Os melhores provedores de armazenamento em nuvem e compartilhamento de arquivos para empresas

O armazenamento em nuvem é muito mais do que apenas um local para despejar os dados da sua empresa. Claro, é outra letra de unidade onde os usuários podem compartilhar arquivos, mas com um serviço de nuvem gerenciado por trás deles, essas plataformas oferecem vários outros recursos que o armazenamento local não pode. Estamos falando de coisas como capacidade elástica, edição em linha com versão multiusuário e segurança mais robusta. A maioria deles também oferece integração de aplicativos com o restante do seu portfólio de serviços em nuvem, especialmente com outros provedores de armazenamento e backup empresarial.

Se seus funcionários ainda estão trabalhando em casa devido à pandemia, e especialmente se isso se tornar permanente, um recurso de armazenamento em nuvem é um componente fundamental ao construir um espaço de colaboração online de trabalho híbrido. Também ajuda se você estiver migrando para um ambiente de desktop como serviço (DaaS) completo. Você precisará de um deles não apenas para armazenar e organizar seus dados, mas também para lidar com a colaboração básica, especialmente proteção de dados e permissões granulares. Integração significa que mesmo que o trabalho principal esteja sendo feito em outro aplicativo, como Salesforce ou Slack, todos esses benefícios ainda se aplicam.

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Infelizmente, essa mesma amplitude de capacidades também pode apresentar dificuldades. O grande número de recursos que os fornecedores estão oferecendo para competir e se diferenciar pode dificultar a identificação do que você precisa. No entanto, existem algumas considerações importantes que todos precisam. Por exemplo, qualquer solução de armazenamento em nuvem de negócios precisa ser acessível, rastreável e segura. Isso significa acesso em qualquer lugar por meio da nuvem, um registro de quem acessou o quê e quando, e um serviço que protege os dados com controle de acesso, backups e criptografia.

No nível de TI, os administradores precisam saber qual nuvem está hospedando seus dados e onde esses data centers estão localizados. Isso pode ser assustador não apenas porque alguns fornecedores relutam em compartilhar essas informações, mas também porque muitas soluções dependem de revendedores de valor agregado (VARs) para produzir seus recursos de armazenamento em nuvem. Isso cria um pântano de back-end onde pode ser difícil determinar onde os bits estão sendo armazenados. Discutiremos todas essas questões com mais detalhes abaixo.

O que o compartilhamento de arquivos de nível empresarial faz?

O lado positivo dessa lista cada vez maior de recursos é que as organizações inteligentes podem encontrar maneiras novas e criativas de usar sua infraestrutura de armazenamento. O armazenamento em nuvem significa que você pode ajustar um serviço para que ele atue como um sistema leve de gerenciamento de documentos ou até mesmo um gerenciador de fluxo de trabalho que controla como seus dados fluem por uma cadeia de usuários. Ou você pode se concentrar nos recursos de colaboração e compartilhamento de arquivos para que os funcionários possam editar os mesmos arquivos em um espaço de equipe enquanto protegem seu trabalho com controle de versão.

Esse tipo de personalização é mais importante agora do que nunca. De acordo com uma pesquisa recente da GlobalWorkPlaceAnalytics.com, Pelo menos 50% da força de trabalho dos EUA agora está configurado para trabalho remoto. Os funcionários que se afastam de um modelo de trabalho de escritório central podem alterar drasticamente a forma como o trabalho é feito. Armazenar e recuperar os dados da sua empresa precisa se adaptar e nenhum outro método de armazenamento pode lidar com essas mudanças tão facilmente quanto um serviço em nuvem.

O problema é que a personalização eficaz requer planejamento, especialmente quando essa personalização envolve fluxos de trabalho importantes. O fato de um fornecedor de armazenamento ter uma longa lista de recursos não significa que você aproveitará automaticamente todos eles. Saber quais recursos funcionarão melhor e em qual combinação é o planejamento que somente você, sua equipe de TI e seus gerentes de negócios da linha de frente podem fazer.

Concentre seus esforços de planejamento apenas nos principais fluxos de trabalho no início e comece pequeno. Preste atenção às principais habilidades, especialmente acessibilidade confiável, backups eficazes, armazenamento seguro e gerenciamento de usuários e grupos. Depois de saber como você deseja que tudo isso funcione enquanto seus funcionários são amplamente distribuídos, você pode expandir para fluxo de trabalho automatizado, colaboração e integrações de aplicativos de terceiros. Às vezes, as integrações de aplicativos principais devem ser consideradas mais cedo, por exemplo, se sua empresa padronizou em uma plataforma de produtividade específica. (ou seja, as lojas do Google escolherão o Google Drive, enquanto as roupas do Microsoft 365 provavelmente selecionarão o OneDrive).

Fácil “Plugabilidade” em seu outro Apps

Se você não tem um alvo de integração óbvio como o Google Workspace, a boa notícia é que a nuvem tornou mais fácil para diferentes fornecedores conversarem entre si por meio de padrões abertos. Atualmente, você pode misturar e combinar soluções de armazenamento em nuvem com uma longa lista de sistemas atuais de produtividade e gerenciamento de documentos. Se você precisar fazer alguma codificação personalizada, a maioria dos fornecedores oferece APIs REST para que você possa negociar dados e chamar funções entre diferentes serviços de aplicativos. Se tudo o que você precisa é de uma automação melhor, serviços como IFTTT ou Zapier podem permitir que qualquer pessoa crie automação de aplicativo coss com uma curva de aprendizado bastante baixa.

As empresas de nuvem também veem o valor da interoperabilidade, embora tentem abordá-la principalmente em categorias e verticais de clientes de alto valor. Fornecedores como Microsoft e Salesforce, por exemplo, têm enormes ecossistemas de parceiros com grandes catálogos de ofertas de serviços direcionadas. Um parceiro pega os principais produtos da empresa, como o Microsoft 365, e cria integrações e recursos de fluxo de trabalho usando esse produto e um ou mais serviços de nuvem de terceiros. Essas soluções são criadas para atrair tipos específicos de negócios ou verticais.

Assim, por exemplo, o Fornecedor X pode criar uma solução de gerenciamento de locação de ponta a ponta para empresas de gerenciamento de propriedades de grandes cidades. Essa solução pode usar um banco de dados de listagens de propriedades vinculadas a um Salesforce CRM. Esse link combinaria propriedades com potenciais locatários. A partir daí, ele pode corresponder automaticamente um tipo de locatário e um tipo de propriedade ao modelo de locação correto armazenado em outro banco de dados ou em um sistema de gerenciamento de contratos ou documentos. Essas concessões são preenchidas usando documentos PDF editáveis ​​que são inseridos em um fluxo de trabalho de aprovação na estrutura do Salesforce ou em algum outro ambiente de produtividade, como o Google Workspace ou o Microsoft 365.

Obviamente, quanto mais serviços de terceiros uma solução como essa usar, maior será o preço por usuário por mês. Mas o fato de você poder montar uma solução tão personalizada usando apenas uma arquitetura de serviço em nuvem plug-in é atraente, pois permite trocar fornecedores de serviços com facilidade.

Portanto, se você deseja usar um serviço de armazenamento em nuvem de uma maneira muito particular, certamente faça o planejamento necessário para entender exatamente quais tipos de ajustes e fluxos de trabalho personalizados serão necessários. Mas uma vez feito isso, não assuma que você precisará construir tudo isso sozinho. Em vez disso, primeiro, confira os mercados de aplicativos de integração e valor agregado disponíveis de seus principais provedores de aplicativos, bem como aqueles oferecidos pelo serviço de armazenamento. Alguém pode já ter construído a solução de ponta a ponta perfeita para você, e isso é mais barato e mais fácil do que criar a sua própria.

Armazenamento e Compartilhamento

Uma razão por trás da tendência de novos recursos de valor agregado é que a capacidade de armazenamento é em grande parte um problema discutível na nuvem. Muitos compradores começam focando principalmente na capacidade de armazenamento de um fornecedor e quanto eles vão conseguir por quantos dólares. Isso certamente ainda é algo a considerar, mas no geral, o espaço de armazenamento agora está mais acessível do que nunca, com os preços caindo lentamente. Em termos de capacidade, a maioria dos provedores de armazenamento em nuvem oferece uma quantidade generosa de armazenamento e em vários níveis. Vários terabytes (TB) são comuns e não são mais um grande diferencial entre os serviços, especialmente agora que adicionar capacidade de armazenamento é fácil e barato.

Se de repente você precisar de 100 GB extras de espaço para um projeto rápido, a maioria dos fornecedores de armazenamento em nuvem faz com que adicionar essa capacidade seja uma simples questão de clicar em alguns botões de opção. Isso não apenas fornecerá o novo espaço, mas também aumentará automaticamente sua taxa de assinatura de acordo. Melhor ainda, quando o projeto estiver concluído e você não precisar mais desses 100 GB, poderá reduzir a capacidade e o preço novamente com a mesma facilidade. Esse tipo de capacidade elástica é fácil para um fornecedor de armazenamento em nuvem e quase impossível para um recurso local.

É claro que toda essa liberdade pode novamente complicar as coisas, especialmente em uma empresa maior. Se a capacidade de armazenamento e as taxas de assinatura saltarem porque vários gerentes de departamento estão constantemente mudando seus requisitos, isso pode prejudicar um orçamento de longo prazo. Certifique-se de configurar controles sobre quem deve ajustar a capacidade (seu departamento de TI deve ser a chave aqui), como as novas capacidades devem ser relatadas, quais são os requisitos mínimos de segurança e permissão, quais políticas de backup precisam ser aplicadas e com que frequência isso pode acontecer em um determinado intervalo de tempo (trimestral, anual, etc.).

Observe esses detalhes

Tudo isso pinta um quadro muito otimista quando se trata de projetar seu próprio serviço de armazenamento personalizado e altamente distribuído. E enquanto isso é verdade, ainda existem vários demônios à espreita nos detalhes. Um grande problema é descobrir exatamente onde estão seus dados. Alguns provedores têm seus próprios data centers, enquanto outros terceirizam seu armazenamento para outra nuvem de terceiros, geralmente Amazon Web Services (AWS) ou um player semelhante de infraestrutura como serviço (IaaS).

Esse é um ponto importante a ser considerado: você está assinando um contrato de nível de serviço (SLA) com um provedor de nuvem que é diretamente responsável pela infraestrutura ou o provedor está vinculado a outra parte? Se for um terceiro, certifique-se de investigar essa empresa e examinar seu histórico. Em seguida, observe os níveis de serviço que oferece. Embora todos os principais players tenham algum nível de garantia de tempo de atividade, vale a pena notar que a localização é um fator importante.

Quantos data centers o terceiro possui? Quantos são locais e quantos são potencialmente em uma localidade completamente diferente? Se você é uma empresa dos EUA, faz pouco sentido comprar um recurso de armazenamento que tenha servidores hospedados apenas na Europa. Por fim, seus dados são distribuídos entre eles para melhor confiabilidade? Você deve ser capaz não apenas de determinar essas respostas facilmente de um fornecedor de destino, mas também de designar onde deseja que seus dados sejam armazenados para otimizar seu armazenamento para velocidade de acesso e redundância.

A forma como seus funcionários acessarão seus arquivos não é apenas crítica, mas também pode variar muito entre os fornecedores. A funcionalidade de compartilhamento de dados deve envolver um cliente de sincronização ou algum outro tipo de software baseado em desktop que resida em cada PC ou cliente e garanta que os dados na nuvem sejam sincronizados com réplicas locais. Mas alguns fornecedores podem ter outros pontos de acesso. Por exemplo, todas as empresas de armazenamento em nuvem oferecerão um cliente da Web, mas algumas também podem torná-lo o cliente principal. Talvez isso funcione para você e talvez não, mas é algo que você precisa testar antes de se comprometer.

Os dispositivos móveis também são um problema. Muitos desses funcionários recém-distribuídos estão tentando usar dispositivos pessoais para trabalhar e muitos desses dispositivos são móveis. Seu fornecedor de armazenamento tem clientes móveis? Nesse caso, você precisa descobrir quais plataformas são suportadas e testar como esses clientes funcionam. A sincronização, por exemplo, precisa funcionar de maneira diferente para dispositivos móveis e desktops, pois a CPU do dispositivo e os recursos de armazenamento são muito diferentes. A segurança e o acesso do usuário também funcionarão de maneira diferente, especialmente se as credenciais do usuário incorporarem tipos de dispositivos.

Outra coisa a lembrar é que você nem sempre acessará seus dados diretamente por meio do fornecedor de armazenamento. Por exemplo, o Microsoft OneDrive for Business pode sincronizar com o Microsoft Teams, sua plataforma de mensagens de equipe, bem como os sites de equipe que fazem parte de sua popular plataforma de colaboração SharePoint Online. Assim, seus usuários podem trabalhar em arquivos nesses apps e, em seguida, vê-los salvos automaticamente em um serviço de armazenamento em nuvem associado, neste caso, OneDrive.

Em comparação, o Box (for Business) oferece um cliente web totalmente funcional com suporte para arrastar e soltar. Os dados compartilhados podem ser armazenados em pastas originadas por indivíduos ou em pastas de equipe criadas e controladas por líderes de equipe ou administradores, mas tudo acontece em uma janela do navegador. Fazer isso acontecer dentro de outro aplicativo exigirá mais trabalho, a menos que o Box pré-crie a integração para você.

Para a maioria dos fluxos de trabalho reais, você precisará de alguma versão de pastas de equipe, então como isso funciona não apenas na interface do fornecedor de armazenamento, mas também em qualquer terceiro associado apps precisa ser considerado cuidadosamente antes da compra. Trabalhar com os usuários aqui para determinar o que eles mais gostam e como eles estão realizando o trabalho hoje pode ajudar bastante a tornar sua decisão de compra mais fácil.

Como as pastas de usuários e grupos funcionam é o que você precisa determinar, não apenas se a solução oferece suporte a esse recurso. Quais recursos são suportados, como eles são controlados e quais terceiros apps eles podem afetar são todos os pontos importantes. Várias soluções vão além do dever e incorporam uma forte integração com plataformas populares de terceiros, como o já mencionado Microsoft 365. Por exemplo, até mesmo o rival da Microsoft, o Google, construiu um conector Google Drive Enterprise para incorporar a funcionalidade de colaboração suave para Usuários do Microsoft 365.

Procure por segurança profunda e em camadas

Talvez o diabo de armazenamento mais importante com o qual você precise lutar seja a segurança. Manter os dados seguros é um desafio maior hoje do que nunca. Recursos que antes eram considerados avançados agora são simplesmente recursos básicos. O gerenciamento de identidade de nível empresarial, por exemplo, é algo que todo fornecedor de armazenamento deve oferecer. Isso significa não apenas combinar as credenciais de um usuário individual com os arquivos e pastas que eles têm permissão para acessar, mas também adicionar recursos de autenticação multifator e logon único (SSO).

Como mencionado acima, o armazenamento seguro significa proteger os dados de mais do que olhares indiscretos. Camadas de armazenamento redundantes significam que você deve ser capaz de mapear quais data centers abrigam não apenas a cópia primária de seus dados, mas também a primeira camada de backup. Portanto, se você tiver 500 GB de dados com o Fornecedor X, poderá armazenar os arquivos que seus funcionários mais acessam em data centers próximos de onde estão trabalhando. Em seguida, o fornecedor X também deve permitir que você sincronize esses arquivos com uma cópia localizada em outro data center, um ainda operado por esse fornecedor, portanto, caso sua instância principal fique inativa, outra cópia de dados poderá estar disponível imediatamente.

O fornecedor X também deve realizar backups regulares de ambos os sites e armazenar que dados em um local diferente. Por fim, você deve ser capaz de obter integração com um provedor de backup em nuvem de terceiros para que possa executar automaticamente outro backup por conta própria e armazená-lo em servidores de um fornecedor totalmente diferente ou até mesmo em seu próprio servidor local ou conectado à rede dispositivo de armazenamento (NAS).

Isso pode parecer exagero, mas a beleza de um serviço de nuvem gerenciado é que esse tipo de arquitetura em camadas é relativamente fácil de construir do ponto de vista do cliente e bastante automática uma vez estabelecida. Contanto que você o teste de vez em quando, pode ter certeza de que, não importa o que aconteça, seus dados permanecerão seguros e acessíveis.

A criptografia é outro recurso de segurança fundamental. Todos os nossos fornecedores testados suportaram isso em vários graus, mas você deve encontrar um que não continue procurando. A criptografia é essencial e você precisa dela enquanto os dados estão se movendo entre seus usuários e a nuvem, bem como quando chegam a esses servidores em nuvem e param de se mover. Portanto, tanto “em trânsito” quanto “em repouso”. Testar esses recursos significa entender os esquemas de criptografia usados, bem como seu impacto no desempenho da recuperação de dados.

Felizmente, os provedores de armazenamento em nuvem estão trabalhando duro para reforçar a segurança tanto para manter seus bits seguros quanto para competir uns com os outros. Tanto que a maioria dos profissionais de TI confia na segurança da nuvem tanto ou mais do que está disponível no local (64% de acordo com uma pesquisa de 2015 da Aliança de segurança na nuvem). A lógica é bastante simples. A maioria dos profissionais de TI simplesmente não tem orçamento para pesquisar, implantar e gerenciar os recursos avançados de segurança que os fornecedores de serviços em nuvem podem fornecer porque são essenciais para seus negócios principais.

Recursos Importantes de Conformidade Regulatória

Além de simplesmente manter os dados dos clientes seguros, outro fator que reforçou significativamente a segurança na nuvem é a necessidade de cumprir importantes normas regulatórias, como a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA) e ISO 27001. O Livedrive for Business é um tanto singular aqui porque é focado em clientes europeus, por isso é construído em torno do Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR), razão pela qual seus servidores estão localizados na UE e no Reino Unido.

Caso você esteja se perguntando, alguns dos principais recursos que os compradores de TI buscavam em uma solução de armazenamento em nuvem de classe empresarial foram pesquisados ​​por uma empresa de pesquisa de mercado Estadista e relatado abaixo.

Mas os recursos listados nesse gráfico atendem principalmente às necessidades operacionais do dia-a-dia por parte da TI. Os requisitos regulamentares geralmente são determinados por sua equipe jurídica, e é por isso que eles não estão representados acima. No entanto, eles não são menos importantes e você precisará incluí-los em seu planejamento. Os provedores de armazenamento em nuvem geralmente têm vários recursos integrados especificamente para resolver problemas de conformidade.

Um popular para vários regulamentos e até mesmo as políticas de segurança mais rígidas é que cada arquivo e pasta tem uma trilha de auditoria. Isso mostrará quando foi armazenado pela primeira vez no sistema, como e quando foi modificado, quem o acessou e que tipos de operações foram executadas, como copiar, excluir ou mover. Isso é fundamental para as verticais mais fortemente regulamentadas ou preocupadas com a segurança. Perder arquivos de missão crítica devido a erros ou má conduta geralmente pode custar centenas de milhares ou até milhões de dólares em reparações ou perda de capital.

A retenção de arquivos é outro requisito legal comum. Você precisa controlar por quanto tempo os dados permanecem no sistema, como são acessíveis e quando podem ser excluídos ouhived. E seu provedor de armazenamento deve tornar esses recursos fáceis de usar. Em setores altamente regulamentados, ter as informações certas em mãos geralmente pode significar a diferença entre estar dentro ou fora de conformidade com regulamentações federais ou específicas do setor.

Tudo isso significa que, antes de comprar qualquer serviço de nuvem, você precisa conversar com sua equipe de TI e seu especialista em conformidade para entender exatamente onde os dados e apps precisam ser localizados e quais recursos eles precisam suportar para aprovar os regulamentos de conformidade importantes para seus negócios.

One Step at a Time

Escolher um produto de armazenamento em nuvem para sua organização pode parecer uma tarefa assustadora quando você considera todas as variáveis ​​envolvidas. Diferentes empresas não apenas têm requisitos variados de armazenamento em nuvem e compartilhamento de arquivos, como também exigem segurança sólida para backups e compartilhamento de arquivos. Atingir um equilíbrio entre usabilidade, segurança e personalização precisa ser orientado pelos requisitos de negócios. Mas entender exatamente quais são esses requisitos é uma tarefa séria que exigirá muito trabalho; não é algo que você queira resolver com uma decisão rápida.

Embora alguns dos fornecedores que analisamos facilitem a migração de seus dados WOW! de seu serviço, nem todos são tão atenciosos. Depois de se inscrever e mover seus dados para um serviço específico, geralmente não é trivial movê-los para outro, portanto, é uma boa ideia fazer sua lição de casa completamente antes de se comprometer com qualquer provedor.

Planejamento é a chave. Portanto, sente-se com líderes de negócios, gerentes de TI e até mesmo um representante do provedor de nuvem, se puder. Levará algum tempo e esforço, mas se dar ao trabalho de mapear os recursos necessários para as necessidades atuais e futuras de sua organização tornará muito mais fácil encontrar a solução certa.

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