Opravite več: preizkusite teh 10 preprostih nasvetov za boljše sezname opravil

Kako učinkovit je vaš seznam opravil? Vam pomaga pri načrtovanju dneva? Ali vas to spodbudi, da daste prednost pravim nalogam? Ali pa je to neskončen seznam stvari, za katere se počutite krive, ker jih še niste storili in zdaj ne boste storili nobene od njih? Dober seznam opravil bi vam moral služiti. Ne bi smeli biti v njeni milosti. 

Seznami najboljših opravil vas vsak dan usmerijo v pravo smer in vam pomagajo, da se osredotočite na najpomembnejše naloge. S pravimi strategijami vam lahko seznam opravil pomaga doseči tudi večje cilje. Tukaj je tisto, kar morate vedeti, da bo vaš seznam opravil deloval za vas.

(Foto: Volodymyr Hryshchenko na Unsplash)

1. Izberite pravo aplikacijo (ali papir)

Prvi korak pri izdelavi boljšega seznama opravil je odločitev, kje ga hraniti. Pomembno je, da vam je všeč aplikacija ali zvezek, ki ga uporabljate na seznamu opravil, sicer se tega morda ne boste držali.

Opazite, kako sem rekel "beležnica?" Čeprav je vstavljanje seznama opravil v aplikacijo veliko prednosti (in jih bom navedel čez trenutek), s papirjem ni nič narobe! Če vam papir ustreza, super. Prav tako je v redu tudi preprosta preglednica ali dokument za obdelavo besedil. Uporabite orodje, ki vam ustreza.

Digitalni seznami opravil pa imajo več prednosti pred papirnimi in dobro je vsaj vedeti, kaj so, tudi če na koncu uporabljate papir. Nekatere prednosti so:

• Enostavno jih je urejati, kar pomeni, da lahko informacije hitro posodabljate,

• Imajo vgrajene opomnike,

• Zelo težko jih je izgubiti, ker je sam seznam običajno shranjen v oblaku,

• Svoja opravila lahko razvrstite po prioriteti, roku ali po abecedi in

• Naloge lahko dodelite drugim osebam in prejmete obvestilo, ko jih dokončajo.

Če ti so na trgu za aplikacijo za seznam opravil, katera je najboljša? Ko sem jih preizkusil na desetine, priporočam Todoist, Asana, in Stvari pogosteje kot drugi. Obstaja pa veliko drugih možnosti. OmniFocus je dober za ljudi, ki svojim nalogam dodajo veliko podrobnosti. Trello govori z vizualno usmerjenimi ljudmi. Microsoft To Do dobro deluje z Officeom in Windows 10. Google Tasks je odličen za integracijo Google Workspace. Habitica bi lahko pritegnila vašo pozornost, če vam je všeč igra iger. In tako naprej.

2. Naredite več kot en seznam

Ne bi smeli imeti samo enega seznama opravil. Imeti bi morali nekaj seznamov, ki pokrivajo glavne kategorije vašega življenja, kot so delovna opravila, osebna opravila in gospodinjska opravila. Če imate več kot en seznam, se boste osredotočili. Ko ste v službi, ne želite, da vas zmoti vaš osebni seznam. Ko ste doma, se ne želite obremenjevati z razmišljanjem o svojih službenih obveznostih.

Ne zadržujte se. Naredite sezname za vse, kar pomislite! Koristne bodo obdržale. Lahko zavržete vse, ki na koncu niso uporabni za vas. 

Nekaj ​​drugih idej je:

• Nakupovanje,

• Nekega dne (kjer zapišete nepomembna opravila, ki jih boste morda nekoč opravili),

• Vikend (za vse, kar želite početi ob koncu tedna, vendar ne želite, da bi vas motilo med tednom), in

• Opravila za otroke.

Ne pozabite, da lahko kadar koli dodate nove sezname ali jih preimenujete.

3. Zapišite svoje naloge kot Soon kot misliš nanje

Ko se vam v glavi pojavi nova naloga, jo čim prej zapišite. Dodajanje nalog, ko pomislite nanje, vam preprečuje, da bi se o njih zadrževali. Ko je enkrat zapisano, se vam ni treba več spominjati, tako da lahko misel očistite iz možganov.

Če ima vaša aplikacija za opravila bližnjico na tipkovnici za dodajanje novega opravila, se je naučite. Če ima vaša aplikacija bližnjico za mobilni telefon, jo nastavite.

Za tiste, ki uporabljajo papir, imejte malo odpadnega papirja pri sebi, medtem ko delate, da hitro zapišete moteče misli in jih nato kopirajte na svoje uradne sezname opravil, ko je to primerno.

Dodajanje rokov za opravila v vašem Asana seznam opravil vam pomaga pri določanju prednosti.

4. Določite datume zapadlosti

Kadar koli ima opravilo rok, ga dodajte. Če vidite, kdaj so zapadle naloge, vam pomaga določiti prednostne naloge.

Za vsako opravilo ni potreben strog in hiter rok, včasih pa pomaga, da ga vseeno dodate iz dveh razlogov.

Prvič, večina opravil apps Naj vidite, kaj je zapadlo danes, jutri in pozneje v tednu, ne glede na to, na katerem seznamu so. Tako si lahko ogledate vse, kar zapade danes, in dobite občutek, kako bo potekal dan. Prav tako si lahko vzamete trenutek, da prestavite nekatera opravila, če se počutite preobremenjeni, če samo pogledate vse, kar morate v naslednjem tednu.

Drugič, z dodelitvijo rokov za vaše naloge učinkovito načrtujete svoj teden, kar je odlična strategija za upravljanje časa.

5. Vsak dan popravljajte svoje sezname opravil

Začnite vsak dan tako, da si ogledate svoj seznam opravil in ocenite, ali je smiselno. Nato ga popravite.

Če imate na dan načrtovanih preveč nalog in veste, da ne boste dosegli vseh, se pripravljate na neuspeh.

6. Omejite se na 3–5 opravil na dan

Kakšna je vaša dnevna omejitev opravil? Odvisno je od tega, kakšne naloge zapišete in kako težko jih je dokončati. 

Za večino ljudi priporočam, da začnete tako, da se omejite na tri do pet opravil na dan. Morda se ne sliši veliko, a če se osredotočite na zapisovanje treh najpomembnejših stvari, ki jih morate narediti danes, boste morda ugotovili, da je to že veliko za prebroditi.

Zakaj ne bi napisali več? Če zapišete preveč nalog in ne pridete do vseh, jih morate preložiti na drug dan. To pomeni, da ponovno določite prednost in spremenite svoj seznam, kar je nepotrebno delo, ki povzroča stres in se lahko počuti samouničujoče.

Če imate majhno število nalog, je večja verjetnost, da jih boste dokončali. Bolj ko boste dokončali vse svoje naloge, bolje se boste počutili glede seznamov opravil na splošno. Ta pozitiven občutek vas lahko spodbudi naprej.

Vaše tri do pet nalog bi morale biti pomembne stvari za vas morajo narediti. In največ dve od njih ne bi smeli biti rutinska opravila, na primer vsakodnevno jemanje zdravil. Osredotočite se na svoje Namen za dan. To bi moral zapisati.

Sčasoma spremljajte, koliko opravil vsak dan označite (najboljše opravilo apps sledite namesto vas) in dobili boste občutek za pravo število nalog za vas, če ni tri do pet.

Todoist spremlja, koliko nalog opravite vsak dan in teden, in ustvari grafikon, ki prikazuje vaš napredek.

7. Na svoj seznam opravil postavite naloge in ne cilje

Pomembno je, kaj zapišete na seznam opravil. Na svoje sezname postavite naloge namesto ciljev in ciljev. Če želite to narediti, morate poznati razliko med njimi.

Cilji so veliki dosežki ali želeni rezultati. Običajno jih je težko količinsko opredeliti. Primer je »postani tekoče govoriti v hindujščini«. Če bi to uvrstili na svoj seznam opravil, ne bi bilo zelo učinkovito.

Cilji so označevalci na poti do cilja. Te je veliko lažje zamenjati z nalogami, ker so cilji bolj specifični in jih je mogoče količinsko opredeliti. Primer cilja je "moči se tri minute pogovarjati v hindijščini o mojih najljubših filmih."

Kaj so torej naloge? Naloge so dejanja, ki jih izvajate za dosego cilja. Razčlenite cilj in imate svoje naloge. Zelo pogosto so posamezni dogodki (čeprav se lahko ponovijo). Naloga je lahko »nauči se treh novih hindujskih glagolov« ali »30 minut študira hindijščino«.

Naloge – ne cilji ali cilji – so tisto, kar spada na dnevni seznam opravil.

8. Cilje in cilje naj bodo ločeni

V popolnem svetu bodo številne naloge, ki jih opravite vsak dan, namenjene doseganju večjega cilja. Morali bi vedeti, kakšni so vaši cilji, vendar vam jih ni treba zapisati na svoj dnevni seznam opravil.

Namesto tega zapišite svoje cilje kam drugam. Morda je še vedno in aplikacijo za seznam opravil ali zvezek, vendar ne na seznamu, ki si ga ogledujete vsak dan. Druga mesta, kjer lahko zapišete cilje, so vaš dnevnik ali aplikacija za beleženje.

Občasno se sklicujte na svoje cilje. Preverite jih in jih popravite. Samo ne dovolite, da vas odvrnejo od konkretnih stvari, ki jih morate narediti danes.

9. Pogosto si oglejte svoj seznam opravil

Pregledani seznam je rabljen seznam. Vodi vas učinkovit seznam opravil vsej svoj dan, kar pomeni, da si ga morate pogosto ogledati. Oglejte si ga vsako jutro, da se psihično pripravite na prihodnji dan. Poglejte si ga po kosilu, da boste vedeli, na kaj se morate še osredotočiti do konca dneva. Popravite ga ob koncu dneva, da prerazporedite opravila, ki ste jih zamudili.

Navadite se, da vnaprej pregledate vse, kar ste načrtovali za prihajajoči teden, da boste lahko bolje načrtovali svoj čas in se prilagodili.

Če se čez dan začnete počutiti izgubljene v tem, kar počnete, ali potrebujete odmor od tega, si oglejte svoj seznam opravil za nekaj majhnega in enostavnega (manj zahtevna naloga, ki ne zahteva visoke osredotočenosti), se lahko medtem loti.

Bolj ko boste pogledali svoj seznam, bolj mu boste zaupali. Bolj kot ji zaupate, manj se morate spomniti, katere naloge morate opraviti. Manj ko se morate spomniti, bolj sprostite svoj um, da se osredotočite na nalogo, ki jo imate.

10. Naj bo vaš seznam opravil mogoče skenirati

Če pogosto pogledate svoj seznam opravil, boste hitro ugotovili, kako koristno je, če na prvi pogled vidite, kaj potrebujete.

Za pisanje nalog uporabite tesen jezik ali stenografijo. veliko apps imajo prednostne ocene, zvezdice, oznake in druge podrobnosti, ki jih lahko dodate pomembnim nalogam, da bodo izstopale. Barvno kodirajte svoje naloge, če to pomaga. Uporabite ikone, ki vam dajejo več informacij o opravilu, na primer, ali zahteva telefonski klic ali je povezano z zdravstvenim varstvom. Ne glede na to, kako hitro si ogledate svoj seznam opravil, bi morali biti sposobni požeti veliko informacij o tem, kaj morate narediti.

Označite ta polja

Odličen seznam opravil je v središču osebne produktivnosti. V tako veselje je najti aplikacijo in proces za upravljanje opravil, ki deluje za vas. Odključevanje elementov na seznamu vam daje občutek dosežka in je ključni element pri organizaciji. Zanesljiv sistem opravil omogoča lažje in manj stresno življenje.