Microsoft 365 Business Premium recension

Microsoft 365 Business Premium är den mest funktionsrika e-postvärdleverantören vi har testat, vilket är rimligt med tanke på hur det har funnits så länge. Tjänsten gör domän- och e-postkonfigurationen enkel för företag i alla storlekar och har massor av migrerings- och importverktyg om du kommer från en annan plattform.

Lokala versioner och webbversioner av hela Microsoft Office-paketet ingår, samt tillgång till Microsofts mer avancerade verktyg som SharePoint och Intune för enhetshantering. Du kan också köpa ett brett utbud av tilläggstjänster, som Microsoft 365 Business Voice, och dessa erbjudanden är tillgängliga från Microsoft eller dess stora partnerekosystem. Det kan vara dyrare, men bara för dess funktionslista är det en självklar vinnare av Editors' Choice.

Microsoft 365 Business Premium Prissättning

Tjänsten börjar på $20 per användare och månad. Det kan snabbt öka för större organisationer, men som nämnts gör dess encyklopediska lista över funktioner pengarna värt besväret. Business Premium har också generösa grundfunktioner till det priset, som inkluderar 50 GB e-postvärd och 1 TB Microsoft OneDrive molnlagring utöver domänvärd. Det är en utmärkt övergripande lista, även om vårt andra val av Editors' Choice, Google Workspace Business Standard, leder gänget med hela 2 TB postlådelagring.

Du kan lita på våra recensioner

Sedan 1982 har PCMag testat och betygsatt tusentals produkter för att hjälpa dig fatta bättre köpbeslut. (Läs vårt redaktionella uppdrag.)

Mer attraktivt för de flesta företag, särskilt i den nya och distribuerade hybridarbetsmodellen, är att du får en Office 365-prenumeration som en del av paketet för varje användare som inkluderar Microsoft Teams och SharePoint Online-värd. Vad du inte kommer att få är den eviga on-prem-licensversionen av Office, som Microsoft nyligen dubbade Office LTSC.

Du kommer dock att få en medföljande Intune-prenumeration, som hanterar enhetshantering, så att du kommer att kunna tillämpa hårdvarupolicyer för BYOD-hemscenarier, vilket är något som ingen annan e-postvärdkonkurrent erbjuder just nu.

Du får också två former av extra säkerhet. Det första är Microsoft Azure Information Protection (AIP). Detta är en innehållsklassificeringsapp som låter dig tagga dokument med olika klassificeringar och tilldela olika skyddsnivåer och åtkomst till dem baserat på dessa taggar. Den andra säkerhetsåtgärden är Microsoft Defender för 365. Det är en 365-optimerad version av Microsoft Defender Security-plattformen som tillhandahåller antivirus- och skadlig programvara för data och slutpunkter. Microsoft har inte dragit några slag, och du kan prova tjänsten gratis i en månad genom att besöka företagets webbplats. För pengarna kommer Business Premium-nivån sannolikt att vara det mest populära köpet för de flesta företag.

Men om allt detta är för rikt eller onödigt för dig, finns det billigare alternativ. En Microsoft 365 Business Basic-utgåva kostar bara 5 USD per användare och månad och inkluderar Microsoft Teams, men förvisar användare till webb- och mobilversioner av Office apps utan skrivbordsversioner ingår. Näst billigast är Microsoft 365 Apps, som ger dig $8.25 per användare och månad men inkluderar bara Office Premium apps (skrivbord och webb) och OneDrive-lagring. Samarbete med Microsoft Teams och SharePoint är inte en del av denna nivå.

Slutligen borde Microsoft 365 Business Standard-nivån fungera för många mindre butiker. Detta börjar på $12.50 per användare och månad och inkluderar allt i Premium-versionen förutom Azure Information Protection, Defender och Intune. Medan priserna anges som per användare per månad, kräver alla nivåer ett årligt åtagande.

Jämfört med vår andra Editors' Choice-vinnare, Google Workspace Business Standard, är Microsoft 365 Business Premium definitivt dyrare, särskilt eftersom Google tillhandahåller så enorm postlådelagring för bara 12 USD per användare och månad för sin standardnivå. Men Google är medföljande apps är inte alls lika omfattande som Microsofts, särskilt för data-, användar- och enhetshantering. Det kan kosta mer, men Microsoft 365 är fortfarande den kraftfullare plattformen.

Konfigurera Business Premium

Som med alla e-postvärdtjänster är det ofta den svåraste delen att installera. Microsoft har dock gjort ett bra jobb med att skära igenom de traditionellt besvärliga delarna eftersom det använder en guidad installationsprocess. Den leder dig genom alla viktiga steg, som att ladda ner Office till varje klient, lägga till ditt domännamn (inklusive möjligheten att migrera från en annan värd), konfigurera Teams och sedan aktivera dataförlustförebyggande (DLP), som skyddar mot någon som läcker dina känsliga uppgifter. Som ett sista steg kan du konfigurera skydd för mobilappanvändare genom att aktivera datakryptering och genomdriva saker som omautentisering efter ett visst antal minuter.

Eftersom kopian av Office du installerar redan är förlänkad med ditt konto, finns det inte mycket i vägen för installationen utöver att köra installationsprogrammet och, vid sällsynta tillfällen, tillhandahålla dina inloggningsuppgifter. Jag gillade verkligen att du kan göra detta för upp till fem enheter per användare. I dagens värld är det inte ovanligt att ha en stationär dator, bärbar dator och flera mobila enheter, så att ha en licens som täcker dem alla är inte bara bekvämt utan sparar också pengar.

Att hantera användare är också enkelt. När du väl har lagt till en användare kommer du att få en extra avgift per användare per månad, men förutom att lägga in lite grundläggande information och ställa in ett initialt lösenord finns det inte mycket annat att göra.

Om du behöver mer detaljerad kontroll över din miljö, som de flesta större företag kommer att behöva, finns det ett praktiskt admincenter. Det är här du kommer att finjustera inställningar som hothantering, e-postflödesregler, enhetspolicyer och liknande IT-sysslor. En annan fin touch är att Microsoft 365 Business Premium redan har standard bästa praxis konfigurerad när det kommer till säkerhet och användarhantering. Det betyder att de flesta små och medelstora företag (SMB) helt enkelt kan ställa in och gå, i vetskap om att tjänsten kommer att täcka deras grundläggande IT-behov direkt.

Om du behöver mer eller något annat kan du alltid ändra saker i admincenter. Även om denna del av tjänsten definitivt är avsedd för IT-proffs, är administrationscentret mycket välorganiserat. Jag kunde snabbt hitta det jag letade efter och få tillgång till lämpliga hanteringsverktyg.

Medan PCMag ger en djupdykning i Microsoft 365:s Office-paketverktyg, skulle en recension av e-postvärd inte vara komplett utan att titta på e-post- och samarbetsverktyg. Dessa är viktigare än någonsin nu när vi alla går mot den nya hybridnormalen.

Samarbete i Microsoft 365 Business Premium handlar i huvudsak om Microsoft Office i kombination med Teams, OneDrive och SharePoint. Om du har använt dessa apps separat, du kommer att älska hur de fungerar tillsammans här. När det gäller e-postklienten är hjärtat i användarupplevelsen naturligtvis Microsoft Outlook.

De flesta användare har viss erfarenhet av Outlook på skrivbordet, men med 365 Business händer det riktigt spännande i webbklienten. Ett nyligen tillägg, Microsoft Editor, är Microsofts svar på Grammarly. Det fungerar över alla apps i Office-paketet, men bara på webbsidan. Det finns en annan praktisk funktion som låter dig snabbt lägga till filer relaterade till en konversationstråd utan att behöva gå och söka efter tråden. För närvarande fungerar detta bara på OneDrive-dokument, men det är trevligt att ha om du råkar använda webbklienten.

Om vi ​​har ett grepp om Microsoft 365, här är det: En webbklient bör fungera över alla webbläsare, men Microsoft har egentligen bara fokuserat på Windows och macOS. Om du försöker använda en Microsoft 365 Office-webbapp via en Linux-webbläsare kommer du nästan säkert att uppleva kompatibilitetsproblem. Ja den apps är användbara överlag, men du får en mycket smidigare upplevelse på de två kommersiella operativsystemen. Förhoppningsvis kommer detta att ändras nu när Microsoft arbetar för att bättre integrera Linux med Windows.

Även med tanke på bara de kommersiella operativsystemen, ligger macOS fortfarande märkbart bakom Windows när det kommer till hur Outlook fungerar. Organisation och avancerade funktioner släpar definitivt efter, vilket egentligen inte borde vara fallet längre. Microsoft har också fokuserat mer på att utveckla sin webbversion av Office än motsvarigheterna till skrivbordet.

Till exempel, bortsett från funktionen Redigera som nämns ovan, har Redmond gjort en mycket bekväm ändring i kalendern. Om du har varit tvungen att schemalägga en videokonferens under pandemin, har du förmodligen varit tvungen att göra det för ett större antal personer än vanligt, vilket innebär att sålla igenom en lång lista med scheman tills du hittar en öppen plats som fungerar för alla — vanligtvis två eller tre månader efter att du ville ha mötet. Outlook kan nu göra det där grymtande arbetet åt dig genom att använda artificiell intelligens (AI) för att rekommendera tider som fungerar bäst baserat på allas tillgänglighet. Om någon inte kan göra det finns det ett strukturerat sätt att föreslå alternativa tider. Det är bra, men det fungerar bara i Outlook-webbklienten, inte skrivbordsversionen.

Integration med Microsoft Teams är givet, men inte desto mindre viktigt. Det finns ett alternativ med en knapp för att lägga till ett Teams-möte till alla mötesevenemang. Det är värt att notera att inbjudna inte behöver ha Teams-klienten för att delta, även om det ger den bästa upplevelsen.

SharePoint är en annan Microsoft 365-komponent som förmodligen är underutnyttjad av de flesta kunder eftersom det kan vara överväldigande att få igång den. Men om du behöver en centraliserad plats för att organisera, planera och samarbeta kring dokument med ändringshantering aktiverad, är det här sättet att göra det. Den har också uppgifts- och arbetsflödeshantering, så det kan vara lite svårt att bestämma sig för var man ska börja, och du kan behöva IT-hjälp, men när du väl har en plan för att använda SharePoint kommer annan funktionalitet att växa organiskt.

Administration och säkerhet

Microsoft gör ett bra jobb med både säkerhet och integritet. Tvåfaktorsautentisering är genomgående och det finns en mängd olika dataskyddsfunktioner under det. I administratörscentret kan du ställa in DLP-policyer som tittar på data och automatiskt klassificerar det de känner igen – skapa en regel, till exempel, som klassificerar en fil som privat närhelst DLP-policyn hittar ett personnummer i den. Du kan också specificera åtgärder som att automatiskt kryptera ett dokument eller begränsa åtkomst och användarrättigheter.

På e-postsidan finns Microsoft 365 Message Encryption och Exchange Online Archiving. Den förra lägger till kryptering och åtkomsträttigheter till dina e-postmeddelanden så att endast den avsedda mottagaren kan se dem. Det ingår i Microsoft 365, men det kommer att fungera i Gmail och andra e-postsystem också.

Exchange Online Archiving låter administratörer ställa in policyer för e-postarkivering och lagring. Du kan ange e-postmeddelanden från en viss ålder för att automatiskt raderas eller lagras säkert i molnet, och du kan göra det baserat på innehållspolicyer. Till exempel kan en sjukvårdsorganisation automatiskt ta bort de flesta äldre e-postmeddelanden, samtidigt som den säkert arkiverar endast de som behövs för att klara en framtida HIPAA-revision. Även om ingen tjänst är skottsäker när det kommer till säkerhet, kämpar Microsoft hårt.

Allt detta händer i administratörscentret, men den här vyn erbjuder mer än bara säkerhet. Du kommer hit för att hantera enheter och lägga till, ta bort eller ändra användaridentiteter. Det finns också en snygg instrumentpanel precis framme där systemet kommer att varna dig om eventuella problem eller trängande behov associerade med ditt konto. Serviceavbrott, ett säkerhetsproblem, användarproblem, DLP-frågor – allt kommer att dyka upp här tillsammans med de verktyg du behöver för att ta itu med saker och ting. Slutligen kan IT-administratörer som rör sig mycket också få tillgång till admincenter via en Microsoft 365-mobilapp, tillgänglig på både iOS och Android. Appen ger omedelbar insyn i alla varningar, även om du behöver tillgång till hela webbadministratörsappen för att lösa mer komplexa problem.

Om att upprätthålla regelefterlevnad är en del av ditt jobb, vet att Microsoft har datacenter distribuerade över USA och norra Europa. Alla av dem har genomgått SOC-revision och uppnått SOC 1 Type2, SOC 2 och SOC 3 efterlevnadsstatus. Och om du har ett HIPPA Business Associate Agreement (BAA) på plats, kommer tjänsten att täcka HIPAA för dig också.

Det finns en mycket längre lista över regler som stöds av Microsoft 365, men de viktigare nyheterna är kring Compliance Manager. Det här är ett arbetsflödesorienterat riskbedömningsverktyg som hjälper dig att hantera alla små detaljer om vilken reglering du än behöver stödja. När du har konfigurerat det kommer det att inkludera saker som datakontroller och lagring, säkerhetspolicyer och granskningsspår, för att nämna några.

Compliance Manager skannar ständigt dessa parametrar och ger dig ett övergripande efterlevnadspoäng i din instrumentpanel. Eventuella problem dyker upp som varningar och du kan gå igenom dem för en detaljerad förklaring och efterlevnadschefens rekommendation för att åtgärda det. Det här kommer att vara något av en björn att installera, men när du väl har kört det kan det drastiskt minska din IT-efterlevnadsbelastning.

Tredjeparts appintegration

Microsoft brukade vinna denna kategori utan tvekan, men Google Workspace och andra e-postvärdspelare kommer ikapp snabbt. Ändå, för tillfället, ger vi Microsoft ett försprång här på grund av ett partnersystem som inte bara är enormt utan väldigt moget.

Visst, du hittar de vanliga namnen som Workspace, Slack, Trello och Zapier på listan, men det finns ett helt bibliotek med andra apps och integrationer som du kan bygga på för specifika typer av uppgifter, arbetsbelastningar eller vertikala affärsbehov. Det biblioteket är så stort till stor del för att Microsoft traditionellt har drivit sina utvecklingsverktyg hårt och gjort dem tillgängliga praktiskt taget gratis för alla som bygger Windows-kompatibel programvara. Det skapade en glad utvecklarbas som få andra företag än idag kan matcha.

Guldstandarden

Sammantaget är Microsoft 365 Business Premium valet att slå i kategorin e-postvärd. Även med de stora framsteg som Google har gjort, har Microsofts erbjudande fortfarande betydligt bättre funktioner och dess webb-till-desktop-upplevelse är oöverträffad. Dess verktyg låter dig göra allt från att hantera e-post till att samarbeta mellan team med hjälp av meddelanden, dokumentdelning och röst- eller videokonferenser.

Även ur ett e-postvärdperspektiv är Microsoft 365 fortfarande en ledande utmanare. Installation, användarimport och hantering och en detaljerad nivå av datasäkerhet, förlustförebyggande och efterlevnadshantering kommer alla i en kombination som du bara inte kan hitta någon annanstans. Ja, det är dyrare än sina konkurrenter, men du får verkligen vad du betalar för: en exceptionellt väl avrundad och säker end-to-end affärsproduktivitetslösning som är ett enkelt val för vår Editors' Choice-pris.