Bëni më shumë: Provoni këto 10 këshilla të thjeshta për lista më të mira të detyrave

Sa efektive është lista juaj e detyrave? A ju ndihmon të planifikoni ditën tuaj? A ju shtyn që të prioritizoni detyrat e duhura? Apo është një listë e pafundme e gjërave që ndiheni fajtorë që nuk i keni bërë ende dhe tani nuk do të bëni asnjë prej tyre? Një listë e mirë e detyrave duhet t'ju shërbejë. Ju nuk duhet të jeni në mëshirën e saj. 

Listat më të mira të detyrave ju çojnë në drejtimin e duhur çdo ditë dhe ju ndihmojnë të përqendroheni në detyrat që janë më të rëndësishme. Me strategjitë e duhura, një listë detyrash mund t'ju ndihmojë të arrini edhe qëllime më të mëdha. Ja çfarë duhet të dini që lista juaj e detyrave të funksionojë për ju.

(Foto: Volodymyr Hryshchenko në Unsplash)

1. Zgjidhni aplikacionin (ose letrën) e duhur

Hapi i parë për të bërë një listë më të mirë të detyrave është të vendosni se ku ta mbani atë. Është e rëndësishme që të pëlqeni aplikacionin ose fletoren që përdorni për listën tuaj të detyrave, përndryshe mund të mos i përmbaheni.

Vini re se si thashë "fletore?" Ndërsa ka shumë përfitime për të vendosur listën tuaj të detyrave në një aplikacion (dhe unë do t'i rendis ato në një moment), nuk ka asgjë të keqe me letrën! Nëse letra funksionon për ju, shkëlqyeshëm. Po kështu, një fletëllogaritëse e thjeshtë ose dokument i përpunimit të tekstit është gjithashtu i mirë. Përdorni mjetin që është i duhuri për ju.

Sidoqoftë, listat dixhitale të detyrave kanë disa përparësi ndaj letrës, dhe është mirë të paktën të dini se cilat janë ato, edhe nëse përfundoni duke përdorur letër. Disa avantazhe janë:

• Ato janë të lehta për t'u modifikuar, që do të thotë se mund të përditësoni informacionin shpejt,

• Ata kanë kujtesë të integruar,

• Është shumë e vështirë t'i humbësh sepse vetë lista zakonisht ruhet në re,

• Ju mund t'i renditni detyrat tuaja sipas përparësisë, datës së caktuar ose sipas alfabetit, dhe

• Mund t'u caktoni detyra njerëzve të tjerë dhe të njoftoheni kur ata t'i përfundojnë ato.

Nëse ju janë në treg për një aplikacion të listës së detyrave, cili është më i miri? Pasi kam testuar dhjetëra prej tyre, unë prirem t'i rekomandoj Todoist, Asana, dhe Gjërat më shpesh se të tjerët. Por ka shumë opsione të tjera. OmniFocus është i mirë për njerëzit që shtojnë shumë detaje në detyrat e tyre. Trello u flet njerëzve të drejtuar vizualisht. Microsoft To Do funksionon mirë me Office dhe Windows 10. Google Tasks është i shkëlqyeshëm për integrimin e tij në Google Workspace. Habitica mund t'ju tërheqë vëmendjen nëse ju pëlqen gamifikimi. Dhe kështu me radhë.

2. Bëni më shumë se një listë

Ju nuk duhet të keni vetëm një listë detyrash. Ju duhet të keni disa lista që mbulojnë kategoritë kryesore të jetës suaj, të tilla si Detyrat e Punës, Detyrat Personale dhe Punët e Shtëpisë. Të kesh më shumë se një listë ju ndihmon të përqendroheni. Kur jeni në punë, nuk dëshironi të shpërqendroheni nga lista juaj personale. Kur jeni në shtëpi, nuk dëshironi të ngarkoheni duke menduar për përgjegjësitë tuaja të punës.

Mos u përmba. Bëni lista për gjithçka që mendoni! Të dobishmet do të qëndrojnë përreth. Ju mund të hiqni çdo gjë që përfundon duke mos qenë e dobishme për ju. 

Disa ide të tjera janë:

• Pazar,

• Një ditë (ku shkruani detyra të parëndësishme që mund të bëni një ditë),

• Fundjavë (për çdo gjë që dëshironi të bëni në fundjavë, por nuk dëshironi të shpërqendroheni gjatë javës), dhe

• Punët për Fëmijë.

Mos harroni, mund të shtoni lista të reja ose t'i riemërtoni ato në çdo kohë.

3. Shkruani detyrat tuaja si Soon siç i mendoni ju

Kur të shfaqet një detyrë e re në kokën tënde, shkruaje sa më shpejt të jetë e mundur. Shtimi i detyrave kur mendoni për to ju pengon të qëndroni në to. Pasi të jetë shkruar, nuk keni nevojë ta mbani mend më, kështu që mund ta pastroni mendimin nga truri juaj.

Nëse aplikacioni juaj për të bërë ka një shkurtore të tastierës për të shtuar një detyrë të re, mësoni atë. Nëse aplikacioni juaj ka një shkurtore të telefonit celular, konfiguroni atë.

Për ata që përdorin letër, mbani një copë letër pranë vetes ndërsa punoni për të shënuar shpejt mendimet shpërqendruese dhe më pas kopjoni ato në listat tuaja zyrtare të detyrave kur është e përshtatshme.

Shtimi i datave të duhura për detyrat në tuaj Asana Lista e detyrave ju ndihmon të jepni përparësi.

4. Caktoni datat e duhura

Sa herë që një detyrë ka një datë të caktuar, shtojeni atë. Të shohësh se kur detyrat janë në afat të ndihmon të japësh përparësi.

Jo çdo detyrë ka nevojë për një datë të vështirë dhe të shpejtë, por ndonjëherë ndihmon për të shtuar një gjithsesi për dy arsye.

Së pari, pjesa më e madhe për të bërë apps ju lejojnë të shihni se çfarë duhet të pritet sot, nesër dhe më vonë gjatë javës, pavarësisht se në cilën listë janë ata. Në këtë mënyrë, ju mund të shihni gjithçka që duhet sot dhe të kuptoni se si do të shkojë dita. Ju gjithashtu mund të merrni një moment për të riplanifikuar disa detyra nëse ndiheni të mbingarkuar vetëm duke parë gjithçka që duhet brenda javës së ardhshme.

Së dyti, duke caktuar datat e duhura për detyrat tuaja, ju po planifikoni në mënyrë efektive javën tuaj, e cila është një strategji e shkëlqyer për menaxhimin e kohës.

5. Rishikoni çdo ditë listat tuaja të detyrave

Filloni çdo ditë duke hedhur një sy mbi listën tuaj të detyrave dhe duke vlerësuar nëse është e arsyeshme. Pastaj, rishikoni atë.

Nëse keni shumë detyra të planifikuara për ditën dhe e dini se nuk do t'i arrini të gjitha, po e vendosni veten për dështim.

6. Kufizoni veten në 3–5 detyra çdo ditë

Cili është kufiri juaj ditor i detyrave? Varet nga llojet e detyrave që shkruani dhe sa të vështira janë për t'u përfunduar. 

Për shumicën e njerëzve, unë rekomandoj të filloni duke kufizuar veten në tre deri në pesë detyra në ditë. Mund të mos tingëllojë si shumë, por nëse përqendroheni në shkrimin e tre gjërave më të rëndësishme që duhet të bëni sot, mund të zbuloni se tashmë ka shumë për t'i kaluar.

Pse të mos shkruani më shumë? Nëse shkruani shumë detyra dhe nuk i arrini të gjitha, atëherë duhet t'i shtyni ato për një ditë tjetër. Kjo do të thotë të ri-prioritet dhe të ndryshojë listën tuaj, e cila është punë e panevojshme që shkakton stres dhe mund të ndjehen të vetë-shkatërruese.

Duke pasur një numër të vogël detyrash, ju keni më shumë gjasa t'i përfundoni ato. Sa më shumë të përfundoni të gjitha detyrat tuaja, aq më mirë do të ndiheni për listat tuaja të detyrave në përgjithësi. Kjo ndjenjë pozitive mund t'ju nxisë të ecni përpara.

Tre deri në pesë detyrat tuaja duhet të jenë gjëra të rëndësishme që ju duhet bëj. Dhe jo më shumë se dy prej tyre duhet të jenë detyra rutinë, si marrja e ilaçeve të përditshme. Përqendrohuni në tuajën qëllim per diten. Kjo është ajo që duhet të shkruani.

Me kalimin e kohës, gjurmoni sa detyra kontrolloni çdo ditë (më të mirat për të bërë apps gjurmoni për ju) dhe do të kuptoni numrin e duhur të detyrave për ju, në rast se nuk është tre deri në pesë.

Todoist gjurmon sa detyra kryeni çdo ditë dhe javë dhe krijon një tabelë që tregon përparimin tuaj.

7. Vendosni detyrat në listën tuaj të detyrave, jo qëllimet

Ajo që shkruani në listën tuaj të detyrave ka rëndësi. Vendosni detyrat në listat tuaja, në vend të objektivave dhe qëllimeve. Për ta bërë këtë, ju duhet të dini ndryshimin midis tyre.

Qëllimet janë arritje me pamje të madhe ose rezultate të dëshiruara. Zakonisht janë të vështira për t'u llogaritur. Një shembull është "të flisni rrjedhshëm në Hindi". Vendosja e kësaj në listën tuaj të detyrave nuk do të ishte shumë efektive.

Objektivat janë tregues në rrugën drejt arritjes së një qëllimi. Është shumë më e lehtë t'i ngatërroni këto me detyrat sepse objektivat janë më specifikë dhe më të matshëm. Një shembull i një objektivi është "të jem në gjendje të zhvilloj një bisedë në Hindi për filmat e mi të preferuar për tre minuta".

Pra, cilat janë detyrat? Detyrat janë veprimet që ndërmerrni për të arritur një objektiv. Zbërtheni një objektiv dhe ju keni detyrat tuaja. Shumë shpesh ato janë ngjarje të vetme (megjithëse mund të përsëriten). Një detyrë mund të jetë "të mësoni tre folje të reja hindisht" ose "të studioni gjuhën indiane për 30 minuta".

Detyrat - jo qëllimet apo objektivat - janë ato që i përkasin listës së detyrave të përditshme.

8. Mbani qëllimet dhe objektivat të ndara

Në një botë të përsosur, shumë nga detyrat që kryeni çdo ditë do të jenë në ndjekje të një qëllimi më të madh. Ju duhet të dini se cilat janë qëllimet tuaja, por nuk keni nevojë t'i shkruani ato në listën tuaj të përditshme të detyrave.

Në vend të kësaj, shkruani qëllimet dhe objektivat tuaja diku tjetër. Mund të jetë akoma in aplikacionin ose fletoren tuaj të listës së detyrave, por jo në listën që shikoni çdo ditë. Vende të tjera ku mund të shkruani qëllimet janë ditari juaj ose një aplikacion për mbajtjen e shënimeve.

Referojuni qëllimeve tuaja herë pas here. Kontrolloni ato dhe rishikoni ato. Thjesht mos lejoni që t'ju shpërqendrojnë nga gjërat specifike që duhet të bëni sot.

9. Shikoni shpesh listën tuaj të detyrave

Një listë e shikuar është një listë e përdorur. Një listë efektive për të bërë ju udhëzon gjatë ditën tuaj, që do të thotë se duhet ta shikoni shpesh. Shikojeni atë çdo mëngjes për t'u përgatitur mendërisht për ditën e ardhshme. Shikojeni atë pas drekës në mënyrë që të dini se në çfarë tjetër duhet të përqendroheni për pjesën tjetër të ditës. Rishikoni atë në fund të ditës për të riplanifikuar detyrat që keni humbur.

Bëjeni zakon të shikoni paraprakisht gjithçka që keni planifikuar për javën e ardhshme, në mënyrë që të planifikoni më mirë kohën tuaj dhe të bëni rregullime.

Gjatë ditës, nëse filloni të ndiheni të humbur në atë që po bëni ose keni nevojë për një pushim prej saj, shikoni listën tuaj të detyrave për diçka të vogël dhe të lehtë (një detyrë më pak kërkuese që nuk kërkon fokus të lartë) që ju mund të merret ndërkohë.

Sa më shumë të shikoni listën tuaj, aq më shumë do t'i besoni. Sa më shumë t'i besoni, aq më pak duhet të mbani mend se cilat detyra duhet të bëni. Sa më pak të mbani mend, aq më shumë e lironi mendjen tuaj për t'u përqëndruar në detyrën në fjalë.

10. Bëni listën tuaj të detyrave të skanueshme

Nëse e shikoni shpesh listën tuaj të detyrave, do të kuptoni shpejt se sa e dobishme është të shihni atë që ju nevojitet me një shikim.

Përdorni gjuhë të ngushtë ose stenografi për të shkruar detyrat tuaja. Shumë apps keni vlerësime prioritare, yje, etiketa dhe detaje të tjera që mund t'i shtoni në detyra të rëndësishme për t'i bërë ato të dallohen. Kodoni me ngjyra detyrat tuaja nëse kjo ju ndihmon. Aplikoni ikona që ju japin më shumë informacion rreth detyrës, si p.sh. nëse ajo kërkon një telefonatë ose ka lidhje me kujdesin shëndetësor. Pavarësisht se sa shpejt shikoni listën tuaj të detyrave, duhet të jeni në gjendje të korrni shumë informacion për atë që duhet bërë.

Kontrolloni ato kuti

Një listë e madhe detyrash është në qendër të produktivitetit personal. Është një kënaqësi e madhe të gjesh një aplikacion dhe proces për menaxhimin e detyrave që funksionon për ty. Kontrollimi i artikujve në listën tuaj ju jep një ndjenjë të arritjes dhe është një element kyç i organizimit. Një sistem i besueshëm për të bërë e bën jetën më të lehtë dhe më pak stresuese.