Få mer gjort: Prova dessa 10 enkla tips för bättre att-göra-listor

Hur effektiv är din att göra-lista? Hjälper det dig att planera din dag? Får det dig att prioritera rätt uppgifter? Eller är det en oändlig lista över saker du känner dig skyldig för att du inte har gjort ännu och nu inte kommer att göra någon av dem? En bra att göra-lista bör tjäna dig. Du ska inte vara på dess nåd. 

De bästa att göra-listorna tar dig i rätt riktning varje dag och hjälper dig att fokusera på de uppgifter som är viktigast. Med rätt strategier kan en att göra-lista hjälpa dig att uppnå större mål också. Här är vad du behöver veta för att få din att göra-lista att fungera för dig.

(Foto: Volodymyr Hryshchenko på Unsplash)

1. Välj rätt app (eller papper)

Det första steget för att göra en bättre att-göra-lista är att bestämma var den ska förvaras. Det är viktigt att du älskar appen eller anteckningsboken du använder för din att-göra-lista, annars kanske du inte håller fast vid den.

Lägg märke till hur jag sa "anteckningsbok?" Även om det finns många fördelar med att lägga in din att-göra-lista i en app (och jag kommer att lista dem om ett ögonblick), är det inget fel på papper! Om papper fungerar för dig, bra. Likaså är ett enkelt kalkylblad eller ordbehandlingsdokument bra. Använd det verktyg som är rätt för dig.

Digitala att göra-listor har dock flera fördelar jämfört med papper, och det är bra att åtminstone veta vad de är, även om du slutar använda papper. Några fördelar är:

• De är lätta att redigera, vilket innebär att du snabbt kan uppdatera information,

• De har inbyggda påminnelser,

• Det är väldigt svårt att tappa dem eftersom själva listan vanligtvis sparas i molnet,

• Du kan sortera dina uppgifter efter prioritet, förfallodatum eller alfabetiskt, och

• Du kan tilldela uppgifter till andra personer och få ett meddelande när de slutför dem.

Om du är på marknaden för en att göra-lista-app, vilken är bäst? Efter att ha testat dussintals av dem brukar jag rekommendera Todoist, Asana, och saker oftare än andra. Men det finns många andra alternativ. OmniFocus är bra för personer som lägger till mycket detaljer i sina uppgifter. Trello talar till visuellt drivna människor. Microsoft To Do fungerar bra med Office och Windows 10. Google Tasks är bra för sin Google Workspace-integrering. Habitica kan dra din uppmärksamhet om du gillar gamification. Och så vidare.

2. Gör mer än en lista

Du bör inte bara ha en att göra-lista. Du bör ha några listor som täcker de viktigaste kategorierna i ditt liv, som arbetsuppgifter, personliga att göra och hushållssysslor. Att ha mer än en lista hjälper dig att fokusera. När du är på jobbet vill du inte bli distraherad av din personliga lista. När du är hemma vill du inte bli tyngd av att tänka på ditt arbetsansvar.

Håll inte tillbaka. Gör listor för allt du tänker på! De användbara kommer att stanna kvar. Du kan skrota allt som inte är användbart för dig. 

Några andra idéer är:

• Handla,

• Someday (där du skriver ner oviktiga uppgifter som du kan göra någon gång),

• Helg (för allt du vill göra på helgen men inte vill bli distraherad av under veckan), och

• Sysslor för barn.

Kom ihåg att du kan lägga till nya listor eller byta namn på dem när som helst.

3. Skriv ner dina uppgifter som Soon som du tänker på dem

När en ny uppgift dyker upp i ditt huvud, skriv ner den så snabbt som möjligt. Att lägga till uppgifter när du tänker på dem hindrar dig från att dröja vid dem. När det väl är nedskrivet behöver du inte komma ihåg det längre, så du kan rensa bort tanken från din hjärna.

Om din att göra-app har en kortkommando för att lägga till en ny uppgift, lär dig den. Om din app har en genväg till mobilen ställer du in den.

För de som använder papper, ha lite skrotpapper nära dig medan du arbetar för att snabbt skriva ner distraherande tankar och sedan kopiera dem till dina officiella att-göra-listor när det är bekvämt.

Lägga till förfallodatum till uppgifter i din Asana Att göra-listan hjälper dig att prioritera.

4. Tilldela förfallodatum

Varje gång en uppgift har ett förfallodatum, lägg till det. Att se när uppgifterna kommer hjälper dig att prioritera.

Inte varje uppgift behöver ett hårt och snabbt förfallodatum, men ibland hjälper det att lägga till en ändå av två anledningar.

Först, det mesta att göra apps låter dig se vad som ska betalas idag, imorgon och senare i veckan, oavsett vilken lista de står på. På så sätt kan du se allt som ska betalas idag och få en känsla av hur dagen kommer att gå. Du kan också ta en stund att boka om vissa uppgifter om du känner dig överväldigad bara av att titta på allt som ska ske inom nästa vecka.

För det andra, genom att tilldela förfallodatum till dina uppgifter, planerar du effektivt din vecka, vilket är en utmärkt strategi för tidshantering.

5. Revidera dina att göra-listor dagligen

Börja varje dag med att kasta ett öga över din uppgiftslista och bedöm om det är rimligt. Revidera den sedan.

Om du har för många uppgifter schemalagda för dagen och du vet att du inte kommer att hinna med dem alla, är du redo att misslyckas.

6. Begränsa dig till 3–5 uppgifter dagligen

Vad är din dagliga arbetsgräns? Det beror på vilken typ av uppgifter du skriver ner och hur svåra de är att utföra. 

För de flesta rekommenderar jag att börja med att begränsa dig till tre till fem uppgifter per dag. Det kanske inte låter som mycket, men om du fokuserar på att skriva ner de tre viktigaste sakerna du behöver göra idag, kanske du upptäcker att det redan är mycket att ta sig igenom.

Varför inte skriva ner mer? Om du skriver ner för många uppgifter och inte kommer till alla måste du skjuta upp dem till en annan dag. Det innebär att du omprioriterar och ändrar din lista, vilket är onödigt arbete som orsakar stress och kan kännas självförstörande.

Genom att ha ett litet antal uppgifter är det mer sannolikt att du slutför dem. Ju mer du slutför alla dina uppgifter, desto bättre kommer du att känna dig för dina att göra-listor överlag. Den positiva känslan kan ge dig fart på framtiden.

Dina tre till fem uppgifter bör vara viktiga saker som du måste do. Och inte mer än två av dem bör vara rutinuppgifter, som att ta daglig medicin. Fokusera på ditt Avsikten över dagen. Det är vad du ska skriva ner.

Över tid, spåra hur många uppgifter du bocka av varje dag (det bästa att göra apps spåra det åt dig) så får du en känsla av rätt antal uppgifter för dig, om det inte är tre till fem.

Todoist spårar hur många uppgifter du slutför varje dag och vecka, och skapar ett diagram som visar dina framsteg.

7. Sätt upp uppgifter på din att-göra-lista, inte mål

Vad du skriver på din att göra-lista spelar roll. Sätt uppgifter på dina listor, snarare än mål och mål. För att göra det måste du veta skillnaden mellan dem.

Mål är stora framgångar eller önskade resultat. De är vanligtvis svåra att kvantifiera. Ett exempel är "bli flytande i hindi." Att sätta det på din att-göra-lista skulle inte vara särskilt effektivt.

Mål är markörer på vägen till att nå ett mål. Det är mycket lättare att blanda ihop dessa med uppgifter eftersom målen är mer specifika och kvantifierbara. Ett exempel på ett mål är "att kunna föra en konversation på hindi om mina favoritfilmer i tre minuter."

Så vad är uppgifter? Uppgifter är de åtgärder du vidtar för att nå ett mål. Bryt ner ett mål och du har dina uppgifter. Mycket ofta är de enstaka händelser (även om de kan upprepas). En uppgift kan vara "lär dig tre nya hindiverb" eller "studera hindi i 30 minuter."

Uppgifter – inte mål eller mål – är det som hör hemma på en daglig att göra-lista.

8. Håll mål och mål åtskilda

I en perfekt värld kommer många av de uppgifter du får gjort varje dag att vara i jakten på ett större mål. Du bör veta vad dina mål är, men du behöver inte skriva dem på din dagliga att-göra-lista.

Skriv istället dina mål och mål någon annanstans. Det kan det fortfarande vara in din att göra-lista-app eller anteckningsbok, men inte på listan som du tittar på varje dag. Andra ställen du kan skriva ner mål är din dagbok eller en anteckningsapp.

Hänvisa till dina mål då och då. Kolla in dem och revidera dem. Låt dem bara inte distrahera dig från de specifika saker du behöver göra idag.

9. Titta ofta på din att-göra-lista

En tittad lista är en begagnad lista. En effektiv att göra-lista vägleder dig hela din dag, vilket innebär att du behöver titta på den ofta. Titta på det varje morgon för att mentalt förbereda dig för den kommande dagen. Titta på det efter lunch så att du vet vad mer du behöver fokusera på resten av dagen. Omarbeta den i slutet av dagen för att boka om uppgifter du missat.

Ta för vana att se över allt du har planerat för den kommande veckan i förväg så att du bättre kan planera din tid och göra justeringar.

Om du under dagen börjar känna dig vilsen i det du gör eller behöver en paus från det, titta på din att göra-lista efter något litet och enkelt (en mindre krävande uppgift som inte kräver högt fokus) som du kan ta itu med under tiden.

Ju mer du tittar på din lista, desto mer kommer du att lita på den. Ju mer du litar på det, desto mindre behöver du komma ihåg vilka uppgifter du måste göra. Ju mindre du behöver komma ihåg, desto mer frigör du ditt sinne att fokusera på uppgiften.

10. Gör din att-göra-lista skanningsbar

Om du tittar på din att-göra-lista ofta, kommer du snabbt att inse hur användbart det är att se vad du behöver med ett ögonkast.

Använd ett stramt språk eller stenografi för att skriva dina uppgifter. Många apps har prioriterade betyg, stjärnor, taggar och andra detaljer som du kan lägga till viktiga uppgifter för att få dem att sticka ut. Färgkoda dina uppgifter om det hjälper. Använd ikoner som ger dig mer information om uppgiften, till exempel om den kräver ett telefonsamtal eller är relaterad till sjukvård. Oavsett hur snabbt du tittar på din att göra-lista bör du kunna skörda mycket information om vad som behöver göras.

Markera dessa rutor

En bra att-göra-lista är hjärtat av personlig produktivitet. Det är en sådan fröjd att hitta en uppgiftshanteringsapp och process som fungerar för dig. Att bocka av objekt på din lista ger dig en känsla av prestation och är en nyckelfaktor för att bli organiserad. Ett pålitligt att göra-system gör livet både enklare och mindre stressigt.