Đánh giá Microsoft 365 Business Premium

Microsoft 365 Business Premium là nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ email giàu tính năng nhất mà chúng tôi đã thử nghiệm, điều này có lý do để thấy rằng nó đã tồn tại trong một thời gian dài như vậy. Dịch vụ này giúp thiết lập miền và email dễ dàng cho mọi doanh nghiệp có quy mô và có nhiều công cụ di chuyển và nhập nếu bạn đến từ một nền tảng khác.

Các phiên bản cục bộ và web của bộ Microsoft Office đầy đủ được bao gồm, cũng như quyền truy cập vào các công cụ nâng cao hơn của Microsoft như SharePoint và Intune để quản lý thiết bị. Bạn cũng có thể mua nhiều dịch vụ bổ trợ khác nhau, chẳng hạn như Microsoft 365 Business Voice, và những dịch vụ này có sẵn từ Microsoft hoặc hệ sinh thái đối tác lớn của Microsoft. Nó có thể đắt hơn, nhưng đối với riêng danh sách tính năng của nó, nó rõ ràng là người chiến thắng Sự lựa chọn của ban biên tập.

Định giá Microsoft 365 Business Premium

Dịch vụ bắt đầu từ $ 20 cho mỗi người dùng mỗi tháng. Điều đó có thể tăng lên nhanh chóng cho các tổ chức lớn hơn, nhưng như đã đề cập, danh sách các tính năng bách khoa của nó làm cho số tiền đáng giá. Business Premium cũng có các tính năng cơ bản hào phóng ở mức giá đó, bao gồm 50GB dung lượng lưu trữ email và 1TB dung lượng lưu trữ đám mây Microsoft OneDrive ngoài dịch vụ lưu trữ tên miền. Đó là một danh sách tổng thể tuyệt vời, mặc dù lựa chọn khác của Ban biên tập của chúng tôi, Google Workspace Business Standard, dẫn đầu nhóm với 2TB dung lượng lưu trữ hộp thư khổng lồ.

Bạn có thể tin tưởng vào đánh giá của chúng tôi

Kể từ năm 1982, PCMag đã thử nghiệm và đánh giá hàng nghìn sản phẩm để giúp bạn đưa ra quyết định mua hàng tốt hơn. (Đọc nhiệm vụ biên tập của chúng tôi.)

Hấp dẫn hơn đối với hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt là trong mô hình công việc kết hợp mới và phân tán, là bạn nhận được đăng ký Office 365 như một phần của gói dành cho mọi người dùng, bao gồm Microsoft Teams và lưu trữ SharePoint Online. Những gì bạn sẽ không nhận được là phiên bản cấp phép vĩnh viễn tại chỗ của Office, mà Microsoft mới đặt tên là Văn phòng LTSC.

Tuy nhiên, bạn sẽ nhận được đăng ký Intune đi kèm, giúp xử lý việc quản lý thiết bị, vì vậy bạn sẽ có thể thực thi các chính sách phần cứng cho các tình huống BYOD gia đình, đây là điều mà không có đối thủ cung cấp dịch vụ lưu trữ email nào khác cung cấp ngay bây giờ.

Bạn cũng sẽ nhận được hai hình thức bảo mật bổ sung. Đầu tiên là Microsoft Azure Information Protection (AIP). Đây là một ứng dụng phân loại nội dung cho phép bạn gắn thẻ tài liệu với các phân loại khác nhau và chỉ định các mức độ bảo vệ và quyền truy cập khác nhau dựa trên các thẻ đó. Biện pháp bảo mật thứ hai là Microsoft Defender cho 365. Đây là phiên bản 365 được tối ưu hóa của nền tảng Microsoft Defender Security cung cấp khả năng bảo vệ chống vi-rút và phần mềm độc hại cho dữ liệu và điểm cuối. Microsoft đã không thực hiện bất kỳ cú đấm nào và bạn có thể dùng thử dịch vụ miễn phí trong một tháng bằng cách truy cập trang web của công ty. Đối với số tiền bỏ ra, bậc Business Premium có thể sẽ là giao dịch mua phổ biến nhất đối với hầu hết các doanh nghiệp.

Tuy nhiên, nếu tất cả những thứ đó quá phong phú hoặc không cần thiết đối với bạn, có những lựa chọn chi phí thấp hơn. Phiên bản Microsoft 365 Business Basic chỉ có $ 5 cho mỗi người dùng mỗi tháng và bao gồm Microsoft Teams, nhưng chuyển người dùng xuống các phiên bản web và di động của Office apps không bao gồm phiên bản dành cho máy tính để bàn. Rẻ nhất tiếp theo là Microsoft 365 Apps, sẽ mang lại cho bạn 8.25 đô la mỗi người dùng mỗi tháng nhưng chỉ bao gồm Office Premium apps (máy tính để bàn và web) và bộ nhớ OneDrive. Cộng tác với Microsoft Teams và SharePoint không phải là một phần của cấp này.

Cuối cùng, cấp Microsoft 365 Business Standard sẽ hoạt động cho nhiều cửa hàng nhỏ hơn. Điều này bắt đầu từ $ 12.50 mỗi người dùng mỗi tháng và bao gồm mọi thứ trong phiên bản Premium ngoại trừ Azure Information Protection, Defender và Intune. Mặc dù giá được liệt kê theo người dùng mỗi tháng, nhưng tất cả các cấp đều yêu cầu cam kết hàng năm.

So với người chiến thắng Giải thưởng do Ban biên tập khác của chúng tôi, Google Workspace Business Standard, Microsoft 365 Business Premium chắc chắn đắt hơn, đặc biệt là vì Google cung cấp dung lượng lưu trữ hộp thư khổng lồ như vậy chỉ với 12 đô la cho mỗi người dùng mỗi tháng cho cấp Tiêu chuẩn. Tuy nhiên, Google đã gói apps gần như không toàn diện như của Microsoft, đặc biệt là về quản lý dữ liệu, người dùng và thiết bị. Nó có thể đắt hơn, nhưng Microsoft 365 vẫn là nền tảng mạnh mẽ hơn.

Thiết lập Business Premium

Như với bất kỳ dịch vụ lưu trữ email nào, việc thiết lập thường là phần khó nhất. Tuy nhiên, Microsoft đã làm rất tốt việc cắt bỏ những phần rườm rà truyền thống vì nó sử dụng quy trình thiết lập có hướng dẫn. Nó hướng dẫn bạn qua tất cả các bước chính, chẳng hạn như tải xuống Office cho mọi máy khách, thêm tên miền của bạn (bao gồm tùy chọn di chuyển từ máy chủ lưu trữ khác), thiết lập Nhóm và sau đó bật tính năng ngăn chặn mất dữ liệu (DLP), bảo vệ chống lại bất kỳ ai làm rò rỉ dữ liệu nhạy cảm của bạn. Bước cuối cùng, bạn có thể định cấu hình bảo vệ cho người dùng ứng dụng dành cho thiết bị di động bằng cách bật mã hóa dữ liệu và thực thi những thứ như xác thực lại sau một số phút nhất định.

Vì bản sao Office bạn cài đặt đã được liên kết trước với tài khoản của bạn, nên không có nhiều cách thiết lập ngoài việc chạy trình cài đặt và trong một số trường hợp hiếm hoi, cung cấp chi tiết đăng nhập của bạn. Tôi thực sự thích rằng bạn có thể làm điều này cho tối đa năm thiết bị cho mỗi người dùng. Trong thế giới ngày nay, không có gì lạ khi có máy tính để bàn, máy tính xách tay và một số thiết bị di động, vì vậy việc có giấy phép bao gồm tất cả chúng không chỉ thuận tiện mà còn tiết kiệm tiền.

Việc quản lý người dùng cũng rất đơn giản. Sau khi thêm người dùng, bạn sẽ phải chịu một khoản phí bổ sung cho mỗi người dùng mỗi tháng, nhưng ngoài việc nhập một số thông tin cơ bản và đặt mật khẩu ban đầu, bạn không cần phải làm gì khác.

Nếu bạn cần kiểm soát chi tiết hơn môi trường của mình, như hầu hết các doanh nghiệp lớn hơn sẽ làm, có một trung tâm quản trị hữu ích. Đây là nơi bạn sẽ tinh chỉnh các cài đặt như quản lý mối đe dọa, quy tắc luồng thư, chính sách thiết bị và các công việc CNTT tương tự. Một điểm thú vị khác là Microsoft 365 Business Premium đã có các phương pháp hay nhất tiêu chuẩn được định cấu hình khi nói đến bảo mật và quản lý người dùng. Điều đó có nghĩa là hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) có thể đơn giản thiết lập và sử dụng, biết rằng dịch vụ sẽ đáp ứng các nhu cầu CNTT cơ bản của họ.

Nếu bạn cần thêm hoặc thứ gì đó khác, bạn luôn có thể thay đổi mọi thứ trong trung tâm quản trị. Mặc dù phần dịch vụ này chắc chắn dành cho các chuyên gia CNTT, nhưng trung tâm quản trị được tổ chức rất tốt. Tôi có thể nhanh chóng tìm thấy những gì tôi đang tìm kiếm và truy cập vào các công cụ quản lý thích hợp.

Mặc dù PCMag cung cấp thông tin chi tiết về các công cụ trong bộ Office của Microsoft 365, nhưng việc đánh giá lưu trữ email sẽ không hoàn chỉnh nếu không xem xét các công cụ cộng tác và email. Những điều này quan trọng hơn bao giờ hết khi tất cả chúng ta đang tiến tới bình thường lai mới.

Cộng tác trong Microsoft 365 Business Premium về cơ bản là về Microsoft Office được kết hợp với Teams, OneDrive và SharePoint. Nếu bạn đã sử dụng những apps riêng biệt, bạn sẽ thích cách họ làm việc cùng nhau ở đây. Đối với ứng dụng email, tất nhiên, trung tâm của trải nghiệm người dùng là Microsoft Outlook.

Hầu hết người dùng có một số trải nghiệm với Outlook trên máy tính để bàn, nhưng với 365 Business, điều thực sự thú vị đang diễn ra trong ứng dụng khách web. Một bổ sung gần đây, Microsoft Editor, là câu trả lời của Microsoft cho Grammarly. Nó hoạt động trên tất cả apps trong bộ Office, nhưng chỉ ở phía web. Có một tính năng tiện dụng khác cho phép bạn nhanh chóng thêm các tệp liên quan đến một chuỗi hội thoại mà không cần phải đi và tìm kiếm chuỗi đó. Hiện tại, tính năng này chỉ hoạt động trên các tài liệu OneDrive, nhưng thật tuyệt nếu bạn đang sử dụng ứng dụng khách web.

Nếu chúng ta hiểu rõ về Microsoft 365, thì đây là: Một ứng dụng khách web nên hoạt động trên mọi trình duyệt, nhưng Microsoft thực sự chỉ tập trung vào Windows và macOS. Nếu bạn thử và sử dụng ứng dụng web Microsoft 365 Office thông qua trình duyệt Linux, gần như chắc chắn bạn sẽ gặp sự cố về khả năng tương thích. Vâng apps nói chung là có thể sử dụng được, nhưng bạn sẽ có trải nghiệm mượt mà hơn nhiều trên hai hệ điều hành thương mại. Hy vọng rằng điều này sẽ thay đổi ngay bây giờ khi Microsoft đang làm việc để tích hợp tốt hơn Linux với Windows.

Ngay cả khi chỉ xét đến các hệ điều hành thương mại, macOS vẫn đứng sau Windows đáng kể khi xét về cách thức hoạt động của Outlook. Tổ chức và các tính năng nâng cao chắc chắn đang bị tụt hậu, điều này thực sự không nên như vậy nữa. Microsoft cũng tập trung nhiều hơn vào việc cải tiến phiên bản web của Office hơn là các phiên bản tương đương trên máy tính để bàn.

Ví dụ, ngoài tính năng Chỉnh sửa đã đề cập ở trên, Redmond đã thực hiện một thay đổi rất tiện lợi cho lịch. Nếu bạn phải lên lịch cho một cuộc họp video trong thời gian xảy ra đại dịch, bạn có thể phải làm điều đó cho một số lượng lớn hơn bình thường, có nghĩa là chọn lọc qua một danh sách dài các lịch trình cho đến khi bạn tìm thấy một vị trí mở phù hợp với tất cả mọi người. — Thường là hai hoặc ba tháng sau khi bạn muốn có cuộc họp. Giờ đây, Outlook có thể thực hiện công việc khó khăn đó cho bạn, sử dụng trí thông minh nhân tạo (AI) để đề xuất thời gian hoạt động tốt nhất dựa trên tình trạng sẵn sàng của mọi người. Nếu ai đó không thể thực hiện nó, có một cách có cấu trúc để đề xuất thời gian thay thế. Điều đó thật tuyệt, nhưng nó chỉ hoạt động trong ứng dụng khách web Outlook, không phải phiên bản dành cho máy tính để bàn.

Tích hợp với Microsoft Teams là điều cần thiết, nhưng vẫn quan trọng. Có tùy chọn một nút để thêm cuộc họp Nhóm vào bất kỳ sự kiện họp nào. Cần lưu ý rằng những người được mời không cần phải có khách hàng của Nhóm tham dự, mặc dù điều đó mang lại trải nghiệm tốt nhất.

SharePoint là một thành phần Microsoft 365 khác có thể được hầu hết khách hàng sử dụng chưa đầy đủ vì việc thiết lập và chạy nó có thể quá sức. Nhưng nếu bạn cần một vị trí tập trung để sắp xếp, lập kế hoạch và cộng tác trên các tài liệu có bật tính năng quản lý thay đổi, thì đây là cách để làm điều đó. Nó cũng có nhiệm vụ và quản lý quy trình làm việc, vì vậy có thể hơi khó khăn khi quyết định bắt đầu từ đâu và bạn có thể cần sự trợ giúp của CNTT, nhưng khi bạn đã có kế hoạch sử dụng SharePoint, các chức năng khác sẽ phát triển một cách tự nhiên.

Quản trị và An ninh

Microsoft làm rất tốt cả bảo mật và quyền riêng tư. Xác thực hai yếu tố có tính phổ biến và có nhiều tính năng bảo vệ dữ liệu bên dưới. Trong trung tâm quản trị, bạn có thể thiết lập các chính sách DLP xem xét dữ liệu và tự động phân loại những gì chúng nhận ra — ví dụ: tạo quy tắc phân loại tệp là riêng tư bất cứ khi nào chính sách DLP tìm thấy số An sinh xã hội trong đó. Bạn cũng có thể chỉ định các hoạt động như tự động mã hóa tài liệu hoặc hạn chế quyền truy cập và quyền người dùng.

Về mặt email, có Mã hóa thư Microsoft 365 và Lưu trữ trực tuyến Exchange. Trước đó, thêm mã hóa và quyền truy cập vào email của bạn để chỉ người nhận dự kiến ​​mới có thể xem chúng. Nó được bao gồm trong Microsoft 365, nhưng nó cũng sẽ hoạt động trên Gmail và các hệ thống email khác.

Exchange Online Archiving cho phép quản trị viên đặt các chính sách lưu trữ và lưu giữ email. Bạn có thể chỉ định các email ở độ tuổi cụ thể được xóa tự động hoặc được lưu trữ an toàn trên đám mây và bạn có thể thực hiện việc này dựa trên chính sách nội dung. Ví dụ: một tổ chức chăm sóc sức khỏe có thể tự động xóa hầu hết các email cũ hơn, trong khi chỉ lưu trữ an toàn những email cần thiết để vượt qua kiểm tra HIPAA trong tương lai. Mặc dù không có dịch vụ nào là chống đạn khi nói đến bảo mật, nhưng Microsoft đã đưa ra một cuộc chiến tuyệt vời.

Tất cả điều này xảy ra trong trung tâm quản trị, nhưng chế độ xem này không chỉ cung cấp bảo mật. Bạn sẽ đến đây để quản lý thiết bị và thêm, xóa hoặc sửa đổi danh tính người dùng. Ngoài ra còn có một bảng điều khiển đẹp mắt ngay phía trước, nơi hệ thống sẽ cảnh báo bạn về bất kỳ vấn đề hoặc nhu cầu cấp bách nào liên quan đến tài khoản của bạn. Thời gian ngừng hoạt động của dịch vụ, vấn đề bảo mật, vấn đề người dùng, truy vấn DLP — tất cả sẽ hiển thị ở đây cùng với các công cụ bạn sẽ cần để giải quyết mọi thứ. Cuối cùng, quản trị viên CNTT di chuyển nhiều cũng có thể truy cập vào trung tâm quản trị thông qua ứng dụng Microsoft 365 dành cho thiết bị di động, có sẵn trên cả iOS và Android. Ứng dụng cung cấp khả năng hiển thị tức thì vào bất kỳ cảnh báo nào, mặc dù bạn sẽ cần quyền truy cập vào ứng dụng quản trị web đầy đủ để giải quyết các vấn đề phức tạp hơn.

Nếu việc duy trì tuân thủ quy định là một phần công việc của bạn, hãy biết rằng Microsoft có các trung tâm dữ liệu được phân phối trên khắp Hoa Kỳ và Bắc Âu. Tất cả chúng đều đã trải qua đánh giá SOC và đạt được trạng thái tuân thủ SOC 1 Type2, SOC 2 và SOC 3. Và nếu bạn đã có Thỏa thuận liên kết kinh doanh HIPPA (BAA), dịch vụ cũng sẽ bao gồm HIPAA cho bạn.

Có một danh sách dài hơn các quy định mà Microsoft 365 hỗ trợ, nhưng các trung tâm tin tức quan trọng hơn xung quanh Trình quản lý tuân thủ. Đây là một công cụ đánh giá rủi ro theo hướng quy trình làm việc sẽ giúp bạn quản lý tất cả các chi tiết thực tế của bất kỳ quy định nào bạn cần hỗ trợ. Sau khi bạn thiết lập xong, nó sẽ bao gồm những thứ như kiểm soát và lưu giữ dữ liệu, chính sách bảo mật và đường dẫn kiểm tra, cho đến một vài cái tên.

Trình quản lý tuân thủ liên tục quét các thông số đó và cung cấp cho bạn Điểm tuân thủ tổng thể trong trang tổng quan của bạn. Mọi vấn đề đều hiển thị dưới dạng cảnh báo và bạn có thể đi sâu vào chúng để được giải thích chi tiết và đề xuất của Người quản lý tuân thủ về cách khắc phục. Đây sẽ là một cái gì đó khó khăn để thiết lập, nhưng khi bạn đã bắt đầu chạy, nó có thể làm giảm đáng kể tải tuân thủ CNTT của bạn.

Tích hợp ứng dụng của bên thứ ba

Microsoft từng vô địch hạng mục này nhưng Google Workspace và các công ty cung cấp dịch vụ lưu trữ email khác đang bắt kịp rất nhanh. Tuy nhiên, hiện tại, chúng tôi đang mang lại lợi thế cho Microsoft ở đây do có một hệ thống đối tác không chỉ khổng lồ mà còn rất trưởng thành.

Chắc chắn, bạn sẽ tìm thấy những cái tên thông thường như Workspace, Slack, Trello và Zapier trong danh sách, nhưng có cả một thư viện khác apps và các tích hợp mà bạn có thể bổ sung cho các loại nhiệm vụ, khối lượng công việc hoặc nhu cầu kinh doanh theo ngành dọc cụ thể. Thư viện đó quá rộng lớn phần lớn là do Microsoft có truyền thống đẩy mạnh các công cụ phát triển của mình và cung cấp chúng miễn phí cho bất kỳ ai đang xây dựng phần mềm tương thích với Windows. Điều đó đã tạo ra một nền tảng phát triển hạnh phúc mà ngay cả ngày nay rất ít công ty khác có thể sánh kịp.

Tiêu chuẩn vàng

Nhìn chung, Microsoft 365 Business Premium là sự lựa chọn để đánh bại trong danh mục lưu trữ email. Ngay cả với những tiến bộ lớn của Google, sản phẩm của Microsoft vẫn có các tính năng tốt hơn đáng kể và trải nghiệm web-to-desktop của nó là vô song. Các công cụ của nó cho phép bạn làm mọi thứ từ quản lý email đến cộng tác giữa các nhóm bằng cách sử dụng tính năng nhắn tin, chia sẻ tài liệu và hội nghị thoại hoặc video.

Ngay cả từ góc độ lưu trữ email, Microsoft 365 vẫn là một ứng cử viên hàng đầu. Thiết lập, nhập và quản lý người dùng cũng như mức độ chi tiết của bảo mật dữ liệu, ngăn ngừa mất mát và quản lý tuân thủ, tất cả đều kết hợp với nhau mà bạn không thể tìm thấy ở nơi khác. Đúng, nó đắt hơn so với các đối thủ, nhưng bạn thực sự nhận được những gì bạn phải trả: một giải pháp năng suất kinh doanh từ đầu đến cuối đặc biệt tốt và an toàn, là một lựa chọn dễ dàng cho giải thưởng Sự lựa chọn của ban biên tập của chúng tôi.