Google lägger till projektledningsfunktioner i Dokument och de är ganska coola

Om du någonsin har behövt arbeta med ett projekt, vet du hur viktigt det kan vara att hantera de associerade uppgifterna. Men vissa människor behöver inte ett komplett projektledningsverktyg. Visst, Kanban-brädor är bra, och vissa svär vid Gantt-diagram, men i vissa fall är dessa verktyg bara för mycket.

Om det låter som du har Google en ny funktion i Dokument som säkert kommer att glädjas. Den här nya funktionen introducerades kort efter att Google tog fram People Chips-funktionen (som gör att du enkelt kan ringa ut andra användare från ett Google-dokument). Soon efter den utgåvan började Google överladda den så att den inte bara inkluderade möjligheten att tagga användare utan också att länka filer, lägga till datum och mycket mer.

Nyligen tog Google denna funktion till ännu högre toppar genom att lägga till möjligheten att spåra projektstatus. Med detta tillägg kan du lägga till projekt, välja deras status, associera filer och lägga till anteckningar. Men det finns mer. Du kan lägga till både en produktfärdplan och en recensionsspårare, så att du kan hålla koll på var ett projekt står och spåra status för recensioner för olika uppgifter.

Kombinera dessa två funktioner och du har ett ganska solidt (om än grundläggande) projektledningsverktyg som enkelt kan bäddas in i ett Google-dokument.

Låt mig visa dig hur du använder den här nya funktionen, som fungerar på både gratis- och betalversionen av Google Workspaces. 

Hur man lägger till en produktkarta i ett Google-dokument

Det första du ska göra är att lägga till en produktkarta i ett Google-dokument. Denna funktion låter dig hålla reda på statusen för dina olika projekt.

För att lägga till en produktfärdplan (du kan lägga till så många du vill), öppna ett Google Dokument-dokument. Placera markören där du vill lägga till färdplanen och skriv ett @-tecken, vilket visar en rullgardinsmeny där du kan välja något av alternativen (Figur 1).

Välj Product roadmap så läggs objektet till i ditt dokument (Figur 2).

Du kan sedan skriva namnet på dina projekt och lägga till relaterade filer och anteckningar. Du kan också ändra status för varje projekt när de utvecklas genom att klicka på statusrullgardinsmenyn för varje projekt (Figur 3).

Som standard finns det tre fördefinierade statusar. Om du behöver lägga till fler, klicka på en status i ett av dina projekt och klicka sedan på Lägg till/Redigera alternativ. I det resulterande popup-fönstret (Figur 4), klicka på Nytt alternativ för att lägga till en ny status eller så kan du redigera en av de fördefinierade statusarna.

Du kan också lägga till en granskningsspårare till ditt dokument, vilket gör det enkelt att spåra recensioner för projektuppgifter. Det här alternativet inkluderar endast fält för Granskare, Status och Anteckningar (Figur 5).

Du kan lägga till nya statusar till Review Tracker-objektet på samma sätt som du gjorde för Project Roadmap.

Och när du får slut på rader högerklickar du på den nedre raden och väljer Infoga rad nedan (Figur 6).

Dessa nya funktioner kommer inte att förändra din värld, men de gör det verkligen möjligt för dig att hålla koll på hur ett projekt går utan att använda ett komplett projekthanteringsverktyg, och allt från bekvämligheten av Google Dokument.