Byta Microsoft Word mot Google Dokument? 8 enkla tips som hjälper dig att komma igång

Microsoft Word kan vara den mest välkända ordbehandlaren, men Googles molnbaserade Docs översköljer stadigt Redmonds ärevördiga programvara bland budgetmedvetna internetanvändare. Det är inte bara gratis, utan Google Dokument erbjuder sömlösa delningsalternativ och är tillgängligt på vilken dator eller mobil enhet som helst med en webbanslutning.

Googles framgångar fick Microsoft att erbjuda internetbaserade versioner av sin Office-svit, samt en förminskad gratisversion av Microsoft Word för webben. Och även om Google Dokument inte längre erbjuder obegränsat lagringsutrymme gratis, är 15 GB mycket Dokument. Om du har bytt Word mot Google Dokument, läs vidare för några dolda knep.

Upptäck mallar

Vet du inte var du ska börja? Kolla in de medföljande mallarna. Få tillgång till dem från huvudsidan för dokument genom att hålla muspekaren över plusikonen längst ner till höger och klicka på Välj mall ikonen som visas. Eller klicka Arkiv > Nytt > Från mall inuti ett befintligt dokument.

Mallar är kategoriserade efter syfte och inkluderar formaterade prover för projektförslag, nyhetsbrev, flera juridiska dokument, brev om jobberbjudanden, meritförteckningar, skolrapporter och mer. Andra kan göras tillgängliga genom att installera specifika tillägg.

Lås upp offlineredigering

Den enda komplikationen med molnbaserade tjänster är åtkomst när du inte har en internetanslutning, men Google Dokument stöder offlineredigering. Gå till Arkiv > Gör tillgänglig offline, och den senaste versionen av dokumentet kommer att vara synlig och redigerbar när du inte är ansluten. När en anslutning återställs synkroniseras alla ändringar automatiskt. Gå tillbaka till Arkiv > Gör tillgänglig offline att inaktivera den när som helst.

Visa versionshistorik

Vi gillar alla att hålla reda på ändringar i ett dokument, särskilt om det är ett som används av flera personer. Du måste kunna gå tillbaka i tiden om någon raderat något av misstag eller om du helt enkelt ändrat dig. Det är här Googles versionshistorik kommer in.

Klicka på i ditt dokument Senaste redigeringen gjordes för X dagar/timmar sedan länka upp, öppna Arkiv > Versionshistorik > Se versionshistorik, eller använd genvägen Ctrl + Alt + Shift + H för att se en lista över loggade ändringar efter datum och tid. Om flera ändringar gjordes på samma dag eller under en kort tid, grupperas dessa versioner som underposter under en post.

För tydlighetens skull kan versioner ges specifika namn. Klicka på reglaget i det övre högra hörnet för att visa versionerna av dokumentet som du har namngett.

Skapa en innehållsförteckning

Innehållsförteckning med sidnummer

För långa dokument som skulle ha nytta av någon organisation, gå till Infoga > Innehållsförteckning och välj ett av två format (med sidnummer eller med blå länkar).

Dokument letar efter text som är utformad som en rubrik och organiserar den överst på sidan, med länkar som låter dig hoppa till det avsnittet. Hur stilar du som rubrik? Markera din text, klicka i rutan Stilar och välj Rubrik 1, Rubrik 2, Rubrik 3 och så vidare. (Eller gå till Format > Styckeformat.)

Om du skapar rubriker efter att ha släppt innehållsförteckningsrutan i ditt dokument, klicka på den cirkulära Uppdatera-ikonen bredvid din innehållsförteckning för att ändringarna ska träda i kraft. Du kan också se innehållsförteckningen på sidopanelen.

Google från Dokument

Google Dokument gör det enkelt att göra research från ett fönster. Om du behöver hitta en Google Drive-fil eller information från webben klickar du på Utforska knappen (den som ser ut som en ruta med en diamant inuti) i det nedre högra hörnet av dokumentet.

Detta öppnar en ny panel med ett sökfält, där du söker på webben eller dina befintliga dokument. Det senare är märkt Cloud Search på Workplace företagskonton och Drive på personliga konton. På Workplace, håll muspekaren över posten och klicka på plusikonen för att lägga till en länk till dokumentet eller infoga en bild. För att lägga till ett citat från en webbsökning till ditt dokument, för muspekaren över det och klicka på citattecken.

Dela en länk

För att dela ett dokument, klicka på den blå Dela knappen uppe till höger och ange e-postadresserna till eventuella mottagare. För att skicka en direktlänk till dokumentet, klicka Kopiera länk för att ta tag i den delbara länken, men bara de som läggs till i delningslistan kommer att kunna öppna den.

Ändra behörigheter genom att klicka Dela > Ändra till vem som helst med länken, som låter alla med webbadressen se dokumentet, även om du inte specifikt angav deras e-postadress. Ange sedan om dessa personer är tittare, kommentatorer eller redaktörer. För att låsa den senare, ändra den till begränsad.

När alla beslut är tagna klickar du Kopiera länk från den här sidan för att ta tag i den delbara länken.

Lägg till nya teckensnitt

Google Dokument stöder över 30 teckensnitt i rullgardinsmenyn för teckensnitt, men det finns fler som gömmer sig. Klicka på teckensnittsmenyn och välj Fler typsnitt på toppen. Detta öppnar en meny med andra teckensnitt som måste läggas till i Dokument innan de kan användas.

Klicka på Visa: Alla typsnitt menyn och välj Visa för att förhandsgranska teckensnitten. Klicka på ett teckensnitt för att lägga till det i listan över aktiva teckensnitt under Mina typsnitt. Klicka OK för att spara de nya typsnitten i din aktiva lista.

Infoga specialtecken

Det finns några sätt att ange specialtecken i Google Dokument. Öppen Infoga > Specialtecken för en databas full av objekt kan du infoga, inklusive symboler, emoji, skiljetecken, tecken och accenttecken som inte är lätta att göra med ett standardtangentbord. Vet du vad du behöver men vet inte vad det heter? Rita det och Google Docs ger dig resultaten.

Ett enklare sätt att göra detta kan vara genom menyn Ersättningar, där du kan skriva en sak och Google Dokument visar något annat. Gå till Verktyg > Inställningar > Ersättningar och du kan lägga till tecken i Ersätt-kolumnen som kommer att ersättas av tecknet i kolumnen "Med", som när du skriver (c) för att skapa en ©-symbol.

Den enda nackdelen är att skärmen Substitutions inte låter dig välja ett specialtecken direkt, men du kan åtminstone lägga till ett i dokumentet och kopiera det. Om du till exempel enkelt vill skapa en Ĉ, kan du skapa en ersättning där att skriva "c^" blir det tecken du behöver.