ผู้ให้บริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ธุรกิจและการแชร์ไฟล์ที่ดีที่สุด

ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์เป็นมากกว่าที่สำหรับถ่ายโอนข้อมูลของบริษัท แน่นอนว่าเป็นอักษรระบุไดรฟ์อีกตัวหนึ่งที่ผู้ใช้สามารถแชร์ไฟล์ได้ แต่ด้วยบริการคลาวด์ที่มีการจัดการเบื้องหลัง แพลตฟอร์มเหล่านี้จึงมีความสามารถอื่นๆ อีกหลายอย่างที่พื้นที่จัดเก็บในเครื่องไม่สามารถทำได้ เรากำลังพูดถึงสิ่งต่างๆ เช่น ความจุที่ยืดหยุ่น การแก้ไขแบบอินไลน์ด้วยการกำหนดเวอร์ชันสำหรับผู้ใช้หลายคน และการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวดยิ่งขึ้น ส่วนใหญ่ยังมีการรวมแอพกับกลุ่มบริการคลาวด์ที่เหลือของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับผู้ให้บริการพื้นที่เก็บข้อมูลและการสำรองข้อมูลทางธุรกิจอื่นๆ

หากพนักงานของคุณยังคงทำงานจากที่บ้านเนื่องจากการแพร่ระบาด และโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากสิ่งนั้นอาจกลายเป็นแบบถาวร ทรัพยากรที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์เป็นองค์ประกอบพื้นฐานในการสร้างพื้นที่การทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ที่ทำงานแบบไฮบริด นอกจากนี้ยังช่วยในกรณีที่คุณกำลังเปลี่ยนไปใช้สภาพแวดล้อม desktop-as-a-service (DaaS) เต็มรูปแบบ คุณจะต้องใช้หนึ่งในนั้น ไม่ใช่แค่เพื่อจัดเก็บและจัดระเบียบข้อมูลของคุณ แต่ยังต้องจัดการกับการทำงานร่วมกันขั้นพื้นฐาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งการปกป้องข้อมูลและการอนุญาตแบบละเอียด การผสานรวมหมายความว่าแม้ว่างานหลักจะเสร็จสิ้นในแอปอื่น เช่น Salesforce หรือ Slack สิทธิประโยชน์ทั้งหมดเหล่านั้นยังคงมีผล

คุณวางใจรีวิวของเราได้

ตั้งแต่ปี 1982 PCMag ได้ทดสอบและให้คะแนนผลิตภัณฑ์หลายพันรายการเพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจซื้อได้ดีขึ้น (อ่านภารกิจกองบรรณาธิการของเรา)

น่าเสียดายที่ความสามารถที่กว้างเท่ากันนั้นอาจทำให้เกิดปัญหาได้เช่นกัน คุณลักษณะจำนวนมากมายที่ผู้ขายเสนอให้เพื่อแข่งขันและสร้างความแตกต่างในตัวเอง ทำให้ยากต่อการคาดเดาในสิ่งที่คุณต้องการ อย่างไรก็ตาม มีข้อควรพิจารณาที่สำคัญบางประการที่ทุกคนต้องการ ตัวอย่างเช่น โซลูชันที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์สำหรับธุรกิจใดๆ จำเป็นต้องเข้าถึง ตรวจสอบได้ และปลอดภัย นั่นหมายถึงการเข้าถึงจากทุกที่ผ่านระบบคลาวด์ บันทึกว่าใครเข้าถึงอะไรและเมื่อใด และบริการที่ปกป้องข้อมูลด้วยการควบคุมการเข้าถึง การสำรองข้อมูล และการเข้ารหัส

ในระดับไอที ผู้ดูแลระบบจำเป็นต้องทราบว่าคลาวด์ใดบรรจุข้อมูลของตนและที่ตั้งของศูนย์ข้อมูลเหล่านั้น สิ่งนี้อาจสร้างความกังวลใจ ไม่เพียงเพราะผู้ค้าบางรายไม่เต็มใจที่จะเปิดเผยข้อมูลนี้ แต่ยังเป็นเพราะโซลูชันจำนวนมากอาศัยผู้จำหน่ายที่มีมูลค่าเพิ่ม (VAR) ในการผลิตทรัพยากรการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ของตน นั่นทำให้เกิดความโกลาหลในแบ็คเอนด์ ซึ่งยากต่อการระบุตำแหน่งที่เก็บบิต เราจะหารือเกี่ยวกับปัญหาเหล่านี้โดยละเอียดด้านล่าง

การแชร์ไฟล์ระดับธุรกิจทำอะไรได้บ้าง

ด้านบวกของรายการคุณสมบัติที่เพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ นี้คือองค์กรที่ชาญฉลาดสามารถค้นหาวิธีใหม่และสร้างสรรค์ในการใช้โครงสร้างพื้นฐานการจัดเก็บข้อมูลของพวกเขา ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์หมายความว่าคุณสามารถปรับแต่งบริการเพื่อให้ทำหน้าที่เป็นระบบจัดการเอกสารที่มีน้ำหนักเบาหรือแม้แต่ตัวจัดการเวิร์กโฟลว์ที่ควบคุมวิธีที่ข้อมูลของคุณไหลผ่านกลุ่มผู้ใช้ หรือคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่ฟีเจอร์การทำงานร่วมกันและการแชร์ไฟล์เพื่อให้พนักงานสามารถแก้ไขไฟล์เดียวกันในพื้นที่ของทีมในขณะที่ปกป้องงานของพวกเขาด้วยการกำหนดเวอร์ชัน

ความสามารถในการปรับแต่งแบบนี้มีความสำคัญมากกว่าที่เคย จากการสำรวจล่าสุดโดย GlobalWorkPlaceAnalytics.comอย่างน้อย 50 เปอร์เซ็นต์ของแรงงานสหรัฐ ถูกตั้งค่าสำหรับการทำงานระยะไกลแล้ว พนักงานที่ย้ายออกจากรูปแบบการทำงานของสำนักงานส่วนกลางสามารถเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานอย่างมาก การจัดเก็บและเรียกข้อมูลบริษัทของคุณต้องปรับตัว และไม่มีวิธีการจัดเก็บอื่นใดที่สามารถจัดการการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นได้อย่างง่ายดายเหมือนกับบริการคลาวด์

สิ่งที่ต้องเสียคือการปรับแต่งที่มีประสิทธิภาพจำเป็นต้องมีการวางแผน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อการปรับแต่งนั้นเกี่ยวข้องกับเวิร์กโฟลว์ที่สำคัญ การที่ผู้จำหน่ายพื้นที่เก็บข้อมูลมีรายการคุณสมบัติมากมาย ไม่ได้หมายความว่าคุณจะใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติทั้งหมดโดยอัตโนมัติ การรู้ว่าคุณลักษณะใดจะทำงานได้ดีที่สุด และการวางแผนร่วมกันคือคุณ พนักงานไอที และผู้จัดการธุรกิจในแนวหน้าเท่านั้นที่ทำได้

เน้นความพยายามในการวางแผนของคุณเฉพาะเวิร์กโฟลว์หลักในตอนแรกและเริ่มต้นเพียงเล็กน้อย ให้ความสนใจกับความสามารถหลัก โดยเฉพาะอย่างยิ่งการเข้าถึงที่เชื่อถือได้ การสำรองข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ พื้นที่เก็บข้อมูลที่ปลอดภัย และการจัดการผู้ใช้และกลุ่ม เมื่อคุณทราบแล้วว่าคุณต้องการให้ทั้งหมดนี้ทำงานอย่างไรในขณะที่พนักงานของคุณมีการกระจายอย่างกว้างขวาง จากนั้นคุณสามารถขยายไปสู่เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ การทำงานร่วมกัน และการผสานรวมแอพของบุคคลที่สาม บางครั้งควรพิจารณาการผสานรวมแอปหลักก่อน เช่น หากธุรกิจของคุณได้มาตรฐานบนแพลตฟอร์มเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเฉพาะ (เช่น ร้าน Google จะเลือก Google Drive ในขณะที่ชุด Microsoft 365 มักจะเลือก OneDrive)

ง่ายต่อการ "เสียบ" สู่ผู้อื่น Apps

หากไม่มีเป้าหมายการผสานรวมที่ชัดเจน เช่น Google Workspace ข่าวดีก็คือระบบคลาวด์ช่วยให้ผู้ให้บริการต่างๆ พูดคุยกันผ่านมาตรฐานเปิดได้ง่ายขึ้น ทุกวันนี้ คุณสามารถผสมผสานและจับคู่โซลูชันการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์กับรายการประสิทธิภาพการทำงานและระบบการจัดการเอกสารที่มีอยู่มากมายในปัจจุบัน หากคุณต้องทำการเข้ารหัสแบบกำหนดเอง ผู้ค้าส่วนใหญ่จะเสนอ REST API เพื่อให้คุณสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลและเรียกใช้ฟังก์ชันระหว่างบริการต่าง ๆ ของแอพได้ ถ้าคุณต้องการเพียงแค่ระบบอัตโนมัติที่ดีกว่า บริการอย่าง IFTTT หรือ Zapier สามารถให้ทุกคนสร้างระบบอัตโนมัติของ coss-app ด้วยช่วงการเรียนรู้ที่ค่อนข้างต่ำ

บริษัทระบบคลาวด์เห็นคุณค่าของความสามารถในการทำงานร่วมกัน แม้ว่าโดยหลักแล้วพวกเขาพยายามที่จะจัดการกับมันในหมวดหมู่ลูกค้าที่มีมูลค่าสูงและประเภทธุรกิจ ตัวอย่างเช่น ผู้จำหน่ายอย่าง Microsoft และ Salesforce มีระบบนิเวศของพันธมิตรขนาดใหญ่พร้อมแคตตาล็อกขนาดใหญ่ของข้อเสนอบริการที่ตรงเป้าหมาย คู่ค้าใช้ผลิตภัณฑ์หลักของบริษัท เช่น Microsoft 365 และสร้างคุณลักษณะการผสานรวมและเวิร์กโฟลว์โดยใช้ผลิตภัณฑ์นั้นและบริการระบบคลาวด์ของบริษัทอื่นอย่างน้อยหนึ่งรายการ โซลูชันเหล่านี้สร้างขึ้นเพื่อดึงดูดธุรกิจบางประเภทหรือประเภทธุรกิจเฉพาะ

ตัวอย่างเช่น Vendor X อาจสร้างโซลูชันการจัดการสัญญาเช่าแบบ end-to-end สำหรับบริษัทจัดการอสังหาริมทรัพย์ในเมืองใหญ่ โซลูชันนั้นอาจใช้ฐานข้อมูลของรายการทรัพย์สินที่เชื่อมโยงกับ Salesforce CRM ลิงค์นั้นจะจับคู่คุณสมบัติกับผู้เช่าที่มีศักยภาพ จากนั้นระบบจะจับคู่ประเภทผู้เช่าและประเภทอสังหาริมทรัพย์กับเทมเพลตสิทธิ์การเช่าที่จัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลอื่น หรือสัญญาหรือระบบการจัดการเอกสารได้โดยอัตโนมัติ สัญญาเช่าเหล่านั้นจะได้รับการกรอกโดยใช้เอกสาร PDF ที่แก้ไขได้ ซึ่งจะถูกทิ้งลงในเวิร์กโฟลว์การอนุมัติไม่ว่าจะอยู่ในเฟรมเวิร์กของ Salesforce หรือสภาพแวดล้อมการทำงานอื่นๆ เช่น Google Workspace หรือ Microsoft 365

แน่นอน ยิ่งบริการของบุคคลที่สามใช้โซลูชันดังกล่าวมากเท่าใด ป้ายราคาต่อผู้ใช้ต่อเดือนก็จะยิ่งสูงขึ้น แต่ความจริงที่ว่าคุณสามารถนำโซลูชันที่กำหนดเองดังกล่าวมารวมกันโดยใช้เพียงสถาปัตยกรรมบริการคลาวด์แบบปลั๊กอินนั้นเป็นสิ่งที่น่าสนใจเพราะช่วยให้คุณสามารถแลกเปลี่ยนผู้ให้บริการเข้าและออกได้อย่างง่ายดาย

ดังนั้น หากคุณต้องการใช้บริการพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ในลักษณะเฉพาะ ให้วางแผนที่จำเป็นเพื่อทำความเข้าใจว่าการปรับแต่งและเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองประเภทใดที่คุณต้องการ แต่เมื่อเสร็จแล้ว อย่าคิดเอาเองว่าคุณจะต้องสร้างเองทั้งหมด อันดับแรก ให้ตรวจสอบการผสานรวมและเพิ่มมูลค่าตลาดแอปที่มีให้จากผู้ให้บริการแอปหลักของคุณ รวมถึงบริการที่เสนอโดยบริการจัดเก็บข้อมูล อาจมีคนสร้างโซลูชันแบบ end-to-end ที่สมบูรณ์แบบสำหรับคุณแล้ว ซึ่งทั้งถูกกว่าและง่ายกว่าโซลูชันของคุณเอง

การจัดเก็บและการแบ่งปัน

เหตุผลหนึ่งที่อยู่เบื้องหลังแนวโน้มในฟีเจอร์ใหม่ที่เพิ่มมูลค่าก็คือความจุในการจัดเก็บเป็นปัญหาที่สงสัยในคลาวด์เป็นส่วนใหญ่ ผู้ซื้อหลายรายเริ่มต้นโดยเน้นที่ความจุของผู้จำหน่ายเป็นหลัก และพวกเขาจะได้เงินเป็นจำนวนเท่าใด นั่นยังคงเป็นสิ่งที่ต้องพิจารณา แต่โดยรวมแล้ว พื้นที่จัดเก็บตอนนี้มีราคาไม่แพงกว่าที่เคยโดยราคามีแนวโน้มลดลงอย่างช้าๆ ในแง่ของความจุ ผู้ให้บริการพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ส่วนใหญ่เสนอพื้นที่จัดเก็บจำนวนมากและในระดับต่างๆ หลายเทราไบต์ (TB) เป็นเรื่องธรรมดาและไม่มีความแตกต่างระหว่างบริการมากนัก โดยเฉพาะอย่างยิ่งตอนนี้การเพิ่มความจุพื้นที่จัดเก็บทำได้ง่ายและราคาถูก

หากคุณต้องการพื้นที่เพิ่ม 100GB สำหรับโปรเจ็กต์ที่รวดเร็วโดยฉับพลัน ผู้จำหน่ายพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ส่วนใหญ่ทำให้การเพิ่มความจุนั้นเป็นเรื่องง่าย เพียงคลิกปุ่มตัวเลือกบางปุ่ม ซึ่งจะไม่เพียงแต่ให้พื้นที่ใหม่แก่คุณเท่านั้น แต่ยังเพิ่มค่าสมัครของคุณโดยอัตโนมัติด้วย ยิ่งไปกว่านั้น เมื่อโครงการเสร็จสิ้นและคุณไม่ต้องการ 100GB นั้นอีกต่อไป คุณสามารถเพิ่มความจุและราคากลับลงมาอีกครั้งได้อย่างง่ายดายเช่นเดียวกัน ความจุแบบยืดหยุ่นนี้เป็นเรื่องง่ายสำหรับผู้จำหน่ายพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ และแทบจะเป็นไปไม่ได้เลยสำหรับทรัพยากรในองค์กร

แน่นอน เสรีภาพทั้งหมดนี้สามารถทำให้สิ่งต่างๆ ซับซ้อนขึ้นได้อีกครั้ง โดยเฉพาะในบริษัทขนาดใหญ่ หากความจุและอัตราการสมัครใช้บริการเพิ่มขึ้นเนื่องจากผู้จัดการแผนกต่างๆ เปลี่ยนแปลงข้อกำหนดอยู่ตลอดเวลา ซึ่งอาจสร้างความเสียหายให้กับงบประมาณระยะยาวได้ อย่าลืมตั้งค่าการควบคุมว่าใครบ้างที่จะปรับความสามารถได้ (แผนกไอทีของคุณควรเป็นคีย์ที่นี่) วิธีรายงานความจุใหม่ ข้อกำหนดด้านความปลอดภัยและการอนุญาตขั้นต่ำคืออะไร นโยบายการสำรองข้อมูลใดที่จำเป็นต้องใช้ และความถี่ที่สามารถทำได้ เกิดขึ้นในช่วงเวลาที่กำหนด (รายไตรมาส รายปี เป็นต้น)

ดูรายละเอียดเหล่านั้น

ทั้งหมดนี้ทำให้ภาพดูสดใสขึ้นเมื่อต้องออกแบบบริการจัดเก็บข้อมูลแบบปรับแต่งเองและมีการกระจายอย่างสูง และถึงแม้จะเป็นเรื่องจริง แต่ก็ยังมีปีศาจอีกหลายตัวที่ซุ่มซ่อนอยู่ในรายละเอียด สิ่งสำคัญอย่างหนึ่งคือการค้นหาว่าข้อมูลของคุณอยู่ที่ไหน ผู้ให้บริการบางรายมีศูนย์ข้อมูลของตนเอง ในขณะที่ผู้ให้บริการรายอื่นใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลภายนอกไปยังระบบคลาวด์ของบริษัทอื่น ซึ่งมักจะเป็น Amazon Web Services (AWS) หรือเครื่องเล่น Infrastructure-as-a-Service (IaaS) ที่คล้ายคลึงกัน

นั่นเป็นจุดสำคัญที่ต้องพิจารณา: คุณกำลังลงนามในข้อตกลงระดับบริการ (SLA) กับผู้ให้บริการระบบคลาวด์ที่รับผิดชอบโดยตรงสำหรับโครงสร้างพื้นฐานหรือผู้ให้บริการเป็นฝ่ายถูกอีกฝ่ายหนึ่งหรือไม่ หากเป็นบุคคลที่สาม ให้ตรวจสอบบริษัทนั้นและตรวจสอบประวัติการทำงาน จากนั้นดูระดับของบริการที่มีให้ แม้ว่าผู้เล่นหลักทั้งหมดจะมีระดับการรับประกันความพร้อมในการทำงานอยู่บ้าง แต่ก็ควรสังเกตว่าตำแหน่งเป็นปัจจัยสำคัญ

บุคคลที่สามมีศูนย์ข้อมูลกี่แห่ง? มีกี่ท้องถิ่นและมีกี่แห่งที่อาจอยู่ในสถานที่ที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง? หากคุณเป็นบริษัทในสหรัฐฯ การซื้อทรัพยากรการจัดเก็บข้อมูลที่มีเซิร์ฟเวอร์เฉพาะในยุโรปนั้นไม่สมเหตุสมผล สุดท้าย ข้อมูลของคุณมีการกระจายไปในหมู่พวกเขาเพื่อความน่าเชื่อถือที่ดีขึ้นหรือไม่? คุณควรจะไม่เพียงแต่ระบุคำตอบเหล่านั้นได้อย่างง่ายดายจากผู้ค้าเป้าหมายเท่านั้น แต่ยังกำหนดตำแหน่งที่คุณต้องการจัดเก็บข้อมูลของคุณ เพื่อให้คุณสามารถปรับพื้นที่จัดเก็บข้อมูลของคุณให้เหมาะสมสำหรับความเร็วในการเข้าถึงและความซ้ำซ้อน

วิธีที่พนักงานของคุณจะเข้าถึงไฟล์ของพวกเขาไม่เพียงแต่มีความสำคัญเท่านั้น แต่ยังอาจแตกต่างกันไปตามผู้ขายด้วย ฟังก์ชันการแชร์ข้อมูลควรเกี่ยวข้องกับไคลเอ็นต์การซิงค์หรือซอฟต์แวร์บนเดสก์ท็อปประเภทอื่นๆ ที่อยู่ในพีซีหรือไคลเอ็นต์แต่ละเครื่อง และทำให้แน่ใจว่าข้อมูลในระบบคลาวด์จะซิงค์กับเรพลิกาในเครื่อง แต่ผู้ค้าบางรายสามารถมีจุดเข้าใช้งานอื่นๆ ได้ ตัวอย่างเช่น บริษัทที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ทั้งหมดจะเสนอเว็บไคลเอ็นต์ แต่บางแห่งอาจทำให้เป็นไคลเอ็นต์หลักด้วยเช่นกัน อาจใช้ได้สำหรับคุณและอาจไม่ได้ผล แต่เป็นสิ่งที่คุณต้องทดสอบก่อนดำเนินการ

อุปกรณ์พกพาก็เป็นปัญหาเช่นกัน พนักงานที่เพิ่งกระจายใหม่หลายคนพยายามใช้อุปกรณ์ส่วนตัวในการทำงานและอุปกรณ์เหล่านั้นส่วนใหญ่เป็นอุปกรณ์พกพา ผู้จำหน่ายพื้นที่เก็บข้อมูลของคุณมีไคลเอ็นต์มือถือหรือไม่ ถ้าใช่ คุณต้องค้นหาว่าแพลตฟอร์มใดที่รองรับ จากนั้นจึงทดสอบว่าไคลเอนต์เหล่านั้นทำงานอย่างไร ตัวอย่างเช่น การซิงค์จำเป็นต้องทำงานแตกต่างกันสำหรับมือถือกับเดสก์ท็อป เนื่องจาก CPU ของอุปกรณ์และทรัพยากรที่เก็บข้อมูลต่างกันมาก การรักษาความปลอดภัยและการเข้าถึงของผู้ใช้จะทำงานแตกต่างกันโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากข้อมูลรับรองผู้ใช้รวมประเภทอุปกรณ์ไว้ด้วย

อีกสิ่งหนึ่งที่ต้องจำไว้คือ คุณจะไม่เข้าถึงข้อมูลของคุณโดยตรงผ่านผู้จำหน่ายพื้นที่จัดเก็บเสมอไป ตัวอย่างเช่น Microsoft OneDrive for Business สามารถซิงค์กับ Microsoft Teams แพลตฟอร์มการส่งข้อความของทีม รวมถึงไซต์ทีมที่เป็นส่วนหนึ่งของแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันของ SharePoint Online ยอดนิยม ดังนั้นผู้ใช้ของคุณจึงอาจทำงานบนไฟล์เหล่านั้นได้ apps แล้วดูบันทึกโดยอัตโนมัติไปยังบริการที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่เกี่ยวข้อง ในกรณีนี้คือ OneDrive

เมื่อเปรียบเทียบแล้ว Box (for Business) มีเว็บไคลเอ็นต์ที่ทำงานได้อย่างสมบูรณ์พร้อมการสนับสนุนแบบลากแล้ววาง ข้อมูลที่แชร์สามารถเก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่มาจากบุคคลหรือในโฟลเดอร์ของทีมที่สร้างและควบคุมโดยหัวหน้าทีมหรือผู้ดูแลระบบ แต่ทั้งหมดนี้เกิดขึ้นในหน้าต่างเบราว์เซอร์ การทำให้มันเกิดขึ้นภายในแอปอื่นจะต้องใช้เวลามากขึ้น เว้นแต่ Box จะสร้างการผสานรวมไว้ล่วงหน้าสำหรับคุณ

สำหรับเวิร์กโฟลว์จริงส่วนใหญ่ คุณจะต้องมีเวอร์ชันของโฟลเดอร์ทีม ดังนั้นวิธีการนี้จึงไม่ใช่แค่ในอินเทอร์เฟซของผู้จำหน่ายที่เก็บข้อมูลเท่านั้น แต่ยังรวมถึงบุคคลที่สามที่เกี่ยวข้องด้วย apps ต้องพิจารณาให้รอบคอบก่อนซื้อ การทำงานกับผู้ใช้ที่นี่เพื่อกำหนดสิ่งที่พวกเขาชอบที่สุดและวิธีที่พวกเขาทำงานให้เสร็จในวันนี้สามารถช่วยให้คุณตัดสินใจซื้อได้ง่ายขึ้น

วิธีการทำงานของโฟลเดอร์ผู้ใช้และกลุ่มคือสิ่งที่คุณจะต้องพิจารณา ไม่ใช่แค่ว่าโซลูชันรองรับฟีเจอร์นั้นหรือไม่ รองรับฟีเจอร์ใดบ้าง ควบคุมอย่างไร และบุคคลที่สามรายใด apps พวกเขาสามารถส่งผลกระทบเป็นจุดสำคัญทั้งหมด โซลูชันหลายอย่างทำได้เหนือกว่าหน้าที่และรวมการผสานอย่างแน่นหนากับแพลตฟอร์มบุคคลที่สามที่เป็นที่นิยม เช่น Microsoft 365 ที่กล่าวถึงข้างต้น ตัวอย่างเช่น แม้แต่คู่แข่งของ Microsoft อย่าง Google ได้สร้างตัวเชื่อมต่อ Google Drive Enterprise เพื่อรวมฟังก์ชันการทำงานร่วมกันที่ราบรื่นสำหรับ ผู้ใช้ Microsoft 365

มองหาการรักษาความปลอดภัยที่ล้ำลึกและหลายชั้น

บางทีปีศาจการจัดเก็บที่สำคัญที่สุดที่คุณจะต้องต่อสู้ก็คือความปลอดภัย การรักษาข้อมูลให้ปลอดภัยถือเป็นความท้าทายที่ยิ่งใหญ่กว่าที่เคยเป็นมา คุณลักษณะที่ครั้งหนึ่งเคยถูกมองว่าเป็นขั้นสูง ปัจจุบันเป็นเพียงความสามารถพื้นฐาน ตัวอย่างเช่น การจัดการข้อมูลประจำตัวระดับองค์กร เป็นสิ่งที่ผู้จำหน่ายพื้นที่จัดเก็บข้อมูลทุกรายควรมี นั่นหมายถึงไม่เพียงแต่จับคู่ข้อมูลประจำตัวของผู้ใช้แต่ละรายกับไฟล์และโฟลเดอร์ที่พวกเขาได้รับอนุญาตให้เข้าถึง แต่ยังเพิ่มคุณสมบัติการตรวจสอบสิทธิ์แบบหลายปัจจัยและการลงชื่อเพียงครั้งเดียว (SSO) ด้วย

ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น การจัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัยหมายถึงการปกป้องข้อมูลมากกว่าการสอดรู้สอดเห็น เลเยอร์การจัดเก็บข้อมูลที่ซ้ำซ้อนหมายความว่าคุณควรจะสามารถแมปว่าศูนย์ข้อมูลใดที่จัดเก็บไม่เพียงแค่สำเนาหลักของข้อมูลของคุณเท่านั้น แต่ยังรวมถึงระดับการสำรองข้อมูลระดับแรกด้วย ดังนั้นหากคุณมีข้อมูล 500GB กับ Vendor X คุณก็จะสามารถจัดเก็บไฟล์ที่พนักงานของคุณเข้าถึงได้มากที่สุดในศูนย์ข้อมูลใกล้กับที่ทำงาน จากนั้น Vendor X ควรอนุญาตให้คุณซิงค์ไฟล์เหล่านั้นกับสำเนาที่อยู่ในศูนย์ข้อมูลอื่น ซึ่งยังคงดำเนินการโดยผู้ขายรายนั้น ดังนั้นหากอินสแตนซ์หลักของคุณหยุดทำงาน สำเนาข้อมูลอื่นจะพร้อมใช้งานทันที

ผู้จำหน่าย X ควรทำการสำรองข้อมูลอย่างสม่ำเสมอของทั้งสองไซต์และที่จัดเก็บ ที่ ข้อมูลในตำแหน่งอื่น สุดท้ายนี้ คุณควรจะสามารถผสานรวมกับผู้ให้บริการสำรองข้อมูลบนระบบคลาวด์ของบริษัทอื่นได้ เพื่อให้คุณสามารถทำการสำรองข้อมูลอื่นได้โดยอัตโนมัติด้วยตัวคุณเอง และจัดเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์จากผู้ขายรายอื่น หรือแม้แต่เซิร์ฟเวอร์ในองค์กรของคุณเองหรือที่ติดเครือข่าย อุปกรณ์จัดเก็บข้อมูล (NAS)

นั่นอาจฟังดูเกินความจำเป็น แต่ความสวยงามของบริการคลาวด์ที่มีการจัดการก็คือสถาปัตยกรรมแบบแบ่งชั้นประเภทนี้ค่อนข้างง่ายที่จะสร้างจากมุมมองของลูกค้าและค่อนข้างอัตโนมัติเมื่อสร้างแล้ว ตราบใดที่คุณทดสอบเป็นระยะๆ คุณวางใจได้ว่าไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น ข้อมูลของคุณจะปลอดภัยและเข้าถึงได้

การเข้ารหัสเป็นอีกหนึ่งคุณลักษณะด้านความปลอดภัยที่สำคัญ ผู้จำหน่ายที่ผ่านการทดสอบของเราทั้งหมดสนับสนุนสิ่งนี้ในหลายระดับ แต่หากคุณพบผู้จำหน่ายที่ไม่เพียงแค่มองหาต่อไป การเข้ารหัสเป็นสิ่งที่ต้องมี และคุณต้องการทั้งในขณะที่ข้อมูลกำลังเคลื่อนที่ระหว่างผู้ใช้ของคุณกับระบบคลาวด์ ตลอดจนเมื่อได้รับไปยังเซิร์ฟเวอร์คลาวด์เหล่านั้นและหยุดการเคลื่อนไหว ดังนั้นทั้ง "ระหว่างทาง" และ "ระหว่างทาง" การทดสอบความสามารถเหล่านี้หมายถึงการทำความเข้าใจรูปแบบการเข้ารหัสที่ใช้ตลอดจนผลกระทบต่อประสิทธิภาพการดึงข้อมูล

โชคดีที่ผู้ให้บริการพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์กำลังทำงานอย่างหนักเพื่อรักษาความปลอดภัยทั้งเพื่อรักษาบิตของคุณให้ปลอดภัยและแข่งขันกันเอง มากเสียจนผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีส่วนใหญ่ไว้วางใจการรักษาความปลอดภัยบนคลาวด์มากหรือมากกว่าที่มีอยู่ในองค์กร (64 เปอร์เซ็นต์ตามการสำรวจในปี 2015 โดย พันธมิตรด้านความปลอดภัยบนคลาวด์). ตรรกะค่อนข้างง่าย ผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีส่วนใหญ่ไม่มีงบประมาณในการวิจัย ปรับใช้ และจัดการความสามารถด้านความปลอดภัยขั้นสูงที่ผู้จำหน่ายบริการคลาวด์สามารถให้ได้ เนื่องจากเป็นกุญแจสำคัญในธุรกิจหลักของพวกเขา

คุณสมบัติการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่สำคัญ

นอกเหนือจากการรักษาข้อมูลลูกค้าให้ปลอดภัยแล้ว อีกปัจจัยที่สนับสนุนการรักษาความปลอดภัยบนคลาวด์อย่างมีนัยสำคัญก็คือความต้องการที่จะปฏิบัติตามมาตรฐานการกำกับดูแลที่สำคัญ เช่น Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) และ ISO 27001 Livedrive for Business ค่อนข้างพิเศษเนื่องจากเป็น มุ่งเน้นไปที่ลูกค้าในยุโรป ดังนั้นจึงสร้างขึ้นตามกฎระเบียบให้ความคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของผู้บริโภค (GDPR) ซึ่งเป็นสาเหตุที่ทำให้เซิร์ฟเวอร์ตั้งอยู่ในสหภาพยุโรปและสหราชอาณาจักร

ในกรณีที่คุณสงสัย คุณลักษณะเด่นบางอย่างที่ผู้ซื้อด้านไอทีกำลังมองหาในโซลูชันการจัดเก็บข้อมูลระบบคลาวด์ระดับธุรกิจได้รับการสำรวจโดยบริษัทวิจัยตลาด Statista และรายงานด้านล่าง

แต่คุณสมบัติที่ระบุไว้ในกราฟิกนั้นเน้นที่ความต้องการใช้งานประจำวันในส่วนของไอทีเป็นหลัก โดยทั่วไปข้อกำหนดด้านกฎระเบียบจะกำหนดโดยเจ้าหน้าที่ทางกฎหมายของคุณ ซึ่งเป็นสาเหตุที่ไม่ได้ระบุไว้ข้างต้น อย่างไรก็ตาม สิ่งเหล่านี้ไม่ได้มีความสำคัญน้อยกว่า และคุณจะต้องคำนึงถึงปัจจัยเหล่านี้ในการวางแผนของคุณ ผู้ให้บริการพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์มักมีคุณสมบัติหลายอย่างในตัวโดยเฉพาะเพื่อแก้ไขปัญหาการปฏิบัติตามข้อกำหนด

กฎข้อบังคับที่ได้รับความนิยมหลายข้อและแม้แต่นโยบายความปลอดภัยที่เข้มงวดที่สุดคือทุกไฟล์และโฟลเดอร์มีหลักฐานการตรวจสอบ สิ่งนี้จะแสดงเมื่อมันถูกเก็บไว้ในระบบครั้งแรก แก้ไขอย่างไรและเมื่อใด ใครเข้าถึง และดำเนินการประเภทใด เช่น การคัดลอก การลบ หรือการย้าย นี่เป็นสิ่งสำคัญยิ่งสำหรับแนวดิ่งที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวดหรือคำนึงถึงความปลอดภัย การสูญเสียไฟล์ที่มีความสำคัญต่อภารกิจอันเนื่องมาจากความผิดพลาดหรือการประพฤติมิชอบมักจะต้องเสียค่าใช้จ่ายหลายแสนหรือหลายล้านเหรียญในการชดใช้ค่าเสียหายหรือสูญเสียเงินทุน

การเก็บรักษาไฟล์เป็นข้อกำหนดทางกฎหมายทั่วไปอีกประการหนึ่ง คุณต้องควบคุมระยะเวลาที่ข้อมูลอยู่ในระบบ วิธีการเข้าถึง และเวลาที่ลบหรืออาร์คได้hiveง. และผู้ให้บริการพื้นที่เก็บข้อมูลของคุณควรทำให้คุณสมบัติเหล่านี้ใช้งานง่าย ในอุตสาหกรรมที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวด การมีข้อมูลที่ถูกต้องในมือมักจะหมายถึงความแตกต่างระหว่างการเข้าหรือออกจากการปฏิบัติตามกฎระเบียบของรัฐบาลกลางหรือเฉพาะอุตสาหกรรม

ทั้งหมดนี้หมายความว่าก่อนที่คุณจะซื้อบริการคลาวด์ใดๆ คุณต้องปรึกษากับเจ้าหน้าที่ไอทีและผู้เชี่ยวชาญด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบเพื่อทำความเข้าใจว่าข้อมูลและ apps ต้องมีการระบุตำแหน่งและคุณลักษณะใดที่พวกเขาต้องสนับสนุนเพื่อให้ผ่านข้อบังคับการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่สำคัญสำหรับธุรกิจของคุณ

หนึ่งขั้นในเวลา

การเลือกผลิตภัณฑ์พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์สำหรับองค์กรของคุณอาจดูเหมือนเป็นงานยาก เมื่อคุณพิจารณาตัวแปรทั้งหมดที่เกี่ยวข้องในครั้งแรก ธุรกิจต่างๆ ไม่เพียงแต่จะมีพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์และข้อกำหนดในการแชร์ไฟล์ที่แตกต่างกันเท่านั้น แต่ยังต้องการความปลอดภัยที่แข็งแกร่งสำหรับการสำรองและแชร์ไฟล์ การสร้างความสมดุลระหว่างการใช้งาน การรักษาความปลอดภัย และการปรับแต่งในท้ายที่สุดจำเป็นต้องขับเคลื่อนโดยข้อกำหนดทางธุรกิจ แต่การเข้าใจอย่างถ่องแท้ถึงข้อกำหนดเหล่านั้นเป็นงานที่จริงจังซึ่งจะต้องทำงานจริง ไม่ใช่สิ่งที่คุณต้องการจัดการกับการตัดสินใจอย่างรวดเร็ว

แม้ว่าผู้ให้บริการบางรายที่เราตรวจสอบจะทำให้การย้ายข้อมูลของคุณง่ายขึ้น ปิด ในการให้บริการ ไม่ใช่ทุกคนจะรอบคอบมาก เมื่อคุณสมัครใช้งานและย้ายข้อมูลของคุณไปยังบริการใดบริการหนึ่งแล้ว โดยทั่วไปแล้วการย้ายข้อมูลไปยังบริการอื่นไม่ใช่เรื่องง่าย ดังนั้นจึงควรทำการบ้านให้ถี่ถ้วนก่อนที่จะตกลงกับผู้ให้บริการรายใดรายหนึ่ง

การวางแผนเป็นกุญแจสำคัญ ดังนั้นให้นั่งลงกับผู้นำธุรกิจ ผู้จัดการฝ่ายไอที และแม้กระทั่งตัวแทนจากผู้ให้บริการระบบคลาวด์ ถ้าทำได้ อาจต้องใช้เวลาและความพยายามบ้าง แต่การประสบปัญหาในการทำแผนที่คุณลักษณะที่จำเป็นสำหรับความต้องการในปัจจุบันและอนาคตขององค์กรของคุณจะทำให้การค้นหาโซลูชันที่เหมาะสมง่ายขึ้นมาก

มีคำถามเกี่ยวกับวิธีเข้าถึงที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์สำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณหรือไม่? เข้าร่วม [ป้องกันอีเมล] กลุ่มสนทนาบน LinkedIn และคุณสามารถถามผู้ขาย บรรณาธิการ PCMag และผู้เชี่ยวชาญเช่นคุณได้