail de todos os destinatários. Para enviar um link direto para o documento, clique em Link de cópia para pegar o link compartilhável, mas somente aqueles adicionados à lista de compartilhamento poderão abri-lo.

Altere as permissões clicando Compartilhar > Mudar para qualquer pessoa com o link, que permite que qualquer pessoa com o URL veja o documento, mesmo que você não tenha inserido especificamente o endereço de e-mail. Em seguida, especifique se essas pessoas são espectadores, comentadores ou editores. Para bloqueá-lo mais tarde, altere-o para Restrito.

Depois que todas as decisões forem tomadas, clique em Link de cópia desta página para pegar o link compartilhável.

Adicionar novas fontes

O Google Docs suporta mais de 30 fontes na barra de ferramentas suspensa de fontes, mas há mais ocultas à vista. Clique no menu de fontes e selecione Mais fontes no topo. Isso abrirá um menu de outras fontes que devem ser adicionadas ao Documentos antes de serem usadas.

Clique na Mostrar: Todas as fontes Menu e selecione Ecrã para visualizar as fontes. Clique em uma fonte para adicioná-la à lista de fontes ativas em Minhas fontes. Clique OK para salvar as novas fontes em sua lista ativa.

Insira caracteres especiais

Existem algumas maneiras de inserir caracteres especiais no Google Docs. Aberto Inserir > Caracteres especiais para um banco de dados cheio de objetos que você pode inserir, incluindo símbolos, emoji, pontuações, caracteres e acentos que não são facilmente feitos com um teclado padrão. Sabe o que você precisa, mas não sabe como se chama? Desenhe e o Google Docs lhe dará os resultados.

Uma maneira mais fácil de fazer isso pode ser através do menu Substituições, onde você pode digitar uma coisa e o Google Docs exibirá outra. Vamos para Ferramentas > Preferências > Substituições e você pode adicionar caracteres na coluna Substituir que será substituído pelo caractere na coluna “Com”, como quando você escreve (c) para criar um símbolo ©.

A única desvantagem é que a tela Substituições não permite que você selecione diretamente um caractere especial, mas pelo menos você pode adicionar um ao documento e copiá-lo. Por exemplo, se você quiser criar facilmente um Ĉ, você pode criar uma substituição onde escrever “c^” se transforme no caractere que você precisa.