Hur Ukrainas MacPaw gjorde sin verksamhet redo för krig

Vira Tkachenko, CTO på Ukrainas mjukvaruutvecklare MacPaw, pratade på distans med Apple-administratörer vid Jamfs JNUC-evenemang. Ett verkligt exempel på en kvinna i en ledande position inom teknik, hon förklarade hur hennes företag planerade för affärskontinuitet under kriget i Ukraina.

Det är en utmärkt lektion i krishantering och planering för alla företagsledare. Här är några av de insikter som delades under hennes session.

Gör det komplexa enkelt

Planering är avgörande, förklarade Tkachenko. MacPaw läste samma rapporter som de flesta av oss också såg förkrigstiden och började planera inför Rysslands invasion av Ukraina i februari. Dessa planeringsmöten genererade komplexa utmaningar, vars lösningar behövde vara så enkla att genomföra som möjligt.

JNUCC

"När nödsituationen inträffar blir människor väldigt känslosamma," sa Tkachenko. "Människor har svårt att hantera komplexa uppgifter."

Med det i åtanke försökte företaget skapa krisåtgärder som var lätta att genomföra. 

Planeringsprocessen är också till hjälp för högsta ledningen, sa hon. I hennes eget fall, även om krisen var känslomässigt utmanande, hjälpte mötet och diskutera potentiella svar henne att bygga starkare motståndskraft för att leda det svaret när kriget började.

Lärdomen är enkel: Om du planerar ett svar på en kris som är alltför komplext, lämnar du ditt företag med en hög risk att misslyckas. Under krigstid kan konsekvenserna av ett sådant misslyckande bli allvarliga för kunder, personal och företaget självt.

Var realistisk

Tkachenko verkade lugn när hon förklarade några av de saker som MacPaws krisplanerare var tvungna att tänka på. Företaget med 500 personer är baserat i Kiev, Ukraina, och dess apps är installerade på ungefär en femtedel av världens Mac-datorer. De flesta anställda använder Mac-datorer som hanteras av Jamf och jag pratade med några av dem innan konflikten bröt ut. Tkachenko berättade själv hur imponerad hon har varit av prestandan hos Apple Silicon Macs.

Teamen visste att konsekvenserna av ett misslyckande att planera utgjorde enorma risker. I planeringen fokuserade de på säkerheten och stabiliteten för tjänster och den fysiska säkerheten för teammedlemmar.

Några av riskerna de förutsåg var:

• Förlust av internet- och kommunikationsinfrastruktur.
• Ockupation av kontor av inkräktare, vilket gör åtkomst omöjlig och data osäker.
• Cyberattacker mot företaget och dess tjänster.
• En ökning av frekvensen av nätfiskeattacker mot anställda.
• Attacker på företags sociala medier.
• Obehörig åtkomst (till exempel genom att använda infångade eller förlorade enheter).
• Störningar i försörjningskedjan för hårdvara, inklusive avbrott i leverans av utrustning och tillhandahållande av logistik, inklusive kraft och transport.
• Potentiell störning på grund av sanktioner och krigszonsföretagsstatus.

Många av dessa risker hanterades genom att flytta infrastrukturen till molnet, men företaget lade också en rad reaktionsplaner på plats. 

Förvänta det oväntade

Det som också är intressant med hur MacPaw förberedde sig för krisen är i vilken utsträckning företaget försökte utforma en flexibel krishantering. (Det är också anmärkningsvärt att företaget redan hade Jamf som sin MDM-leverantör och de flesta anställda var vana vid distansarbete under pandemin.)

Under krigets första veckor hade företaget utsett ett akutteam av experter med uppgift att hålla sina produkter och tjänster stabila. Dessa team var tvungna att vara mycket kunniga om produkten/tjänsten de tog hand om och var tvungna att lokalisera sig till en säkrare zon, antingen i Ukraina eller utomlands. Varje rörelse planerades före kriget och personalen använde en säker, krypterad alternativ kommunikationskanal.

Andra steg inkluderade att lagra MacBooks för att möta framtida behov, och grossistförflyttningen av kontorsinfrastruktur till molnet – detta inkluderade ett steg för att ta till sig virtuella Mac minis från Mac Stadium för användning vid byggande och kompilering av applikationer och användning av molnbaserad VPN Pritunl.

Företaget experimenterade också med satellitinternetåtkomst, men tyckte att det var dyrt och svårt att installera, och såg låga anslutningshastigheter och problem med latens. Detta förbättrades verkligen bara när Starlink kom in i Ukraina när kriget började.

Trots all planering varnade Tkachenko: "Du kan inte förstå nödsituationen förrän den händer." Företaget baserade sina planer på en förståelse av krig baserat på historiska konflikter, "Men i verkligheten är det helt annorlunda", sa hon.

"Vi hade många fall som vi inte hade förutsett, så man kan verkligen inte planera för allt."

Populär nu

De bästa SLR- och spegellösa kamerorna för nybörjare

När krisen slog till

Tkachenko väcktes av flyganfallssirener över Kiev klockan 5 på morgonen samma dag som kriget började. Företaget initierade sin nödplan när teammedlemmar försökte evakuera. Behovet av att skydda sina team motiverade MacPaw att bygga en app som andra företag kanske vill använda som kallas Together-appen; det är tillgänglig på GitHub.

Applikationen var utformad som ett incheckningssystem för anställda och var designat för att fråga dem var de var, om de var säkra och om de kunde arbeta. Den sista punkten är kritisk.

När en kris slår till det är orimligt att förvänta sig att din personal ska arbeta eftersom de kommer att kämpa med enorma känslomässiga utmaningar när de oroar sig för sin egen säkerhet och för sina vänner och nära och kära. Samtidigt kommer de att vilja veta att företaget de arbetar för stödjer dem.

Appen flaggar också för tillfällen där anställda med tillgång till kritiska tjänster eller data är i riskzonen, vilket ger företaget en chans att återkalla sådan åtkomst, ett viktigt steg för att skydda kunder och tjänster.

Företaget erkände att de stod inför en rad oväntade utmaningar. Till exempel kan provisionering av datorer i en krigszon vara lite lättare med Jamf, men den logistiska uppgiften att skaffa och distribuera hårdvara blir exponentiellt svårare. Det är också sant för personal utanför landet, eftersom utmaningar då dyker upp när det gäller att göra inköp på distans.

Och åtminstone en Mac försvann från en ockuperad zon.

Man vänjer sig vid krig

I vad jag ser som ett tragiskt erkännande, berättade Tkachenko för oss att du blir "van" vid krig. Företaget är kvar i Kiev och 70 % av dess anställda är kvar i Ukraina. En del av dess personal tjänstgör i de väpnade styrkorna i någon egenskap.

Vilka lärdomar drog företaget? Den största fördelen verkar vara behovet av att inte försumma planering. Detta beror inte bara på att en plan kan sättas igång i kris, utan också för att processen att skapa dessa ritningar kan göra ledarskapet mer motståndskraftigt när en kris inträffar.

En andra är att prata med företag som har liknande erfarenheter.

En tredje är att vara beredd att gå off-script, för oväntade saker kommer verkligen att hända.

"Förändringarna går snabbt," sa hon. ”Du måste kunna fatta snabba beslut och snabbt anpassa dig till omständigheterna. Nödteam måste vara motståndskraftiga och kapabla att hantera ett enormt tryck."

MacPaw fungerar fortfarande. Dess produkter och tjänster har förblivit säkra trots konflikten. Det har den till och med lyckats med publicera stora programuppdateringar och bygga nya produkter. Utvecklare över hela Ukraina har förblivit anslutna till teknikindustrins omvärld.

"Det är möjligt att operera under krig", sa Tkachenko till JNUC-publiken. "Hoppas vi ses nästa år."

Vänligen följ mig vidare Twitter, eller gå med mig i AppleHolics bar & grill och Apple-diskussioner grupper på MeWe.