Q&A: Τέσσερις ηγέτες επιχειρήσεων στα πιλοτικά τους σχέδια για 4 ημέρες εργασίας

Καθώς το ενδιαφέρον για μια τετραήμερη εβδομάδα εργασίας αυξάνεται, το μεγαλύτερο πιλοτικό πρόγραμμα του είδους του ξεκίνησε στο Ηνωμένο Βασίλειο νωρίτερα αυτό το μήνα. Περίπου 3,300 εργαζόμενοι σε 70 μικρές επιχειρήσεις – από εταιρείες τεχνολογίας μέχρι εταιρείες χρηματοοικονομικών υπηρεσιών, ακόμη και κατάστημα ψαριών – συμμετέχουν στην εξάμηνη δοκιμή που συντονίζει ο μη κερδοσκοπικός οργανισμός Παγκόσμια εβδομάδα 4 ημερών και δεξαμενή σκέψης Αυτονομία.

Η ιδέα είναι ότι οι εργαζόμενοι σε κάθε εταιρεία λαμβάνουν πλήρη αμοιβή ενώ εργάζονται 20% λιγότερες ώρες και διατηρούν το ίδιο επίπεδο παραγωγικότητας – που ονομάζεται πολιτική «100-80-100».

Η ιδέα μιας τετραήμερης εβδομάδας εργασίας έχει ξεπεράσει από καιρό την πραγματικότητα μιας μικρότερης εβδομάδας, αν και έχουν πραγματοποιηθεί πολυάριθμες δοκιμές τα τελευταία χρόνια, όπως στο τμήμα της Microsoft στην Ιαπωνία καθώς και σε εταιρείες όπως η Unilever, η Kickstarter και η Basecamp. Οι υποστηρικτές αναφέρουν τη βελτίωση της ευημερίας και της δημιουργικότητας των εργαζομένων, λιγότερες ημέρες ασθενείας και μειωμένη εναλλαγή προσωπικού. Οι επικριτές λένε ότι η εφαρμογή μπορεί να είναι δαπανηρή και περίπλοκη και υποστηρίζουν ότι η συμπύκνωση της εβδομάδας εργασίας ασκεί πίεση στους εργαζόμενους να διαχειριστούν τον φόρτο εργασίας τους.

Επί του παρόντος, μόνο το 6% περίπου των επιχειρήσεων έχει ξεκινήσει μια τετραήμερη εβδομάδα, σύμφωνα με την αναλυτή Gartner. Και, σύμφωνα με το Indeed, λιγότερο από το 1% των αγγελιών εργασίας αναφέρεται σε τετραήμερη εβδομάδα.  

Το «Computerworld» μίλησε με ηγέτες τριών οργανισμών για τους στόχους τους για μια τετραήμερη εβδομαδιαία εργασία καθώς ξεκινούν την εξάμηνη δοκιμή τους, καθώς και για το πώς θα διαχειριστούν την αλλαγή και τις πιθανές προκλήσεις που θα μπορούσαν να αντιμετωπίσουν.

Τα παρακάτω είναι ελαφρώς επεξεργασμένα αντίγραφα συνεντεύξεων μέσω τηλεφώνου και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Shaun Rutland, Διευθύνων Σύμβουλος και συνιδρυτής της Hutch Games

Γιατί η Hutch δοκιμάζει μια τετραήμερη εβδομάδα; Ποια οφέλη αναμένετε για την επιχείρηση και τους εργαζόμενους; «Η τετραήμερη εβδομάδα εργασίας ήταν μια φυσική επιλογή για εμάς. Ήμασταν πάντα προοδευτικοί στην προσέγγισή μας. για παράδειγμα, έχουμε έναν υβριδικό χώρο εργασίας εδώ και 10 χρόνια. Ήμασταν πραγματικά ντροπαλοί για αυτό τις πρώτες μέρες και το κρατήσαμε κρυφό από τους επενδυτές. Νιώθω πολύ αμήχανα τώρα που το κρατήσαμε τόσο μυστικό, ιδιαίτερα με το πώς εξελίχθηκαν τα πράγματα μετά την πανδημία.

Παιχνίδια Hutch

«Είμαστε σίγουροι ότι η δοκιμή μας θα δείξει ότι η παραγωγικότητα και η δημιουργικότητα θα αυξηθούν, καθώς η ομάδα είναι πιο ξεκούραστη και πιο ικανή να επικεντρώσει ξανά αυτή την ενέργεια στη δουλειά της. Εάν το προσωπικό μας μπορεί να ζήσει πληρέστερες, καλύτερες ζωές, ξέρουμε ότι αυτό θα μεταφραστεί σε καλύτερα παιχνίδια. Απαιτείται επίσης μια σημαντική αλλαγή νοοτροπίας εδώ, όπου εστιάζουμε πολύ περισσότερο στην παραγωγή παρά με εμμονή με τις επενδύσεις του χρόνου.

«Υπάρχουν μια σειρά από άλλα οφέλη που θα παρακολουθούμε κατά τη διάρκεια της δοκιμαστικής περιόδου. Η αύξηση της βιωσιμότητας παράλληλα με την καλύτερη κατανομή των καθηκόντων φροντίδας για άνδρες και γυναίκες είναι μόνο ένα ζευγάρι που πρέπει να αναφέρουμε. Τα αποτελέσματα θα είναι πολύ σημαντικά για εμάς στο πώς θα διαμορφώσουμε τον Hutch στο μέλλον. Δεν εξετάζουμε αυτό το θέμα με στενή εστίαση, όσο περισσότερο καταλαβαίνουμε για τον αντίκτυπο, τόσο περισσότερο μπορούμε να βελτιωθούμε συνολικά».

Πώς θα δομηθεί η τετραήμερη εβδομάδα σας; Πώς θα διασφαλίσετε ότι μπορείτε να ανταποκριθείτε στις προσδοκίες των πελατών/πελατών όταν υιοθετείτε μια μικρότερη εβδομάδα εργασίας; «Η παγκόσμια ομάδα μας θα εργάζεται από Δευτέρα έως Πέμπτη, με την Παρασκευή να εκλέγεται ως ρεπό. Όλη η ομάδα μας θα ακολουθήσει την πολιτική 100-80-100, που σημαίνει ότι όλοι θα είναι ρυθμισμένοι να παραδίδουν το 100% της εργασίας, στο 80% των περιπτώσεων, χωρίς καμία απώλεια αμοιβής.

«Δημοσιεύουμε τα δικά μας παιχνίδια και ορίζουμε τα χρονοδιαγράμματα μας, ώστε να μην έχουμε πελάτες με την παραδοσιακή έννοια. Ωστόσο, ακόμα κι αν το κάναμε, πιστεύουμε ότι η τετραήμερη εβδομάδα μπορεί να λειτουργήσει σε οποιαδήποτε επιχείρηση που βασίζεται σε σχέσεις B2B με τη σωστή προσέγγιση. 

«Οι παίκτες μας είναι φυσικά πολύ σημαντικοί για εμάς, επομένως θα έχουμε συστήματα για να τους υποστηρίζουμε την ημέρα της άδειας. Αυτό περιλαμβάνει υποστήριξη της κοινότητας τρίτων, προγραμματισμό εκ των προτέρων και γενικά αναδιάρθρωση των επικοινωνιών μας για να διατηρήσουμε υψηλά επίπεδα υπηρεσιών.»

Ποιες ανησυχίες έχετε shiftσε μια τετραήμερη εβδομάδα; Τι πιθανά εμπόδια προλαβαίνεις; «Το κύριο μέλημά μας είναι η ευτυχία της ομάδας μας. Η υποδοχή των ειδήσεων ήταν θετική, αλλά υπήρχαν ανησυχίες. Μερικοί άνθρωποι ανησυχούσαν ότι αυτό θα μπορούσε να αλλάξει ριζικά την κουλτούρα μας και να καταστήσει το Hutch έναν λιγότερο φιλικό χώρο εργασίας που καθοδηγείται από μια νοοτροπία πετυχημένων. Το γραφείο είναι ένα πραγματικά σημαντικό μέρος για τους ανθρώπους να κάνουν φίλους και να χτίζουν σχέσεις, κάτι που μπορεί να μην μπορούν να κάνουν εκτός γραφείου. Υπήρχαν επίσης ανησυχίες ότι θα δυσκολευόντουσαν να ανταποκριθούν στην ίδια απόδοση μιας πενθήμερης εβδομάδας και θα χρειαζόταν να χρησιμοποιήσουν ελεύθερο χρόνο για να καλύψουν τη διαφορά.

«Είναι πολύ σημαντικό για εμάς να εξετάσουμε αυτό το feedback και να βρούμε τρόπους για να το επιλύσουμε. Έχει γίνει τεράστιος όγκος δουλειάς για να βρεθούν λύσεις και να βεβαιωθείτε ότι η ομάδα έχει τους πόρους που χρειάζεται για εύκολη μετάβαση. Εσωτερικά αστειευτήκαμε ότι χρειαζόμασταν μια εβδομάδα εργασίας έξι ημερών για να προγραμματίσουμε μια τετραήμερη, αλλά πρέπει να βεβαιωθούμε ότι το κάνουμε σωστά.

«Θα μάθουμε πολλά στο δρόμο και λάθη είναι βέβαιο ότι θα συμβούν. Ειλικρινά, αυτό είναι που ελπίζουμε, να κάνουμε τα δικά μας λάθη τώρα και να βρούμε λύσεις που λειτουργούν για τον Hutch. Θέλουμε άλλες εταιρείες να μάθουν από εμάς και να χρησιμοποιήσουν αυτή τη γνώση για να επικεντρωθούν περισσότερο στα αποτελέσματα».

Ποια είναι τα κριτήρια επιτυχίας σας; Τι θα σας έπειθε να συνεχίσετε μια τετραήμερη εβδομάδα μακροπρόθεσμα και τι θα μπορούσε να σας αποτρέψει; «Η επιτυχία έχει πολλά διαφορετικά σημεία απόδειξης για εμάς. Θα μετράμε δεδομένα σε μηνιαία βάση, καλύπτοντας τα επίπεδα ευτυχίας, τις πωλήσεις, τη συνολική παραγωγή, ακόμη και τους λογαριασμούς ηλεκτρικού ρεύματος της ομάδας. Είναι επίσης σημαντικό για εμάς να δούμε βελτιωμένη πρόσληψη και διατήρηση προσωπικού, καθώς η βιομηχανία παιχνιδιών είναι ένας έντονα ανταγωνιστικός χώρος. Τα δεδομένα που συγκεντρώνονται εσωτερικά και με την υποστήριξη του 4 Day Week Global θα είναι εκτεταμένα.

«Τελικά, θα παρακολουθούμε μια σειρά βασικών επιχειρηματικών δεικτών. Είμαστε πιο κερδοφόροι, κάνουμε καλύτερα παιχνίδια και είναι ευχαριστημένοι οι πελάτες μας μετά τη μετάβαση; Αυτές είναι όλες βασικές μετρήσεις που θα μας βοηθήσουν να καταλάβουμε αν η τετραήμερη εβδομάδα είναι για εμάς.

«Αν δούμε τον πολιτισμό μας να υποφέρει και την παραγωγή μας να μειώνεται, αυτό θα είναι λόγος ανησυχίας. Δεν θα επιτρέψουμε στο προσωπικό μας να είναι δυσαρεστημένο ακόμα κι αν αυτό σημαίνει ότι είμαστε πιο παραγωγικοί, για παράδειγμα. Το ένα όφελος δεν μπορεί να είναι εις βάρος του άλλου για να λειτουργήσει αυτό.

«Αν βρεθούμε να κάνουμε καλύτερα παιχνίδια, να αυξήσουμε την κερδοφορία βοηθώντας παράλληλα το προσωπικό μας να ζήσει τη ζωή του στο έπακρο, τότε αυτή θα είναι μια προφανής νίκη. Όλα έχουν να κάνουν με την ισορροπία στο τέλος και τα αποτελέσματα από άλλες δοκιμές έχουν δείξει πολλά υποσχόμενα αποτελέσματα, οπότε είμαστε σίγουροι».

Frances Guy, Διευθύνων Σύμβουλος της Scotland's International Development Alliance

Γιατί είναι η Διεθνής Αναπτυξιακή Συμμαχία δοκιμαστικός τετραήμερη εβδομάδα για το προσωπικό; Ποια οφέλη αναμένετε για τον οργανισμό και τους εργαζόμενους; «Όπως πολλοί οργανισμοί στον «τρίτο τομέα» έχουμε υψηλή εναλλαγή προσωπικού. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα τον τελευταίο χρόνο. Ως εκ τούτου, αναζητούμε ενεργά τρόπους για να βελτιώσουμε τη διατήρηση του προσωπικού. Δεν υπάρχουν πολλά περιθώρια αύξησης των μισθών, αλλά υπάρχουν τρόποι βελτίωσης των συνθηκών απασχόλησης θέτοντας την ευημερία του προσωπικού προτεραιότητα. Όλοι εργαζόμαστε με ευελιξία, αλλά αυτό από μόνο του δεν αποτελεί εγγύηση αποτελεσματικότητας ή απαραίτητα έναν τρόπο αποτροπής πολλών ωρών.

Φράνσις Γκάι

«Μας ενδιέφερε η δέσμευση του SNP [Εθνικό Κόμμα της Σκωτίας] στο συνέδριο του κόμματός τους τον Σεπτέμβριο του 2021 να δοκιμάσουμε μια τετραήμερη εβδομάδα στη Σκωτία και είχαμε το κίνητρο να υποβάλουμε αίτηση για να συμμετάσχουμε στο παγκόσμιο πιλοτικό 4 Day Week, καθώς προσφέρει υποστήριξη, καθοδήγηση και δομημένο έρευνα και μάθηση κατά τη διάρκεια της δοκιμής.  

«Με τέτοιο δομημένο τρόπο ελπίζουμε να είμαστε σε θέση να αναλύσουμε εάν είναι μια εφαρμόσιμη λύση που αποφέρει πραγματικά οφέλη όσον αφορά την παραγωγικότητα και την ευημερία του προσωπικού. Εν ολίγοις, ελπίζουμε σε πιο χαρούμενο, πιο υγιές προσωπικό, παρόμοιες αν όχι καλύτερες υπηρεσίες που παρέχονται στα μέλη μας και νέους τρόπους εργασίας καθώς και καλύτερη διατήρηση του προσωπικού».

Πώς θα δομηθεί μια τετραήμερη εβδομάδα; Πώς θα διασφαλίσετε ότι μπορείτε να ανταποκριθείτε στις προσδοκίες των πελατών/πελατών όταν υιοθετείτε μια μικρότερη εβδομάδα εργασίας; «Θεωρούμε την Παρασκευή ως μη εργάσιμη ημέρα για το μεγαλύτερο μέρος του προσωπικού, με την πιθανότητα ένα ή δύο προσωπικό να παίρνουν αντ 'αυτού τις Δευτέρες για να παρέχουν τη συνέχεια της υπηρεσίας. Μερικά από τα μέλη μας εργάζονται ήδη με μειωμένο ωράριο την Παρασκευή, επομένως δεν αναμένουμε προβλήματα, εφόσον οι επικοινωνίες είναι καλές και κάποιος είναι κοντά για να απαντήσει σε ερωτήσεις. Έχουμε θέσει επίσης σαφείς στόχους εργασίας που πρέπει να επιτευχθούν και με βάση τους οποίους θα μετρηθούν τα αποτελέσματα του προσωπικού».

Ποιες ανησυχίες έχετε shiftσε μια τετραήμερη εβδομάδα; Ποια πιθανά εμπόδια προβλέπετε; «Το προσωπικό εργάζεται περισσότερες από συμβατικές ώρες, επομένως υπάρχουν πραγματικές προκλήσεις στην προσπάθεια να εργαστείτε 20% πιο αποτελεσματικά για να ελευθερώσετε χρόνο. Πρέπει να ξεκινήσουμε καλά, διαφορετικά φοβάμαι ότι οι περισσότερες ώρες θα επιστρέψουν αρκετά γρήγορα. Πρέπει επίσης να είμαστε ευέλικτοι, ώστε το προσωπικό να είναι διαθέσιμο να εργαστεί όταν χρειάζεται σε περιόδους μεγαλύτερης δραστηριότητας, αλλά να έχει την πειθαρχία να αποζημιώνει σε άλλες στιγμές. Θα υπάρχει ανάγκη συνεχούς μέτρησης και αξιολόγησης, κάτι που μπορεί να μην είναι του γούστου όλων».

Ποια είναι τα κριτήρια επιτυχίας σας; Τι θα σας έπειθε να συνεχίσετε μια τετραήμερη εβδομάδα μόλις λήξει η δοκιμαστική περίοδος και τι θα μπορούσε να σας αποτρέψει από αυτό το μακροπρόθεσμο; «Επιτυχία είναι όλο το προσωπικό να διαχειρίζεται το χρόνο του [και] να αφαιρεί ένα κομμάτι επιπλέον ελεύθερου χρόνου τον οποίο στη συνέχεια χρησιμοποιεί παραγωγικά, ενώ ο οργανισμός προσφέρει για τα μέλη και τα μέλη αναγνωρίζουν βελτιωμένες υπηρεσίες. 

«Αν κάποιο προσωπικό εργάζεται περισσότερες ώρες για να αντισταθμίσει άλλους, αυτό θα σημαίνει ότι δεν λειτουργεί καλά. Εάν η πλειοψηφία του προσωπικού αισθάνεται άγχος προσπαθώντας να χωρέσει την εργασία σε μικρότερο χρονικό διάστημα, αυτό θα ήταν επίσης σημάδι αποτυχίας. Μια μεγάλη αύξηση των εργασιών που απορρίφθηκαν και η αρνητική ανατροφοδότηση από τα μέλη θα διασφάλιζε επίσης ότι η πιλοτική λειτουργία δεν θα συνεχιζόταν.»

Anna Mirkiewicz, διευθύντρια επιχειρήσεων της Eurowagens

 Γιατί η Eurowagens δοκιμάζει μια τετραήμερη εβδομάδα; Ποια οφέλη αναμένετε για την επιχείρηση και τους εργαζόμενους; «Αρχικά άκουσα για την τετραήμερη εβδομάδα όταν άκουσα ένα podcast με έναν από τους υπαλλήλους που συμμετείχαν στην τετραήμερη εβδομαδιαία δοκιμή της Ισλανδίας. Έλεγε τόσα πολλά συμπληρωματικά πράγματα για το πώς ενίσχυε την απόδοση των εργαζομένων και έδινε στους υπαλλήλους καλύτερη ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής.

Άννα Μίρκιεβιτς

«Είμαι εργαζόμενη μαμά, οπότε μπορώ να δω πόσο άγχος υπάρχει να δουλεύω πέντε ημέρες την εβδομάδα, να διαχειρίζομαι την οικογένεια και την καθημερινή ζωή, και μπορούσα να δω πόσο αυτό επηρέασε τους υπαλλήλους μας. Αφού επέστρεψα από το σπίτι δουλεύοντας κατά τη διάρκεια της πανδημίας, μπορούσα να δω πόσο άγχος ήταν ξανά οι υπάλληλοί μας, οπότε ήταν μια καλή ευκαιρία να τους δώσουμε κάτι πίσω.

«Στο τέλος της ημέρας, παρόλο που εγώ και ο σύζυγός μου είμαστε ιδιοκτήτες της επιχείρησης, δεν θα ήμασταν εδώ χωρίς τους υπαλλήλους μας. Είναι αυτοί που δημιουργούν την εταιρεία, βοηθούν την εταιρεία να λειτουργήσει και ωθεί την εταιρεία προς τα εμπρός, επομένως είναι δίκαιο να δώσουμε κάτι πίσω.

«Το τετραήμερο της εβδομάδας μου έδειξε ότι ο τρόπος που δουλεύουμε δεν είναι ο πιο αποτελεσματικός. Θα μπορούσαμε να είμαστε πιο αποτελεσματικοί με τον τρόπο που εργαζόμαστε, κάτι που θα έχει ως αποτέλεσμα μια εταιρεία να είναι ακόμα πιο παραγωγική και οι εργαζόμενοι να έχουν περισσότερο χρόνο πίσω.  

«Είναι μόνο η αρχή, αλλά ειλικρινά ελπίζω ότι αυτό θα λειτουργήσει μακροπρόθεσμα».

Πώς θα δομηθεί μια τετραήμερη εβδομάδα; Πώς θα διασφαλίσετε ότι μπορείτε να ανταποκριθείτε στις προσδοκίες των πελατών/πελατών όταν υιοθετείτε μια μικρότερη εβδομάδα εργασίας; "Η εταιρεία πρέπει να παραμείνει σε λειτουργία πέντε ημέρες την εβδομάδα, επομένως έχουμε εισαγάγει ένα σύστημα εναλλαγής. Το επιχειρησιακό μας προσωπικό — αποθήκη, προσωπικό εξυπηρέτησης πελατών — πρέπει να είναι μέσα Δευτέρα και Τρίτη: θα εναλλάσσονται όταν έχουν ρεπό την Τετάρτη, την Πέμπτη και την Παρασκευή. Η υπόλοιπη εταιρεία αρχικά θα εναλλάσσει ημέρες όλη την εβδομάδα για να δει τι λειτουργεί καλύτερα και είναι κατάλληλο. Αλλά η εταιρεία θα παραμείνει σε λειτουργία πέντε ημέρες την εβδομάδα».

Ποιες ανησυχίες έχετε shiftσε μια τετραήμερη εβδομάδα; Ποια πιθανά εμπόδια προβλέπετε; "Πρέπει να προγραμματίσουμε λίγο καλύτερα και να κάνουμε περισσότερο σχεδιασμό έκτακτης ανάγκης, γιατί είναι πραγματικά δύσκολο να προβλέψουμε τι θα συμβεί μια συγκεκριμένη ημέρα. Ειδικά σε μια εταιρεία του μεγέθους μας, όταν έχετε 15 υπαλλήλους και έχετε απογοητεύσει τρία ή τέσσερα άτομα, μπορείτε πραγματικά να νιώσετε τη διαφορά.

«Την περασμένη εβδομάδα [όταν η Eurowagens ξεκίνησε τη δοκιμή] μου έδειξε ότι πρέπει να είμαστε λίγο πιο προετοιμασμένοι όσον αφορά τον σχεδιασμό και το τι θέλουμε να πετύχουμε.

«Δεν νομίζω ότι είναι σοβαρό θέμα. Αν προγραμματίσεις προσεκτικά και αν το σκεφτείς μπροστά, μπορεί να σιδερωθεί πολύ εύκολα και πολύ γρήγορα. Πρέπει να αλλάξουμε την τάση μας να «σκέφτομαι εντάξει, θα το αφήσω μέχρι το τέλος της ημέρας, και μετά ο τάδε θα βοηθήσει με αυτό αύριο», γιατί μπορεί να μην ισχύει όπως μπορεί να είναι το άτομο. μακριά τη συγκεκριμένη μέρα. Αλλά αρκεί απλώς να προγραμματίσουμε εκ των προτέρων και να σκεφτούμε πότε ορισμένοι άνθρωποι είναι μέσα. Το μόνο που χρειάζεται να κάνουμε είναι να προσαρμοστούμε στον νέο τρόπο εργασίας. Δεν προβλέπω ότι αυτό θα είναι σημαντικό πρόβλημα.

«Με μια μεγάλη εταιρεία δεν θα έχετε τέτοιο πρόβλημα, γιατί πάντα υπάρχει κάποιος άλλος που μπορεί να βοηθήσει. Με μικρότερους οργανισμούς μπορώ να το δω αυτό ως πρόκληση, αλλά δεν θα πρέπει να είναι μια δύσκολη πρόκληση να ξεπεραστεί».