Nhà cung cấp dịch vụ chia sẻ tệp và lưu trữ đám mây doanh nghiệp tốt nhất

Lưu trữ đám mây không chỉ là một nơi để lưu trữ dữ liệu của công ty bạn. Chắc chắn, đó là một ký tự ổ đĩa khác nơi người dùng có thể chia sẻ tệp, nhưng với dịch vụ đám mây được quản lý đằng sau chúng, các nền tảng này cung cấp một số khả năng khác mà bộ nhớ cục bộ không thể. Chúng ta đang nói về những thứ như khả năng đàn hồi, chỉnh sửa nội tuyến với lập phiên bản nhiều người dùng và bảo mật cao hơn. Hầu hết trong số họ cũng cung cấp tích hợp ứng dụng với phần còn lại của danh mục dịch vụ đám mây của bạn, đặc biệt là với các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ và sao lưu doanh nghiệp khác.

Nếu nhân viên của bạn vẫn đang làm việc tại nhà do đại dịch và đặc biệt nếu điều đó có thể trở thành vĩnh viễn, thì tài nguyên lưu trữ đám mây là một thành phần cơ bản khi xây dựng không gian cộng tác trực tuyến công việc kết hợp. Nó cũng hữu ích nếu bạn đang chuyển sang môi trường toàn máy tính để bàn như một dịch vụ (DaaS). Bạn sẽ cần một trong số chúng không chỉ để lưu trữ và sắp xếp dữ liệu của mình mà còn để xử lý các hoạt động cộng tác cơ bản, đặc biệt là bảo vệ dữ liệu và các quyền chi tiết. Tích hợp có nghĩa là ngay cả khi công việc chính đang được thực hiện trong một ứng dụng khác, chẳng hạn như Salesforce hoặc Slack, tất cả những lợi ích đó vẫn được áp dụng.

Bạn có thể tin tưởng vào đánh giá của chúng tôi

Kể từ năm 1982, PCMag đã thử nghiệm và đánh giá hàng nghìn sản phẩm để giúp bạn đưa ra quyết định mua hàng tốt hơn. (Đọc nhiệm vụ biên tập của chúng tôi.)

Thật không may, cùng một phạm vi năng lực đó cũng có thể gây ra khó khăn. Số lượng tuyệt đối các tính năng mà các nhà cung cấp đang cung cấp để cạnh tranh và tạo sự khác biệt có thể khiến bạn khó tìm được thứ bạn cần. Tuy nhiên, có một số lưu ý chính mà mọi người cần. Ví dụ: bất kỳ giải pháp lưu trữ đám mây nào dành cho doanh nghiệp cần phải có thể truy cập, truy xuất nguồn gốc và bảo mật. Điều đó có nghĩa là truy cập mọi nơi thông qua đám mây, nhật ký ai đã truy cập cái gì và khi nào cũng như dịch vụ bảo vệ dữ liệu bằng kiểm soát truy cập, sao lưu và mã hóa.

Ở cấp độ CNTT, quản trị viên cần biết đám mây nào chứa dữ liệu của họ và các trung tâm dữ liệu đó được đặt ở đâu. Điều này có thể gây khó khăn không chỉ vì một số nhà cung cấp không muốn chia sẻ thông tin này mà còn vì nhiều giải pháp dựa vào người bán lại giá trị gia tăng (VAR) để sản xuất tài nguyên lưu trữ đám mây của họ. Điều đó tạo ra một morass back-end nơi có thể khó xác định nơi các bit đang được lưu trữ. Chúng tôi sẽ thảo luận chi tiết hơn về tất cả những vấn đề này bên dưới.

Chia sẻ tệp cấp doanh nghiệp làm gì?

Mặt tích cực của danh sách các tính năng ngày càng tăng này là các tổ chức thông minh có thể tìm ra những cách mới và sáng tạo để sử dụng cơ sở hạ tầng lưu trữ của họ. Lưu trữ đám mây có nghĩa là bạn có thể điều chỉnh một dịch vụ để nó hoạt động như một hệ thống quản lý tài liệu nhẹ hoặc thậm chí là một trình quản lý quy trình làm việc để kiểm soát cách dữ liệu của bạn di chuyển qua một chuỗi người dùng. Hoặc bạn có thể tập trung vào các tính năng cộng tác và chia sẻ tệp để nhân viên có thể chỉnh sửa các tệp giống nhau trong không gian nhóm đồng thời bảo vệ công việc của họ bằng cách tạo phiên bản.

Loại khả năng tùy chỉnh này quan trọng hơn bao giờ hết. Theo một cuộc khảo sát gần đây của GlobalWorkPlaceAnalytics.com, Ít nhất là 50 phần trăm lực lượng lao động Hoa Kỳ hiện đã được thiết lập để làm việc từ xa. Nhân viên rời khỏi mô hình làm việc văn phòng tập trung có thể thay đổi đáng kể cách thức hoàn thành công việc. Việc lưu trữ và truy xuất dữ liệu của công ty bạn cần phải thích ứng và không có phương pháp lưu trữ nào khác có thể xử lý những thay đổi đó dễ dàng như dịch vụ đám mây.

Điểm đáng chú ý là việc tùy chỉnh hiệu quả đòi hỏi phải lập kế hoạch, đặc biệt khi việc tùy chỉnh đó xoay quanh các quy trình công việc quan trọng. Chỉ vì nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ có một danh sách dài các tính năng không có nghĩa là bạn sẽ tự động tận dụng tất cả chúng. Biết được những tính năng nào sẽ hoạt động tốt nhất và sự kết hợp nào đang được lập kế hoạch mà chỉ bạn, nhân viên CNTT của bạn và những người quản lý kinh doanh tuyến đầu của bạn mới có thể làm được.

Ban đầu, chỉ tập trung nỗ lực lập kế hoạch vào các quy trình công việc chính và bắt đầu từ quy trình nhỏ. Chú ý đến các khả năng cốt lõi, đặc biệt là khả năng truy cập đáng tin cậy, sao lưu hiệu quả, lưu trữ an toàn và quản lý người dùng và nhóm. Khi bạn biết cách bạn muốn tất cả những thứ đó hoạt động trong khi nhân viên của bạn được phân bổ rộng rãi, thì bạn có thể mở rộng sang quy trình làm việc tự động, cộng tác và tích hợp ứng dụng của bên thứ ba. Đôi khi, các tích hợp ứng dụng cốt lõi nên được xem xét sớm hơn, chẳng hạn như nếu doanh nghiệp của bạn đã chuẩn hóa trên một nền tảng năng suất cụ thể. (tức là, các cửa hàng của Google sẽ chọn Google Drive trong khi Microsoft 365 trang phục có thể sẽ chọn OneDrive).

Dễ dàng "Plugability" vào thiết bị khác của bạn Apps

Nếu bạn không có mục tiêu tích hợp rõ ràng như Google Workspace, thì tin tốt là đám mây đã giúp các nhà cung cấp khác nhau dễ dàng trao đổi với nhau hơn thông qua các tiêu chuẩn mở. Ngày nay, bạn có thể kết hợp và kết hợp các giải pháp lưu trữ đám mây với một danh sách dài các hệ thống quản lý tài liệu và năng suất hiện tại. Nếu bạn phải đi xa để thực hiện một số mã hóa tùy chỉnh, thì hầu hết các nhà cung cấp đều cung cấp API REST để bạn có thể vừa trao đổi dữ liệu vừa gọi các chức năng giữa các dịch vụ ứng dụng khác nhau. Nếu tất cả những gì bạn cần là tự động hóa tốt hơn, thì các dịch vụ như IFTTT hoặc Zapier có thể cho phép bất kỳ ai xây dựng tự động hóa ứng dụng coss với đường cong học tập khá thấp.

Các công ty đám mây cũng nhìn thấy giá trị của khả năng tương tác, mặc dù họ chủ yếu cố gắng giải quyết vấn đề đó trong các ngành dọc và danh mục khách hàng có giá trị cao. Ví dụ, các nhà cung cấp như Microsoft và Salesforce có hệ sinh thái đối tác khổng lồ với danh mục lớn các dịch vụ được nhắm mục tiêu. Một đối tác sử dụng các sản phẩm cốt lõi của công ty, như Microsoft 365, đồng thời xây dựng các tính năng tích hợp và quy trình làm việc bằng cách sử dụng sản phẩm đó và một hoặc nhiều dịch vụ đám mây của bên thứ ba. Những giải pháp đó được xây dựng để thu hút các loại hình kinh doanh hoặc ngành dọc cụ thể.

Vì vậy, chẳng hạn, Nhà cung cấp X có thể xây dựng một giải pháp quản lý cho thuê đầu cuối cho các công ty quản lý bất động sản ở các thành phố lớn. Giải pháp đó có thể sử dụng cơ sở dữ liệu danh sách tài sản được liên kết với CRM Salesforce. Liên kết đó sẽ khớp các tài sản với những người thuê tiềm năng. Từ đó, nó có thể tự động khớp loại người thuê và loại tài sản với đúng mẫu thuê được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu khác hoặc hệ thống quản lý hợp đồng hoặc tài liệu. Các hợp đồng thuê đó được thực hiện bằng cách sử dụng các tài liệu PDF có thể chỉnh sửa được đưa vào quy trình công việc phê duyệt trở lại trong khuôn khổ Salesforce hoặc một số môi trường năng suất khác, như Google Workspace hoặc Microsoft 365.

Tất nhiên, giải pháp như vậy càng sử dụng nhiều dịch vụ của bên thứ ba, thì thẻ giá mỗi người dùng mỗi tháng càng cao. Nhưng thực tế là bạn có thể kết hợp một giải pháp tùy chỉnh như vậy chỉ bằng một kiến ​​trúc dịch vụ đám mây plug-in là điều hấp dẫn vì nó cho phép bạn hoán đổi các nhà cung cấp dịch vụ vào và ra khá dễ dàng.

Vì vậy, nếu bạn đang muốn sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây theo một cách rất cụ thể, hãy lập kế hoạch cần thiết để hiểu chính xác những loại tinh chỉnh tùy chỉnh và quy trình công việc bạn sẽ cần. Nhưng một khi đã hoàn thành, đừng cho rằng bạn sẽ cần phải tự mình xây dựng tất cả những thứ đó. Thay vào đó, trước tiên, hãy kiểm tra các chợ ứng dụng tích hợp và giá trị gia tăng có sẵn từ các nhà cung cấp ứng dụng chính của bạn cũng như các chợ do dịch vụ lưu trữ cung cấp. Ai đó có thể đã xây dựng giải pháp end-to-end hoàn hảo cho bạn và điều đó rẻ hơn và dễ dàng hơn so với việc tự bạn triển khai.

Lưu trữ và Chia sẻ

Một lý do đằng sau xu hướng về các tính năng mới, giá trị gia tăng là dung lượng lưu trữ phần lớn là một vấn đề tranh luận trên đám mây. Nhiều người mua bắt đầu tập trung chủ yếu vào dung lượng lưu trữ của nhà cung cấp và số tiền họ sẽ nhận được với bao nhiêu đô la. Đó chắc chắn vẫn là điều cần phải xem xét, nhưng nhìn chung, không gian lưu trữ hiện có giá cả phải chăng hơn bao giờ hết với giá cả đang có xu hướng giảm dần. Về dung lượng, hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây đều cung cấp một lượng lớn dung lượng lưu trữ và ở nhiều cấp độ khác nhau. Nhiều terabyte (TB) đã phổ biến và không còn là sự khác biệt lớn giữa các dịch vụ, đặc biệt là hiện nay việc bổ sung dung lượng lưu trữ rất dễ dàng và rẻ.

Nếu bạn đột nhiên cần thêm 100GB dung lượng cho một dự án nhanh, hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây đều biến việc thêm dung lượng đó trở thành vấn đề đơn giản bằng cách nhấp vào một số nút tùy chọn. Điều đó sẽ không chỉ cung cấp cho bạn không gian mới mà còn tự động tăng phí đăng ký của bạn tương ứng. Thậm chí tốt hơn, một khi dự án hoàn thành và bạn không cần 100GB đó nữa, bạn có thể giảm cả dung lượng và giá xuống một lần nữa dễ dàng. Loại dung lượng đàn hồi này dễ dàng đối với nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây và gần như không thể đối với tài nguyên tại chỗ.

Tất nhiên, tất cả sự tự do này một lần nữa có thể khiến mọi thứ trở nên phức tạp, đặc biệt là trong một công ty lớn hơn. Nếu dung lượng lưu trữ và tỷ lệ đăng ký tăng đột biến vì các nhà quản lý bộ phận khác nhau liên tục thay đổi yêu cầu của họ, điều đó có thể ảnh hưởng đến ngân sách dài hạn. Đảm bảo thiết lập các biện pháp kiểm soát xung quanh việc ai có thể điều chỉnh năng lực (bộ phận CNTT của bạn phải là người chủ chốt ở đây), cách thức báo cáo năng lực mới, yêu cầu quyền và bảo mật tối thiểu là gì, chính sách dự phòng nào cần áp dụng và tần suất điều này có thể xảy ra trong một khoảng thời gian nhất định (hàng quý, hàng năm, v.v.).

Xem những chi tiết đó

Tất cả những điều này vẽ nên một bức tranh rất tươi sáng khi nói đến việc thiết kế dịch vụ lưu trữ tùy chỉnh và phân phối cao của riêng bạn. Và trong khi đó là sự thật, vẫn có một số con quỷ ẩn nấp trong các chi tiết. Một vấn đề lớn là tìm ra chính xác dữ liệu của bạn ở đâu. Một số nhà cung cấp có trung tâm dữ liệu của riêng họ trong khi những nhà cung cấp khác thuê ngoài bộ nhớ của họ cho một đám mây bên thứ ba khác, thường là Amazon Web Services (AWS) hoặc một trình phát Cơ sở hạ tầng như một dịch vụ (IaaS) tương tự.

Đó là một điểm quan trọng cần xem xét: Bạn đang ký thỏa thuận cấp dịch vụ (SLA) với nhà cung cấp dịch vụ đám mây chịu trách nhiệm trực tiếp về cơ sở hạ tầng hay nhà cung cấp này có chấp nhận với bên khác không? Nếu đó là một bên thứ ba, hãy đảm bảo điều tra công ty đó và kiểm tra hồ sơ theo dõi của họ. Sau đó, hãy xem xét các mức độ dịch vụ mà nó cung cấp. Mặc dù tất cả những người chơi chính đều có một số mức độ đảm bảo về thời gian hoạt động, nhưng cần lưu ý rằng vị trí là một yếu tố quan trọng.

Bên thứ ba có bao nhiêu trung tâm dữ liệu? Có bao nhiêu là địa phương và bao nhiêu có khả năng ở một ngôn ngữ hoàn toàn khác? Nếu bạn là một công ty Hoa Kỳ, việc mua một tài nguyên lưu trữ có các máy chủ chỉ được đặt ở Châu Âu là rất hợp lý. Cuối cùng, liệu dữ liệu của bạn có được phân phối giữa chúng để có độ tin cậy tốt hơn không? Bạn không chỉ có thể dễ dàng xác định những câu trả lời đó từ một nhà cung cấp mục tiêu mà còn chỉ định nơi bạn muốn dữ liệu của mình được lưu trữ để bạn có thể tối ưu hóa bộ nhớ của mình cho tốc độ truy cập và khả năng dự phòng.

Cách nhân viên của bạn truy cập tệp của họ không chỉ quan trọng mà còn có thể rất khác nhau giữa các nhà cung cấp. Chức năng chia sẻ dữ liệu phải liên quan đến ứng dụng khách đồng bộ hoặc một số loại phần mềm dựa trên máy tính để bàn khác nằm trên mỗi PC hoặc ứng dụng khách và đảm bảo rằng dữ liệu trong đám mây được đồng bộ hóa với các bản sao cục bộ. Nhưng một số nhà cung cấp có thể có các điểm truy cập khác. Ví dụ: tất cả các công ty lưu trữ đám mây sẽ cung cấp một ứng dụng khách web, nhưng một số công ty cũng có thể làm cho ứng dụng này trở thành khách hàng chính. Có thể điều đó phù hợp với bạn và có thể không, nhưng đó là thứ bạn cần kiểm tra trước khi cam kết.

Thiết bị di động cũng là một vấn đề. Nhiều nhân viên mới được phân phối đang cố gắng sử dụng thiết bị cá nhân cho công việc và nhiều thiết bị trong số đó là thiết bị di động. Nhà cung cấp bộ nhớ của bạn có khách hàng di động không? Nếu vậy, bạn cần tìm hiểu nền tảng nào được hỗ trợ và sau đó kiểm tra cách thức hoạt động của các ứng dụng khách đó. Ví dụ: đồng bộ hóa cần hoạt động khác nhau cho thiết bị di động so với máy tính để bàn vì tài nguyên CPU và bộ nhớ của thiết bị rất khác nhau. Bảo mật và quyền truy cập của người dùng cũng sẽ hoạt động khác nhau, đặc biệt nếu thông tin đăng nhập của người dùng kết hợp các loại thiết bị.

Một điều khác cần nhớ là bạn không phải lúc nào cũng truy cập trực tiếp vào dữ liệu của mình thông qua nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ. Ví dụ: Microsoft OneDrive for Business có thể đồng bộ hóa với Microsoft Teams, nền tảng nhắn tin nhóm của nó, cũng như các site nhóm là một phần của nền tảng cộng tác SharePoint Online phổ biến của nó. Vì vậy, người dùng của bạn có thể thực hiện công việc của họ trên các tệp trong những apps và sau đó thấy chúng được lưu tự động vào một dịch vụ lưu trữ đám mây được liên kết, trong trường hợp này là OneDrive.

Để so sánh, Box (dành cho Doanh nghiệp) cung cấp một ứng dụng khách web đầy đủ chức năng với hỗ trợ kéo và thả. Dữ liệu được chia sẻ có thể được lưu trữ trong các thư mục do cá nhân khởi tạo hoặc trong các thư mục nhóm do trưởng nhóm hoặc quản trị viên tạo và kiểm soát, nhưng tất cả đều diễn ra trong cửa sổ trình duyệt. Làm cho nó xảy ra bên trong một ứng dụng khác sẽ mất nhiều công việc hơn trừ khi Box xây dựng trước tích hợp cho bạn.

Đối với hầu hết mọi quy trình làm việc thực tế, bạn sẽ cần một số phiên bản của các thư mục nhóm, vì vậy cách thức hoạt động không chỉ trong giao diện của nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ mà còn bất kỳ bên thứ ba nào được liên kết apps cần được xem xét cẩn thận trước khi mua hàng. Làm việc với người dùng tại đây để xác định những gì họ thích nhất và cách họ hoàn thành công việc hôm nay có thể giúp bạn đưa ra quyết định mua hàng dễ dàng hơn.

Cách hoạt động của các thư mục người dùng và nhóm là những gì bạn cần xác định, không chỉ liệu giải pháp có hỗ trợ tính năng đó hay không. Những tính năng nào được hỗ trợ, cách chúng được kiểm soát và bên thứ ba nào apps chúng có thể ảnh hưởng đến tất cả các điểm quan trọng. Một số giải pháp vượt ra khỏi tầm gọi của nhiệm vụ và kết hợp tích hợp chặt chẽ với các nền tảng bên thứ ba phổ biến, chẳng hạn như Microsoft 365 đã nói ở trên. Ví dụ: ngay cả đối thủ của Microsoft, Google, đã xây dựng trình kết nối Google Drive Enterprise để kết hợp chức năng cộng tác trơn tru cho Người dùng Microsoft 365.

Tìm kiếm bảo mật theo lớp và sâu

Có lẽ điều quan trọng nhất mà bạn cần lưu trữ là bảo mật. Giữ an toàn cho dữ liệu ngày nay là một thách thức lớn hơn bao giờ hết. Các tính năng từng được coi là tiên tiến giờ chỉ đơn giản là các khả năng cơ bản. Ví dụ: quản lý danh tính cấp doanh nghiệp là điều mà mọi nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ nên cung cấp. Điều đó có nghĩa là không chỉ khớp thông tin đăng nhập của từng người dùng với các tệp và thư mục mà họ được phép truy cập mà còn bổ sung các tính năng xác thực đa yếu tố và đăng nhập một lần (SSO).

Như đã đề cập ở trên, lưu trữ an toàn có nghĩa là bảo vệ dữ liệu khỏi nhiều hơn những con mắt tò mò. Các lớp lưu trữ dự phòng có nghĩa là bạn sẽ có thể ánh xạ những trung tâm dữ liệu nào không chỉ chứa bản sao chính của dữ liệu của bạn mà còn là lớp sao lưu đầu tiên. Vì vậy, nếu bạn có 500GB dữ liệu với Nhà cung cấp X, thì bạn sẽ có thể lưu trữ các tệp mà nhân viên của bạn truy cập nhiều nhất trong các trung tâm dữ liệu gần nơi họ đang làm việc. Sau đó, Nhà cung cấp X cũng sẽ cho phép bạn đồng bộ hóa các tệp đó với một bản sao nằm trong một trung tâm dữ liệu khác, một bản sao vẫn được vận hành bởi nhà cung cấp đó, vì vậy nếu phiên bản chính của bạn bị hỏng, một bản sao dữ liệu khác có thể có sẵn ngay lập tức.

Nhà cung cấp X cũng nên thực hiện sao lưu thường xuyên cả hai trang web và cửa hàng việc này dữ liệu ở một vị trí khác. Cuối cùng, bạn sẽ có thể tích hợp với nhà cung cấp sao lưu đám mây của bên thứ ba để bạn có thể tự động thực hiện một bản sao lưu khác của riêng mình và lưu trữ trên máy chủ của một nhà cung cấp hoàn toàn khác hoặc thậm chí là máy chủ tại chỗ của riêng bạn hoặc được gắn vào mạng thiết bị lưu trữ (NAS).

Điều đó nghe có vẻ quá mức cần thiết, nhưng vẻ đẹp của dịch vụ đám mây được quản lý là loại kiến ​​trúc phân cấp này tương đối dễ xây dựng theo quan điểm của khách hàng và khá tự động khi nó được thiết lập. Miễn là bạn kiểm tra nó một lần trong một thời gian, bạn có thể yên tâm rằng bất kể điều gì xảy ra, dữ liệu của bạn sẽ luôn an toàn và có thể truy cập được.

Mã hóa là một tính năng bảo mật cơ bản khác. Tất cả các nhà cung cấp đã thử nghiệm của chúng tôi đều hỗ trợ điều này ở các mức độ khác nhau, nhưng nếu bạn gặp phải một nhà cung cấp không chỉ tiếp tục tìm kiếm. Mã hóa là điều bắt buộc phải có và bạn cần cả khi dữ liệu đang di chuyển giữa người dùng của bạn và đám mây cũng như khi dữ liệu đến các máy chủ đám mây đó và ngừng di chuyển. Vì vậy, cả "đang vận chuyển" và "ở trạng thái nghỉ ngơi." Kiểm tra các khả năng này có nghĩa là hiểu các sơ đồ mã hóa đang được sử dụng cũng như tác động của chúng đến hiệu suất truy xuất dữ liệu.

May mắn thay, các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây đang nỗ lực tăng cường bảo mật để giữ an toàn cho các bit của bạn cũng như cạnh tranh với nhau. Nhiều đến mức hầu hết các chuyên gia CNTT tin tưởng bảo mật đám mây nhiều hơn hoặc nhiều hơn những gì có sẵn tại chỗ (64% theo một cuộc khảo sát năm 2015 của Liên minh bảo mật đám mây). Logic là khá đơn giản. Hầu hết các chuyên gia CNTT chỉ đơn giản là không có ngân sách để nghiên cứu, triển khai và quản lý các khả năng bảo mật nâng cao mà các nhà cung cấp dịch vụ đám mây có thể cung cấp vì đó là chìa khóa cho hoạt động kinh doanh chính của họ.

Các tính năng tuân thủ quy định quan trọng

Bên cạnh việc giữ an toàn cho dữ liệu khách hàng, một yếu tố khác giúp tăng cường bảo mật đám mây một cách đáng kể là sự cần thiết phải tuân thủ các tiêu chuẩn quy định quan trọng, chẳng hạn như Đạo luật về trách nhiệm giải trình và di chuyển bảo hiểm y tế (HIPAA) và ISO 27001. Livedrive for Business có phần hơi kỳ lạ ở đây vì nó tập trung vào khách hàng châu Âu, vì vậy nó được xây dựng dựa trên Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR), đó là lý do tại sao các máy chủ của nó được đặt ở EU và Vương quốc Anh.

Trong trường hợp bạn đang thắc mắc, một số tính năng hàng đầu mà người mua CNTT đang tìm kiếm trong giải pháp lưu trữ đám mây cấp doanh nghiệp đã được khảo sát bởi công ty nghiên cứu thị trường Statista và báo cáo dưới đây.

Nhưng các tính năng được liệt kê trong hình ảnh đó chủ yếu giải quyết nhu cầu hoạt động hàng ngày của CNTT. Các yêu cầu quy định thường do nhân viên pháp lý của bạn xác định, đó là lý do tại sao các yêu cầu này không được trình bày ở trên. Tuy nhiên, chúng không kém phần quan trọng và bạn sẽ cần đưa chúng vào kế hoạch của mình. Các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây thường có một số tính năng được tích hợp riêng để giải quyết các vấn đề về tuân thủ.

Một điều phổ biến đối với một số quy định và thậm chí là các chính sách bảo mật nghiêm ngặt nhất là mọi tệp và thư mục đều có một dấu vết kiểm tra. Điều này sẽ hiển thị thời điểm nó được lưu trữ lần đầu tiên trên hệ thống, cách thức và thời điểm nó được sửa đổi, ai đã truy cập nó và những loại thao tác đã được thực hiện, chẳng hạn như sao chép, xóa hoặc di chuyển. Đây là điều tối quan trọng đối với các ngành dọc được quản lý chặt chẽ hơn hoặc có ý thức bảo mật hơn. Việc mất các hồ sơ quan trọng do sai lầm hoặc hành vi sai trái thường có thể khiến các khoản bồi thường thiệt hại lên đến hàng trăm nghìn hoặc thậm chí hàng triệu đô la.

Lưu giữ tệp là một yêu cầu pháp lý phổ biến khác. Bạn cần kiểm soát thời gian tồn tại của dữ liệu trên hệ thống, cách truy cập và thời điểm dữ liệu có thể bị xóa hoặc xóahived. Và nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ của bạn nên làm cho các tính năng này dễ sử dụng. Trong các ngành được quản lý chặt chẽ, việc có thông tin phù hợp thường có thể có nghĩa là sự khác biệt giữa việc tuân thủ hoặc không tuân thủ các quy định của liên bang hoặc theo ngành cụ thể.

Tất cả những điều này có nghĩa là trước khi mua bất kỳ dịch vụ đám mây nào, bạn cần phải ngồi lại với nhân viên CNTT và chuyên gia tuân thủ của mình để hiểu chính xác nơi dữ liệu và apps cần được xác định vị trí và những tính năng nào họ cần hỗ trợ để vượt qua các quy định tuân thủ quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn.

Một bước tại một thời điểm

Chọn một sản phẩm lưu trữ đám mây cho tổ chức của bạn có vẻ là một nhiệm vụ khó khăn khi lần đầu tiên bạn xem xét tất cả các biến số liên quan. Các doanh nghiệp khác nhau không chỉ có các yêu cầu khác nhau về lưu trữ và chia sẻ tệp trên đám mây mà còn yêu cầu bảo mật vững chắc cho việc sao lưu và chia sẻ tệp. Cuối cùng, việc đạt được sự cân bằng giữa khả năng sử dụng, bảo mật và tùy chỉnh cần phải được thúc đẩy bởi các yêu cầu kinh doanh. Nhưng hiểu chính xác những yêu cầu đó là một nhiệm vụ nghiêm túc sẽ đòi hỏi công việc thực sự; nó không phải là điều bạn muốn giải quyết bằng một quyết định nhanh chóng.

Mặc dù một số nhà cung cấp mà chúng tôi đã xem xét giúp di chuyển dữ liệu của bạn dễ dàng hơn off dịch vụ của họ, không phải tất cả họ đều chu đáo như vậy. Khi bạn đã đăng ký và di chuyển dữ liệu của mình sang một dịch vụ cụ thể, nói chung việc chuyển nó sang một dịch vụ khác không phải là chuyện nhỏ, vì vậy bạn nên làm bài tập về nhà kỹ lưỡng trước khi cam kết với bất kỳ nhà cung cấp nào.

Lập kế hoạch là chìa khóa. Vì vậy, hãy ngồi lại với các trưởng nhóm kinh doanh, quản lý CNTT và thậm chí là đại diện từ nhà cung cấp dịch vụ đám mây nếu bạn có thể. Sẽ mất một chút thời gian và nỗ lực, nhưng gặp khó khăn trong việc vạch ra các tính năng cần thiết cho nhu cầu hiện tại và tương lai của tổ chức bạn sẽ giúp việc tìm kiếm giải pháp phù hợp dễ dàng hơn nhiều.

Bạn có bất kỳ câu hỏi nào về cách tiếp cận lưu trữ đám mây cho doanh nghiệp nhỏ của mình? Tham gia [email được bảo vệ] nhóm thảo luận trên LinkedIn và bạn có thể hỏi các nhà cung cấp, biên tập viên PCMag và các chuyên gia như bạn.