Chuyển đổi Microsoft Word cho Google Tài liệu? 8 mẹo đơn giản giúp bạn bắt đầu

Microsoft Word có thể là trình xử lý văn bản nổi tiếng nhất, nhưng Tài liệu dựa trên đám mây của Google đang dần lấn lướt phần mềm đáng kính của Redmond trong số những người dùng internet có ý thức về ngân sách. Không chỉ miễn phí mà Google Docs còn cung cấp các tùy chọn chia sẻ liền mạch và có thể truy cập trên mọi máy tính hoặc thiết bị di động có kết nối web.

Thành công của Google đã thúc đẩy Microsoft cung cấp các phiên bản dựa trên internet của bộ Office của mình, cũng như phiên bản Microsoft Word miễn phí dành cho web. Và mặc dù Google Tài liệu không còn cung cấp bộ nhớ miễn phí không giới hạn, nhưng 15GB là rất nhiều tài liệu. Nếu bạn đã hoán đổi Word cho Google Documents, hãy đọc để biết một số thủ thuật ẩn.

Khám phá các mẫu

Không biết bắt đầu từ đâu? Kiểm tra các mẫu bao gồm. Truy cập chúng từ trang tài liệu chính bằng cách di chuột qua biểu tượng dấu cộng ở dưới cùng bên phải và nhấp vào Chọn mẫu biểu tượng xuất hiện. Hoặc bấm vào Tệp> Mới> Từ mẫu bên trong một tài liệu hiện có.

Các mẫu được phân loại theo mục đích và bao gồm các mẫu được định dạng cho các đề xuất dự án, bản tin, một số tài liệu pháp lý, thư mời làm việc, sơ yếu lý lịch, báo cáo trường học, v.v. Những người khác có thể được cung cấp bằng cách cài đặt các tiện ích bổ sung cụ thể.

Mở khóa chỉnh sửa ngoại tuyến

Một điều phức tạp với các dịch vụ dựa trên đám mây là truy cập khi bạn không có kết nối internet, nhưng Google Documents hỗ trợ chỉnh sửa ngoại tuyến. Đi đến Tệp> Đặt ở chế độ khả dụng ngoại tuyếnvà phiên bản gần đây nhất của tài liệu sẽ có thể xem và chỉnh sửa được khi bạn không kết nối. Khi kết nối được khôi phục, tất cả các thay đổi sẽ được đồng bộ hóa tự động. Quay trở lại Tệp> Đặt ở chế độ khả dụng ngoại tuyến để vô hiệu hóa nó bất cứ lúc nào.

Xem lịch sử phiên bản

Tất cả chúng ta đều muốn theo dõi các thay đổi trong tài liệu, đặc biệt nếu tài liệu đó được nhiều người sử dụng. Bạn cần có khả năng quay ngược thời gian nếu ai đó vô tình xóa nội dung nào đó hoặc đơn giản là bạn thay đổi ý định. Đây là nơi lịch sử phiên bản của Google xuất hiện.

Trong Tài liệu của bạn, hãy nhấp vào Chỉnh sửa lần cuối cách đây X ngày / giờ liên kết lên trên cùng, mở Tệp> Lịch sử phiên bản> Xem lịch sử phiên bảnhoặc sử dụng phím tắt Ctrl+Alt+ Shift + H để xem danh sách các thay đổi đã ghi theo ngày và giờ. Nếu nhiều thay đổi được thực hiện trong cùng một ngày hoặc trong một khoảng thời gian ngắn, các phiên bản này được nhóm thành các mục phụ dưới một mục nhập.

Để rõ ràng, các phiên bản có thể được đặt tên cụ thể. Nhấp vào công tắc ở góc trên bên phải để hiển thị các phiên bản của tài liệu mà bạn đã đặt tên.

Tạo Mục lục

Mục lục với số trang

Đối với các tài liệu dài có thể được hưởng lợi từ một số tổ chức, hãy truy cập Chèn> Mục lục và chọn một trong hai định dạng (với số trang hoặc với các liên kết màu xanh lam).

Tài liệu sẽ tìm kiếm văn bản được tạo kiểu như một tiêu đề và sắp xếp nó ở đầu trang, với các liên kết cho phép bạn chuyển đến phần đó. Làm thế nào để bạn tạo kiểu như một tiêu đề? Đánh dấu văn bản của bạn, nhấp vào hộp Kiểu và chọn Tiêu đề 1, Tiêu đề 2, Tiêu đề 3, v.v. (Hoặc đi tới Định dạng> Kiểu đoạn văn.)

Nếu bạn tạo tiêu đề sau khi thả hộp TOC vào Tài liệu của mình, hãy nhấp vào biểu tượng Cập nhật hình tròn bên cạnh TOC của bạn để các thay đổi có hiệu lực. Bạn cũng có thể xem TOC trên bảng điều khiển bên.

Google Từ Tài liệu

Google Tài liệu giúp bạn dễ dàng nghiên cứu từ một cửa sổ. Nếu bạn cần tìm tệp Google Drive hoặc thông tin từ web, hãy nhấp vào Khám phá (nút trông giống như một chiếc hộp có hình thoi bên trong) ở góc dưới cùng bên phải của tài liệu.

Thao tác này sẽ mở ra một bảng điều khiển mới với thanh tìm kiếm, nơi bạn tìm kiếm trên web hoặc các tài liệu hiện có của mình. Sau đó được gắn nhãn Cloud Search trên tài khoản doanh nghiệp Workplace và Drive trên tài khoản cá nhân. Trên Workplace, di chuột qua mục nhập và nhấp vào biểu tượng dấu cộng để thêm liên kết đến tài liệu hoặc chèn hình ảnh. Để thêm trích dẫn từ một tìm kiếm trên web vào tài liệu của bạn, hãy di chuột qua nó và nhấp vào biểu tượng dấu trích dẫn.

Chia sẻ một liên kết

Để chia sẻ tài liệu, hãy nhấp vào màu xanh lam Chia sẻ ở trên cùng bên phải và nhập địa chỉ email của bất kỳ người nhận nào. Để gửi một liên kết trực tiếp đến tài liệu, hãy nhấp vào Sao chép đường dẫn để lấy liên kết có thể chia sẻ, nhưng chỉ những người được thêm vào danh sách Chia sẻ mới có thể mở liên kết đó.

Thay đổi quyền bằng cách nhấp vào Chia sẻ> Thay đổi thành bất kỳ ai có liên kết, cho phép bất kỳ ai có URL xem tài liệu, ngay cả khi bạn không nhập cụ thể địa chỉ email của họ. Sau đó, chỉ định những người đó là người xem, người bình luận hay người chỉnh sửa. Để khóa nó lại sau này, hãy thay đổi nó thành Bị hạn chế.

Sau khi tất cả các quyết định được thực hiện, hãy nhấp vào Sao chép đường dẫn từ trang này để lấy liên kết có thể chia sẻ.

Thêm phông chữ mới

Google Documents hỗ trợ hơn 30 phông chữ trong thanh công cụ thả xuống phông chữ, nhưng có nhiều phông chữ ẩn hơn trong tầm nhìn rõ ràng. Nhấp vào menu phông chữ và chọn Nhiều phông chữ hơn ở trên cùng. Thao tác này sẽ mở menu các phông chữ khác phải được thêm vào Tài liệu trước khi chúng có thể được sử dụng.

Nhấn vào Hiển thị: Tất cả các phông chữ menu và chọn Giao diện để xem trước các phông chữ. Bấm vào một phông chữ để thêm nó vào danh sách các phông chữ hoạt động trong Phông chữ của tôi. Nhấp chuột OK để lưu các phông chữ mới vào danh sách hoạt động của bạn.

Chèn các ký tự đặc biệt

Có một số cách để nhập các ký tự đặc biệt trong Google Tài liệu. Mở Chèn> Ký tự đặc biệt đối với một cơ sở dữ liệu đầy đủ các đối tượng mà bạn có thể chèn, bao gồm các biểu tượng, biểu tượng cảm xúc, dấu chấm câu, ký tự và dấu trọng âm không dễ thực hiện bằng bàn phím tiêu chuẩn. Biết mình cần gì nhưng không biết nó gọi là gì? Vẽ nó và Google Tài liệu sẽ cung cấp cho bạn kết quả.

Một cách dễ dàng hơn để thực hiện việc này có thể là thông qua menu Thay thế, nơi bạn có thể nhập một thứ và Google Tài liệu sẽ hiển thị một thứ khác. Đi đến Công cụ> Tùy chọn> Thay thế và bạn có thể thêm các ký tự vào cột Replace sẽ được thay thế bằng ký tự trong cột “With”, giống như khi bạn viết (c) để tạo ký hiệu ©.

Hạn chế duy nhất là màn hình Thay thế không cho phép bạn chọn trực tiếp một ký tự đặc biệt, nhưng ít nhất bạn có thể thêm một ký tự vào tài liệu và sao chép nó. Ví dụ: nếu bạn muốn dễ dàng tạo một Ĉ, bạn có thể tạo một phép thay thế trong đó viết “c ^” biến thành ký tự bạn cần.