สลับ Microsoft Word สำหรับ Google Docs หรือไม่ 8 เคล็ดลับง่ายๆ ที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้

Microsoft Word อาจเป็นโปรแกรมประมวลผลคำที่เป็นที่รู้จักมากที่สุด แต่ Docs บนคลาวด์ของ Google นั้นบดบังซอฟต์แวร์ที่น่านับถือของ Redmond อย่างต่อเนื่องในหมู่ผู้ใช้อินเทอร์เน็ตที่คำนึงถึงงบประมาณ ไม่เพียงแค่ฟรีเท่านั้น แต่ Google เอกสารมีตัวเลือกการแบ่งปันที่ราบรื่น และสามารถเข้าถึงได้จากคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์มือถือทุกเครื่องที่มีการเชื่อมต่อเว็บ

ความสำเร็จของ Google กระตุ้นให้ Microsoft นำเสนอชุดโปรแกรม Office เวอร์ชันบนอินเทอร์เน็ต รวมถึง Microsoft Word สำหรับเว็บเวอร์ชันที่ไม่เสียค่าใช้จ่าย และในขณะที่ Google เอกสารไม่ได้ให้พื้นที่เก็บข้อมูลฟรีไม่จำกัดอีกต่อไป แต่ 15GB นั้นเป็นเอกสารจำนวนมาก หากคุณเปลี่ยน Word สำหรับ Google Docs ให้อ่านเคล็ดลับที่ซ่อนอยู่สองสามข้อ

ค้นพบเทมเพลต

ไม่รู้จะเริ่มตรงไหน? ตรวจสอบเทมเพลตที่รวมไว้ เข้าถึงได้จาก หน้าเอกสารหลัก โดยวางเมาส์เหนือไอคอนเครื่องหมายบวกที่ด้านล่างขวาแล้วคลิก เลือกเทมเพลต ไอคอนที่ปรากฏขึ้น หรือคลิก ไฟล์ > ใหม่ > จากเทมเพลต ภายในเอกสารที่มีอยู่

เทมเพลตจะถูกจัดหมวดหมู่ตามวัตถุประสงค์ และรวมถึงตัวอย่างที่จัดรูปแบบสำหรับข้อเสนอโครงการ จดหมายข่าว เอกสารทางกฎหมายหลายฉบับ จดหมายเสนองาน ประวัติย่อ รายงานของโรงเรียน และอื่นๆ คนอื่นสามารถทำได้โดยการติดตั้งโปรแกรมเสริมเฉพาะ

ปลดล็อกการแก้ไขออฟไลน์

ความซับซ้อนอย่างหนึ่งของบริการบนคลาวด์คือการเข้าถึงเมื่อคุณไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต แต่ Google เอกสารสนับสนุนการแก้ไขแบบออฟไลน์ ไปที่ ไฟล์ > ทำให้ใช้งานแบบออฟไลน์ได้และเอกสารเวอร์ชันล่าสุดจะสามารถดูและแก้ไขได้เมื่อคุณไม่ได้เชื่อมต่อ เมื่อมีการคืนค่าการเชื่อมต่อ การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดจะถูกซิงค์โดยอัตโนมัติ กลับไป ไฟล์ > ทำให้ใช้งานแบบออฟไลน์ได้ เพื่อปิดการใช้งานได้ตลอดเวลา

ดูประวัติเวอร์ชัน

เราทุกคนชอบติดตามการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีคนใช้หลายคน คุณต้องสามารถย้อนเวลากลับไปได้หากมีคนลบบางสิ่งโดยไม่ได้ตั้งใจหรือคุณเพียงแค่เปลี่ยนใจ นี่คือที่มาของประวัติเวอร์ชันของ Google

ในเอกสารของคุณ ให้คลิกที่ แก้ไขล่าสุด X วัน/ชั่วโมง ที่แล้ว ลิ้งด้านบน เปิด ไฟล์ > ประวัติเวอร์ชัน > ดูประวัติเวอร์ชันหรือใช้ปุ่มลัด Ctrl+Alt+ Shift + H เพื่อดูรายการการเปลี่ยนแปลงที่บันทึกไว้ตามวันที่และเวลา หากมีการเปลี่ยนแปลงหลายรายการในวันเดียวกันหรือในช่วงเวลาสั้นๆ เวอร์ชันเหล่านี้จะถูกจัดกลุ่มเป็นรายการย่อยภายใต้รายการเดียว

เพื่อความชัดเจน สามารถกำหนดชื่อเฉพาะได้ คลิกสวิตช์ที่มุมบนขวาเพื่อแสดงเวอร์ชันของเอกสารที่คุณตั้งชื่อไว้

สร้างสารบัญ

สารบัญพร้อมเลขหน้า

สำหรับเอกสารยาวที่จะเป็นประโยชน์จากบางองค์กร ไปที่ แทรก > สารบัญ และเลือกรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งจากสองรูปแบบ (พร้อมหมายเลขหน้าหรือลิงก์สีน้ำเงิน)

เอกสารจะค้นหาข้อความที่มีรูปแบบเป็นหัวเรื่องและจัดระเบียบไว้ที่ด้านบนของหน้า พร้อมด้วยลิงก์ที่ให้คุณข้ามไปยังส่วนนั้นได้ คุณมีสไตล์เป็นหัวเรื่องอย่างไร? เน้นข้อความของคุณ คลิกในกล่อง สไตล์ แล้วเลือก หัวเรื่อง 1, หัวเรื่อง 2, หัวเรื่อง 3 และอื่นๆ (หรือไปที่ รูปแบบ > ลักษณะย่อหน้า.)

หากคุณสร้างส่วนหัวหลังจากวางกล่อง TOC ลงในเอกสารของคุณแล้ว ให้คลิกไอคอนอัปเดตแบบวงกลมที่อยู่ถัดจาก TOC เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงมีผล คุณยังสามารถดู TOC ได้ที่แผงด้านข้าง

Google จากเอกสาร

Google เอกสารทำให้ง่ายต่อการค้นคว้าจากหน้าต่างเดียว หากคุณต้องการค้นหาไฟล์ Google ไดรฟ์หรือข้อมูลจากเว็บ ให้คลิก อ่านเพิ่มเติม... (ปุ่มที่ดูเหมือนกล่องที่มีเพชรอยู่ข้างใน) ที่มุมล่างขวาของเอกสาร

ซึ่งจะเปิดแผงใหม่พร้อมแถบค้นหา ซึ่งคุณจะค้นหาเว็บหรือเอกสารที่มีอยู่ ส่วนหลังมีป้ายกำกับว่า Cloud Search บนบัญชีธุรกิจ Workplace และไดรฟ์ในบัญชีส่วนตัว บน Workplace ให้วางเมาส์เหนือรายการแล้วคลิกไอคอนเครื่องหมายบวกเพื่อเพิ่มลิงก์ไปยังเอกสารหรือแทรกรูปภาพ หากต้องการเพิ่มข้อมูลอ้างอิงจากการค้นหาเว็บลงในเอกสารของคุณ ให้วางเมาส์เหนือข้อมูลนั้นแล้วคลิกไอคอนเครื่องหมายคำพูด

แบ่งปันลิงค์

หากต้องการแชร์เอกสาร ให้คลิกปุ่มสีน้ำเงิน Share ที่ด้านบนขวาและป้อนที่อยู่อีเมลของผู้รับ หากต้องการส่งลิงก์โดยตรงไปยังเอกสาร ให้คลิก คัดลอกลิงค์ เพื่อคว้าลิงก์ที่แชร์ได้ แต่เฉพาะผู้ที่เพิ่มในรายการแชร์เท่านั้นที่จะสามารถเปิดได้

เปลี่ยนการอนุญาตโดยคลิก แชร์ > เปลี่ยนเป็นใครก็ได้ที่มีลิงก์ซึ่งช่วยให้ทุกคนที่มี URL สามารถดูเอกสารได้ แม้ว่าคุณจะไม่ได้ป้อนที่อยู่อีเมลของพวกเขาโดยเฉพาะก็ตาม จากนั้นระบุว่าบุคคลเหล่านั้นคือผู้ดู ผู้แสดงความคิดเห็น หรือบรรณาธิการ หากต้องการล็อคในภายหลัง ให้เปลี่ยนเป็น จำกัด.

เมื่อตัดสินใจแล้ว คลิก คัดลอกลิงค์ จากหน้านี้เพื่อคว้าลิงก์ที่แชร์ได้

เพิ่มแบบอักษรใหม่

Google เอกสารรองรับฟอนต์มากกว่า 30 แบบในแถบเครื่องมือแบบเลื่อนลงฟอนต์ แต่มีมากกว่านั้นซ่อนอยู่ คลิกเข้าไปในเมนูแบบอักษรและเลือก แบบอักษรเพิ่มเติม ที่ด้านบน. การดำเนินการนี้จะเปิดเมนูแบบอักษรอื่นๆ ที่ต้องเพิ่มในเอกสารก่อนจึงจะใช้งานได้

คลิก แสดง: แบบอักษรทั้งหมด เมนูและเลือก แสดง เพื่อดูตัวอย่างแบบอักษร คลิกที่แบบอักษรเพื่อเพิ่มลงในรายการแบบอักษรที่ใช้งานภายใต้ แบบอักษรของฉัน. คลิก OK เพื่อบันทึกแบบอักษรใหม่ลงในรายการที่ใช้งานอยู่

ใส่อักขระพิเศษ

มีสองสามวิธีในการป้อนอักขระพิเศษใน Google เอกสาร เปิด แทรก > อักขระพิเศษ สำหรับฐานข้อมูลที่เต็มไปด้วยวัตถุที่คุณสามารถแทรกได้ ซึ่งรวมถึงสัญลักษณ์ อีโมจิ เครื่องหมายวรรคตอน อักขระ และเครื่องหมายเน้นเสียงที่ไม่ได้สร้างขึ้นอย่างง่ายดายด้วยแป้นพิมพ์มาตรฐาน รู้ว่าต้องการอะไร แต่ไม่รู้ว่าเรียกว่าอะไร? วาดมันและ Google Docs จะให้ผลลัพธ์แก่คุณ

วิธีที่ง่ายกว่านั้นอาจใช้ผ่านเมนูการแทนที่ ซึ่งคุณสามารถพิมพ์สิ่งหนึ่งได้ และ Google เอกสารจะแสดงอย่างอื่น ไปที่ เครื่องมือ > ค่ากำหนด > การทดแทน และคุณสามารถเพิ่มอักขระลงในคอลัมน์แทนที่ซึ่งจะถูกแทนที่ด้วยอักขระในคอลัมน์ "ด้วย" เช่นเมื่อคุณเขียน (c) เพื่อสร้างสัญลักษณ์ ©

ข้อเสียเปรียบเพียงอย่างเดียวคือหน้าจอการแทนที่ไม่อนุญาตให้คุณเลือกอักขระพิเศษโดยตรง แต่อย่างน้อยคุณสามารถเพิ่มหนึ่งตัวในเอกสารและคัดลอกทับได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการสร้าง Ĉ อย่างง่าย คุณสามารถสร้างการแทนที่โดยที่การเขียน “c^” กลายเป็นอักขระที่คุณต้องการ