Vymieňate Microsoft Word za Dokumenty Google? 8 jednoduchých tipov, ktoré vám pomôžu začať

Microsoft Word môže byť najznámejším textovým procesorom, ale cloudové dokumenty Google neustále zatmia úctyhodný softvér Redmondu medzi používateľmi internetu, ktorí dbajú na rozpočet. Nielen, že je zadarmo, ale Google Docs ponúka bezproblémové možnosti zdieľania a je prístupný na akomkoľvek počítači alebo mobilnom zariadení s webovým pripojením.

Úspech spoločnosti Google podnietil spoločnosť Microsoft, aby ponúkla internetové verzie svojho balíka Office, ako aj obmedzenú bezplatnú verziu programu Microsoft Word pre web. A hoci služba Dokumenty Google už neponúka neobmedzené úložisko zadarmo, 15 GB je veľa dokumentov. Ak ste vymenili Word za Dokumenty Google, prečítajte si niekoľko skrytých trikov.

Objavte šablóny

Neviete, kde začať? Pozrite si priložené šablóny. Pristupujte k nim z hlavná stránka dokumentov umiestnením kurzora myši na ikonu plus vpravo dole a kliknutím na Vyberte šablónu ikona, ktorá sa zobrazí. Alebo kliknite Súbor > Nový > Zo šablóny vnútri existujúceho doc.

Šablóny sú kategorizované podľa účelu a zahŕňajú formátované vzorky pre návrhy projektov, bulletiny, niekoľko právnych dokumentov, listy s ponukami práce, životopisy, školské správy a ďalšie. Ostatné je možné sprístupniť inštaláciou špecifických doplnkov.

Odomknite úpravy v režime offline

Jedinou komplikáciou cloudových služieb je prístup, keď nemáte internetové pripojenie, ale Dokumenty Google podporujú offline úpravy. Ísť do Súbor > Sprístupniť offlinea najnovšiu verziu dokumentu bude možné zobraziť a upraviť, keď nebudete pripojení. Po obnovení pripojenia sa všetky zmeny automaticky zosynchronizujú. Vráťte sa do Súbor > Sprístupniť offline ho kedykoľvek zakázať.

Zobraziť históriu verzií

Všetci radi sledujeme zmeny v dokumente, najmä ak ho používa viacero ľudí. Ak niekto náhodou niečo vymazal alebo ste si to jednoducho rozmysleli, musíte sa vedieť vrátiť v čase. Tu prichádza na rad história verzií Google.

Vo svojom dokumente kliknite na položku Posledná úprava bola vykonaná pred X dňami/hodinami link up top, open Súbor > História verzií > Zobraziť históriu verziíalebo použite skratku Ctrl+Alt+ Shift + H zobrazíte zoznam zaznamenaných zmien podľa dátumu a času. Ak bolo vykonaných viacero zmien v ten istý deň alebo v krátkom čase, tieto verzie sú zoskupené ako podpoložky pod jednou položkou.

Kvôli prehľadnosti môžu mať verzie špecifické názvy. Kliknutím na prepínač v pravom hornom rohu zobrazíte verzie dokumentu, ktoré ste pomenovali.

Vytvorte si obsah

Obsah s číslami strán

Ak chcete získať zdĺhavé dokumenty, z ktorých by mala úžitok nejaká organizácia, prejdite na stránku Vložiť > Obsah a vyberte jeden z dvoch formátov (s číslom strany alebo s modrými odkazmi).

Dokumenty vyhľadajú text v štýle nadpisu a usporiada ho v hornej časti stránky s odkazmi, ktoré vám umožnia prejsť na danú časť. Ako štylizujete nadpis? Zvýraznite svoj text, kliknite do poľa Štýly a vyberte Nadpis 1, Nadpis 2, Nadpis 3 atď. (Alebo prejdite na Formát > Štýly odseku.)

Ak vytvoríte nadpisy po umiestnení poľa TOC do dokumentu, kliknite na kruhovú ikonu Aktualizovať vedľa obsahu, aby sa zmeny prejavili. Môžete tiež zobraziť TOC na bočnom paneli.

Google zo služby Dokumenty

Dokumenty Google uľahčujú výskum z jedného okna. Ak potrebujete nájsť súbor alebo informácie z Disku Google z webu, kliknite na preskúmať tlačidlo (to, ktoré vyzerá ako krabica s diamantom vo vnútri) v pravom dolnom rohu dokumentu.

Tým sa otvorí nový panel s vyhľadávacím panelom, v ktorom budete hľadať na webe alebo vo svojich existujúcich dokumentoch. Posledné menované je označené ako Cloud Search na firemných účtoch Workplace a Drive na osobných účtoch. Na Workplace umiestnite kurzor myši na položku a kliknutím na ikonu plus pridajte prepojenie na dokument alebo vložte obrázok. Ak chcete do dokumentu pridať citáciu z webového vyhľadávania, umiestnite kurzor myši na ňu a kliknite na ikonu úvodzovky.

Zdieľajte odkaz

Ak chcete zdieľať dokument, kliknite na modrú farbu zdieľam vpravo hore a zadajte e-mailové adresy všetkých príjemcov. Ak chcete odoslať priamy odkaz na dokument, kliknite Skopírovať odkaz ak chcete získať odkaz na zdieľanie, ale otvoriť ho budú môcť iba používatelia pridaní do zoznamu zdieľania.

Zmeňte povolenia kliknutím Zdieľať > Zmeniť na kohokoľvek s odkazom, čo umožňuje každému s adresou URL vidieť dokument, aj keď ste konkrétne nezadali jeho e-mailovú adresu. Potom uveďte, či sú títo ľudia divákmi, komentátormi alebo redaktormi. Ak ho chcete zamknúť neskôr, zmeňte ho na obmedzený.

Po vykonaní všetkých rozhodnutí kliknite Skopírovať odkaz z tejto stránky a získajte odkaz na zdieľanie.

Pridať nové písma

Dokumenty Google podporujú viac ako 30 písiem v rozbaľovacom paneli s nástrojmi písiem, no na očiach sa ich skrýva viac. Kliknite do ponuky písma a vyberte Viac fontov na vrchu. Tým sa otvorí ponuka ďalších písiem, ktoré je potrebné pridať do Dokumentov pred ich použitím.

Kliknite na tlačidlo Zobraziť: Všetky písma Menu a vyberte zobraziť na zobrazenie ukážky písiem. Kliknutím na písmo ho pridáte do zoznamu aktívnych písiem pod Moje písma, kliknite OK uložíte nové písma do aktívneho zoznamu.

Vložte špeciálne znaky

Existuje niekoľko spôsobov, ako zadať špeciálne znaky v Dokumentoch Google. Otvorené Vložiť > Špeciálne znaky pre databázu plnú objektov, ktoré môžete vložiť, vrátane symbolov, emotikonov, interpunkčných znamienok, znakov a diakritických znamienok, ktoré nie je ľahké vytvoriť pomocou štandardnej klávesnice. Viete, čo potrebujete, ale neviete, ako sa to volá? Nakreslite ho a Dokumenty Google vám poskytnú výsledky.

Jednoduchší spôsob, ako to urobiť, môže byť cez ponuku Náhrady, kde môžete zadať jednu vec a Dokumenty Google zobrazia niečo iné. Ísť do Nástroje > Predvoľby > Náhrady a do stĺpca Nahradiť môžete pridať znaky, ktoré budú nahradené znakom v stĺpci „S“, ako keď napíšete (c), aby ste vytvorili symbol ©.

Jedinou nevýhodou je, že obrazovka Náhrady vám neumožňuje priamo vybrať špeciálny znak, ale aspoň ho môžete pridať do dokumentu a skopírovať ho. Napríklad, ak chcete jednoducho vytvoriť Ĉ, môžete vytvoriť náhradu, kde sa písanie „c^“ zmení na požadovaný znak.