Fragen und Antworten: Vier Unternehmensleiter über ihre Pilotpläne für die 4-Tage-Arbeitswoche

Da das Interesse an einer viertägigen Arbeitswoche steigt, startete Anfang dieses Monats das größte Pilotprojekt seiner Art in Großbritannien. Rund 3,300 Mitarbeiter von 70 kleinen Unternehmen – von Technologiefirmen über Finanzdienstleistungsunternehmen bis hin zu einem Fish-and-Chips-Laden – nehmen an dem sechsmonatigen Versuch teil, der von der gemeinnützigen Organisation koordiniert wird 4-Tage-Woche weltweit und Denkfabrik Autonomy.

Die Idee ist, dass die Arbeitnehmer in jedem Unternehmen den vollen Lohn erhalten, während sie 20 % weniger Stunden arbeiten und das gleiche Produktivitätsniveau beibehalten – die so genannte „100-80-100“-Politik.

Die Idee einer viertägigen Arbeitswoche hat die Realität einer kürzeren Woche längst überholt, obwohl es in den letzten Jahren zahlreiche Versuche gab, beispielsweise bei der Japan-Division von Microsoft sowie bei Unternehmen wie Unilever, Kickstarter und Basecamp. Befürworter führen verbessertes Wohlbefinden und Kreativität der Arbeitnehmer, weniger Krankheitstage und geringere Personalfluktuation an. Kritiker sagen, dass die Implementierung kostspielig und komplex sein kann, und argumentieren, dass die Verkürzung der Arbeitswoche Druck auf die Mitarbeiter ausübt, ihre Arbeitsbelastung zu bewältigen.

Laut dem Analystenhaus Gartner haben derzeit nur etwa 6 % der Unternehmen eine Vier-Tage-Woche eingeführt. Und laut Indeed erwähnen weniger als 1 % der Stellenanzeigen eine Vier-Tage-Woche.  

„Computerworld“ sprach mit Führungskräften dreier Unternehmen über ihre Ziele für eine viertägige Arbeitswoche zu Beginn ihrer sechsmonatigen Probephase, darüber, wie sie die Umstellung bewältigen und welche potenziellen Herausforderungen auf sie zukommen werden.

Das Folgende sind leicht bearbeitete Transkripte von Telefon- und E-Mail-Interviews.

Shaun Rutland, CEO und Mitbegründer von Hutch Games

Warum testet Hutch eine Vier-Tage-Woche? Welche Vorteile erwarten Sie für das Unternehmen und die Mitarbeiter? „Die Vier-Tage-Woche war für uns selbstverständlich. Wir waren schon immer fortschrittlich in unserem Ansatz; Beispielsweise haben wir seit 10 Jahren einen hybriden Arbeitsplatz. Wir waren in der Anfangszeit tatsächlich sehr schüchtern und haben es vor Investoren geheim gehalten. Es ist mir jetzt ziemlich peinlich, dass wir das so geheim gehalten haben, insbesondere im Hinblick darauf, wie sich die Dinge nach der Pandemie entwickelt haben.

Hutch Spiele

„Wir sind zuversichtlich, dass unser Versuch zeigen wird, dass Produktivität und Kreativität zunehmen werden, da das Team ausgeruhter ist und diese Energie besser auf seine Arbeit konzentrieren kann. Wenn unsere Mitarbeiter ein erfüllteres und besseres Leben führen können, wissen wir, dass dies zu besseren Spielen führen wird. Hier ist auch eine wichtige Änderung der Denkweise erforderlich, bei der wir viel ergebnisorientierter sind, anstatt von Zeitinvestitionen besessen zu sein.

„Es gibt eine Reihe weiterer Vorteile, die wir während des Testzeitraums verfolgen werden; mehr Nachhaltigkeit sowie eine bessere Verteilung der Betreuungspflichten für Männer und Frauen sind nur einige zu nennen. Die Ergebnisse werden für uns sehr wichtig sein, um Hutch in Zukunft zu gestalten. Wir gehen das nicht mit einem engen Fokus an, je mehr wir über die Auswirkungen verstehen, desto mehr können wir uns insgesamt verbessern.“

Wie wird Ihre Vier-Tage-Woche aufgebaut sein? Wie stellen Sie sicher, dass Sie die Kundenerwartungen erfüllen können, wenn Sie eine kürzere Arbeitswoche einführen? „Unser globales Team wird von Montag bis Donnerstag arbeiten, wobei Freitag als freier Tag gewählt wird. Unser gesamtes Team wird die 100-80-100-Richtlinie befolgen, was bedeutet, dass jeder so eingestellt ist, dass er 100 % der Arbeit in 80 % der Zeit ohne Lohneinbußen abliefert.

„Wir veröffentlichen unsere eigenen Spiele und legen unsere Zeitpläne fest, also haben wir keine Kunden im herkömmlichen Sinne. Aber selbst wenn wir das täten, glauben wir, dass die Vier-Tage-Woche mit dem richtigen Ansatz in jedem B2B-Geschäft funktionieren kann, das auf Beziehungen ausgerichtet ist. 

„Unsere Spieler sind uns natürlich sehr wichtig, deshalb werden wir Systeme haben, um sie an den freien Tagen zu unterstützen. Dazu gehören Community-Support von Drittanbietern, Vorausplanung und die allgemeine Umstrukturierung unserer Kommunikation, um ein hohes Serviceniveau aufrechtzuerhalten.“

Welche Bedenken haben Sie shiftauf eine Vier-Tage-Woche? Welche potenziellen Hürden erwartest du? „Unser Hauptanliegen ist die Zufriedenheit unseres Teams. Die Resonanz auf die Nachricht war positiv, aber es gab Bedenken. Einige Leute befürchteten, dass dies unsere Kultur radikal verändern und Hutch zu einem weniger freundlichen Arbeitsplatz machen könnte, der von einer Leistungsdenken geprägt ist. Das Büro ist ein wirklich wichtiger Ort, an dem Menschen Freunde finden und Beziehungen aufbauen können, was ihnen außerhalb des Büros möglicherweise nicht möglich ist. Es gab auch Bedenken, dass sie Schwierigkeiten haben würden, die gleiche Leistung einer Fünf-Tage-Woche zu erreichen, und dass sie Freizeit nutzen müssten, um aufzuholen.

„Es ist enorm wichtig für uns, dieses Feedback zu berücksichtigen und Wege zu finden, es zu lösen. Es war eine Menge Arbeit, Lösungen zu finden und sicherzustellen, dass das Team über die Ressourcen verfügt, die es für einen einfachen Übergang benötigt. Wir haben intern gescherzt, dass wir eine sechstägige Arbeitswoche brauchen würden, um eine viertägige zu planen, aber wir müssen sicherstellen, dass wir das richtig machen.

„Wir werden unterwegs viel lernen, und Fehler sind vorprogrammiert. Ehrlich gesagt hoffen wir darauf, jetzt unsere eigenen Fehltritte zu machen und Lösungen zu finden, die für Hutch funktionieren. Wir möchten, dass andere Unternehmen von uns lernen und dieses Wissen nutzen, um ergebnisorientierter zu sein.“

Was sind Ihre Erfolgskriterien? Was würde Sie überzeugen, eine Vier-Tage-Woche langfristig fortzusetzen, und was könnte Sie davon abhalten? „Erfolg hat für uns viele verschiedene Beweispunkte. Wir werden monatlich Daten messen, die Zufriedenheitsniveaus, Verkäufe, Gesamtleistung und sogar die Stromrechnungen des Teams abdecken. Es ist auch wichtig für uns, die Rekrutierung und Bindung von Mitarbeitern zu verbessern, da die Spielebranche ein sehr wettbewerbsintensiver Bereich ist. Die intern und mit Unterstützung von 4 Day Week Global gesammelten Daten werden umfangreich sein.

„Letztendlich werden wir eine Reihe wichtiger Geschäftsindikatoren verfolgen. Sind wir profitabler, machen wir bessere Spiele und sind unsere Kunden nach dem Übergang zufrieden? Dies sind alles wichtige Kennzahlen, die uns helfen zu verstehen, ob die Vier-Tage-Woche etwas für uns ist.

„Wenn wir sehen, dass unsere Kultur leidet und unsere Produktion zurückgeht, gibt dies Anlass zur Sorge. Wir lassen nicht zu, dass unsere Mitarbeiter unzufrieden sind, auch wenn wir dadurch zum Beispiel produktiver sind. Damit dies funktioniert, darf ein Nutzen nicht auf Kosten eines anderen gehen.

„Sollten wir bessere Spiele entwickeln, die Rentabilität steigern und gleichzeitig unseren Mitarbeitern helfen, ihr Leben in vollen Zügen zu genießen, dann wird dies ein offensichtlicher Gewinn sein. Am Ende dreht sich alles um das Gleichgewicht, und die Ergebnisse anderer Studien haben vielversprechende Ergebnisse gezeigt, also sind wir zuversichtlich.“

Frances Guy, CEO von Scotland's International Development Alliance

Warum ist die Internationale Entwicklungsallianz probieren eine Vier-Tage-Woche für Mitarbeiter? Welche Vorteile erwarten Sie für die Organisation und für die Mitarbeiter? „Wie viele Organisationen im ‚dritten Sektor' haben wir eine hohe Personalfluktuation. Dies gilt insbesondere für das letzte Jahr. Wir suchen daher aktiv nach Möglichkeiten, die Mitarbeiterbindung zu verbessern. Es gibt nicht viel Spielraum, um die Gehälter zu erhöhen, aber es gibt Möglichkeiten, die Beschäftigungsbedingungen zu verbessern, indem das Wohlergehen der Mitarbeiter Vorrang hat. Wir alle arbeiten flexibel, aber das allein ist keine Garantie für Effizienz oder unbedingt eine Möglichkeit, lange Arbeitszeiten zu vermeiden.

Franz Guy

„Wir waren an der Verpflichtung der SNP [Scottish National Party] auf ihrem Parteitag im September 2021 interessiert, eine Vier-Tage-Woche in Schottland zu testen, und waren motiviert, uns für die Teilnahme am globalen Pilotprojekt der 4-Tage-Woche zu bewerben, da es Unterstützung, Mentoring und Struktur bietet Forschen und Lernen während des Versuchs.  

„Auf diese strukturierte Weise hoffen wir, analysieren zu können, ob es sich um eine praktikable Lösung handelt, die echte Vorteile in Bezug auf Produktivität und Wohlbefinden der Mitarbeiter bringt. Kurz gesagt, wir hoffen auf zufriedenere, gesündere Mitarbeiter, ähnliche, wenn nicht bessere Dienstleistungen für unsere Mitglieder, neue Arbeitsweisen sowie eine bessere Mitarbeiterbindung.“

Wie wird eine Vier-Tage-Woche aufgebaut sein? Wie stellen Sie sicher, dass Sie die Kundenerwartungen erfüllen können, wenn Sie eine kürzere Arbeitswoche einführen? „Wir betrachten Freitag als arbeitsfreien Tag für die meisten Mitarbeiter, mit der Möglichkeit, dass ein oder zwei Mitarbeiter stattdessen den Montag nehmen, um die Servicekontinuität zu gewährleisten. Einige unserer Mitglieder haben freitags bereits reduzierte Arbeitszeiten, daher rechnen wir nicht mit Problemen, solange die Kommunikation gut ist und jemand in der Nähe ist, um auf Anfragen zu antworten. Wir haben auch klare Arbeitsziele festgelegt, die erreicht werden müssen und an denen die Ergebnisse der Mitarbeiter gemessen werden.“

Welche Bedenken haben Sie shiftauf eine Vier-Tage-Woche? Welche potenziellen Hürden erwarten Sie? „Die Mitarbeiter arbeiten mehr als die vertraglich vereinbarten Stunden, sodass es echte Herausforderungen gibt, 20 % effizienter zu arbeiten, um Zeitblöcke freizugeben. Wir müssen gut anfangen, sonst befürchte ich, dass die längeren Stunden ziemlich schnell zurückkehren werden. Wir müssen auch flexibel sein, damit die Mitarbeiter in Zeiten hoher Aktivität bei Bedarf zur Verfügung stehen, aber zu anderen Zeiten die Disziplin haben, dies zu kompensieren. Es muss ständig gemessen und bewertet werden, was vielleicht nicht jedermanns Sache ist.“

Was sind Ihre Erfolgskriterien? Was würde Sie davon überzeugen, die Vier-Tage-Woche nach Ablauf der Probezeit fortzusetzen, und was könnte Sie davon abhalten, dies langfristig zu tun? „Erfolg besteht darin, dass alle Mitarbeiter ihre Zeit verwalten [und] sich einen Teil der zusätzlichen Freizeit nehmen, die sie dann produktiv nutzen, während die Organisation für Mitglieder und Mitglieder verbesserte Dienstleistungen erbringt. 

„Wenn einige Mitarbeiter länger arbeiten, um andere zu kompensieren, signalisiert das, dass es nicht gut funktioniert. Wenn sich eine Mehrheit der Mitarbeiter gestresst fühlt, wenn sie versuchen, die Arbeit in einen kürzeren Zeitraum zu stecken, wäre dies ebenfalls ein Zeichen des Scheiterns. Eine große Zunahme an fallen gelassenen Aufgaben und negative Rückmeldungen von Mitgliedern würden auch dafür sorgen, dass das Pilotprojekt nicht fortgesetzt wird.“

Anna Mirkiewicz, Betriebsleiterin von Eurowagen

 Warum testet Eurowagens eine Vier-Tage-Woche? Welche Vorteile erwarten Sie für das Unternehmen und die Mitarbeiter? „Ich habe zum ersten Mal von der Vier-Tage-Woche gehört, als ich einen Podcast mit einem der Mitarbeiter gehört habe, die an Islands Vier-Tage-Woche-Test teilgenommen haben. Er sagte so viele ergänzende Dinge darüber, wie es die Leistung der Mitarbeiter steigerte und den Mitarbeitern eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben ermöglichte.

Anna Mirkiewicz

„Ich bin berufstätige Mutter, da sehe ich, wie viel Stress es gibt, fünf Tage die Woche zu arbeiten, Familie und Alltag zu bewältigen, und ich konnte sehen, wie sehr dies unsere Mitarbeiter beeinflusst hat. Nachdem ich während der Pandemie von der Heimarbeit zurückgekommen war, konnte ich sehen, wie viel Stress unsere Mitarbeiter wieder hatten, also war es eine gute Gelegenheit, ihnen etwas zurückzugeben.

„Obwohl ich und mein Mann Eigentümer des Unternehmens sind, wären wir am Ende des Tages nicht ohne unsere Mitarbeiter hier. Sie sind diejenigen, die das Unternehmen aufbauen, dem Unternehmen helfen und es voranbringen, also ist es nur fair, etwas zurückzugeben.

„Die Vier-Tage-Woche hat mir gezeigt, dass unsere Arbeitsweise nicht die effizienteste ist. Wir könnten effizienter arbeiten, was nur dazu führen wird, dass ein Unternehmen noch produktiver ist und die Mitarbeiter mehr Zeit zurück haben.  

„Das ist erst der Anfang, aber ich hoffe wirklich, dass das langfristig funktioniert.“

Wie wird eine Vier-Tage-Woche aufgebaut sein? Wie stellen Sie sicher, dass Sie die Kundenerwartungen erfüllen können, wenn Sie eine kürzere Arbeitswoche einführen? „Das Unternehmen muss fünf Tage die Woche in Betrieb bleiben, deshalb haben wir ein Rotationssystem eingeführt. Unsere Betriebsmitarbeiter – Lager, Kundendienstmitarbeiter – müssen am Montag und Dienstag anwesend sein: Sie wechseln sich ab, wenn sie am Mittwoch, Donnerstag und Freitag frei haben. Der Rest des Unternehmens wird zunächst die ganze Woche über die Tage wechseln, um zu sehen, was am besten funktioniert und geeignet ist. Aber das Unternehmen bleibt fünf Tage die Woche in Betrieb.“

Welche Bedenken haben Sie shiftauf eine Vier-Tage-Woche? Welche potenziellen Hürden erwarten Sie? „Wir müssen etwas besser planen und mehr Notfallpläne machen, denn es ist wirklich schwierig vorherzusagen, was an einem bestimmten Tag passieren wird. Besonders in einem Unternehmen unserer Größe, wenn Sie 15 Mitarbeiter haben und drei oder vier Personen weniger haben, können Sie den Unterschied wirklich spüren.

„Letzte Woche [als Eurowagens mit dem Versuch begann] hat mir gezeigt, dass wir in Bezug auf die Planung und in Bezug auf das, was wir erreichen wollen, etwas besser vorbereitet sein müssen.

„Ich glaube nicht, dass es ein ernstes Problem ist. Wenn Sie sorgfältig planen und vorausdenken, kann es sehr einfach und sehr schnell ausgebügelt werden. Wir müssen unsere Tendenz ändern zu denken, okay, ich werde das bis zum Ende des Tages aufheben, und dann wird so und so morgen dabei helfen, weil es möglicherweise nicht der Fall ist, wie es der Einzelne sein mag an diesem bestimmten Tag aus. Aber es reicht aus, nur vorauszuplanen und darüber nachzudenken, wann bestimmte Leute da sind. Alles, was wir tun müssen, ist uns an die neue Arbeitsweise anzupassen; Ich sehe darin kein großes Problem.

„Bei einem großen Unternehmen werden Sie solche Probleme nicht haben, weil es immer jemanden gibt, der möglicherweise helfen kann. Bei kleineren Organisationen kann ich dies als Herausforderung ansehen, aber es sollte keine schwierige Herausforderung sein, sie zu meistern.“