Замена Microsoft Word на Google Docs? 8 простых советов, которые помогут вам начать работу

Microsoft Word может быть самым известным текстовым процессором, но облачные Документы Google неуклонно затмевают почтенное программное обеспечение Redmond среди экономных интернет-пользователей. Документы Google не только бесплатны, но и предлагают удобные варианты обмена и доступны на любом компьютере или мобильном устройстве с подключением к Интернету.

Успех Google побудил Microsoft предложить интернет-версии своего пакета Office, а также урезанную бесплатную версию Microsoft Word для Интернета. И хотя Документы Google больше не предлагают неограниченное хранилище бесплатно, 15 ГБ — это много для Документов. Если вы заменили Word на Google Docs, читайте о нескольких скрытых хитростях.

Откройте для себя шаблоны

Не знаете, с чего начать? Ознакомьтесь с включенными шаблонами. Доступ к ним из главная страница документов наведя курсор на значок плюса в правом нижнем углу и нажав кнопку Выберите шаблон появившийся значок. Или нажмите Файл > Создать > Из шаблона внутри существующего документа.

Шаблоны классифицируются по назначению и включают отформатированные образцы предложений по проектам, информационные бюллетени, несколько юридических документов, письма с предложениями о работе, резюме, школьные отчеты и многое другое. Другие можно сделать доступными, установив специальные надстройки.

Разблокировать автономное редактирование

Единственная сложность с облачными сервисами — это доступ, когда у вас нет подключения к Интернету, но Google Docs поддерживает автономное редактирование. Перейти к Файл > Сделать доступным в автономном режиме, и самая последняя версия документа будет доступна для просмотра и редактирования без подключения к Интернету. Когда соединение будет восстановлено, все изменения будут автоматически синхронизированы. Возвращаться Файл > Сделать доступным в автономном режиме отключить его в любой момент.

Просмотр истории версий

Нам всем нравится отслеживать изменения в документе, особенно если он используется несколькими людьми. Вы должны иметь возможность вернуться в прошлое, если кто-то случайно что-то удалил или вы просто передумали. Вот тут-то и появляется история версий Google.

В своем документе нажмите кнопку Последнее редактирование было X дней/часов назад ссылка вверху, открыть Файл > История версий > Посмотреть историю версий, или используйте ярлык Ctrl + Альт + Shift + H чтобы просмотреть список зарегистрированных изменений по дате и времени. Если в один и тот же день или за короткий промежуток времени было внесено несколько изменений, эти версии группируются в виде подзаписей под одной записью.

Для наглядности версиям можно дать конкретные названия. Щелкните переключатель в правом верхнем углу, чтобы отобразить версии документа, который вы назвали.

Создайте оглавление

Оглавление с номерами страниц

Для получения длинных документов, которые были бы полезны для какой-либо организации, см. Вставка > Содержание и выберите один из двух форматов (с номером страницы или с синими ссылками).

Документы будут искать текст, стилизованный под заголовок, и располагать его в верхней части страницы со ссылками, позволяющими перейти к этому разделу. Как оформить заголовок? Выделите текст, щелкните поле «Стили» и выберите «Заголовок 1», «Заголовок 2», «Заголовок 3» и т. д. (Или перейти к Формат > Стили абзаца.)

Если вы создаете заголовки после того, как поместили поле TOC в свой документ, щелкните круглый значок «Обновить» рядом с вашим TOC, чтобы изменения вступили в силу. Вы также можете просмотреть оглавление на боковой панели.

Гугл из документов

Документы Google позволяют легко проводить исследования из одного окна. Если вам нужно найти файл Google Диска или информацию в Интернете, нажмите кнопку Исследуйте (та, которая выглядит как коробка с бриллиантом внутри) в правом нижнем углу документа.

Это откроет новую панель с панелью поиска, где вы будете искать в Интернете или в существующих документах. Последний помечен как Cloud Search для бизнес-аккаунтов Workplace и Drive для личных аккаунтов. В Workplace наведите указатель мыши на запись и щелкните значок плюса, чтобы добавить ссылку на документ или вставить изображение. Чтобы добавить в документ цитату из веб-поиска, наведите на нее курсор и щелкните значок кавычки.

Поделиться ссылкой

Чтобы поделиться документом, нажмите на синюю Поделиться кнопку в правом верхнем углу и введите адреса электронной почты любых получателей. Чтобы отправить прямую ссылку на документ, нажмите Копировать ссылку чтобы получить ссылку для общего доступа, но только те, кто добавлен в список общего доступа, смогут открыть ее.

Измените разрешения, нажав Поделиться > Изменить для всех, у кого есть ссылка, что позволяет любому, у кого есть URL-адрес, увидеть документ, даже если вы специально не вводили его адрес электронной почты. Затем укажите, являются ли эти люди зрителями, комментаторами или редакторами. Чтобы заблокировать его позже, измените его на ограниченный.

Когда все решения приняты, нажмите Копировать ссылку с этой страницы, чтобы получить общую ссылку.

Добавить новые шрифты

Google Docs поддерживает более 30 шрифтов в раскрывающейся панели инструментов, но больше скрыто от глаз. Щелкните в меню шрифтов и выберите Больше шрифтов на вершине. Это откроет меню других шрифтов, которые необходимо добавить в Документы, прежде чем их можно будет использовать.

Нажмите Показать: Все шрифты меню и выберите пункт Дисплей для предварительного просмотра шрифтов. Щелкните шрифт, чтобы добавить его в список активных шрифтов в разделе Мои шрифты. Нажмите OK чтобы сохранить новые шрифты в активном списке.

Вставить специальные символы

Есть несколько способов ввода специальных символов в Google Docs. Открытым Вставка > Специальные символы для базы данных, полной объектов, которые вы можете вставлять, включая символы, смайлики, знаки препинания, символы и знаки ударения, которые нелегко сделать с помощью стандартной клавиатуры. Знаешь, что тебе нужно, но не знаешь, как это называется? Нарисуйте его, и Google Docs выдаст вам результаты.

Проще всего это сделать через меню «Замены», где вы можете ввести что-то одно, а Документы Google отобразят что-то другое. Перейти к Инструменты > Настройки > Замены и вы можете добавить символы в столбец «Заменить», которые будут заменены символом в столбце «С», например, когда вы пишете (c), чтобы создать символ ©.

Единственным недостатком является то, что экран «Замены» не позволяет вам напрямую выбирать специальный символ, но, по крайней мере, вы можете добавить его в документ и скопировать его. Например, если вы хотите легко создать Ĉ, вы можете создать замену, в которой запись «c^» превращается в нужный вам символ.