Haga más cosas: pruebe estos 10 sencillos consejos para obtener mejores listas de tareas pendientes

¿Qué tan efectiva es tu lista de cosas por hacer? ¿Te ayuda a planificar tu día? ¿Te empuja a priorizar las tareas correctas? ¿O es una lista interminable de cosas de las que te sientes culpable por no haber hecho todavía y ahora no vas a hacer ninguna de ellas? Una buena lista de cosas por hacer debería servirte. No deberías estar a su merced. 

Las mejores listas de tareas lo ponen en la dirección correcta cada día y lo ayudan a concentrarse en las tareas más importantes. Con las estrategias correctas, una lista de cosas por hacer también puede ayudarlo a lograr objetivos más grandes. Esto es lo que necesita saber para que su lista de tareas pendientes funcione para usted.

(Foto: Volodymyr Hryshchenko en Unsplash)

1. Elija la aplicación adecuada (o papel)

El primer paso para hacer una mejor lista de tareas pendientes es decidir dónde guardarla. Es importante que te encante la aplicación o el cuaderno que usas para tu lista de tareas, de lo contrario, es posible que no te quedes con ellos.

¿Te das cuenta de cómo dije "cuaderno"? Si bien poner su lista de tareas pendientes en una aplicación tiene muchos beneficios (y los enumeraré en un momento), ¡el papel no tiene nada de malo! Si te funciona el papel, genial. Del mismo modo, una hoja de cálculo simple o un documento de procesamiento de texto también está bien. Utilice la herramienta adecuada para usted.

Sin embargo, las listas de tareas digitales tienen varias ventajas sobre el papel, y es bueno al menos saber cuáles son, incluso si terminas usando papel. Algunas ventajas son:

• Son fáciles de editar, lo que significa que puede actualizar la información rápidamente,

• Tienen recordatorios incorporados,

• Es muy difícil perderlos porque la lista en sí suele estar guardada en la nube,

• Puede ordenar sus tareas por prioridad, fecha de vencimiento o alfabéticamente, y

• Puede asignar tareas a otras personas y recibir notificaciones cuando las completen.

Si en en el mercado de una aplicación de lista de tareas pendientes, ¿cuál es la mejor? Habiendo probado docenas de ellos, tiendo a recomendar Todoist, Asana, y Things con más frecuencia que otros. Pero hay muchas otras opciones. OmniFocus es bueno para las personas que agregan muchos detalles a sus tareas. Trello habla a las personas motivadas visualmente. Microsoft To Do funciona bien con Office y Windows 10. Google Tasks es excelente para su integración con Google Workspace. Habitica podría llamar tu atención si te gusta la gamificación. Y así.

2. Haz más de una lista

No deberías tener solo una lista de cosas por hacer. Debe tener algunas listas que cubran las principales categorías de su vida, como tareas laborales, tareas pendientes personales y tareas domésticas. Tener más de una lista te ayuda a concentrarte. Cuando estás en el trabajo, no quieres que tu lista personal te distraiga. Cuando estás en casa, no quieres estar agobiado pensando en tus responsabilidades laborales.

No te detengas. ¡Haz listas de todo lo que se te ocurra! Los útiles se quedarán. Puedes desechar cualquiera que no te resulte útil. 

Algunas otras ideas son:

• Ir de compras,

• Algún día (donde escribes tareas sin importancia que podrías hacer algún día),

• Fin de semana (para cualquier cosa que quieras hacer el fin de semana pero no quieras que te distraigan durante la semana), y

• Tareas para niños.

Recuerde, puede agregar nuevas listas o cambiarles el nombre en cualquier momento.

3. Escriba sus tareas como Soon como piensas en ellos

Cuando se le ocurra una nueva tarea, escríbala lo más rápido posible. Agregar tareas cuando piensas en ellas evita que te detengas en ellas. Una vez que está escrito, no necesita recordarlo más, por lo que puede eliminar el pensamiento de su cerebro.

Si su aplicación de tareas pendientes tiene un atajo de teclado para agregar una nueva tarea, apréndalo. Si su aplicación tiene un acceso directo de teléfono móvil, configúrelo.

Para aquellos que usan papel, mantenga un trozo de papel cerca de usted mientras trabaja para anotar rápidamente los pensamientos que lo distraen y luego cópielos en sus listas oficiales de tareas pendientes cuando sea conveniente.

Adición de fechas de vencimiento a tareas en su Asana la lista de tareas te ayuda a priorizar.

4. Asignar fechas de vencimiento

Siempre que una tarea tenga una fecha de vencimiento, agrégala. Ver cuándo vencen las tareas lo ayuda a priorizar.

No todas las tareas necesitan una fecha de vencimiento estricta y rápida, pero a veces ayuda agregar una de todos modos por dos razones.

Primero, la mayoría de las tareas pendientes apps le permite ver lo que vence hoy, mañana y más adelante en la semana, independientemente de la lista en la que se encuentre. De esta manera, puede ver todo lo que vence hoy y tener una idea de cómo será el día. También puede tomarse un momento para reprogramar algunas tareas si se siente abrumado con solo mirar todo lo que vence dentro de la próxima semana.

En segundo lugar, al asignar fechas de vencimiento a sus tareas, está planificando efectivamente su semana, lo cual es una excelente estrategia de gestión del tiempo.

5. Revise sus listas de tareas pendientes diariamente

Comience todos los días echando un vistazo a su lista de tareas y evaluando si es razonable. Luego, revísalo.

Si tiene demasiadas tareas programadas para el día y sabe que no las hará todas, se está preparando para el fracaso.

6. Limítese a 3-5 tareas diarias

¿Cuál es su límite diario de tareas? Depende de qué tipo de tareas anote y cuán difíciles sean de completar. 

Para la mayoría de las personas, recomiendo comenzar limitándose a hacer de tres a cinco tareas por día. Puede que no parezca mucho, pero si te enfocas en escribir las tres cosas más importantes que debes hacer hoy, es posible que descubras que ya es mucho por hacer.

¿Por qué no escribir más? Si anotas demasiadas tareas y no las haces todas, entonces debes postergarlas para otro día. Eso significa volver a priorizar y cambiar su lista, que es un trabajo innecesario que causa estrés y puede sentirse contraproducente.

Al tener una pequeña cantidad de tareas, es más probable que las termine. Cuanto más termine todas sus tareas, mejor se sentirá acerca de sus listas de tareas pendientes en general. Ese sentimiento positivo puede impulsarte a seguir adelante.

Tus tres a cinco tareas deben ser cosas importantes que debe hacer. Y no más de dos de ellos deben ser tareas rutinarias, como tomar la medicación diaria. Concéntrate en tu intención por el dia. Eso es lo que debes escribir.

Con el tiempo, realice un seguimiento de cuántas tareas marca cada día (las mejores tareas por hacer). apps realizar un seguimiento por usted) y tendrá una idea de la cantidad correcta de tareas para usted, en caso de que no sean de tres a cinco.

Todoist rastrea cuántas tareas completa cada día y semana, y crea un gráfico que muestra su progreso.

7. Pon tareas en tu lista de pendientes, no metas

Lo que escribes en tu lista de tareas pendientes es importante. Ponga tareas en sus listas, en lugar de objetivos y metas. Para hacer eso, necesitas saber la diferencia entre ellos.

Las metas son logros generales o resultados deseados. Suelen ser difíciles de cuantificar. Un ejemplo es "volverse fluido en hindi". Poner eso en tu lista de cosas por hacer no sería muy efectivo.

Los objetivos son marcadores en el camino para alcanzar una meta. Es mucho más fácil confundirlos con tareas porque los objetivos son más específicos y cuantificables. Un ejemplo de un objetivo es “poder mantener una conversación en hindi sobre mis películas favoritas durante tres minutos”.

Entonces, ¿qué son las tareas? Las tareas son las acciones que realiza para alcanzar un objetivo. Divida un objetivo y tendrá sus tareas. Muy a menudo son eventos únicos (aunque pueden repetirse). Una tarea podría ser "aprender tres nuevos verbos en hindi" o "estudiar hindi durante 30 minutos".

Las tareas, no las metas ni los objetivos, son lo que pertenece a una lista diaria de tareas pendientes.

8. Mantenga metas y objetivos separados

En un mundo perfecto, muchas de las tareas que realiza cada día estarán en la búsqueda de un objetivo más grande. Debes saber cuáles son tus objetivos, pero no es necesario que los escribas en tu lista de tareas diarias.

En su lugar, escriba sus metas y objetivos en otro lugar. todavía podría ser in su aplicación de lista de tareas pendientes o cuaderno, pero no en la lista que consulta cada día. Otros lugares donde puede escribir metas son su diario o una aplicación para tomar notas.

Consulte sus objetivos de vez en cuando. Revíselos y revíselos. Simplemente no dejes que te distraigan de las cosas específicas que debes hacer hoy.

9. Mire su lista de tareas pendientes a menudo

Una lista consultada es una lista usada. Una lista de tareas efectiva lo guía a lo largo de tu día, lo que significa que necesitas mirarlo a menudo. Míralo cada mañana para prepararte mentalmente para el día siguiente. Míralo después del almuerzo para saber en qué más debes concentrarte durante el resto del día. Revísalo al final del día para reprogramar las tareas que te perdiste.

Acostúmbrese a revisar todo lo que ha planeado para la próxima semana con anticipación para que pueda planificar mejor su tiempo y hacer ajustes.

Durante el día, si comienza a sentirse perdido en lo que está haciendo o necesita un descanso, busque en su lista de cosas por hacer algo pequeño y fácil (una tarea menos exigente que no requiera mucha concentración) que pueda hacer. puede abordar mientras tanto.

Cuanto más mires tu lista, más confiarás en ella. Cuanto más confíes en él, menos tendrás que recordar qué tareas debes hacer. Cuanto menos tenga que recordar, más liberará su mente para concentrarse en la tarea que tiene entre manos.

10. Haz que tu lista de tareas pendientes sea escaneable

Si miras tu lista de tareas pendientes con frecuencia, rápidamente te darás cuenta de lo útil que es ver lo que necesitas de un vistazo.

Usa lenguaje estricto o taquigrafía para escribir tus tareas. Muchos apps tenga clasificaciones de prioridad, estrellas, etiquetas y otros detalles que puede agregar a las tareas importantes para que se destaquen. Codifique con colores sus tareas si eso ayuda. Aplique íconos que le brinden más información sobre la tarea, como si requiere una llamada telefónica o si está relacionada con la atención médica. No importa qué tan rápido mire su lista de tareas pendientes, debería poder obtener mucha información sobre lo que debe hacerse.

Marque esas casillas

Una gran lista de tareas pendientes es el corazón de la productividad personal. Es un placer encontrar una aplicación y un proceso de gestión de tareas que funcione para usted. Marcar elementos en su lista le da una sensación de logro y es un elemento clave para organizarse. Un sistema confiable de tareas pendientes hace la vida más fácil y menos estresante.