Zvládnite viac: Vyskúšajte týchto 10 jednoduchých tipov na lepšie zoznamy úloh

Aký efektívny je váš zoznam úloh? Pomáha ti to plánovať si deň? Núti vás uprednostňovať správne úlohy? Alebo je to nekonečný zoznam vecí, za ktoré sa cítite vinní za to, že ste to ešte neurobili a teraz už žiadnu z nich neurobíte? Dobrý zoznam úloh by vám mal poslúžiť. Nemali by ste byť vydaný na milosť a nemilosť. 

Najlepšie zoznamy úloh vás nasmerujú každý deň správnym smerom a pomôžu vám sústrediť sa na úlohy, ktoré sú najdôležitejšie. So správnymi stratégiami vám zoznam úloh môže pomôcť dosiahnuť aj väčšie ciele. Tu je to, čo potrebujete vedieť, aby váš zoznam úloh fungoval pre vás.

(Foto: Volodymyr Hryshchenko on Unsplash)

1. Vyberte si správnu aplikáciu (alebo papier)

Prvým krokom pri vytváraní lepšieho zoznamu úloh je rozhodnutie, kde si ho uložiť. Je dôležité, aby ste si obľúbili aplikáciu alebo zápisník, ktorý používate ako zoznam úloh, inak sa vám môže stať, že pri ňom nevydržíte.

Všimnite si, ako som povedal "notebook?" Aj keď vloženie zoznamu úloh do aplikácie má mnoho výhod (a o chvíľu ich uvediem), na papieri nie je nič zlé! Ak vám papier vyhovuje, skvelé. Podobne je v poriadku aj jednoduchá tabuľka alebo dokument na spracovanie textu. Použite nástroj, ktorý je pre vás ten pravý.

Digitálne zoznamy úloh majú oproti papieru niekoľko výhod a je dobré aspoň vedieť, čo to je, aj keď skončíte na papieri. Niektoré výhody sú:

• Ľahko sa upravujú, čo znamená, že môžete rýchlo aktualizovať informácie,

• Majú vstavané pripomienky,

• Je veľmi ťažké ich stratiť, pretože samotný zoznam je zvyčajne uložený v cloude,

• Svoje úlohy si môžete zoradiť podľa priority, termínu splnenia alebo abecedne a

• Úlohy môžete prideľovať iným ľuďom a dostávať upozornenia, keď ich dokončia.

Ak sú na trhu s aplikáciou zoznamu úloh, ktorá je najlepšia? Keďže som ich otestoval desiatky, skôr odporúčam Todoist, Asana, a Veci častejšie ako iné. Existuje však mnoho ďalších možností. OmniFocus je vhodný pre ľudí, ktorí do svojich úloh pridávajú veľa detailov. Trello hovorí k vizuálne riadeným ľuďom. Microsoft To Do funguje dobre s balíkom Office a Windowsom 10. Google Tasks je skvelý pre integráciu Google Workspace. Habitica môže upútať vašu pozornosť, ak máte radi gamifikáciu. A tak ďalej.

2. Vytvorte viac ako jeden zoznam

Nemali by ste mať len jeden zoznam úloh. Mali by ste mať niekoľko zoznamov, ktoré pokrývajú hlavné kategórie vášho života, ako sú pracovné úlohy, osobné úlohy a domáce práce. Viac ako jeden zoznam vám pomáha sústrediť sa. Keď ste v práci, nechcete sa nechať rozptyľovať svojim osobným zoznamom. Keď ste doma, nechcete sa zaťažovať myšlienkami na pracovné povinnosti.

Nezdržuj sa. Urobte si zoznamy všetkého, na čo si spomeniete! Tie užitočné zostanú. Môžete vyradiť všetky, ktoré pre vás nakoniec nebudú užitočné. 

Niektoré ďalšie nápady sú:

• nakupovanie,

• Jedného dňa (kde si zapíšete nedôležité úlohy, ktoré by ste mohli jedného dňa urobiť),

• Víkend (na čokoľvek, čo chcete robiť cez víkend, ale nechcete sa tým rozptyľovať počas týždňa) a

• Úlohy pre deti.

Nezabudnite, že môžete kedykoľvek pridať nové zoznamy alebo ich premenovať.

3. Zapíšte si svoje úlohy ako Soon ako si o nich myslíte

Keď sa vám v hlave objaví nová úloha, zapíšte si ju čo najrýchlejšie. Pridávanie úloh, keď si na ne spomeniete, vám bráni zaoberať sa nimi. Akonáhle je to napísané, už si to nemusíte pamätať, takže môžete túto myšlienku vyčistiť z mozgu.

Ak má vaša aplikácia na úlohy klávesovú skratku na pridanie novej úlohy, naučte sa ju. Ak má vaša aplikácia skratku pre mobilný telefón, nastavte ju.

Pre tých, ktorí používajú papier, majte pri práci kúsok papierového odpadu, aby ste si rýchlo zapísali rušivé myšlienky a potom ich skopírujte do svojich oficiálnych zoznamov úloh, keď to bude vhodné.

Pridávanie termínov k úlohám vo vašom Asana zoznam úloh vám pomôže určiť priority.

4. Priraďte dátumy splatnosti

Kedykoľvek má úloha termín dokončenia, pridajte ho. Keď uvidíte, kedy sú úlohy hotové, pomôže vám to určiť priority.

Nie každá úloha potrebuje pevný a rýchly termín dokončenia, ale niekedy pomôže pridať ho z dvoch dôvodov.

Po prvé, väčšina úloh apps vám umožní vidieť, čo je splatné dnes, zajtra a neskôr v týždni, bez ohľadu na to, v ktorom zozname sa nachádzajú. Týmto spôsobom môžete vidieť všetko, čo je dnes splatné, a získať predstavu o tom, ako bude deň prebiehať. Môžete si tiež nájsť chvíľku na preplánovanie niektorých úloh, ak sa cítite zahltení tým, že sa len pozeráte na všetko, čo má byť v priebehu budúceho týždňa.

Po druhé, priradením termínov k svojim úlohám efektívne plánujete svoj týždeň, čo je vynikajúca stratégia riadenia času.

5. Denne revidujte svoje zoznamy úloh

Začnite každý deň tým, že si pozriete zoznam úloh a zhodnotíte, či je to rozumné. Potom to zrevidujte.

Ak máte na deň naplánovaných príliš veľa úloh a viete, že nestihnete všetky, pripravujete sa na neúspech.

6. Obmedzte sa na 3–5 úloh denne

Aký je váš denný limit úloh? Závisí to od toho, aké úlohy si zapisujete a aké ťažké je ich splniť. 

Pre väčšinu ľudí odporúčam začať tým, že sa obmedzíte na tri až päť úloh denne. Možno to neznie ako veľa, ale ak sa zameriate na to, že si zapíšete tri najdôležitejšie veci, ktoré musíte dnes urobiť, možno zistíte, že je toho už veľa.

Prečo nenapísať viac? Ak si zapisujete príliš veľa úloh a nestihnete ich všetky, musíte ich odložiť na iný deň. To znamená prehodnotiť priority a zmeniť svoj zoznam, čo je zbytočná práca, ktorá spôsobuje stres a môže sa cítiť sebazničujúce.

Ak máte malý počet úloh, je pravdepodobnejšie, že ich dokončíte. Čím viac dokončíte všetky svoje úlohy, tým lepšie budete mať celkový pocit zo svojich zoznamov úloh. Tento pozitívny pocit vás môže poháňať vpred.

Vaše tri až päť úloh by malo byť pre vás dôležité musieť robiť. A nie viac ako dve z nich by mali byť rutinnými úlohami, ako je denné užívanie liekov. Sústreďte sa na svoje zámer na daný deň. To by ste si mali zapísať.

Postupom času sledujte, koľko úloh si každý deň odškrtávate (najlepšie úlohy apps sledujte to za vás) a získate predstavu o správnom počte úloh pre vás, ak to nie je tri až päť.

Todoist sleduje, koľko úloh dokončíte každý deň a týždeň, a vytvorí tabuľku zobrazujúcu váš pokrok.

7. Do zoznamu úloh si zaraďte úlohy, nie ciele

Dôležité je, čo si napíšete do zoznamu úloh. Umiestnite úlohy na zoznamy, nie ciele a ciele. Aby ste to dosiahli, musíte poznať rozdiel medzi nimi.

Ciele sú veľkolepé úspechy alebo želané výsledky. Zvyčajne je ťažké ich kvantifikovať. Príkladom je „ovládajte sa plynule hindsky“. Zaradiť to do zoznamu úloh by nebolo veľmi efektívne.

Ciele sú ukazovateľmi na ceste k dosiahnutiu cieľa. Je oveľa jednoduchšie zameniť si ich s úlohami, pretože ciele sú konkrétnejšie a kvantifikovateľnejšie. Príkladom cieľa je „byť schopný viesť rozhovor v hindčine o mojich obľúbených filmoch tri minúty“.

Aké sú teda úlohy? Úlohy sú činnosti, ktoré podnikáte na dosiahnutie cieľa. Rozložte si cieľ a máte svoje úlohy. Veľmi často sú to jednotlivé udalosti (hoci sa môžu opakovať). Úlohou môže byť „naučiť sa tri nové hindské slovesá“ alebo „študovať hindčinu 30 minút“.

Úlohy – nie ciele alebo zámery – sú to, čo patrí na denný zoznam úloh.

8. Majte ciele oddelené

V dokonalom svete bude veľa úloh, ktoré každý deň robíte, s cieľom dosiahnuť väčší cieľ. Mali by ste vedieť, aké sú vaše ciele, no nemusíte si ich písať na svoj denný zoznam úloh.

Namiesto toho si napíšte svoje ciele a zámery niekde inde. Stále môže byť in v aplikácii alebo poznámkovom bloku so zoznamom úloh, ale nie v zozname, ktorý si prezeráte každý deň. Ďalšie miesta, kde si môžete zapísať ciele, sú váš denník alebo aplikácia na písanie poznámok.

Z času na čas si pozrite svoje ciele. Skontrolujte ich a upravte ich. Len im nedovoľte, aby vás odvádzali od konkrétnych vecí, ktoré musíte dnes urobiť.

9. Často sa pozerajte na svoj zoznam úloh

Prezretý zoznam je použitý zoznam. Povedie vás efektívny zoznam úloh skrz váš deň, čo znamená, že sa naň musíte často pozerať. Pozrite sa na to každé ráno, aby ste sa psychicky pripravili na nasledujúci deň. Pozrite sa na to po obede, aby ste vedeli, na čo sa ešte musíte sústrediť po zvyšok dňa. Opravte ho na konci dňa a preplánujte si úlohy, ktoré ste zmeškali.

Zvyknite si pozrieť si všetko, čo ste naplánovali na nasledujúci týždeň vopred, aby ste si mohli lepšie naplánovať čas a urobiť úpravy.

Ak sa počas dňa začnete cítiť stratení v tom, čo robíte, alebo si od toho potrebujete oddýchnuť, pozrite sa na svoj zoznam úloh, kde nájdete niečo malé a ľahké (menej náročná úloha, ktorá si nevyžaduje veľké sústredenie). môže medzitým zvládnuť.

Čím viac sa budete na svoj zoznam pozerať, tým viac mu budete dôverovať. Čím viac tomu veríte, tým menej si musíte pamätať, aké úlohy musíte urobiť. Čím menej si musíte pamätať, tým viac uvoľníte svoju myseľ, aby ste sa mohli sústrediť na danú úlohu.

10. Urobte svoj zoznam úloh skenovateľným

Ak sa často pozeráte na svoj zoznam úloh, rýchlo si uvedomíte, aké užitočné je vidieť to, čo potrebujete, na prvý pohľad.

Na písanie úloh používajte úzky jazyk alebo skratku. veľa apps mať hodnotenia priority, hviezdičky, značky a ďalšie podrobnosti, ktoré môžete pridať k dôležitým úlohám, aby vynikli. Ak to pomôže, farebne označte svoje úlohy. Použite ikony, ktoré vám poskytnú viac informácií o úlohe, napríklad či si vyžaduje telefonický hovor alebo či súvisí so zdravotnou starostlivosťou. Bez ohľadu na to, ako rýchlo sa pozriete na svoj zoznam úloh, mali by ste byť schopní zozbierať veľa informácií o tom, čo je potrebné urobiť.

Začiarknite tieto políčka

Skvelý zoznam úloh je základom osobnej produktivity. Je to taká radosť nájsť aplikáciu a proces na správu úloh, ktorý vám vyhovuje. Začiarknutie položiek na vašom zozname vám dáva pocit úspechu a je kľúčovým prvkom organizácie. Spoľahlivý systém úloh uľahčuje a znižuje stres.