Đánh giá Smartsheet | PCMag

Khi bạn đọc bài đánh giá về máy ảnh hoặc máy tính xách tay mới, người viết không cần giải thích máy ảnh hay máy tính xách tay là gì is. Điều đó thường không xảy ra với phần mềm và chắc chắn không phải vậy với Smartsheet. Smartsheet là một ứng dụng trực tuyến với cốt lõi của một ứng dụng bảng tính mà mọi người sử dụng để quản lý và theo dõi công việc cộng tác. Tùy thuộc vào cách bạn sử dụng nó, nó có thể là một nền tảng quản lý dự án, hoàn chỉnh với biểu đồ Gantt và các công cụ quản lý tài nguyên hoặc nó có thể là một ứng dụng theo dõi nhiệm vụ. Bạn cũng có thể sử dụng nó để thu thập và nhập thông tin từ biểu mẫu web, tự động hóa các phần của quy trình làm việc — heck, bạn thậm chí có thể sử dụng nó như một ứng dụng CRM. Smartsheet rất linh hoạt và có khả năng tùy chỉnh cao, nhưng phải mất một khoảng thời gian để tìm ra cách bạn có thể sử dụng nó, ít hơn nhiều như thế nào bạn nên sử dụng nó. Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ cộng tác có thể phù hợp với nhu cầu của mình, thì Smartsheet có thể là nó. Chúng tôi cũng thích Asana vì những lý do tương tự, mặc dù Smartsheet có thể thực hiện một số việc Asana không thể.

Bạn có thể tin tưởng vào đánh giá của chúng tôi

Kể từ năm 1982, PCMag đã thử nghiệm và đánh giá hàng nghìn sản phẩm để giúp bạn đưa ra quyết định mua hàng tốt hơn. (Đọc nhiệm vụ biên tập của chúng tôi.)

Nếu bạn đang tìm kiếm một ứng dụng quản lý dự án truyền thống hơn, chúng tôi có ba Lựa chọn của ban biên tập. Zoho Projects là lựa chọn của chúng tôi cho một tùy chọn chi phí thấp. Teamwork (được biết đến trước đây như Teamwork Dự án) là lựa chọn tầm trung của chúng tôi. LiquidPlanner, khá đắt tiền, là tốt nhất cho các nhóm lớn làm việc trên hàng trăm dự án cùng một lúc.

Smartsheet có giá bao nhiêu?

Smartsheet cung cấp bốn cấp dịch vụ: Gói chuyên nghiệp, Cá nhân, Doanh nghiệp và Doanh nghiệp. Bạn có thể dùng thử miễn phí 30 ngày, nhưng không có cấp dịch vụ miễn phí.

Để có được bản dùng thử miễn phí, bạn cần có địa chỉ email doanh nghiệp, nghĩa là một địa chỉ không phải là tài khoản email miễn phí rõ ràng. Tuy nhiên, bạn không cần thẻ tín dụng. Bản dùng thử miễn phí có những hạn chế. Bạn chỉ có thể có 50 tờ cùng một lúc và bạn không thể xuất bản Các biểu mẫu Smartsheet, mặc dù bạn có thể tạo chúng để hiểu cách chúng hoạt động. Biểu mẫu Smartsheet là biểu mẫu web cho phép bạn thu thập thông tin sau đó được nhập vào tài khoản Smartsheet của bạn. 

Gói Pro có giá 168 đô la mỗi người mỗi năm với tối thiểu là ba người và tối đa là 25 người. 

Gói cá nhân có giá $ 19 mỗi người mỗi tháng hoặc $ 168 mỗi người một năm. 

Chi phí Kinh doanh là 32 đô la mỗi người mỗi tháng hoặc 300 đô la cho mỗi người mỗi năm. Tất cả những điều được xem xét, tài khoản Doanh nghiệp là lựa chọn tốt hơn cho tất cả trừ các tổ chức nhỏ nhất. 

Gói doanh nghiệp đi kèm với định giá tùy chỉnh, vì vậy bạn phải liên hệ với công ty để được báo giá. Kế hoạch doanh nghiệp được thiết kế cho các tổ chức lớn cần quản trị viên và kiểm soát bảo mật rộng rãi.

Sự khác biệt giữa các tài khoản Gói Pro, Cá nhân và Doanh nghiệp là do các giới hạn về tính năng và các công cụ quản trị nào được bao gồm. Gói Pro không có giới hạn về số lượng trang tính, báo cáo, trang tổng quan hoặc tích hợp bạn có thể có và bạn nhận được 250 lần tự động hóa mỗi tháng. Biểu mẫu và tính năng chia sẻ cũng được bao gồm. Tài khoản cá nhân được giới hạn cho một người dùng được cấp phép và có thể có 10 cộng tác viên cho mỗi mặt hàng mà không phải trả thêm phí, tổng cộng 10 trang tính, năm báo cáo và một trang tổng quan. Nó cũng đi kèm với 50GB không gian lưu trữ. Tài khoản Doanh nghiệp tiêu chuẩn có được cộng tác viên, báo cáo và trang tổng quan không giới hạn và chúng có thể có 100 trang tính cho mỗi người dùng được cấp phép. Tài khoản doanh nghiệp cũng nhận được 100GB dung lượng lưu trữ cho mỗi người dùng được cấp phép; kiểm soát để quản lý người dùng, nhóm và tài nguyên; và truy cập vào nhật ký hoạt động.

So sánh giá của Smartsheet như thế nào?

So sánh Smartsheet với các Smartsheet khác như thế nào apps khi nói đến giá cả, kế hoạch và giá trị? Thật khó để nói vì nó phụ thuộc vào việc bạn sử dụng nó để làm gì và kết quả là apps bạn muốn so sánh.

Nếu bạn sử dụng Smartsheet để quản lý dự án truyền thống thì giá có thể so sánh với tầm trung apps trong danh mục đó, dao động từ khoảng $ 15 đến $ 35 mỗi người mỗi tháng. Một số ví dụ Teamwork, EasyProjects, Celoxis và Microsoft Project.

Hoặc bạn có thể so sánh Smartsheet với một hệ thống quản lý công việc, chẳng hạn như Airtable hoặc Asana, cả hai đều có giá trong khoảng $ 12 đến $ 25 mỗi người một tháng. Cả hai đều có mức dịch vụ miễn phí khá phong phú, vì vậy bạn có thể dùng thử chúng trong thời gian dài trước khi quyết định nâng cấp lên gói trả phí. Tuy nhiên, chúng không có nhiều tính năng tích hợp sẵn như Smartsheet. Nếu bạn thành thạo trong việc xây dựng tự động hóa, bạn có thể sao chép một số tính năng thú vị hơn được tìm thấy trong Smartsheet, nhưng không phải tất cả chúng.

Bắt đầu với Smartsheet

Nếu bạn sẵn sàng thực hiện một số công việc, Smartsheet có thể giúp bạn rất nhiều điều. Chúng tôi khuyên bạn nên xem một số video của công ty để có định hướng. Có một cái hay trên trang web của Smartsheet, mặc dù bạn phải điền vào biểu mẫu liên hệ để truy cập, đó là một trở ngại. Tốt hơn bạn nên đánh lên Kênh YouTube Smartsheet thay thế.

Smartsheet được xây dựng trên bảng tính. Gần như bất cứ điều gì bạn có thể làm trong bảng tính, bạn có thể thực hiện trong Smartsheet. Mọi dự án hoặc lô công việc bạn muốn sắp xếp trong ứng dụng đều bắt đầu bằng một trang tính. Nếu bạn có kinh nghiệm làm việc với quản lý dự án truyền thống hơn apps, thiết lập ban đầu có thể hơi khác. Ví dụ: thay vì tạo nhóm nhiệm vụ trong danh sách nhiệm vụ, bạn tạo một nhiệm vụ trên một trong các hàng của trang tính và sau đó tạo các nhiệm vụ bổ sung bên dưới nó, sau đó bạn có thể thụt lề để tạo mối quan hệ tương tự.

Mặc dù Smartsheet có khả năng cao, nhưng có một số điều mà nó không thực hiện được. Các công cụ theo dõi thời gian, lập ngân sách và quản lý tài nguyên nâng cao không được bao gồm, mặc dù bạn có thể nhận được chúng nếu bạn trả tiền để thêm một sản phẩm phần mềm tương thích có tên là 10,000ft, thuộc sở hữu của cùng một công ty. Quản lý dự án khác apps đã có những công cụ này bao gồm. Paymo, ví dụ, được biết đến với các công cụ lập hóa đơn và theo dõi thời gian tuyệt vời. ProofHub không có bất kỳ công cụ kế toán nào, nhưng nó có bộ hẹn giờ để theo dõi thời gian dành cho các công việc. Teamwork cũng có tính năng theo dõi thời gian.

Khi bạn bắt đầu, một điều cần lưu ý là ứng dụng không cập nhật theo thời gian thực khi bạn và đồng nghiệp thực hiện các thay đổi đối với dự án của mình. Bạn nhận được thông báo trong thời gian gần thực, nhưng bạn phải làm mới trang theo cách thủ công để thực sự thấy những thay đổi mà đồng nghiệp của bạn đã thực hiện.

Một cài đặt đáng kiểm tra khi bạn tạo tài khoản Smartsheet lần đầu là tần suất ứng dụng lưu công việc của bạn. Hầu hết các đám mây apps lưu mọi thứ tự động mọi lúc. Tuy nhiên, trong Smartsheet, bạn phải chọn một khoảng thời gian cho tần suất bạn muốn ứng dụng lưu. Đi tới Cài đặt cá nhân, đảm bảo chọn hai tùy chọn sau: Tự động lưu sau 1 phút không hoạt động và Tự động lưu các thay đổi của tôi khi tôi rời khỏi trang tính, báo cáo hoặc trang tổng quan. Giải pháp hiện tại không phải là lý tưởng. Chúng tôi muốn thấy Smartsheet tự động lưu theo mặc định với mỗi lần nhấn phím.

Mẫu và trường hợp sử dụng

Khi bạn bắt đầu với Smartsheet, chạy trên đám mây (thông qua ứng dụng web) và trên iOS và Android, bạn tạo một trang tính trắng hoặc chọn một mẫu. Tuy nhiên, ngay cả các trang tính trống cũng có một số định dạng, chẳng hạn như Dự án, Thẻ, Biểu mẫu, Danh sách Nhiệm vụ, Báo cáo, v.v. 

Các mẫu được sắp xếp theo danh mục, bao gồm Khách hàng & Khách hàng, Tài chính & Kế toán, Quản lý chung, Nhân sự, CNTT, Tiếp thị, Phát triển Sản phẩm và Bán hàng. Để cung cấp cho bạn ý tưởng về phạm vi, bạn có thể tìm thấy các mẫu cho các mục đích sử dụng chung nhất, chẳng hạn như Biểu mẫu phản hồi của khách hàng và Lịch hàng năm theo ngày, cũng như các mục đích sử dụng khác, chẳng hạn như Bảo trì tài sản cho thuê, Báo cáo chi phí, Đường ống bán hàng theo đại diện , và Kế hoạch và Ngân sách Sự kiện. Ngoài ra còn có các mẫu dành riêng cho các dự án, bao gồm:

• Ngân sách Dự án,

• Dự án Agile với Gantt,

• Tiến độ xây dựng với Gantt,

• Kế hoạch Khởi động Dự án,

• Dự án với Gantt & Dependencies,

• Dự án với Dòng thời gian Gantt,

• Dự án với Quản lý Tài nguyên và

• Dự án với Hard Deadline và Gantt.

Có các bộ mẫu cho các trường hợp sử dụng cụ thể cao, chẳng hạn như Lập kế hoạch quay trở lại trường của Ed cao hơn (dựa trên COVID-19) và Theo dõi & Kiểm tra kháng thể.

Điều hướng ứng dụng Smartsheet

Bất kể bạn đi sâu vào Smartsheet như thế nào, các lớp phủ sẽ xuất hiện trên màn hình để giải thích tất cả các tính năng nổi bật. Mẹo công cụ và liên kết đến tài liệu và video đào tạo luôn nằm trong tầm tay và bạn sẽ cần đến chúng vào một lúc nào đó. Ngay cả khi bạn là một người thích sử dụng Excel, thì đôi khi Smartsheet vẫn có thể khiến bạn bối rối. Không phải tất cả các công thức đều giống nhau giữa hai apps.

Smartsheet gọn gàng hơn. Bảng tính chiếm giữa màn hình. Thanh công cụ giống như Microsoft ở trên cùng có các nút định dạng cùng với các tùy chọn để thay đổi chế độ xem. Khi biểu đồ Gantt được bao gồm trong trang tính của bạn, bạn có thể chọn xem nó ở bên phải các ô. Thanh trượt cho phép bạn thay đổi chiều rộng của cửa sổ để tùy chỉnh tốt hơn chế độ xem của bạn.

Bảng điều khiển bên trái có thể thu gọn cho phép bạn xem tất cả các trang tính bạn đã tạo hoặc mọi người đã chia sẻ với bạn. Bạn sử dụng nó để di chuyển giữa các trang tính của mình một cách nhanh chóng.

Ở phía bên phải của giao diện là một số biểu tượng cho phép bạn xem bất kỳ cuộc hội thoại nào đã diễn ra trên trang tính này, tệp đính kèm và nhận xét liên quan đến các yêu cầu soát lỗi. Tùy thuộc vào cấp độ truy cập và loại tài khoản của bạn, bạn cũng có thể thấy các yêu cầu cập nhật, nhật ký hoạt động, nút xuất bản để hiển thị trang tính trên URL công khai và tóm tắt của trang tính.

Tính năng và Sử dụng

Smartsheet làm cho dữ liệu bảng tính năng động hơn đối với những người không phải là chuyên gia về Excel. Mỗi hàng hoặc cột có thể chứa menu thả xuống gồm các giá trị tùy chỉnh, danh sách liên hệ, ngày tháng, hộp kiểm, ký hiệu hoặc một số thực thể khác. 

Ví dụ: để tạo một danh sách nhiệm vụ đơn giản, bạn có thể có một cột chứa các hộp kiểm và cột tiếp theo có thể được gọi là Tên nhiệm vụ. Cột thứ ba có thể chứa Danh sách liên hệ của bạn, cho phép bạn chọn Người được giao cho mỗi nhiệm vụ. Smartsheet cũng hỗ trợ khả năng chỉ định nhiều người vào một nhiệm vụ, miễn là bạn chọn cho phép nhiều liên hệ trên mỗi ô.

Điều đó không có nghĩa là bất kỳ ai cũng nên trả tiền cho Smartsheet nếu có thể việc họ định làm với nó là phân công và theo dõi trạng thái của các nhiệm vụ. Nhưng đó là một ví dụ về trang tính bạn có thể làm. Một ứng dụng danh sách việc cần làm cộng tác, chẳng hạn như Todoist, sẽ là một công cụ tốt hơn để theo dõi nhiệm vụ cơ bản giữa một nhóm. Trello là một tùy chọn dân số khác để theo dõi nhiệm vụ giữa các đồng đội. Trello là một ứng dụng bảng kanban, có nghĩa là các nhiệm vụ trông giống như những tấm thẻ nhỏ được sắp xếp gọn gàng trên một bảng với các cột. Asana và Smartsheet cũng có các dạng xem bảng. Sự khác biệt là ở Trello, bảng là cách chính để xem dữ liệu của bạn và nếu bạn muốn các chế độ xem bổ sung, chẳng hạn như lịch hoặc biểu đồ Gantt, bạn cần thêm chúng. Trong Asana và Smartsheet, bảng chỉ là một trong số các tùy chọn đi kèm.

Nói về Trello, nếu bạn đã sử dụng công cụ đó trước đây và đang muốn nâng cấp lên Smartsheet, bạn có thể dễ dàng chuyển dữ liệu từ Trello sang Smartsheet bằng một công cụ nhập được tích hợp sẵn.

Điều gì làm cho Smartsheet trở nên độc đáo?

Hãy cùng tìm hiểu điều gì làm cho Smartsheet trở nên độc đáo. Ứng dụng vượt trội trong việc thêm các loại công cụ mà bạn mong muốn các bảng tính tiêu chuẩn được cung cấp theo cách thân thiện hơn với người dùng. 

Ví dụ: công cụ định dạng có điều kiện của nó cho phép bạn xác định kiểu điền thông số vào chỗ trống. Chỉ mất một vài cú nhấp chuột để thiết lập trang tính tự động đánh dấu bất kỳ hàng nào có giá trị bạn muốn nhấn mạnh. Điều này cũng đúng với hệ thống tạo báo cáo của nó, hệ thống này sẽ tạo ra các trang tính mới dựa trên các tiêu chí đã chỉ định của bạn.

Bạn cũng có thể liên kết các ô trên một trang tính với các ô trên một trang tính khác, cho phép dữ liệu luân chuyển giữa các dự án. Bạn có thể tạo biểu mẫu web, chẳng hạn như biểu mẫu tiếp nhận khách hàng, để thu thập dữ liệu được tự động thêm vào trang tính thích hợp. Bạn cũng có thể tạo tự động hóa, chẳng hạn như “khi X xảy ra, làm Y. ” Ví dụ: khi thông tin mới đến thông qua biểu mẫu tiếp nhận khách hàng, hãy thông báo cho người quản lý nhóm và tự động giao cho thành viên nhóm cấp dưới nhiệm vụ theo dõi khách hàng mới trong vòng ba ngày. Giờ đây, ai đó hiểu biết về phần mềm có thể tạo một hệ thống tương tự thu thập và nhập dữ liệu từ một biểu mẫu web, sau đó tự động phân công nhiệm vụ một cách thích hợp, nhưng nó sẽ yêu cầu kiến ​​thức về các công cụ tự động hóa và trong một số trường hợp là webhook. Ngoài ra, nếu hệ thống bị hỏng, bạn sẽ phải điều tra nhiều công cụ để xác định vấn đề. Đơn giản là dễ dàng hơn để thiết lập và quản lý với Smartsheet.

Với một số tài chính, bạn có thể thêm thanh tiến trình vào biểu đồ Gantt. Với nhiều tinh chỉnh hơn nữa, bạn có thể xem và quản lý lượng công việc được giao cho từng người trong công ty của mình và cân bằng tải cho phù hợp. Dịch vụ này cũng có thể nhập các bảng tính cũ của bạn, cho phép bạn thông minh hóa hệ thống tổ chức hiện có của mình.

Một lĩnh vực khác mà Smartsheet đang bắt đầu vượt qua một số đối thủ cạnh tranh là các công cụ đánh dấu và soát lỗi. Với Smartsheet, bạn có thể tải lên một tệp để thảo luận với đồng nghiệp của mình và mọi người có thể đưa ra nhận xét về tệp đó bằng các công cụ đánh dấu, chẳng hạn như mũi tên, hình tròn và hình vuông. Đối với các tài liệu trực quan, các loại công cụ đánh dấu này làm cho thông tin liên lạc rõ ràng hơn nhiều. Mặc dù Smartsheet không phải là ứng dụng cộng tác và quản lý dự án duy nhất cung cấp các công cụ đánh dấu và kiểm chứng, nhưng rất ít ứng dụng khác làm được. ProofHub là một trong những công cụ quản lý dự án tốt hơn apps bạn sẽ tìm thấy để kiểm chứng. Các công cụ đánh dấu của nó tương tự như những công cụ bạn nhận được với Smartsheet.

Bạn có thể làm được nhiều việc hơn với Smartsheet, đặc biệt nếu bạn chọn sử dụng các công cụ khác mà công ty cung cấp, đôi khi phải trả thêm phí. Ví dụ: việc tích hợp với 10,000ft đã đề cập trước đây cho phép theo dõi thời gian, lập ngân sách và quản lý tài nguyên. Một sản phẩm nội bộ khác, được gọi là Bridge, cho phép bạn lấy thông tin từ những nơi khác nhau và hiểu nó lại với nhau, cũng như tự động hóa các hành động mà bạn muốn thực hiện (chẳng hạn như gửi email). Ví dụ: giả sử doanh nghiệp của bạn có hệ thống theo dõi các lô hàng từ các nhà cung cấp. Bạn có thể thiết lập email tự động để cảnh báo đúng người (có thông tin liên hệ nằm trong cơ sở dữ liệu khác), tùy thuộc vào điều gì xảy ra với lô hàng. Mặc dù chúng tôi không kiểm tra Bridge cho bài đánh giá này, nhưng nó tự bán như một sản phẩm không có mã, có nghĩa là bạn sẽ có một giao diện đơn giản giúp bạn sử dụng nó.

Tự động hóa quy trình làm việc

Một tính năng nổi bật trong Smartsheet là khả năng tạo tự động hóa. Tính năng này được gọi là Luồng công việc. Nếu bạn không quen với “tự động hóa quy trình làm việc”, thì khái niệm này đơn giản hơn tên gọi. Nó không hơn gì một công thức dọc theo dòng “Khi X xảy ra, làm Y tự động. ” Bạn cũng có thể thêm các thông số khác. Vì vậy, ví dụ: bạn có thể có một tự động hóa cho biết, "Khi ai đó đánh dấu một nhiệm vụ là bị chặn và trạng thái nhiệm vụ là" đang tiến hành "hoặc" đang xem xét ", thì hãy thông báo cho người được chỉ định làm người quản lý cho nhiệm vụ đó và yêu cầu một cập nhật." 

Mẹo thực sự để tạo tự động hóa là có một giao diện nơi bạn có thể nhìn thấy rõ ràng tất cả các câu lệnh “if” và “then” mà bạn muốn tạo. Smartsheet của là khá tốt. Khi bạn tạo tự động hóa, nó sẽ xuất hiện dưới dạng biểu đồ luồng. Quá trình tự động hóa có thể trở nên phức tạp nhanh chóng và giao diện thực sự giúp bạn hiểu chúng dễ dàng hơn.

Smartsheet có các cấp quyền để kiểm soát người dùng nào cũng có thể tạo tự động hóa. 

Tích hợp và Di động Apps

Ngoài ra, Smartsheet hoạt động với một số apps và các dịch vụ, chẳng hạn như Box, Dropbox, Google Drive, Salesforce, Quip, JIRA, v.v. Từ trang Quản trị tài khoản, có vẻ như cuộc trò chuyện nhóm duy nhất được hỗ trợ apps là Skype for Business và Google Hangouts, mặc dù nếu bạn truy cập Thị trường ứng dụng của Smartsheet, bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn hơn, bao gồm cả Slack.

Nếu bạn không thể tìm thấy thứ mình cần, bạn có thể sử dụng Zapier để kết nối Smartsheet với apps hoặc làm việc với API của Smartsheet.

Về mặt thiết bị di động, Smartsheet có apps cho iOS và Android. Ứng dụng dành cho thiết bị di động được tối ưu hóa tốt theo nghĩa là nó không quá choáng ngợp và chóng mặt như bạn có thể tưởng tượng đối với một ứng dụng dạng bảng tính. Nó hoạt động tốt nhất cho những thứ như bắt kịp các cuộc thảo luận hoặc kiểm tra tệp tin, hơn là xây dựng lịch trình dự án.

Tiềm năng mạnh mẽ

Smartsheet có tiềm năng trở thành một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ. Đối với các nhà quản lý dự án và chủ doanh nghiệp, những người cảm thấy thoải mái khi làm việc trong một môi trường giống bảng tính, nó thậm chí có thể hấp dẫn hơn các phần mềm khác được tạo ra để trông thân thiện hơn với người dùng. Bất kể mức độ thoải mái của bạn là bao nhiêu, Smartsheet không đáng sợ, mặc dù có thể mất một vài video hướng dẫn để tìm hiểu cách sử dụng ứng dụng của bạn. Nó tương đối dễ sử dụng và với khả năng tạo tự động hóa và nhập dữ liệu từ các biểu mẫu web, bạn có thể làm rất nhiều điều với nó. Đối với một ứng dụng có nhiều sức mạnh tiềm ẩn đồng thời linh hoạt và có khả năng tùy biến cao, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thứ gì đó tốt hơn Smartsheet. Chỉ cần lưu ý rằng ứng dụng không bao gồm các công cụ theo dõi thời gian, lập ngân sách và lập hóa đơn hoặc thanh toán. Tuy nhiên, bạn có thể thêm chúng bằng cách trả thêm tiền cho tài khoản 10,000ft.

Nếu Smartsheet có vẻ nhiều hơn mức bạn cần, hãy xem các lựa chọn của Ban biên tập để quản lý dự án. Chúng tôi đề xuất Dự án Zoho cho các doanh nghiệp nhỏ với ngân sách tiết kiệm, Teamwork như một tùy chọn trung cấp và LiquidPlanner cho các tổ chức lớn hơn với nhu cầu phức tạp hơn.