Najboljši ponudniki poslovnega shranjevanja in skupne rabe datotek v oblaku

Shramba v oblaku je veliko več kot le prostor za odlaganje podatkov vašega podjetja. Seveda je to še ena črka pogona, kjer lahko uporabniki delijo datoteke, vendar z upravljano storitvijo v oblaku za njimi te platforme ponujajo več drugih zmogljivosti, ki jih lokalno shranjevanje ne more. Govorimo o stvareh, kot so elastična zmogljivost, inline urejanje z različicami za več uporabnikov in boljša varnost. Večina ponuja tudi integracijo aplikacij s preostalim portfeljem storitev v oblaku, zlasti z drugimi ponudniki shranjevanja in varnostnega kopiranja podjetij.

Če vaši zaposleni zaradi pandemije še vedno delajo od doma in še posebej, če bi to lahko postalo trajno, je vir za shranjevanje v oblaku temeljna komponenta pri gradnji hibridnega delovnega spletnega prostora za sodelovanje. Pomaga tudi, če se selite na polno namizno okolje kot storitev (DaaS). Enega od njih boste potrebovali ne le za shranjevanje in organiziranje vaših podatkov, ampak tudi za upravljanje osnovnega sodelovanja, zlasti za zaščito podatkov in podrobna dovoljenja. Integracija pomeni, da tudi če se primarno delo opravlja v drugi aplikaciji, kot je Salesforce ali Slack, vse te prednosti še vedno veljajo.

Lahko zaupate našim ocenam

Od leta 1982 je PCMag testiral in ocenil na tisoče izdelkov, da bi vam pomagal pri boljših nakupnih odločitvah. (Preberite naše uredniško poslanstvo.)

Na žalost lahko ta ista širina zmogljivosti predstavlja tudi težave. Zaradi velikega števila funkcij, ki jih ponujajo prodajalci, da bi konkurirali in se razlikovali, je težko določiti, kaj potrebujete. Vendar pa obstaja nekaj ključnih premislekov, ki jih vsak potrebuje. Na primer, vsaka poslovna rešitev za shranjevanje v oblaku mora biti dostopna, sledljiva in varna. To pomeni dostop kjer koli prek oblaka, dnevnik, kdo je do česa dostopal in kdaj, in storitev, ki ščiti podatke z nadzorom dostopa, varnostnimi kopijami in šifriranjem.

Na ravni IT morajo skrbniki vedeti, kateri oblak hrani njihove podatke in kje se nahajajo ti podatkovni centri. To je lahko zastrašujoče, ne le zato, ker nekateri prodajalci neradi delijo te informacije, ampak tudi zato, ker se številne rešitve zanašajo na preprodajalcev z dodano vrednostjo (VAR) za proizvodnjo svojih virov za shranjevanje v oblaku. To ustvarja zaledno močvirje, kjer je težko določiti, kje so biti shranjeni. O vseh teh vprašanjih bomo podrobneje razpravljali spodaj.

Kaj naredi skupna raba datotek poslovnega razreda?

Pozitivna stran tega vedno večjega seznama funkcij je, da lahko pametne organizacije najdejo nove in ustvarjalne načine uporabe svoje infrastrukture za shranjevanje. Shranjevanje v oblaku pomeni, da lahko prilagodite storitev, tako da deluje kot lahek sistem za upravljanje dokumentov ali celo kot upravitelj delovnega toka, ki nadzoruje, kako vaši podatki tečejo skozi verigo uporabnikov. Lahko pa se osredotočite na sodelovanje in funkcije skupne rabe datotek, tako da lahko zaposleni urejajo iste datoteke v timskem prostoru, hkrati pa zaščitijo svoje delo z različicami.

Ta vrsta prilagodljivosti je zdaj pomembnejša kot kdaj koli prej. Glede na nedavno raziskavo s GlobalWorkPlaceAnalytics.comVsaj 50 odstotkov delovne sile v ZDA je zdaj nastavljen za delo na daljavo. Zaposleni, ki se oddaljijo od modela dela v osrednji pisarni, lahko drastično spremenijo, kako se delo opravlja. Shranjevanje in pridobivanje podatkov vašega podjetja se mora prilagoditi in nobena druga metoda shranjevanja ne more obravnavati teh sprememb tako enostavno kot storitev v oblaku.

Težava je v tem, da je za učinkovito prilagajanje potrebno načrtovanje, še posebej, če se prilagajanje nanaša na pomembne delovne tokove. Samo zato, ker ima prodajalec prostora za shranjevanje dolg seznam funkcij, še ne pomeni, da jih boste samodejno izkoristili. Vedeti, katere funkcije bodo najbolje delovale in v kakšni kombinaciji, lahko načrtujete samo vi, vaše osebje IT in vodje vaših podjetij.

Najprej osredotočite svoja prizadevanja za načrtovanje samo na ključne poteke dela in začnite z majhnim. Bodite pozorni na osnovne sposobnosti, zlasti na zanesljivo dostopnost, učinkovito varnostno kopiranje, varno shranjevanje ter upravljanje uporabnikov in skupin. Ko veste, kako želite, da vse to deluje, medtem ko so vaši delavci tako široko razporejeni, se lahko razširite na avtomatiziran potek dela, sodelovanje in integracije aplikacij tretjih oseb. Včasih je treba o integraciji osnovnih aplikacij razmisliti prej, na primer, če se je vaše podjetje standardiziralo na določeni platformi produktivnosti. (tj. Googlove trgovine bodo izbrale Google Drive, medtem ko bodo obleke Microsoft 365 verjetno izbrale OneDrive).

Enostavna "priklopljivost" na vašo drugo Apps

Če nimate očitnega cilja integracije, kot je Google Workspace, je dobra novica, da je oblak različnim ponudnikom olajšal pogovor med seboj prek odprtih standardov. Danes lahko mešate in ujemate rešitve za shranjevanje v oblaku z dolgim ​​seznamom trenutnih sistemov za produktivnost in upravljanje dokumentov. Če morate iti tako daleč, da naredite nekaj kodiranja po meri, potem večina prodajalcev ponuja REST API-je, tako da lahko trgujete s podatki in prikličete funkcije med različnimi storitvami aplikacij. Če potrebujete samo boljšo avtomatizacijo, lahko storitve, kot sta IFTTT ali Zapier, vsakomur omogočijo izdelavo avtomatizacije coss-aplikacij z dokaj nizko krivuljo učenja.

Tudi podjetja v oblaku vidijo vrednost interoperabilnosti, čeprav jo predvsem poskušajo obravnavati v kategorijah in vertikalah z visoko vrednostjo strank. Prodajalci, kot sta Microsoft in Salesforce, imajo na primer ogromne partnerske ekosisteme z velikimi katalogi ciljnih ponudb storitev. Partner vzame osnovne izdelke podjetja, kot je Microsoft 365, in z uporabo tega izdelka in ene ali več storitev v oblaku tretjih oseb gradi integracije in funkcije delovnega toka. Te rešitve so zasnovane tako, da pritegnejo določene vrste podjetij ali panog.

Tako bi lahko na primer Vendor X zgradil celovito rešitev za upravljanje najema za podjetja za upravljanje nepremičnin v velikih mestih. Ta rešitev lahko uporablja bazo podatkov o nepremičninah, povezanih s Salesforce CRM. Ta povezava bi povezala nepremičnine s potencialnimi najemniki. Od tam bi lahko samodejno povezal vrsto najemnika in vrsto nepremičnine z ustrezno predlogo za najem, shranjeno v drugi bazi podatkov ali sistemu za upravljanje pogodb ali dokumentov. Ti zakupi se izpolnijo z dokumenti PDF, ki jih je mogoče urejati, ki se spustijo v potek dela za odobritev bodisi nazaj v okviru Salesforce ali v kakšnem drugem okolju produktivnosti, kot je Google Workspace ali Microsoft 365.

Seveda, več storitev tretjih oseb uporablja taka rešitev, višja je cena na uporabnika na mesec. Toda dejstvo, da lahko tako prilagojeno rešitev sestavite samo s pomočjo vtičnične arhitekture storitev v oblaku, je privlačno, saj vam omogoča precej enostavno zamenjavo ponudnikov storitev.

Če torej želite uporabljati storitev shranjevanja v oblaku na zelo poseben način, zagotovo naredite potrebno načrtovanje, da boste natančno razumeli, kakšne vrste prilagoditev in delovnih tokov po meri boste potrebovali. Ko pa je to storjeno, ne predvidevajte, da boste morali vse to zgraditi sami. Namesto tega najprej preverite trge za integracijo in dodajanje vrednosti, ki so na voljo pri vaših ključnih ponudnikih aplikacij, pa tudi tiste, ki jih ponuja storitev za shranjevanje. Nekdo je morda že izdelal popolno rešitev od konca do konca za vas, in to je ceneje in lažje kot izdelati svojo.

Shranjevanje in skupna raba

Eden od razlogov za trend novih funkcij z dodano vrednostjo je ta, da je zmogljivost shranjevanja v oblaku v veliki meri sporno vprašanje. Mnogi kupci se začnejo osredotočati predvsem na skladiščne zmogljivosti prodajalca in na to, koliko bodo dobili za koliko dolarjev. To je zagotovo še nekaj, kar je treba upoštevati, vendar je na splošno prostor za shranjevanje zdaj cenovno ugodnejši kot kdaj koli prej, saj se cene počasi znižujejo. Kar zadeva zmogljivost, večina ponudnikov shranjevanja v oblaku ponuja velikodušno količino prostora za shranjevanje na različnih ravneh. Več terabajtov (TB) je običajno in ni več velika razlika med storitvami, zlasti zdaj, ko je dodajanje zmogljivosti za shranjevanje enostavno in poceni.

Če nenadoma potrebujete dodatnih 100 GB prostora za hiter projekt, večina prodajalcev shranjevanja v oblaku dodaja to zmogljivost preprosto s klikom na nekaj gumbov z možnostmi. To vam ne bo dalo le novega prostora, temveč tudi samodejno dvignilo vašo naročnino. Še bolje, ko je projekt končan in teh 100 GB ne potrebujete več, lahko enako enostavno znova znižate zmogljivost in ceno. Ta vrsta elastične zmogljivosti je enostavna za prodajalca shranjevanja v oblaku in skoraj nemogoča za lokalni vir.

Seveda pa lahko vsa ta svoboda spet zaplete, sploh v večji družbi. Če se zmogljivost shranjevanja in stopnje naročnine povečajo, ker različni vodje oddelkov nenehno spreminjajo svoje zahteve, lahko to povzroči opustošenje z dolgoročnim proračunom. Bodite prepričani, da nastavite nadzor nad tem, kdo lahko prilagodi zmogljivost (tu bi moral biti vaš oddelek za IT), kako je treba poročati o novih zmogljivostih, kakšne so minimalne zahteve glede varnosti in dovoljenj, katere politike varnostnega kopiranja je treba uporabiti in kako pogosto je to mogoče zgodi v določenem časovnem odseku (četrtletno, letno itd.).

Oglejte si te podrobnosti

Vse to daje zelo rožnato sliko, ko gre za oblikovanje lastne prilagojene in zelo porazdeljene storitve za shranjevanje. In čeprav je to res, se v podrobnostih še vedno skriva več hudičev. Veliko je ugotoviti, kje točno so vaši podatki. Nekateri ponudniki imajo svoje podatkovne centre, medtem ko drugi oddajajo svoje shranjevanje v oblak drugega izdelovalca, pogosto Amazon Web Services (AWS) ali podoben predvajalnik infrastrukture kot storitev (IaaS).

To je pomembna točka, ki jo je treba upoštevati: ali podpisujete pogodbo o ravni storitev (SLA) s ponudnikom v oblaku, ki je neposredno odgovoren za infrastrukturo, ali je ponudnik odgovoren drugi strani? Če gre za tretjo osebo, ne pozabite raziskati tega podjetja in preučiti njegove dosežke. Nato si oglejte ravni storitev, ki jih ponuja. Čeprav imajo vsi glavni igralci določeno raven garancije za neprekinjeno delovanje, je treba omeniti, da je lokacija pomemben dejavnik.

Koliko podatkovnih centrov ima tretja oseba? Koliko jih je lokalnih in koliko jih je potencialno v povsem drugem kraju? Če ste podjetje iz ZDA, je malo smiselno kupiti vir za shranjevanje, ki ima strežnike, nameščene samo v Evropi. Končno, ali so vaši podatki med njimi porazdeljeni zaradi boljše zanesljivosti? Te odgovore bi morali biti sposobni ne le zlahka določiti pri ciljnem prodajalcu, ampak tudi določiti, kje želite, da se vaši podatki shranijo, tako da lahko optimizirate svoj prostor za shranjevanje za hitrost dostopa in redundanco.

Kako bodo vaši zaposleni dostopali do svojih datotek, ni le ključnega pomena, lahko se tudi zelo razlikuje med prodajalci. Funkcija skupne rabe podatkov mora vključevati odjemalca za sinhronizacijo ali kakšno drugo vrsto programske opreme, ki temelji na namizju, ki je nameščena na vsakem osebnem računalniku ali odjemalcu in zagotavlja, da se podatki v oblaku sinhronizirajo z lokalnimi replikami. Toda nekateri prodajalci imajo lahko druge točke dostopa. Vsa podjetja za shranjevanje v oblaku bodo na primer ponudila spletnega odjemalca, nekateri pa bi ga lahko postavili tudi za primarnega odjemalca. Morda vam to deluje, morda pa ne, vendar morate to preizkusiti, preden se odločite.

Problem so tudi mobilne naprave. Mnogi od teh na novo razporejenih zaposlenih poskušajo uporabljati osebne naprave za delo in veliko teh naprav je mobilnih. Ali ima vaš prodajalec shrambe mobilne odjemalce? Če je tako, morate ugotoviti, katere platforme so podprte, in nato preizkusiti, kako te stranke delujejo. Sinhronizacija, na primer, mora delovati drugače za mobilne naprave in namizne računalnike, saj so CPE in viri za shranjevanje tako različni. Varnost in uporabniški dostop bosta delovala tudi drugače, zlasti če uporabniške poverilnice vključujejo vrste naprav.

Druga stvar, ki si jo morate zapomniti, je, da do svojih podatkov ne boste vedno dostopali neposredno prek prodajalca pomnilnika. Na primer, Microsoft OneDrive za podjetja se lahko sinhronizira z Microsoft Teams, njegovo platformo za sporočanje skupin, pa tudi s spletnimi mesti ekip, ki so del njegove priljubljene platforme za sodelovanje SharePoint Online. Tako lahko vaši uporabniki opravljajo svoje delo z datotekami v teh apps in jih nato samodejno shranijo v povezano storitev za shranjevanje v oblaku, v tem primeru OneDrive.

Za primerjavo, Box (za podjetja) ponuja popolnoma delujoč spletni odjemalec s podporo za povleci in spusti. Podatke v skupni rabi je mogoče shraniti v mape, ki so jih ustvarili posamezniki, ali v mape skupine, ki jih ustvarijo in nadzorujejo vodje skupin ali skrbniki, vendar se vse to zgodi v oknu brskalnika. Če se to zgodi v drugi aplikaciji, bo potrebno več dela, razen če Box vnaprej zgradi integracijo za vas.

Za večino vsakega resničnega delovnega procesa boste potrebovali različico skupinskih map, kako to deluje ne samo v vmesniku prodajalca shranjevanja, ampak tudi v vseh povezanih tretjih osebah apps je treba pred nakupom skrbno pretehtati. Sodelovanje z uporabniki tukaj, da ugotovijo, kaj jim je najbolj všeč in kako opravljajo delo danes, lahko zelo olajša vašo odločitev o nakupu.

Ugotoviti boste morali, kako delujejo uporabniške in skupinske mape, ne le, ali rešitev podpira to funkcijo. Katere funkcije so podprte, kako so nadzorovane in katera tretja oseba apps lahko vplivajo so vse pomembne točke. Številne rešitve presegajo vse zahteve in vključujejo tesno integracijo s priljubljenimi platformami tretjih oseb, kot je že omenjeni Microsoft 365. Na primer, celo Microsoftov tekmec, Google, je zgradil konektor Google Drive Enterprise, ki vključuje funkcionalnost nemotenega sodelovanja za Uporabniki Microsoft 365.

Poiščite globoko in večplastno varnost

Morda je najpomembnejši hudič za shranjevanje, s katerim se boste morali boriti, varnost. Varnost podatkov je danes večji izziv kot kdaj koli prej. Funkcije, ki so nekoč veljale za napredne, so zdaj le osnovne zmogljivosti. Upravljanje identitete na ravni podjetja je na primer nekaj, kar bi moral ponuditi vsak prodajalec shranjevanja. To pomeni ne le ujemanje poverilnic posameznega uporabnika s temi datotekami in mapami, do katerih lahko dostopajo, temveč tudi dodajanje funkcij večfaktorske avtentikacije in enotne prijave (SSO).

Kot že omenjeno, varno shranjevanje pomeni zaščito podatkov pred več kot radovednimi očmi. Odvečne plasti shranjevanja pomenijo, da bi morali biti sposobni preslikati, v katerih podatkovnih centrih se nahaja ne le primarna kopija vaših podatkov, ampak tudi prva varnostna kopija. Če imate torej 500 GB podatkov s ponudnikom Vendor X, bi morali imeti možnost, da datoteke, do katerih vaši zaposleni največ dostopajo, shranite v podatkovne centre blizu mesta, kjer delajo. Potem bi vam moral dobavitelj X omogočiti tudi sinhronizacijo teh datotek s kopijo, ki se nahaja v drugem podatkovnem centru, ki ga še vedno upravlja ta prodajalec, tako da je lahko v primeru izpada vašega primarnega primerka takoj na voljo druga kopija podatkov.

Prodajalec X bi moral izvajati tudi redne varnostne kopije obeh spletnih mest in trgovine da podatke na drugi lokaciji. Končno bi morali imeti možnost pridobiti integracijo z neodvisnim ponudnikom varnostnih kopij v oblaku, tako da lahko samodejno izvedete še eno varnostno kopijo sami in jo shranite na strežnike popolnoma drugega ponudnika ali celo na svoj strežnik na mestu ali v omrežje. napravo za shranjevanje (NAS).

To se morda sliši pretirano, toda lepota upravljane storitve v oblaku je v tem, da je tovrstno večstopenjsko arhitekturo relativno enostavno zgraditi s stališča stranke in dokaj samodejno, ko se vzpostavi. Dokler ga občasno testirate, ste lahko prepričani, da bodo vaši podatki ostali varni in dostopni ne glede na to, kaj se zgodi.

Šifriranje je še ena temeljna varnostna funkcija. Vsi naši preizkušeni prodajalci so to v različni meri podpirali, vendar če naletite na takšnega, ki ne išče kar naprej. Šifriranje je nujno in potrebujete ga tako, ko se podatki premikajo med vašimi uporabniki in oblakom, kot tudi, ko pridejo do teh strežnikov v oblaku in se prenehajo premikati. Torej tako "v tranzitu" kot "v mirovanju". Preizkušanje teh zmogljivosti pomeni razumevanje uporabljenih šifrirnih shem in njihovega vpliva na uspešnost pridobivanja podatkov.

Na srečo se ponudniki shranjevanja v oblaku močno trudijo, da bi zagotovili varnost, tako da bodo vaši deli varni kot tudi tekmovali med seboj. Tako zelo, da večina IT strokovnjakov zaupa varnosti v oblaku toliko ali bolj kot tisto, kar je na voljo na mestu uporabe (64 odstotkov glede na raziskavo iz leta 2015 Cloud Security Alliance). Logika je dokaj preprosta. Večina IT strokovnjakov preprosto nima proračuna za raziskovanje, uvajanje in upravljanje naprednih varnostnih zmogljivosti, ki jih lahko zagotovijo ponudniki storitev v oblaku, ker je to ključno za njihovo primarno dejavnost.

Pomembne funkcije skladnosti s predpisi

Poleg preprostega varovanja podatkov o strankah je še en dejavnik, ki bistveno okrepi varnost v oblaku, potreba po izpolnjevanju pomembnih regulativnih standardov, kot sta Zakon o prenosljivosti in odgovornosti zdravstvenega zavarovanja (HIPAA) in ISO 27001. Livedrive for Business je tukaj nekoliko edinstven, ker je osredotočen na evropske stranke, zato je zgrajen na podlagi Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR), zato se njegovi strežniki nahajajo v EU in Združenem kraljestvu.

Če se sprašujete, je nekaj najboljših funkcij, ki so jih kupci IT iskali pri rešitvi za shranjevanje v oblaku poslovnega razreda, raziskalo podjetje za tržne raziskave. Statista in poročajo spodaj.

Toda funkcije, navedene v tej grafiki, se nanašajo predvsem na vsakodnevne operativne želje IT-ja. Regulativne zahteve na splošno določa vaše pravno osebje, zato niso zastopane zgoraj. Vendar pa niso nič manj pomembni in jih boste morali upoštevati pri načrtovanju. Ponudniki shranjevanja v oblaku imajo običajno vgrajenih več funkcij, posebej za reševanje težav s skladnostjo.

Priljubljena za več predpisov in celo najstrožjih varnostnih politik je, da ima vsaka datoteka in mapa revizijsko sled. To bo pokazalo, kdaj je bilo prvič shranjeno v sistemu, kako in kdaj je bilo spremenjeno, kdo je dostopal do njega in kakšne vrste operacij so bile izvedene, na primer kopiranje, brisanje ali premikanje. To je ključnega pomena za strožje regulirane ali varnostno ozaveščene vertikale. Izguba kritičnih datotek zaradi napak ali nepravilnega ravnanja lahko pogosto stane na stotine tisoč ali celo milijone dolarjev odškodnine ali izgubljenega kapitala.

Hranjenje datotek je še ena pogosta zakonska zahteva. Nadzirati morate, kako dolgo živijo podatki v sistemu, kako so dostopni in kdaj jih je mogoče izbrisati ali ločitihived. Vaš ponudnik shranjevanja bi moral te funkcije olajšati za uporabo. V močno reguliranih panogah lahko imeti pri roki prave informacije pogosto pomeni razliko med neskladnostjo ali neskladnostjo z zveznimi ali panožnimi predpisi.

Vse to pomeni, da se morate pred nakupom katere koli storitve v oblaku sestati s svojim osebjem IT in strokovnjakom za skladnost, da boste natančno razumeli, kje so podatki in apps morajo biti locirani in katere funkcije morajo podpirati, da sprejmejo predpise o skladnosti, ki so pomembni za vaše podjetje.

En korak naenkrat

Izbira izdelka za shranjevanje v oblaku za vašo organizacijo se lahko zdi zastrašujoča naloga, če najprej upoštevate vse vključene spremenljivke. Ne samo, da imajo različna podjetja različne zahteve za shranjevanje v oblaku in skupno rabo datotek, temveč zahtevajo trdno varnost za varnostno kopiranje in skupno rabo datotek. Vzpostavljanje ravnovesja med uporabnostjo, varnostjo in prilagajanjem morajo na koncu voditi poslovne zahteve. Toda natančno razumevanje teh zahtev je resna naloga, ki bo zahtevala pravo delo; to ni nekaj, kar želite rešiti s hitro odločitvijo.

Medtem ko nekateri ponudniki, ki smo jih pregledali, olajšajo selitev vaših podatkov off niso vsi tako premišljeni. Ko se prijavite in svoje podatke premaknete v določeno storitev, jih na splošno ni nepomembno premakniti v drugo, zato je dobro, da temeljito opravite domačo nalogo, preden se zavežete k kateremu koli ponudniku.

Načrtovanje je ključno. Zato se usedite s poslovnimi voditelji, menedžerji IT in celo predstavnikom ponudnika storitev v oblaku, če lahko. To bo trajalo nekaj časa in truda, vendar bo iskanje prave rešitve veliko lažje, če si boste prizadevali za načrtovanje funkcij, potrebnih za trenutne in prihodnje potrebe vaše organizacije.

Imate vprašanja o tem, kako pristopiti k shranjevanju v oblaku za vaše majhno podjetje? Pridružite se [e-pošta zaščitena] razpravne skupine na LinkedInu in lahko vprašate prodajalce, urednike PCMag in strokovnjake, kot ste vi.