¿Cambiar Microsoft Word por Google Docs? 8 consejos sencillos que le ayudarán a empezar

Microsoft Word puede ser el procesador de texto más conocido, pero Docs, basado en la nube de Google, está eclipsando constantemente al venerable software de Redmond entre los usuarios de Internet preocupados por su presupuesto. No solo es gratis, sino que Google Docs ofrece opciones para compartir y es accesible desde cualquier computadora o dispositivo móvil con una conexión web.

El éxito de Google llevó a Microsoft a ofrecer versiones basadas en Internet de su suite Office, así como una versión reducida y gratuita de Microsoft Word para la web. Y aunque Google Docs ya no ofrece almacenamiento ilimitado gratis, 15 GB son muchos Docs. Si ha cambiado Word por Google Docs, siga leyendo para conocer algunos trucos ocultos.

Descubre plantillas

¿No sabes por dónde empezar? Consulte las plantillas incluidas. Accede a ellos desde el página principal de Documentos pasando el cursor sobre el icono más en la parte inferior derecha y haciendo clic en el Elegir la plantilla icono que aparece. O haga clic Archivo > Nuevo > Desde plantilla dentro de un documento existente.

Las plantillas se clasifican por propósito e incluyen muestras formateadas para propuestas de proyectos, boletines, varios documentos legales, cartas de ofertas de trabajo, currículos, informes escolares y más. Otros pueden estar disponibles mediante la instalación de complementos específicos.

Desbloquear la edición sin conexión

La única complicación con los servicios basados ​​en la nube es el acceso cuando no tiene conexión a Internet, pero Google Docs admite la edición sin conexión. Ir Archivo > Hacer disponible sin conexión, y la versión más reciente del documento se podrá ver y editar cuando no esté conectado. Cuando se restaura una conexión, todos los cambios se sincronizarán automáticamente. Volver a Archivo > Hacer disponible sin conexión para desactivarlo en cualquier momento.

Ver historial de versiones

A todos nos gusta hacer un seguimiento de los cambios en un documento, especialmente si lo usan varias personas. Debe poder retroceder en el tiempo si alguien eliminó algo accidentalmente o si simplemente cambió de opinión. Aquí es donde entra en juego el historial de versiones de Google.

En su Doc, haga clic en el La última edición fue hace X días/horas enlace arriba, abierto Archivo > Historial de versiones > Ver historial de versiones, o usa el atajo Ctrl+Alt+ Shift + H para ver una lista de cambios registrados por fecha y hora. Si se realizaron varios cambios el mismo día o en un breve período de tiempo, estas versiones se agrupan como subentradas en una sola entrada.

Para mayor claridad, a las versiones se les pueden dar nombres específicos. Haga clic en el interruptor en la esquina superior derecha para mostrar las versiones del documento que ha nombrado.

Crear una tabla de contenido

Tabla de contenido con números de página

Para documentos extensos que se beneficiarían de alguna organización, vaya a Insertar > Tabla de contenido y seleccione uno de los dos formatos (con número de página o con enlaces azules).

Docs buscará el texto que tenga el estilo de un encabezado y lo organizará en la parte superior de la página, con vínculos que le permitirán acceder a esa sección. ¿Cómo se estiliza como encabezado? Resalte su texto, haga clic en el cuadro Estilos y seleccione Título 1, Título 2, Título 3, etc. (O ir a Formato > Estilos de párrafo.)

Si crea encabezados después de colocar el cuadro TOC en su documento, haga clic en el ícono circular Actualizar junto a su TOC para que los cambios surtan efecto. También puede ver la TOC en el panel lateral.

Google de Documentos

Google Docs facilita la investigación desde una ventana. Si necesita encontrar un archivo de Google Drive o información de la web, haga clic en el Explorar (el que parece un cuadro con un diamante adentro) en la esquina inferior derecha del documento.

Esto abrirá un nuevo panel con una barra de búsqueda, donde buscará en la web o en sus documentos existentes. Este último está etiquetado como Cloud Search en las cuentas comerciales de Workplace y Drive en las cuentas personales. En Workplace, pasa el cursor sobre la entrada y haz clic en el ícono más para agregar un enlace al documento o insertar una imagen. Para agregar una cita de una búsqueda web a su documento, coloque el cursor sobre ella y haga clic en el icono de comillas.

Compartir un enlace

Para compartir un documento, haga clic en el azul Compartir en la parte superior derecha e ingrese las direcciones de correo electrónico de los destinatarios. Para enviar un enlace directo al documento, haga clic en Copiar link para tomar el enlace para compartir, pero solo aquellos agregados a la lista Compartir podrán abrirlo.

Cambie los permisos haciendo clic en Compartir > Cambiar a cualquier persona con el enlace, que permite que cualquier persona con la URL vea el documento, incluso si no ingresaste específicamente su dirección de correo electrónico. Luego especifica si esas personas son espectadores, comentaristas o editores. Para bloquearlo más tarde, cámbielo a Restringido.

Una vez que haya tomado todas las decisiones, haga clic en Copiar link desde esta página para obtener el enlace para compartir.

Agregar nuevas fuentes

Google Docs admite más de 30 fuentes en la barra de herramientas desplegable de fuentes, pero hay más ocultas a simple vista. Haga clic en el menú de fuentes y seleccione Más fuentes en la cima. Esto abrirá un menú de otras fuentes que deben agregarse a Docs antes de que puedan usarse.

Haga clic en el Mostrar: Todas las fuentes menú y seleccione Pantalla para obtener una vista previa de las fuentes. Haga clic en una fuente para agregarla a la lista de fuentes activas en mis fuentes. Hacer clic OK para guardar las fuentes nuevas en su lista activa.

Insertar caracteres especiales

Hay algunas formas de ingresar caracteres especiales en Google Docs. Abierto Insertar > Caracteres especiales para una base de datos llena de objetos que puede insertar, incluidos símbolos, emoji, puntuaciones, caracteres y acentos que no se pueden hacer fácilmente con un teclado estándar. ¿Sabe lo que necesita pero no sabe cómo se llama? Dibújalo y Google Docs te dará los resultados.

Una forma más fácil de hacer esto puede ser a través del menú Sustituciones, donde puede escribir una cosa y Google Docs mostrará otra. Ir Herramientas > Preferencias > Sustituciones y puede agregar caracteres en la columna Reemplazar que serán reemplazados por el carácter en la columna "Con", como cuando escribe (c) para crear un símbolo ©.

El único inconveniente es que la pantalla Sustituciones no le permite seleccionar directamente un carácter especial, pero al menos puede agregar uno al documento y copiarlo. Por ejemplo, si desea crear fácilmente una Ĉ, puede crear una sustitución en la que escribir "c^" se convierta en el carácter que necesita.