Урадите више: Испробајте ових 10 једноставних савета за боље листе обавеза

Колико је ефикасна ваша листа обавеза? Да ли вам помаже да испланирате свој дан? Да ли вас то подстиче да дате приоритет правим задацима? Или је то бескрајна листа ствари за које се осећате кривим јер још нисте урадили, а сада нећете урадити ниједну од њих? Добра листа обавеза треба да вам послужи. Не би требало да будете у њеној милости. 

Листе најбољих обавеза сваког дана вас покрећу у правом смеру и помажу вам да се фокусирате на задатке који су најважнији. Уз праве стратегије, листа обавеза вам може помоћи да постигнете и веће циљеве. Ево шта треба да знате да би ваша листа обавеза радила за вас.

(Фото: Володимир Хришченко на Унспласх-у)

1. Изаберите праву апликацију (или папир)

Први корак у прављењу боље листе обавеза је одлучивање где ћете је држати. Важно је да волите апликацију или бележницу коју користите за своју листу обавеза, иначе се можда нећете држати тога.

Приметите како сам рекао „бележница?“ Иако постоје многе предности стављања листе обавеза у апликацију (и навешћу их за тренутак), нема ништа лоше у папиру! Ако вам папир одговара, одлично. Исто тако, једноставна табела или документ за обраду текста су такође у реду. Користите алат који вам одговара.

Дигиталне листе обавеза имају неколико предности у односу на папир, међутим, и добро је барем знати шта су, чак и ако на крају користите папир. Неке предности су:

• Лако их је уређивати, што значи да можете брзо ажурирати информације,

• Имају уграђене подсетнике,

• Веома их је тешко изгубити јер се сама листа обично чува у облаку,

• Своје задатке можете сортирати по приоритету, року или по абецедном реду и

• Можете да доделите задатке другим људима и да будете обавештени када их заврше.

Ако сте су на тржишту апликације за листу обавеза, која је најбоља? Након што сам тестирао десетине њих, препоручујем Todoist, Asana, и Ствари чешће од других. Али постоји много других опција. ОмниФоцус је добар за људе који својим задацима додају много детаља. Трелло разговара са визуелно вођеним људима. Мицрософт То До добро функционише са Оффице и Виндовс 10. Гоогле Таскс је одличан за интеграцију Гоогле Воркспаце-а. Хабитица би могла да вам скрене пажњу ако волите гамификацију. И тако даље.

2. Направите више од једне листе

Не би требало да имате само једну листу обавеза. Требало би да имате неколико листа које покривају главне категорије вашег живота, као што су радни задаци, личне обавезе и кућни послови. Имати више од једне листе помаже вам да се фокусирате. Када сте на послу, не желите да вас омета ваша лична листа. Када сте код куће, не желите да будете оптерећени размишљањем о својим обавезама на послу.

Не задржавај се. Направите листе за све што вам падне на памет! Корисни ће остати. Можете уклонити све што вам на крају не буде корисно. 

Неке друге идеје су:

• Шопинг,

• Једног дана (где запишете неважне задатке које бисте могли да урадите једног дана),

• Викенд (за све што желите да радите током викенда, али не желите да вас омета током недеље), и

• Домаћи послови за децу.

Запамтите, можете додати нове листе или их преименовати у било ком тренутку.

3. Запишите своје задатке као Soon као што мислите о њима

Када вам у глави падне нови задатак, запишите га што је пре могуће. Додавање задатака када помислите на њих спречава вас да се задржавате на њима. Када буде записано, више не морате да га памтите, тако да можете да избаците мисао из свог мозга.

Ако ваша апликација за обавезе има пречицу на тастатури за додавање новог задатка, научите је. Ако ваша апликација има пречицу за мобилни телефон, подесите је.

За оне који користе папир, држите мало старог папира у близини док радите на брзом записивању ометајућих мисли, а затим их копирајте на своје званичне листе обавеза када је то згодно.

Додавање рокова за задатке у вашем Asana листа обавеза вам помаже да одредите приоритете.

4. Доделите рокове

Сваки пут када задатак има рок, додајте га. Гледање када су задаци доспели помаже вам да одредите приоритете.

Није за сваки задатак потребан чврст и брз рок, али понекад помаже додавање једног из два разлога.

Прво, већина обавеза apps нека видите шта треба данас, сутра и касније током недеље, без обзира на којој листи се налазе. На овај начин можете видети све што треба данас и добити осећај како ће дан проћи. Такође бисте могли да одвојите тренутак да померите неке задатке ако се осећате преоптерећено само гледањем свега што треба да буде у току следеће недеље.

Друго, додељивањем рокова вашим задацима, ви ефикасно планирате своју недељу, што је одлична стратегија управљања временом.

5. Свакодневно ревидирајте своје листе обавеза

Почните сваки дан тако што ћете бацити око на своју листу задатака и проценити да ли је то разумно. Затим га ревидирајте.

Ако имате превише задатака заказаних за тај дан и знате да их нећете све постићи, припремате се за неуспех.

6. Ограничите се на 3–5 задатака дневно

Која је ваша дневна граница задатака? Зависи од тога које врсте задатака записујете и колико их је тешко извршити. 

За већину људи препоручујем да почнете тако што ћете се ограничити на три до пет задатака дневно. Можда не звучи много, али ако се усредсредите на записивање три најважније ствари које треба да урадите данас, можда ћете открити да је то већ много тога за проћи.

Зашто не записати више? Ако запишете превише задатака и не стигнете до свих, онда их морате одложити за неки други дан. То значи да поново одредите приоритете и промените своју листу, што је непотребан посао који изазива стрес и може се осећати самопоражавајућим.

Ако имате мали број задатака, већа је вероватноћа да ћете их завршити. Што више завршите све своје задатке, боље ћете се осећати у вези са својим листама обавеза у целини. Тај позитиван осећај може да вас подстакне за напредовање.

Ваша три до пет задатака би требало да вам буду важне обавезан урадити. И не више од два од њих не би требало да буду рутински задаци, попут свакодневног узимања лекова. Фокусирајте се на своје намера за дан. То би требало да запишете.

Током времена, пратите колико задатака сте означили сваки дан (најбоља обавеза apps пратите то за вас) и добићете осећај за прави број задатака за вас, у случају да није три до пет.

Todoist прати колико задатака завршите сваког дана и недеље и прави графикон који приказује ваш напредак.

7. Ставите задатке на своју листу обавеза, а не циљеве

Важно је оно што напишете на својој листи обавеза. Ставите задатке на своје листе, а не циљеве и циљеве. Да бисте то урадили, морате знати разлику између њих.

Циљеви су велика достигнућа или жељени исходи. Обично их је тешко квантификовати. Пример је „постани течно говори хинди“. Стављање тога на своју листу обавеза не би било баш ефикасно.

Циљеви су маркери на путу ка постизању циља. Много је лакше побркати их са задацима јер су циљеви конкретнији и квантитативнији. Пример циља је „моћи да водим разговор на хиндију о мојим омиљеним филмовима три минута“.

Дакле, шта су задаци? Задаци су радње које предузимате да бисте постигли циљ. Разбијте циљ и имате своје задатке. Врло често су то појединачни догађаји (иако се могу поновити). Задатак може бити „научити три нова глагола на хиндском језику“ или „учити хинди 30 минута“.

Задаци — а не циљеви или циљеви — спадају на листу дневних обавеза.

8. Одвојите циљеве и циљеве

У савршеном свету, многи задаци које обављате сваког дана биће у потрази за већим циљем. Требало би да знате који су ваши циљеви, али не морате да их уписујете на своју листу дневних обавеза.

Уместо тога, напишите своје циљеве негде другде. Можда и даље буде in вашу апликацију за листу обавеза или бележницу, али не на листи коју гледате сваки дан. Друга места на којима можете да запишете циљеве су ваш дневник или апликација за бележење.

Осврните се на своје циљеве с времена на време. Проверите их и прегледајте их. Само не дозволите да вам одврате пажњу од конкретних ствари које треба да урадите данас.

9. Често гледајте своју листу обавеза

Прегледана листа је листа половних. Ефикасна листа обавеза вас води током ваш дан, што значи да морате често да га гледате. Гледајте га сваког јутра да бисте се ментално припремили за дан који је пред нама. Погледајте га после ручка да бисте знали на шта још треба да се фокусирате до краја дана. Ревидирајте га на крају дана да бисте поново заказали задатке које сте пропустили.

Направите навику да унапред прегледате све што сте планирали за следећу недељу како бисте боље планирали своје време и извршили прилагођавања.

Током дана, ако почнете да се осећате изгубљено у ономе што радите или вам је потребан одмор од тога, погледајте своју листу обавеза за нешто мало и лако (мање захтеван задатак који не захтева висок фокус) на шта може да се позабави у међувремену.

Што више гледате своју листу, више ћете јој веровати. Што му више верујете, мање морате да памтите које задатке морате да урадите. Што мање морате да памтите, више ћете ослободити свој ум да се фокусира на задатак који имате.

10. Омогућите скенирање ваше листе обавеза

Ако често гледате своју листу обавеза, брзо ћете схватити колико је корисно да на први поглед видите шта вам треба.

Користите строг језик или стенографију за писање задатака. Многи apps имају приоритетне оцене, звездице, ознаке и друге детаље које можете додати важним задацима да бисте их истакли. Означите своје задатке бојама ако то помаже. Примените иконе које вам дају више информација о задатку, на пример да ли је за њега потребан телефонски позив или се односи на здравствену заштиту. Без обзира колико брзо погледате своју листу обавеза, требало би да будете у могућности да пожњете много информација о томе шта треба да урадите.

Означите те кутије

Одлична листа обавеза је у срцу личне продуктивности. Права је радост пронаћи апликацију и процес за управљање задацима који раде за вас. Означавање ставки на вашој листи даје вам осећај постигнућа и кључни је елемент организовања. Поуздан систем обавеза чини живот лакшим и мање стресним.