Google เพิ่มคุณสมบัติการจัดการโปรเจ็กต์ให้กับเอกสารและก็เจ๋งมาก

หากคุณเคยต้องทำงานในโครงการ คุณจะรู้ว่าการจัดการงานที่เกี่ยวข้องมีความสำคัญเพียงใด แต่บางคนไม่ต้องการเครื่องมือการจัดการโครงการที่ครบครัน แน่นอนว่าบอร์ด Kanban นั้นยอดเยี่ยม และบางคนก็ใช้แผนภูมิ Gantt แต่ในบางกรณี เครื่องมือเหล่านั้นก็มากเกินไป

หากฟังดูคล้ายกับคุณ Google มีคุณลักษณะใหม่ในเอกสารที่จะทำให้คุณพึงพอใจ ฟีเจอร์ใหม่นี้เปิดตัวไม่นานหลังจากที่ Google นำฟีเจอร์ People Chips มาใช้ (ซึ่งช่วยให้คุณโทรหาผู้ใช้รายอื่นจากภายใน Google Doc ได้อย่างง่ายดาย) Soon หลังจากการเปิดตัวครั้งนั้น Google ได้เริ่มอัดแน่นเพื่อให้มันไม่เพียงแต่รวมความสามารถในการแท็กผู้ใช้เท่านั้น แต่ยังรวมถึงลิงก์ไฟล์ เพิ่มวันที่ และอื่นๆ อีกมากมาย

เมื่อเร็วๆ นี้ Google ได้ยกระดับคุณลักษณะนี้ให้สูงขึ้นด้วยการเพิ่มความสามารถในการติดตามสถานะโครงการ ด้วยการเพิ่มนี้ คุณสามารถเพิ่มโปรเจ็กต์ เลือกสถานะ เชื่อมโยงไฟล์ และเพิ่มบันทึกย่อได้ แต่มีมากกว่านั้น คุณสามารถเพิ่มทั้ง Product Roadmap และ Review Tracker เพื่อให้คุณสามารถติดตามดูตำแหน่งของโครงการและติดตามสถานะของบทวิจารณ์สำหรับงานต่างๆ

รวมคุณสมบัติทั้งสองนี้เข้าด้วยกันและคุณมีเครื่องมือการจัดการโครงการที่ค่อนข้างแข็งแกร่ง (แม้ว่าจะเป็นพื้นฐาน) ที่สามารถฝังลงใน Google เอกสารได้อย่างง่ายดาย

ให้ฉันแสดงวิธีใช้คุณลักษณะใหม่นี้ ซึ่งใช้งานได้กับ Google Workspaces เวอร์ชันฟรีและจ่ายเงิน 

วิธีเพิ่มแผนงานผลิตภัณฑ์ใน Google Doc

สิ่งแรกที่คุณจะทำคือเพิ่มแผนงานผลิตภัณฑ์ลงใน Google เอกสาร คุณลักษณะนี้ช่วยให้คุณสามารถติดตามสถานะของโครงการต่างๆ ของคุณได้

หากต้องการเพิ่ม Product Roadmap (คุณสามารถเพิ่มได้มากเท่าที่ต้องการ) ให้เปิดเอกสาร Google Docs วางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่คุณต้องการเพิ่มแผนงานและพิมพ์อักขระ @ ซึ่งจะแสดงรายการแบบเลื่อนลงซึ่งคุณสามารถเลือกหนึ่งในตัวเลือก (รูป 1).

เลือกแผนงานผลิตภัณฑ์ และวัตถุจะถูกเพิ่มลงในเอกสารของคุณ (รูป 2).

จากนั้นคุณสามารถพิมพ์ชื่อโครงการของคุณ และเพิ่มไฟล์และบันทึกที่เกี่ยวข้อง คุณยังสามารถเปลี่ยนสถานะของแต่ละโปรเจ็กต์ตามวิวัฒนาการได้ด้วยการคลิกดรอปดาวน์สถานะสำหรับแต่ละโปรเจ็กต์ (รูป 3).

โดยค่าเริ่มต้น มีสถานะที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสามสถานะ หากคุณต้องการเพิ่ม ให้คลิกสถานะในโครงการใดโครงการหนึ่งของคุณ จากนั้นคลิก เพิ่ม/แก้ไขตัวเลือก ในหน้าต่างป๊อปอัปที่เป็นผลลัพธ์ (รูป 4) คลิกตัวเลือกใหม่เพื่อเพิ่มสถานะใหม่ หรือคุณสามารถแก้ไขสถานะที่กำหนดไว้ล่วงหน้าได้

คุณยังสามารถเพิ่มตัวติดตามการตรวจทานลงในเอกสารของคุณ ซึ่งทำให้ง่ายต่อการติดตามการตรวจทานสำหรับงานโครงการ ตัวเลือกนี้รวมเฉพาะฟิลด์สำหรับผู้ตรวจสอบ สถานะ และหมายเหตุ (รูป 5).

คุณสามารถเพิ่มสถานะใหม่ให้กับออบเจ็กต์ตัวติดตามการตรวจสอบได้ในลักษณะเดียวกับที่คุณทำสำหรับแผนงานโครงการ

และเมื่อคุณไม่มีแถว ให้คลิกขวาที่แถวล่างและเลือก แทรกแถวด้านล่าง (รูป 6).

คุณลักษณะใหม่เหล่านี้จะไม่เปลี่ยนโลกของคุณ แต่แน่นอนว่าทำให้คุณสามารถติดตามดูว่าโครงการดำเนินไปอย่างไรโดยไม่ต้องใช้เครื่องมือการจัดการโครงการเต็มรูปแบบ และทั้งหมดนี้ทำได้จากความสะดวกของ Google เอกสาร