Ali zamenjate Microsoft Word za Google Dokumente? 8 preprostih nasvetov, ki vam bodo pomagali začeti

Microsoft Word je morda najbolj znan urejevalnik besedil, vendar Googlov Docs v oblaku vztrajno zasenčuje Redmondovo častitljivo programsko opremo med proračunsko ozaveščenimi uporabniki interneta. Ne samo, da je brezplačen, Google Dokumenti pa ponujajo brezhibne možnosti skupne rabe in so dostopni na katerem koli računalniku ali mobilni napravi s spletno povezavo.

Googlov uspeh je spodbudil Microsoft, da je ponudil internetne različice svoje zbirke Office, pa tudi zmanjšano brezplačno različico Microsoft Worda za splet. In čeprav Google Dokumenti ne ponujajo več neomejenega prostora za shranjevanje, je 15 GB veliko za dokumente. Če ste Word zamenjali za Google Dokumente, preberite nekaj skritih trikov.

Odkrijte predloge

Ne veste, kje začeti? Oglejte si priložene predloge. Dostopajte do njih iz glavna stran Dokumenti tako, da se pomaknete nad ikono plus v spodnjem desnem kotu in kliknete Izberite predlogo ikono, ki se prikaže. Ali pa kliknite Datoteka > Novo > Iz predloge znotraj obstoječega dokumenta.

Predloge so razvrščene po namenu in vključujejo oblikovane vzorce za predloge projektov, glasila, več pravnih dokumentov, pisma o ponudbi zaposlitve, življenjepise, šolska poročila in drugo. Druge lahko omogočite z namestitvijo posebnih dodatkov.

Odklenite urejanje brez povezave

Eden od zapletov pri storitvah v oblaku je dostop, ko nimate internetne povezave, vendar Google Dokumenti podpirajo urejanje brez povezave. Pojdi do Datoteka > Omogoči dostop brez povezave, najnovejšo različico dokumenta pa si bo mogoče ogledati in urejati, ko niste povezani. Ko je povezava obnovljena, bodo vse spremembe samodejno sinhronizirane. Pojdi nazaj k Datoteka > Omogoči dostop brez povezave da ga kadar koli onemogočite.

Oglejte si zgodovino različic

Vsi radi spremljamo spremembe v dokumentu, še posebej, če ga uporablja več ljudi. Morate se znati vrniti v preteklost, če je nekdo kaj pomotoma izbrisal ali ste si preprosto premislili. Tu se pojavi Googlova zgodovina različic.

V svojem dokumentu kliknite Zadnja sprememba je bila pred X dnevi/urami povezava navzgor, odpri Datoteka > Zgodovina različic > Poglej zgodovino različic, ali uporabite bližnjico Ctrl + Alt + Shift + H za ogled seznama zabeleženih sprememb po datumu in času. Če je bilo opravljenih več sprememb na isti dan ali v kratkem času, so te različice združene kot podvnosi pod enim vnosom.

Zaradi jasnosti je mogoče različicam dati posebna imena. Kliknite stikalo v zgornjem desnem kotu, da prikažete različice dokumenta, ki ste ga poimenovali.

Ustvarite kazalo vsebine

Kazalo s številkami strani

Za daljše dokumente, ki bi jim koristila neka organizacija, pojdite na Vstavi > Kazalo vsebine in izberite enega od dveh formatov (s številko strani ali z modrimi povezavami).

Dokumenti bodo poiskali besedilo, ki je oblikovano kot naslov, in ga organizirali na vrhu strani s povezavami, ki vam omogočajo, da skočite na ta razdelek. Kako oblikujete slog kot naslov? Označite svoje besedilo, kliknite v polje Slogi in izberite Naslov 1, Naslov 2, Naslov 3 itd. (Ali pojdite na Oblika > Slogi odstavkov.)

Če ustvarite naslove, potem ko ste spustili polje TOC v dokument, kliknite krožno ikono Posodobitev poleg svojega TOC, da bodo spremembe začele veljati. TOC si lahko ogledate tudi na stranski plošči.

Google iz Dokumentov

Google Dokumenti olajšajo raziskovanje iz enega okna. Če želite poiskati datoteko Google Drive ali informacije iz spleta, kliknite Razišči gumb (tisti, ki je videti kot škatla z diamantom v notranjosti) v spodnjem desnem kotu dokumenta.

To bo odprlo novo ploščo z iskalno vrstico, kjer iščete po spletu ali obstoječih dokumentih. Slednji je označen z Cloud Search na poslovnih računih Workplace in Drive na osebnih računih. Na Delovnem mestu se pomaknite nad vnos in kliknite ikono plus, da dodate povezavo do dokumenta ali vstavite sliko. Če želite svojemu dokumentu dodati citat iz spletnega iskanja, premaknite miškin kazalec nanj in kliknite ikono narekovaja.

Delite povezavo

Če želite dati dokument v skupno rabo, kliknite modro Delite s prijatelji, znanci, družino in partnerji :-) gumb v zgornjem desnem kotu in vnesite e-poštne naslove vseh prejemnikov. Če želite poslati neposredno povezavo do dokumenta, kliknite Kopiraj povezavo da zgrabite povezavo za skupno rabo, vendar jo bodo lahko odprli samo tisti, ki so dodani na seznam skupne rabe.

Spremenite dovoljenja s klikom Skupna raba > Spremeni za vsakogar s povezavo, ki vsem z URL-jem omogoča ogled dokumenta, tudi če niste posebej vnesli njihovega e-poštnega naslova. Nato določite, ali so te osebe gledalci, komentatorji ali uredniki. Če ga želite pozneje zakleniti, ga spremenite v Omejeno.

Ko so vse odločitve sprejete, kliknite Kopiraj povezavo s te strani, da prevzamete povezavo za skupno rabo.

Dodaj nove pisave

Google Dokumenti podpirajo več kot 30 pisav v spustni orodni vrstici pisav, vendar jih je na vidnem mestu še več. Kliknite v meni pisave in izberite Več pisav na vrhu. To bo odprlo meni drugih pisav, ki jih je treba dodati v Dokumente, preden jih lahko uporabite.

Kliknite Pokaži: vse pisave Meni in izberite zaslon za predogled pisav. Kliknite pisavo, da jo dodate na seznam aktivnih pisav pod Moje pisave. Kliknite OK da shranite nove pisave na svoj aktivni seznam.

Vstavite posebne znake

Obstaja nekaj načinov za vnos posebnih znakov v Google Dokumente. Odprto Vstavi > Posebni znaki za bazo podatkov, polno predmetov, ki jih lahko vstavite, vključno s simboli, čustvenimi simboli, ločili, znaki in naglasnimi znaki, ki jih ni enostavno narediti s standardno tipkovnico. Veste, kaj potrebujete, a ne veste, kako se temu reče? Narišite ga in Google Dokumenti vam bodo dali rezultate.

Lažji način za to je lahko v meniju Substitutions, kjer lahko vnesete eno stvar, Google Dokumenti pa bodo prikazali nekaj drugega. Pojdi do Orodja > Nastavitve > Zamenjave in v stolpec Zamenjaj lahko dodate znake, ki bodo zamenjani z znakom v stolpcu »Z«, na primer, ko pišete (c), da ustvarite simbol ©.

Edina pomanjkljivost je, da zaslon Substitutions ne omogoča neposredne izbire posebnega znaka, vendar ga lahko vsaj dodate v dokument in ga kopirate. Na primer, če želite preprosto ustvariti Ĉ, lahko ustvarite zamenjavo, kjer se pisanje »c^« spremeni v znak, ki ga potrebujete.