Лучшие провайдеры облачного хранилища и обмена файлами для бизнеса

Облачное хранилище — это гораздо больше, чем просто место для хранения данных вашей компании. Конечно, это еще одна буква диска, с помощью которой пользователи могут обмениваться файлами, но благодаря управляемой облачной службе эти платформы предлагают несколько других возможностей, недоступных локальному хранилищу. Мы говорим о таких вещах, как эластичная емкость, встроенное редактирование с многопользовательским управлением версиями и усиленная безопасность. Большинство из них также предлагают интеграцию приложений с остальной частью вашего портфеля облачных услуг, особенно с другими поставщиками хранилищ и резервного копирования для бизнеса.

Если ваши сотрудники все еще работают из дома из-за пандемии, и особенно если это может стать постоянным, ресурс облачного хранилища является основным компонентом при создании гибридного рабочего онлайн-пространства для совместной работы. Это также полезно, если вы переходите на полноценную среду «рабочий стол как услуга» (DaaS). Вам понадобится один из них не только для хранения и организации ваших данных, но и для обеспечения базовой совместной работы, особенно защиты данных и детальных разрешений. Интеграция означает, что даже если основная работа выполняется в другом приложении, таком как Salesforce или Slack, все эти преимущества сохраняются.

Вы можете доверять нашим обзорам

С 1982 года PCMag протестировала и оценила тысячи продуктов, чтобы помочь вам принимать более обоснованные решения о покупке. (Читайте нашу редакционную миссию.)

К сожалению, та же самая широта возможностей может представлять и трудности. Огромное количество функций, которые предлагают поставщики, чтобы конкурировать и дифференцироваться, может затруднить выбор того, что вам нужно. Тем не менее, есть несколько ключевых соображений, которые нужны всем. Например, любое облачное хранилище для бизнеса должно быть доступным, отслеживаемым и безопасным. Это означает доступ из любого места через облако, журнал того, кто и когда обращался к ним, а также службу, которая защищает данные с помощью контроля доступа, резервного копирования и шифрования.

На уровне ИТ администраторы должны знать, в каком облаке хранятся их данные и где расположены эти центры обработки данных. Это может быть пугающим не только потому, что некоторые поставщики неохотно делятся этой информацией, но и потому, что многие решения полагаются на реселлеров с добавленной стоимостью (VAR) для производства своих ресурсов облачного хранилища. Это создает внутреннюю трясину, в которой может быть трудно определить, где хранятся биты. Ниже мы обсудим все эти вопросы более подробно.

Что делает общий доступ к файлам бизнес-класса?

Положительной стороной этого постоянно растущего списка функций является то, что умные организации могут находить новые и творческие способы использования своей инфраструктуры хранения. Облачное хранилище означает, что вы можете настроить службу так, чтобы она действовала как облегченная система управления документами или даже как менеджер рабочих процессов, который контролирует, как ваши данные проходят через цепочку пользователей. Или вы можете сосредоточиться на функциях совместной работы и обмена файлами, чтобы сотрудники могли редактировать одни и те же файлы в командном пространстве, защищая свою работу с помощью управления версиями.

Такая настраиваемость сейчас важнее, чем когда-либо. Согласно недавнему опросу, проведенному GlobalWorkPlaceAnalytics.com, По крайней мере 50 процентов рабочей силы США теперь настроен на удаленную работу. Сотрудники, отказывающиеся от модели работы в центральном офисе, могут кардинально изменить способ выполнения работы. Хранение и извлечение данных вашей компании необходимо адаптировать, и ни один другой метод хранения не может справиться с этими изменениями так же легко, как облачный сервис.

Загвоздка в том, что эффективная настройка требует планирования, особенно когда эта настройка связана с важными рабочими процессами. Тот факт, что поставщик систем хранения данных предлагает длинный список функций, не означает, что вы автоматически воспользуетесь всеми преимуществами. Знание того, какие функции будут работать лучше всего и в какой комбинации, может быть запланировано только вами, вашим ИТ-персоналом и вашими бизнес-менеджерами.

Сначала сосредоточьте свои усилия по планированию только на ключевых рабочих процессах и начните с малого. Обратите внимание на основные возможности, особенно на надежный доступ, эффективное резервное копирование, безопасное хранилище и управление пользователями и группами. Как только вы поймете, как вы хотите, чтобы все это работало, когда ваши работники так широко распределены, вы можете перейти к автоматизированному рабочему процессу, совместной работе и интеграции сторонних приложений. Иногда об интеграции основных приложений следует подумать раньше, например, если ваш бизнес стандартизирован на определенной платформе производительности. (т. е. магазины Google выберут Google Drive, а магазины Microsoft 365, скорее всего, выберут OneDrive).

Легкая «подключаемость» к другим Apps

Если у вас нет очевидной цели интеграции, такой как Google Workspace, хорошая новость заключается в том, что облако упростило взаимодействие различных поставщиков друг с другом посредством открытых стандартов. В наши дни вы можете смешивать и сочетать решения облачного хранения с длинным списком современных систем повышения производительности и управления документами. Если вам нужно зайти так далеко, чтобы сделать какое-то пользовательское кодирование, то большинство поставщиков предлагают REST API, чтобы вы могли как обмениваться данными, так и вызывать функции между различными службами приложений. Если все, что вам нужно, — это более качественная автоматизация, то такие сервисы, как IFTTT или Zapier, могут позволить любому создавать автоматизацию приложений с довольно низкой кривой обучения.

Облачные компании также видят ценность функциональной совместимости, хотя они в первую очередь пытаются решить эту проблему в категориях клиентов и вертикалях с высокой ценностью. Такие поставщики, как Microsoft и Salesforce, например, имеют огромные партнерские экосистемы с большими каталогами целевых предложений услуг. Партнер берет основные продукты компании, такие как Microsoft 365, и создает функции интеграции и рабочего процесса, используя этот продукт и одну или несколько сторонних облачных служб. Эти решения созданы для привлечения определенных видов бизнеса или вертикалей.

Так, например, Vendor X может создать комплексное решение по управлению арендой для компаний, управляющих недвижимостью в крупных городах. Это решение может использовать базу данных списков свойств, связанную с Salesforce CRM. Эта ссылка будет сопоставлять недвижимость с потенциальными арендаторами. Оттуда он может автоматически сопоставлять тип арендатора и тип собственности с нужным шаблоном аренды, хранящимся в другой базе данных, договоре или системе управления документами. Эти договоры аренды заполняются с помощью редактируемых PDF-документов, которые попадают в рабочий процесс утверждения либо обратно в структуру Salesforce, либо в какую-либо другую продуктивную среду, например Google Workspace или Microsoft 365.

Конечно, чем больше сторонних сервисов использует подобное решение, тем выше цена за пользователя в месяц. Но тот факт, что вы можете собрать такое индивидуальное решение, используя только подключаемую архитектуру облачных сервисов, привлекателен, поскольку позволяет довольно легко менять поставщиков услуг.

Поэтому, если вы хотите использовать облачное хранилище особым образом, обязательно проведите необходимое планирование, чтобы точно понять, какие настраиваемые настройки и рабочие процессы вам понадобятся. Но как только это будет сделано, не думайте, что вам нужно будет построить все это самостоятельно. Вместо этого сначала ознакомьтесь с торговыми площадками приложений для интеграции и добавления ценности, доступными у ваших основных поставщиков приложений, а также предлагаемых службой хранения. Возможно, кто-то уже создал для вас идеальное комплексное решение, и это дешевле и проще, чем развертывание собственного.

Хранение и совместное использование

Одна из причин появления новых дополнительных функций заключается в том, что емкость хранилища в облаке в значительной степени является спорным вопросом. Многие покупатели начинают сосредотачиваться в основном на емкости хранилища поставщика и на том, сколько они получат за сколько долларов. Это, безусловно, все еще нужно учитывать, но в целом пространство для хранения сейчас более доступно, чем когда-либо, а цены медленно снижаются. Что касается емкости, то большинство поставщиков облачных хранилищ предлагают большой объем хранилища на различных уровнях. Несколько терабайт (ТБ) стали обычным явлением и больше не являются большим отличием между услугами, особенно теперь, когда добавление емкости хранилища стало простым и дешевым.

Если вам внезапно потребуются дополнительные 100 ГБ пространства для быстрого проекта, большинство поставщиков облачных хранилищ позволяют добавить эту емкость простым нажатием некоторых кнопок выбора. Это не только даст вам новое пространство, но и автоматически повысит стоимость подписки. Более того, как только проект будет завершен и вам больше не понадобятся эти 100 ГБ, вы сможете так же легко снова снизить как емкость, так и цену. Такой тип гибкой емкости удобен для поставщика облачных хранилищ и почти невозможен для локального ресурса.

Конечно, вся эта свобода может снова все усложнить, особенно в крупной компании. Если емкость хранилища и тарифы на подписку скачут из-за того, что различные руководители отделов постоянно меняют свои требования, это может нанести ущерб долгосрочному бюджету. Обязательно настройте контроль над тем, кто может регулировать емкость (ваш ИТ-отдел должен играть ключевую роль), как следует сообщать о новых мощностях, каковы минимальные требования к безопасности и разрешениям, какие политики резервного копирования необходимо применять и как часто это можно делать. происходят в заданный период времени (ежеквартально, ежегодно и т. д.).

Смотрите эти детали

Все это рисует очень радужную картину, когда дело доходит до разработки вашей собственной специализированной и высокораспределенной службы хранения. И хотя это правда, в деталях все еще скрывается несколько дьяволов. Важно выяснить, где именно находятся ваши данные. Некоторые провайдеры имеют свои собственные центры обработки данных, в то время как другие передают свои хранилища в другое стороннее облако, часто Amazon Web Services (AWS) или аналогичный игрок инфраструктуры как услуги (IaaS).

Это важный момент, который следует учитывать: подписываете ли вы соглашение об уровне обслуживания (SLA) с поставщиком облачных услуг, который непосредственно отвечает за инфраструктуру, или поставщик обязан другой стороне? Если это третья сторона, обязательно расследуйте эту фирму и изучите ее послужной список. Затем посмотрите на уровни обслуживания, которые он предлагает. Несмотря на то, что все основные игроки имеют некоторый уровень гарантии безотказной работы, стоит отметить, что местоположение является важным фактором.

Сколько центров обработки данных есть у третьей стороны? Сколько из них являются местными, а сколько потенциально находятся в совершенно другом регионе? Если вы американская компания, нет особого смысла покупать ресурс хранения, серверы которого размещены только в Европе. Наконец, распределяются ли между ними ваши данные для большей надежности? Вы должны быть в состоянии не только легко определить эти ответы от целевого поставщика, но и указать, где вы хотите хранить свои данные, чтобы вы могли оптимизировать свое хранилище для скорости доступа и избыточности.

То, как ваши сотрудники будут получать доступ к своим файлам, не только важно, но и может сильно различаться в зависимости от поставщика. Функциональность совместного использования данных должна включать клиент синхронизации или какое-либо другое настольное программное обеспечение, которое находится на каждом ПК или клиенте и обеспечивает синхронизацию данных в облаке с локальными репликами. Но у некоторых вендоров могут быть и другие точки доступа. Например, все компании, занимающиеся облачными хранилищами, предложат веб-клиент, но некоторые могут сделать его и основным клиентом. Может быть, это сработает для вас, а может быть, и нет, но это то, что вам нужно протестировать перед фиксацией.

Мобильные устройства также являются проблемой. Многие из этих недавно распределенных сотрудников пытаются использовать личные устройства для работы, и многие из этих устройств являются мобильными. Есть ли у вашего поставщика хранилища мобильные клиенты? Если это так, вам нужно выяснить, какие платформы поддерживаются, а затем проверить, как работают эти клиенты. Синхронизация, например, должна работать по-разному для мобильных и настольных компьютеров, поскольку ресурсы процессора и хранилища устройств очень разные. Безопасность и доступ пользователей также будут работать по-разному, особенно если учетные данные пользователя включают типы устройств.

Еще одна вещь, которую следует помнить, это то, что вы не всегда будете получать доступ к своим данным напрямую через поставщика хранилища. Например, Microsoft OneDrive для бизнеса может синхронизироваться с Microsoft Teams, его платформой обмена сообщениями, а также с сайтами групп, которые являются частью его популярной платформы для совместной работы SharePoint Online. Таким образом, ваши пользователи могут выполнять свою работу с файлами в этих apps а затем увидеть, как они автоматически сохраняются в соответствующем облачном хранилище, в данном случае в OneDrive.

Для сравнения, Box (для бизнеса) предлагает полнофункциональный веб-клиент с поддержкой перетаскивания. Общие данные могут храниться в папках, созданных отдельными пользователями, или в папках группы, созданных и контролируемых руководителями групп или администраторами, но все это происходит в окне браузера. Чтобы это произошло внутри другого приложения, потребуется больше работы, если только Box не создаст интеграцию для вас заранее.

Для большинства реальных рабочих процессов вам понадобится некоторая версия групповых папок, так как это работает не только в интерфейсе поставщика хранилища, но и в любом связанном стороннем интерфейсе. apps необходимо внимательно рассмотреть перед покупкой. Работая здесь с пользователями, чтобы определить, что им больше всего нравится и как они выполняют работу сегодня, вы сможете значительно облегчить принятие решения о покупке.

Вам необходимо определить, как работают папки пользователей и групп, а не только поддерживает ли решение эту функцию. Какие функции поддерживаются, как они контролируются и какие сторонние apps они могут повлиять на все важные моменты. Некоторые решения выходят за рамки служебного долга и включают тесную интеграцию с популярными сторонними платформами, такими как вышеупомянутый Microsoft 365. Например, даже конкурент Microsoft, Google, создал коннектор Google Drive Enterprise, чтобы включить функции бесперебойной совместной работы для Пользователи Microsoft 365.

Ищите глубокую и многоуровневую безопасность

Возможно, самым важным дьяволом хранилища, с которым вам придется бороться, является безопасность. Обеспечение безопасности данных сегодня является более сложной задачей, чем когда-либо. Функции, которые когда-то считались продвинутыми, теперь являются просто базовыми возможностями. Например, управление идентификацией корпоративного уровня — это то, что должен предложить каждый поставщик систем хранения данных. Это означает не только сопоставление учетных данных отдельного пользователя с тем, к каким файлам и папкам им разрешен доступ, но и добавление функций многофакторной аутентификации и единого входа (SSO).

Как упоминалось выше, безопасное хранение означает защиту данных не только от посторонних глаз. Резервные уровни хранения означают, что вы должны иметь возможность сопоставить, в каких центрах обработки данных находится не только основная копия ваших данных, но и первый уровень резервного копирования. Таким образом, если у вас есть 500 ГБ данных с поставщиком X, вы сможете разместить файлы, к которым чаще всего обращаются ваши сотрудники, в центрах обработки данных рядом с местом их работы. Затем поставщик X также должен позволить вам синхронизировать эти файлы с копией, расположенной в другом центре обработки данных, которая все еще управляется этим поставщиком, поэтому, если ваш основной экземпляр выйдет из строя, другая копия данных может быть немедленно доступна.

Поставщик X также должен регулярно выполнять резервное копирование обоих сайтов и хранить который данные в другом месте. Наконец, вы должны быть в состоянии получить интеграцию со сторонним поставщиком облачного резервного копирования, чтобы вы могли автоматически выполнять еще одно резервное копирование самостоятельно и хранить его на серверах совершенно другого поставщика или даже на своем собственном локальном сервере или подключенном к сети. запоминающее устройство (NAS).

Это может звучать как излишество, но прелесть управляемого облачного сервиса в том, что такого рода многоуровневую архитектуру относительно легко построить с точки зрения клиента, а после того, как она установлена, она работает довольно автоматически. Пока вы время от времени тестируете его, вы можете быть уверены, что независимо от того, что произойдет, ваши данные останутся в безопасности и доступны.

Шифрование — еще одна базовая функция безопасности. Все протестированные нами поставщики в той или иной степени поддерживали это, но если вы столкнетесь с тем, кто не будет просто продолжать поиски. Шифрование является обязательным, и оно необходимо вам как во время перемещения данных между вашими пользователями и облаком, так и когда они попадают на эти облачные серверы и перестают перемещаться. Так что и «в пути», и «в покое». Тестирование этих возможностей означает понимание используемых схем шифрования, а также их влияния на производительность извлечения данных.

К счастью, поставщики облачных хранилищ усердно работают над укреплением безопасности, чтобы сохранить ваши биты в безопасности, а также конкурировать друг с другом. Настолько, что большинство ИТ-специалистов доверяют облачной безопасности не меньше, а то и больше тому, что доступно локально (64% согласно опросу, проведенному в 2015 г. Облако Альянс Безопасности). Логика довольно проста. У большинства ИТ-специалистов просто нет бюджета на исследования, развертывание и управление расширенными возможностями безопасности, которые могут предоставить поставщики облачных услуг, поскольку это является ключом к их основному бизнесу.

Важные особенности соблюдения нормативных требований

Помимо простого обеспечения безопасности данных клиентов, еще одним фактором, значительно укрепившим облачную безопасность, является необходимость соблюдения важных нормативных стандартов, таких как Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) и ISO 27001. Livedrive для бизнеса здесь несколько уникален, потому что он ориентирован на европейских клиентов, поэтому он построен на основе Общего регламента по защите данных (GDPR), поэтому его серверы расположены в ЕС и Великобритании.

Если вам интересно, некоторые из основных функций, которые покупатели ИТ искали в решении для облачных хранилищ бизнес-класса, были исследованы исследовательской фирмой. Statista и сообщается ниже.

Но функции, перечисленные на этом графике, в основном касаются повседневных потребностей ИТ-специалистов. Нормативные требования обычно определяются вашим юридическим персоналом, поэтому они не представлены выше. Однако они не менее важны, и вам нужно будет учитывать их при планировании. Поставщики облачных хранилищ обычно имеют несколько встроенных функций, специально предназначенных для решения проблем соответствия.

Популярным для нескольких правил и даже самых строгих политик безопасности является то, что у каждого файла и папки есть контрольный журнал. Это покажет, когда он был впервые сохранен в системе, как и когда он был изменен, кто имел к нему доступ и какие операции были выполнены, такие как копирование, удаление или перемещение. Это имеет первостепенное значение для более жестко регулируемых или заботящихся о безопасности вертикалей. Потеря критически важных файлов из-за ошибок или неправомерных действий часто может стоить сотни тысяч или даже миллионы долларов в виде возмещения ущерба или потерянного капитала.

Хранение файлов — еще одно распространенное юридическое требование. Вам необходимо контролировать, как долго данные хранятся в системе, как они доступны и когда они могут быть удалены или удалены.hiveд. И ваш поставщик хранилища должен сделать эти функции простыми в использовании. В строго регулируемых отраслях наличие правильной информации часто может означать разницу между соблюдением или несоблюдением федеральных или отраслевых правил.

Все это означает, что перед покупкой любой облачной службы вам необходимо обсудить с вашим ИТ-персоналом и экспертом по соблюдению требований, чтобы точно понять, где находятся данные и apps должны быть расположены и какие функции они должны поддерживать, чтобы соответствовать требованиям, важным для вашего бизнеса.

Один шаг за раз

Выбор продукта облачного хранилища для вашей организации может показаться сложной задачей, если вы сначала учтете все задействованные переменные. Разные компании не только предъявляют различные требования к облачному хранилищу и обмену файлами, но и требуют надежной защиты для резервного копирования и обмена файлами. Поиск баланса между удобством использования, безопасностью и настройкой в ​​конечном итоге должен определяться бизнес-требованиями. Но точно понять, что это за требования, — серьезная задача, требующая настоящей работы; это не то, что вы хотите решить с помощью мгновенного решения.

Хотя некоторые из проверенных нами поставщиков упрощают миграцию ваших данных от своей службы, не все они так вдумчивы. После того, как вы зарегистрировались и переместили свои данные в конкретную службу, как правило, не так просто переместить их в другую, поэтому рекомендуется тщательно выполнить домашнюю работу, прежде чем переходить к какому-либо одному поставщику.

Планирование является ключевым. Так что сядьте с бизнес-лидерами, ИТ-менеджерами и даже с представителем облачного провайдера, если сможете. Это потребует некоторого времени и усилий, но если вы потрудитесь определить функции, необходимые для текущих и будущих потребностей вашей организации, это значительно облегчит поиск правильного решения.

У вас есть вопросы о том, как использовать облачное хранилище для вашего малого бизнеса? Присоединяйся к [электронная почта защищена] дискуссионной группе на LinkedIn, и вы можете спросить продавцов, редакторов PCMag и профессионалов, таких как вы.