Најбољи добављачи пословних складишта и дељења датотека у облаку

Складиштење у облаку је много више од обичног места за одлагање података ваше компаније. Наравно, то је још једно слово диска где корисници могу да деле датотеке, али са управљаном услугом у облаку иза себе, ове платформе нуде неколико других могућности које локално складиште не може. Говоримо о стварима као што су еластични капацитет, инлине уређивање са вишекорисничким верзијама и боља безбедност. Већина њих такође нуди интеграцију апликација са остатком вашег портфеља услуга у облаку, посебно са другим добављачима складиштења и резервних копија пословања.

Ако ваши запослени и даље раде од куће због пандемије, а посебно ако би то могло постати трајно, ресурс за складиштење у облаку је основна компонента када се гради хибридни радни простор за онлајн сарадњу. Такође помаже ако прелазите на потпуно окружење десктоп-као-услуга (ДааС). Један од њих ће вам требати не само за складиштење и организовање ваших података, већ и за руковање основном сарадњом, посебно заштитом података и детаљним дозволама. Интеграција значи да чак и ако се примарни посао обавља у другој апликацији, као што је Салесфорце или Слацк, све те погодности и даље важе.

Можете веровати нашим рецензијама

Од 1982. године, ПЦМаг је тестирао и оценио хиљаде производа како би вам помогао да донесете боље одлуке о куповини. (Прочитајте нашу уређивачку мисију.)

Нажалост, та иста ширина могућности такође може представљати потешкоће. Огроман број функција које добављачи нуде да би се такмичили и диференцирали могу отежати усмеравање на оно што вам је потребно. Међутим, постоје нека кључна разматрања која су свима потребна. На пример, свако пословно решење за складиштење у облаку мора да буде доступно, следљиво и безбедно. То значи приступ било где преко облака, евиденцију ко је коме приступио и када, и услугу која штити податке контролом приступа, резервним копијама и шифровањем.

На ИТ нивоу, администратори треба да знају у ком облаку се налазе њихови подаци и где се ти центри података налазе. Ово може бити застрашујуће не само зато што неки добављачи нерадо деле ове информације, већ и зато што се многа решења ослањају на препродавце са додатом вредношћу (ВАР) да производе своје ресурсе за складиштење у облаку. То ствара позадину у којој може бити тешко одредити где се битови чувају. У наставку ћемо детаљније разговарати о свим овим питањима.

Шта ради дељење датотека пословног ранга?

Позитивна страна ове листе функција која стално расте је то што паметне организације могу пронаћи нове и креативне начине да користе своју инфраструктуру за складиштење. Складиштење у облаку значи да можете да подесите услугу тако да делује као лагани систем за управљање документима или чак као менаџер тока посла који контролише како ваши подаци теку кроз ланац корисника. Или можете да се усредсредите на сарадњу и функције дељења датотека како би запослени могли да уређују исте датотеке у тимском простору, док истовремено штите свој рад помоћу верзија.

Ова врста прилагодљивости је сада важнија него икада. Према недавном истраживању од ГлобалВоркПлацеАналитицс.цом, Најмање 50 одсто америчке радне снаге је сада подешен за рад на даљину. Запослени који се удаљавају од модела рада централне канцеларије могу драстично да промене начин на који се посао обавља. Чување и преузимање података ваше компаније треба да се прилагоди и ниједан други метод складиштења не може тако лако да се носи са тим променама као услуга у облаку.

Проблем је у томе што ефикасно прилагођавање захтева планирање, посебно када се то прилагођавање односи на важне токове посла. Само зато што добављач складишта има дугачку листу функција не значи да ћете их аутоматски искористити све. Знати које функције ће најбоље функционисати иу каквој комбинацији је планирање које можете да урадите само ви, ваше ИТ особље и ваши пословни менаџери.

У почетку се фокусирајте на планирање само на кључне токове посла и почните са малим. Обратите пажњу на основне способности, посебно на поуздану приступачност, ефикасне резервне копије, безбедно складиштење и управљање корисницима и групама. Једном када знате како желите да све то функционише док су ваши радници тако широко распоређени, можете се проширити на аутоматизовани ток посла, сарадњу и интеграције апликација трећих страна. Понекад основне интеграције апликација треба размотрити раније, на пример, ако је ваше пословање стандардизовано на одређеној платформи за продуктивност. (тј. Гоогле продавнице ће изабрати Гоогле Дриве, док ће Мицрософт 365 опрема вероватно изабрати ОнеДриве).

Лака „прикључивост“ у ваш други Apps

Ако немате очигледан циљ интеграције као што је Гоогле Воркспаце, добра вест је да је облак олакшао различитим добављачима да разговарају једни са другима путем отворених стандарда. Ових дана можете комбиновати и ускладити решења за складиштење у облаку са дугом листом тренутних система за продуктивност и управљање документима. Ако морате да идете толико далеко да урадите неко прилагођено кодирање, онда већина добављача нуди РЕСТ АПИ-је тако да можете и трговати подацима и позивати функције између различитих услуга апликације. Ако вам је потребна само боља аутоматизација, онда услуге као што су ИФТТТ или Запиер могу свакоме дозволити да направи аутоматизацију цосс-апликација са прилично ниском кривом учења.

Компаније у облаку такође виде вредност интероперабилности, иако се првенствено труде да је реше у категоријама и вертикалама корисника високе вредности. Продавци као што су Мицрософт и Салесфорце, на пример, имају огромне партнерске екосистеме са великим каталозима циљаних понуда услуга. Партнер преузима основне производе компаније, као што је Мицрософт 365, и гради интеграције и функције тока посла користећи тај производ и једну или више услуга у облаку независних произвођача. Та решења су направљена да привуку одређене врсте предузећа или вертикала.

Тако би, на пример, продавац Кс могао да изгради решење за управљање закупом од краја до краја за компаније за управљање имовином у великим градовима. То решење би могло да користи базу података о некретнинама која је повезана са Салесфорце ЦРМ-ом. Та веза би одговарала некретнинама потенцијалним закупцима. Одатле, може аутоматски да усклади тип закупца и тип имовине са правим шаблоном закупа који се чува у другој бази података или систему за управљање уговорима или документима. Ти уговори о закупу се попуњавају помоћу ПДФ докумената који се могу уређивати и који се убацују у ток рада за одобравање било назад у Салесфорце оквиру или у неко друго окружење продуктивности, као што је Гоогле Воркспаце или Мицрософт 365.

Наравно, што више услуга треће стране користи овакво решење, то је већа цена по кориснику по месецу. Али чињеница да можете саставити тако прилагођено решење користећи само плуг-ин архитектуру услуге у облаку је атрактивна јер вам омогућава да прилично лако мењате добављаче услуга.

Дакле, ако желите да користите услугу складиштења у облаку на веома специфичан начин, свакако урадите неопходно планирање да бисте тачно разумели које врсте прилагођених подешавања и токова посла ће вам требати. Али када се то уради, немојте претпостављати да ћете све то морати сами да направите. Уместо тога, прво проверите тржишта апликација за интеграцију и додавање вредности која су доступна од ваших кључних добављача апликација, као и она која нуди услуга складиштења. Неко је можда већ направио савршено решење од краја до краја за вас, а то је јефтиније и лакше него да користите своје.

Складиштење и дељење

Један од разлога за тренд у новим функцијама које додају вредност је тај што је капацитет складиштења углавном спорно питање у облаку. Многи купци почињу да се фокусирају углавном на складишни капацитет продавца и колико ће добити за колико долара. То је свакако нешто што треба узети у обзир, али свеукупно гледано, простор за складиштење је сада приступачнији него икад са ценама које полако опадају. Што се тиче капацитета, већина провајдера складиштења у облаку нуди издашну количину складишта и то на различитим нивоима. Више терабајта (ТБ) је уобичајено и више није велика разлика између услуга, посебно сада када је додавање капацитета за складиштење лако и јефтино.

Ако вам је изненада потребно додатних 100 ГБ простора за брзи пројекат, већина добављача складишта у облаку чини додавање тог капацитета једноставним кликом на неке дугмад са опцијама. То не само да ће вам дати нови простор већ и аутоматски повећати вашу претплату у складу са тим. Још боље, када се пројекат заврши и више вам не треба тих 100 ГБ, можете поново да смањите капацитет и цену једнако лако. Ова врста еластичног капацитета је лака за добављача складиштења у облаку и готово немогућа за локални ресурс.

Наравно, сва та слобода опет може да закомпликује ствари, посебно у већем друштву. Ако капацитет складиштења и стопе претплате скачу јер различити менаџери одељења стално мењају своје захтеве, то може да направи хаос са дугорочним буџетом. Обавезно поставите контроле око тога ко може да прилагоди капацитет (ваше ИТ одељење би овде требало да буде кључно), како треба да се извештава о новим капацитетима, који су минимални захтеви за безбедност и дозволе, које смернице за прављење резервних копија треба да се примењују и колико често то може дешавају у датом временском одсеку (квартално, годишње, итд.).

Погледајте те детаље

Све ово даје веома ружичасту слику када је у питању дизајнирање ваше сопствене прилагођене и високо дистрибуиране услуге складиштења. И док је то истина, још увек неколико ђавола вреба у детаљима. Велика ствар је сазнати где се тачно налазе ваши подаци. Неки провајдери имају сопствене центре података, док други предају своје складиште у други облак треће стране, често Амазон Веб Сервицес (АВС) или сличан плејер Инфраструцтуре-ас-а-Сервице (ИааС).

То је важна тачка коју треба узети у обзир: Да ли потписујете уговор о нивоу услуге (СЛА) са добављачем облака који је директно одговоран за инфраструктуру или је провајдер одговоран другој страни? Ако је у питању трећа страна, обавезно истражите ту фирму и испитајте њену евиденцију. Затим погледајте нивое услуге које нуди. Иако сви главни играчи имају одређени ниво гаранције непрекидног рада, вреди напоменути да је локација важан фактор.

Колико центара података има трећа страна? Колико је локалних, а колико потенцијално на потпуно другом локалитету? Ако сте компанија из САД, нема смисла куповати ресурсе за складиштење који имају сервере смештене само у Европи. Коначно, да ли се ваши подаци дистрибуирају међу њима ради боље поузданости? Требало би да будете у могућности не само да лако одредите те одговоре од циљаног добављача, већ и да одредите где желите да се ваши подаци чувају како бисте могли да оптимизујете своје складиште за брзину приступа и редундантност.

Начин на који ће ваши запослени приступити својим датотекама није само критичан, већ се може у великој мери разликовати међу добављачима. Функција дељења података треба да укључује клијента за синхронизацију или неку другу врсту софтвера заснованог на десктопу који се налази на сваком рачунару или клијенту и обезбеђује да се подаци у облаку синхронизују са локалним репликама. Али неки продавци могу имати и друге тачке приступа. На пример, све компаније за складиштење у облаку ће понудити веб клијента, али неке би га могле учинити и примарним клијентом. Можда то ради за вас, а можда и не, али то је нешто што морате да тестирате пре него што се обавежете.

Мобилни уређаји су такође проблем. Многи од ових новораспоређених запослених покушавају да користе личне уређаје за посао и многи од тих уређаја су мобилни. Да ли ваш продавац складишта има мобилне клијенте? Ако је тако, потребно је да сазнате које су платформе подржане, а затим да тестирате како ти клијенти функционишу. Синхронизација, на пример, мора да функционише другачије за мобилне уређаје у односу на десктоп пошто су ЦПУ и ресурси за складиштење толико различити. Безбедност и кориснички приступ ће такође функционисати другачије, посебно ако кориснички акредитиви укључују типове уређаја.

Још једна ствар коју треба запамтити је да нећете увек приступати својим подацима директно преко добављача складишта. На пример, Мицрософт ОнеДриве фор Бусинесс може да се синхронизује са Мицрософт тимовима, његовом платформом за тимске поруке, као и са тимским сајтовима који су део његове популарне СхареПоинт Онлине платформе за сарадњу. Тако да ваши корисници могу да раде свој посао на датотекама у њима apps а затим их видите аутоматски сачуване у повезаној услузи за складиштење у облаку, у овом случају, ОнеДриве.

Поређења ради, Бок (фор Бусинесс) нуди потпуно функционалан веб клијент са подршком за превлачење и испуштање. Дељени подаци могу да се чувају у фасциклама које су креирали појединци или у тимским фасциклама које креирају и контролишу вође тима или администратори, али све се то дешава у прозору прегледача. Да бисте то учинили унутар друге апликације, биће потребно више посла осим ако Бок унапред не изгради интеграцију за вас.

За већину било којег стварног тока посла, биће вам потребна нека верзија тимских фасцикли, па како то функционише не само у интерфејсу добављача складишта, већ и било које повезане треће стране apps потребно је пажљиво размотрити пре куповине. Рад са корисницима овде да би се утврдило шта им се највише свиђа и како данас обављају посао може увелико допринети лакшем одлучивању о куповини.

Како функционишу корисничке и групне фасцикле је оно што морате да утврдите, а не само да ли решење подржава ту функцију. Које функције су подржане, како се контролишу и које треће стране apps они могу утицати на све важне тачке. Неколико решења превазилази све што је потребно и укључује чврсту интеграцију са популарним платформама независних произвођача, као што је претходно поменути Мицрософт 365. На пример, чак и ривал Мицрософт, Гоогле, направио је конектор за Гоогле Дриве Ентерприсе како би укључио глатку функционалност сарадње за Корисници Мицрософт 365.

Потражите дубоку и слојевиту сигурност

Можда најважнији ђаво за складиштење са којим ћете се морати борити је сигурност. Заштита података је већи изазов данас него што је икада био. Функције које су се некада сматрале напредним сада су једноставно основне могућности. Управљање идентитетом на нивоу предузећа, на пример, је нешто што би сваки продавац складишта требало да понуди. То значи не само упаривање акредитива појединачног корисника са датотекама и фасциклама којима је дозвољен приступ, већ и додавање функција вишефакторске аутентификације и јединственог пријављивања (ССО).

Као што је горе поменуто, безбедно складиштење значи заштиту података од више од радозналих очију. Редундантни слојеви за складиштење значе да бисте требали бити у могућности да мапирате који центри података садрже не само примарну копију ваших података, већ и први резервни ниво. Дакле, ако имате 500 ГБ података са добављачем Кс, требало би да будете у могућности да сместите датотеке којима ваши запослени највише приступају у центрима података близу места где раде. Тада би Вендор Кс такође требало да вам омогући да синхронизујете те датотеке са копијом која се налази у другом центру података, оним којим још увек управља тај добављач, тако да ако ваша примарна инстанца нестане, друга копија података може бити одмах доступна.

Продавац Кс такође треба да прави редовне резервне копије и сајтова и продавнице Који подаци на другој локацији. Коначно, требало би да будете у могућности да добијете интеграцију са независним добављачем резервних копија у облаку, тако да можете аутоматски сами да направите још једну резервну копију и похраните је на сервере потпуно другог добављача или чак на сопствени локални сервер или повезан на мрежу уређај за складиштење података (НАС).

То може звучати као претерано, али лепота управљане услуге у облаку је у томе што је ова врста вишеслојне архитектуре релативно лака за изградњу са становишта корисника и прилично аутоматска када се успостави. Све док га с времена на време тестирате, можете бити сигурни да ће ваши подаци остати безбедни и доступни, без обзира шта се деси.

Шифровање је још једна основна безбедносна функција. Сви наши тестирани добављачи подржавали су ово у различитом степену, али ако наиђете на неки који не наставља само да тражи. Шифровање је неопходно и потребно вам је и док се подаци крећу између ваших корисника и облака, као и када стигну до тих сервера у облаку и престану да се крећу. Дакле, и „у транзиту“ и „у мировању“. Тестирање ових могућности значи разумевање шема шифровања које се користе као и њиховог утицаја на перформансе преузимања података.

Срећом, провајдери складиштења у облаку напорно раде како би осигурали сигурност како би ваши дијелови били сигурни, тако и такмичили се једни с другима. Толико да већина ИТ професионалаца верује у безбедност у облаку онолико или више него у оно што је доступно на лицу места (64 процента према истраживању из 2015. Цлоуд Сецурити Аллианце). Логика је прилично једноставна. Већина ИТ професионалаца једноставно нема буџет за истраживање, примену и управљање напредним безбедносним могућностима које добављачи услуга у облаку могу да обезбеде јер је то кључно за њихов примарни посао.

Важне карактеристике усклађености са прописима

Осим једноставног чувања података о клијентима безбедним, још један фактор који је значајно појачао безбедност у облаку је потреба да се поштују важни регулаторни стандарди, као што су Закон о преносивости и одговорности здравственог осигурања (ХИПАА) и ИСО 27001. Ливедриве фор Бусинесс је овде донекле јединствен јер је фокусиран на европске купце, тако да је изграђен на основу Опште уредбе о заштити података (ГДПР), због чега се њени сервери налазе у ЕУ и УК.

У случају да се питате, неке од најбољих карактеристика које су ИТ купци тражили у решењу за складиштење у облаку пословне класе испитала је компанија за истраживање тржишта статиста и објављено у наставку.

Али карактеристике наведене у тој графики првенствено се односе на свакодневне оперативне потребе ИТ-а. Регулаторне захтеве углавном одређује ваше правно особље, због чега они нису представљени горе. Међутим, они нису ништа мање важни и мораћете да их укључите у своје планирање. Провајдери складишта у облаку обично имају неколико уграђених функција посебно за решавање проблема усаглашености.

Популарно за неколико прописа, па чак и за најстроже безбедносне политике, јесте да свака датотека и фасцикла имају ревизијски траг. Ово ће показати када је први пут сачувано на систему, како и када је модификовано, ко му је приступио и које врсте операција су извршене, попут копирања, брисања или премештања. Ово је најважније за строго регулисане или безбедносно свесне вертикале. Губитак критичних датотека због грешака или недоличног понашања често може коштати стотине хиљада или чак милионе долара репарација или изгубљеног капитала.

Задржавање датотека је још један уобичајени законски захтев. Морате да контролишете колико дуго подаци живе у систему, како су им доступни и када се могу избрисати илиhiveд. И ваш добављач складишта треба да учини ове функције лаким за коришћење. У строго регулисаним индустријама, поседовање правих информација при руци често може значити разлику између усклађености или неусаглашености са савезним прописима или прописима специфичним за индустрију.

Све ово значи да пре него што купите било коју услугу у облаку, морате да седнете са својим ИТ особљем и стручњаком за усклађеност да бисте разумели где тачно подаци и apps треба да буду лоцирани и које функције треба да подрже да би донели прописе о усклађености важним за ваше пословање.

Корак по корак

Одабир производа за складиштење у облаку за вашу организацију може изгледати као застрашујући задатак када прво размотрите све укључене варијабле. Не само да различита предузећа имају различите захтеве за складиштење у облаку и дељење датотека, већ захтевају солидну безбедност за прављење резервних копија и дељење датотека. Успостављање равнотеже између употребљивости, сигурности и прилагођавања на крају треба да буде вођено пословним захтевима. Али разумевање тачно шта су ти захтеви је озбиљан задатак који ће захтевати прави рад; то није нешто што желите да решите брзом одлуком.

Док неки од добављача које смо прегледали олакшавају миграцију ваших података искључен њихове службе, нису сви тако промишљени. Када се једном региструјете и преместите своје податке на одређену услугу, генерално није тривијално преместити их на другу, тако да је добра идеја да темељно урадите свој домаћи задатак пре него што се посветите било ком провајдеру.

Планирање је кључ. Зато седите са пословним лидерима, ИТ менаџерима, па чак и са представником добављача услуга у облаку ако можете. Биће потребно мало времена и труда, али ако се потрудите да одредите карактеристике неопходних за тренутне и будуће потребе ваше организације, проналажење правог решења ће бити много лакшим.

Имате ли питања о томе како да приступите складиштењу у облаку за своје мало предузеће? Придружи [емаил заштићен] дискусиону групу на ЛинкедИн-у и можете питати продавце, ПЦМаг уреднике и професионалце попут вас.