Google bổ sung các tính năng quản lý dự án vào Docs và chúng khá thú vị

Nếu bạn đã từng làm việc trong một dự án, bạn sẽ biết việc quản lý các nhiệm vụ liên quan quan trọng như thế nào. Nhưng một số người không cần một công cụ quản lý dự án toàn diện. Chắc chắn, bảng Kanban rất tuyệt và một số người tin tưởng vào biểu đồ Gantt, nhưng trong một số trường hợp nhất định, những công cụ đó là quá nhiều.

Nếu điều đó có vẻ giống bạn thì Google có một tính năng mới trong Tài liệu chắc chắn sẽ làm bạn hài lòng. Tính năng mới này được giới thiệu ngay sau khi Google đưa tính năng People Chips ra ánh sáng (cho phép bạn dễ dàng gọi tên những người dùng khác từ trong Google Doc). Soon sau bản phát hành đó, Google bắt đầu tăng tốc nó để nó không chỉ có khả năng gắn thẻ người dùng mà còn liên kết các tệp, thêm ngày tháng, v.v.

Gần đây, Google đã đưa tính năng này lên tầm cao hơn nữa bằng cách thêm khả năng theo dõi trạng thái dự án. Với sự bổ sung này, bạn có thể thêm dự án, chọn trạng thái của chúng, liên kết tệp và thêm ghi chú. Nhưng còn nhiều hơn thế nữa. Bạn có thể thêm cả Lộ trình sản phẩm và Trình theo dõi đánh giá để bạn có thể theo dõi vị trí của dự án và theo dõi trạng thái đánh giá cho các nhiệm vụ khác nhau.

Kết hợp hai tính năng này và bạn có một công cụ quản lý dự án khá chắc chắn (mặc dù cơ bản) có thể dễ dàng nhúng vào Google Doc.

Hãy để tôi chỉ cho bạn cách sử dụng tính năng mới này. Tính năng này hoạt động trên cả phiên bản miễn phí và trả phí của Google Workspaces. 

Cách thêm lộ trình sản phẩm vào Google Doc

Điều đầu tiên bạn sẽ làm là thêm lộ trình sản phẩm vào Google Tài liệu. Tính năng này cho phép bạn theo dõi trạng thái của các dự án khác nhau của mình.

Để thêm Lộ trình sản phẩm (bạn có thể thêm bao nhiêu tùy thích), hãy mở tài liệu Google Docs. Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn thêm lộ trình và nhập ký tự @, ký tự này sẽ hiển thị danh sách thả xuống nơi bạn có thể chọn bất kỳ tùy chọn nào (Hình 1).

Chọn Lộ trình sản phẩm và đối tượng sẽ được thêm vào tài liệu của bạn (Hình 2).

Sau đó, bạn có thể nhập tên dự án của mình và thêm các tệp và ghi chú liên quan. Bạn cũng có thể thay đổi trạng thái của từng dự án khi chúng phát triển bằng cách nhấp vào menu thả xuống trạng thái cho từng dự án (Hình 3).

Theo mặc định, có ba trạng thái được xác định trước. Nếu bạn cần thêm nhiều hơn, hãy nhấp vào trạng thái trong một trong các dự án của bạn rồi nhấp vào Thêm/Chỉnh sửa Tùy chọn. Trong cửa sổ bật lên kết quả (Hình 4), hãy nhấp vào Tùy chọn mới để thêm trạng thái mới hoặc bạn có thể chỉnh sửa một trong các trạng thái được xác định trước.

Bạn cũng có thể thêm Trình theo dõi đánh giá vào tài liệu của mình, điều này giúp dễ dàng theo dõi các đánh giá cho nhiệm vụ dự án. Tùy chọn này chỉ bao gồm các trường dành cho Người đánh giá, Trạng thái và Ghi chú (Hình 5).

Bạn có thể thêm trạng thái mới vào đối tượng Trình theo dõi đánh giá giống như cách bạn đã làm với Lộ trình dự án.

Và khi hết hàng các bạn nhấn chuột phải vào hàng dưới cùng chọn Insert row Below (Hình 6).

Những tính năng mới này sẽ không thay đổi thế giới của bạn nhưng chắc chắn chúng giúp bạn có thể theo dõi diễn biến của dự án mà không cần sử dụng công cụ quản lý dự án đầy đủ và tất cả đều thuận tiện từ Google Docs.