Los mejores proveedores de almacenamiento y uso compartido de archivos en la nube para empresas

El almacenamiento en la nube es mucho más que un lugar para volcar los datos de su empresa. Claro, es otra letra de unidad donde los usuarios pueden compartir archivos, pero con un servicio de nube administrado detrás de ellos, estas plataformas ofrecen varias otras capacidades que el almacenamiento local no puede. Estamos hablando de cosas como la capacidad elástica, la edición en línea con control de versiones multiusuario y una mayor seguridad. La mayoría de ellos también ofrecen integración de aplicaciones con el resto de su cartera de servicios en la nube, especialmente con otros proveedores de almacenamiento y respaldo empresarial.

Si sus empleados todavía trabajan desde casa debido a la pandemia, y especialmente si eso podría volverse permanente, un recurso de almacenamiento en la nube es un componente fundamental al crear un espacio de colaboración en línea de trabajo híbrido. También ayuda si se está mudando a un entorno completo de escritorio como servicio (DaaS). Necesitará uno de ellos no solo para almacenar y organizar sus datos, sino también para manejar la colaboración básica, especialmente la protección de datos y los permisos granulares. La integración significa que incluso si el trabajo principal se realiza en otra aplicación, como Salesforce o Slack, todos esos beneficios aún se aplican.

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Desafortunadamente, esa misma amplitud de capacidades también puede presentar dificultades. La gran cantidad de características que ofrecen los proveedores para competir y diferenciarse puede dificultar la concentración en lo que necesita. Sin embargo, hay algunas consideraciones clave que todos necesitan. Por ejemplo, cualquier solución empresarial de almacenamiento en la nube debe ser accesible, rastreable y segura. Eso significa acceso desde cualquier lugar a través de la nube, un registro de quién accedió a qué y cuándo, y un servicio que protege los datos con control de acceso, copias de seguridad y encriptación.

A nivel de TI, los administradores necesitan saber qué nube aloja sus datos y dónde están ubicados esos centros de datos. Esto puede ser desalentador no solo porque algunos proveedores son reacios a compartir esta información, sino también porque muchas soluciones dependen de revendedores de valor agregado (VAR) para producir sus recursos de almacenamiento en la nube. Eso crea un pantano de back-end donde puede ser difícil determinar dónde se almacenan los bits. Discutiremos todos estos temas con más detalle a continuación.

¿Qué hace el uso compartido de archivos de nivel empresarial?

El lado positivo de esta lista cada vez mayor de funciones es que las organizaciones inteligentes pueden encontrar formas nuevas y creativas de usar su infraestructura de almacenamiento. El almacenamiento en la nube significa que puede modificar un servicio para que actúe como un sistema de administración de documentos liviano o incluso como un administrador de flujo de trabajo que controla cómo fluyen sus datos a través de una cadena de usuarios. O puede centrarse en las funciones de colaboración y uso compartido de archivos para que los empleados puedan editar los mismos archivos en un espacio de equipo mientras protegen su trabajo con el control de versiones.

Este tipo de personalización es más importante ahora que nunca. Según una encuesta reciente de GlobalWorkPlaceAnalytics.com, Al menos 50 por ciento de la fuerza laboral de EE. UU. ahora está configurado para el trabajo remoto. Los empleados que se alejan de un modelo de trabajo de oficina central pueden alterar drásticamente la forma en que se realiza el trabajo. El almacenamiento y la recuperación de los datos de su empresa deben adaptarse y ningún otro método de almacenamiento puede manejar esos cambios tan fácilmente como un servicio en la nube.

El problema es que la personalización efectiva requiere planificación, especialmente cuando esa personalización se trata de flujos de trabajo importantes. El hecho de que un proveedor de almacenamiento tenga una larga lista de características no significa que automáticamente las aprovechará todas. Saber qué características funcionarán mejor y en qué combinación es una planificación que solo usted, su personal de TI y sus gerentes comerciales de primera línea pueden hacer.

Concentre sus esfuerzos de planificación solo en los flujos de trabajo clave al principio y comience poco a poco. Preste atención a las habilidades básicas, especialmente la accesibilidad confiable, las copias de seguridad efectivas, el almacenamiento seguro y la administración de usuarios y grupos. Una vez que sepa cómo quiere que funcione todo eso mientras sus trabajadores están tan ampliamente distribuidos, puede expandirse hacia el flujo de trabajo automatizado, la colaboración y las integraciones de aplicaciones de terceros. A veces, las integraciones de aplicaciones principales deben considerarse antes, por ejemplo, si su empresa se ha estandarizado en una plataforma de productividad en particular. (es decir, las tiendas de Google elegirán Google Drive, mientras que los equipos de Microsoft 365 probablemente seleccionarán OneDrive).

Fácil "conectabilidad" en su otro Apps

Si no tiene un objetivo de integración obvio como Google Workspace, la buena noticia es que la nube ha facilitado que los diferentes proveedores se comuniquen entre sí a través de estándares abiertos. En estos días, puede mezclar y combinar soluciones de almacenamiento en la nube con una larga lista de sistemas de administración de documentos y productividad actuales. Si tiene que ir tan lejos como para hacer una codificación personalizada, la mayoría de los proveedores ofrecen API REST para que pueda intercambiar datos y llamar funciones entre diferentes servicios de aplicaciones. Si todo lo que necesita es una mejor automatización, entonces los servicios como IFTTT o Zapier pueden permitir que cualquiera construya la automatización de aplicaciones coss con una curva de aprendizaje bastante baja.

Las empresas de la nube también ven el valor de la interoperabilidad, aunque principalmente intentan abordarlo en categorías y verticales de clientes de alto valor. Los proveedores como Microsoft y Salesforce, por ejemplo, tienen enormes ecosistemas de socios con grandes catálogos de ofertas de servicios específicos. Un socio toma los productos principales de la empresa, como Microsoft 365, y crea integraciones y funciones de flujo de trabajo utilizando ese producto y uno o más servicios en la nube de terceros. Esas soluciones están diseñadas para atraer tipos específicos de negocios o verticales.

Entonces, por ejemplo, el proveedor X podría crear una solución de administración de arrendamiento de extremo a extremo para las empresas de administración de propiedades de las grandes ciudades. Esa solución podría usar una base de datos de listados de propiedades vinculados a un CRM de Salesforce. Ese enlace conectaría las propiedades con los posibles inquilinos. A partir de ahí, podría hacer coincidir automáticamente un tipo de arrendatario y un tipo de propiedad con la plantilla de arrendamiento correcta almacenada en otra base de datos o en un sistema de gestión de contratos o documentos. Esos contratos de arrendamiento se completan con documentos PDF editables que se incluyen en un flujo de trabajo de aprobación en el marco de trabajo de Salesforce o en algún otro entorno de productividad, como Google Workspace o Microsoft 365.

Por supuesto, cuantos más servicios de terceros utilice una solución como esa, mayor será el precio por usuario por mes. Pero el hecho de que pueda armar una solución tan personalizada utilizando solo una arquitectura de servicio en la nube de complemento es atractivo, ya que le permite intercambiar proveedores de servicios con bastante facilidad.

Entonces, si está buscando usar un servicio de almacenamiento en la nube de una manera muy particular, sin duda haga la planificación necesaria para comprender exactamente qué tipos de ajustes personalizados y flujos de trabajo necesitará. Pero una vez hecho esto, no asuma que necesitará construir todo eso usted mismo. En su lugar, primero, consulte los mercados de aplicaciones de integración y valor agregado disponibles de sus proveedores de aplicaciones clave, así como los que ofrece el servicio de almacenamiento. Es posible que alguien ya haya creado la solución completa perfecta para usted, y eso es más barato y más fácil que crear la suya propia.

Almacenamiento y uso compartido

Una de las razones detrás de la tendencia de nuevas funciones de valor agregado es que la capacidad de almacenamiento es en gran medida un problema discutible en la nube. Muchos compradores comienzan centrándose principalmente en la capacidad de almacenamiento de un proveedor y cuánto obtendrán por cuántos dólares. Sin duda, todavía es algo a considerar, pero en general, el espacio de almacenamiento ahora es más asequible que nunca y los precios tienden lentamente a la baja. En términos de capacidad, la mayoría de los proveedores de almacenamiento en la nube ofrecen una cantidad generosa de almacenamiento y en varios niveles. Múltiples terabytes (TB) son comunes y ya no son un gran diferenciador entre los servicios, especialmente ahora que agregar capacidad de almacenamiento es fácil y económico.

Si de repente necesita 100 GB adicionales de espacio para un proyecto rápido, la mayoría de los proveedores de almacenamiento en la nube hacen que agregar esa capacidad sea una simple cuestión de hacer clic en algunos botones de opción. Eso no solo le dará el nuevo espacio, sino que también aumentará automáticamente su cargo de suscripción en consecuencia. Aún mejor, una vez que el proyecto está terminado y ya no necesita esos 100 GB, puede reducir tanto la capacidad como el precio con la misma facilidad. Este tipo de capacidad elástica es fácil para un proveedor de almacenamiento en la nube y casi imposible para un recurso local.

Por supuesto, toda esta libertad puede volver a complicar las cosas, especialmente en una empresa más grande. Si la capacidad de almacenamiento y las tasas de suscripción aumentan debido a que varios gerentes de departamento cambian constantemente sus requisitos, eso puede causar estragos en un presupuesto a largo plazo. Asegúrese de establecer controles sobre quién puede ajustar la capacidad (su departamento de TI debería ser clave aquí), cómo se deben informar las nuevas capacidades, cuáles son los requisitos mínimos de seguridad y permisos, qué políticas de respaldo deben aplicarse y con qué frecuencia esto puede suceder en un intervalo de tiempo determinado (trimestral, anual, etc.).

Mira esos detalles

Todo esto pinta un panorama muy optimista cuando se trata de diseñar su propio servicio de almacenamiento personalizado y altamente distribuido. Y si bien eso es cierto, todavía hay varios demonios al acecho en los detalles. Uno grande es averiguar exactamente dónde están sus datos. Algunos proveedores tienen sus propios centros de datos, mientras que otros subcontratan su almacenamiento a otra nube de terceros, a menudo Amazon Web Services (AWS) o un reproductor similar de Infraestructura como servicio (IaaS).

Ese es un punto importante a considerar: ¿Está firmando un acuerdo de nivel de servicio (SLA) con un proveedor de nube que es directamente responsable de la infraestructura o el proveedor está en deuda con otra parte? Si se trata de un tercero, asegúrese de investigar esa empresa y examinar su historial. Luego, mira los niveles de servicio que ofrece. Si bien todos los jugadores principales tienen algún nivel de garantía de tiempo de actividad, vale la pena señalar que la ubicación es un factor importante.

¿Cuántos centros de datos tiene el tercero? ¿Cuántos son locales y cuántos están potencialmente en un lugar completamente diferente? Si es una empresa estadounidense, tiene poco sentido comprar un recurso de almacenamiento que tenga servidores alojados solo en Europa. Finalmente, ¿sus datos están distribuidos entre ellos para una mejor confiabilidad? No solo debe poder determinar esas respuestas fácilmente de un proveedor objetivo, sino también designar dónde desea que se almacenen sus datos para que pueda optimizar su almacenamiento para la velocidad de acceso y la redundancia.

La forma en que sus empleados accederán a sus archivos no solo es crítica, sino que también puede variar ampliamente entre los proveedores. La funcionalidad de compartir datos debe incluir un cliente de sincronización o algún otro tipo de software de escritorio que resida en cada PC o cliente y garantice que los datos en la nube se sincronicen con las réplicas locales. Pero algunos proveedores pueden tener otros puntos de acceso. Por ejemplo, todas las empresas de almacenamiento en la nube ofrecerán un cliente web, pero algunas también podrían convertirlo en el cliente principal. Tal vez eso funcione para usted y tal vez no, pero es algo que debe probar antes de comprometerse.

Los dispositivos móviles también son un problema. Muchos de esos empleados recién distribuidos intentan usar dispositivos personales para el trabajo y muchos de esos dispositivos son móviles. ¿Su proveedor de almacenamiento tiene clientes móviles? Si es así, debe averiguar qué plataformas son compatibles y luego probar cómo funcionan esos clientes. La sincronización, por ejemplo, debe funcionar de manera diferente para dispositivos móviles y computadoras de escritorio, ya que la CPU del dispositivo y los recursos de almacenamiento son muy diferentes. La seguridad y el acceso de los usuarios también funcionarán de manera diferente, especialmente si las credenciales de los usuarios incorporan tipos de dispositivos.

Otra cosa que debe recordar es que no siempre accederá a sus datos directamente a través del proveedor de almacenamiento. Por ejemplo, Microsoft OneDrive for Business puede sincronizarse con Microsoft Teams, su plataforma de mensajería para equipos, así como con los sitios de equipo que forman parte de su popular plataforma de colaboración SharePoint Online. De modo que sus usuarios pueden hacer su trabajo en archivos en esos apps y luego verlos guardados automáticamente en un servicio de almacenamiento en la nube asociado, en este caso, OneDrive.

En comparación, Box (for Business) ofrece un cliente web completamente funcional con soporte para arrastrar y soltar. Los datos compartidos se pueden almacenar en carpetas creadas por individuos o en carpetas de equipo creadas y controladas por líderes de equipo o administradores, pero todo sucede en una ventana del navegador. Hacer que suceda dentro de otra aplicación requerirá más trabajo a menos que Box preconstruya la integración para usted.

Para la mayoría de los flujos de trabajo reales, necesitará alguna versión de las carpetas del equipo, entonces, ¿cómo funciona eso no solo en la interfaz del proveedor de almacenamiento sino también en cualquier tercero asociado? apps debe ser considerado cuidadosamente antes de la compra. Trabajar con los usuarios aquí para determinar qué les gusta más y cómo están haciendo el trabajo hoy puede contribuir en gran medida a que su decisión de compra sea más fácil.

Lo que deberá determinar es cómo funcionan las carpetas de usuarios y grupos, no solo si la solución es compatible con esa función. Qué características son compatibles, cómo se controlan y qué terceros apps pueden afectar son todos puntos importantes. Varias soluciones van más allá del llamado del deber e incorporan una estrecha integración con plataformas populares de terceros, como el mencionado Microsoft 365. Por ejemplo, incluso el rival de Microsoft, Google, ha creado un conector Google Drive Enterprise para incorporar una funcionalidad de colaboración fluida para Usuarios de Microsoft 365.

Busque seguridad profunda y en capas

Quizás el diablo de almacenamiento más importante con el que tendrá que luchar es la seguridad. Mantener los datos seguros es un desafío mayor hoy que nunca. Las características que alguna vez se consideraron avanzadas ahora son simplemente capacidades básicas. La gestión de identidades de nivel empresarial, por ejemplo, es algo que todo proveedor de almacenamiento debería ofrecer. Eso significa no solo hacer coincidir las credenciales de un usuario individual con los archivos y carpetas a los que puede acceder, sino también agregar funciones de autenticación multifactor e inicio de sesión único (SSO).

Como se mencionó anteriormente, el almacenamiento seguro significa proteger los datos de más que miradas indiscretas. Las capas de almacenamiento redundantes significan que debería poder mapear qué centros de datos albergan no solo la copia principal de sus datos, sino también el primer nivel de respaldo. Entonces, si tiene 500 GB de datos con el proveedor X, entonces debería poder alojar los archivos a los que más acceden sus empleados en centros de datos cerca de donde trabajan. Luego, el proveedor X también debería permitirle sincronizar esos archivos con una copia ubicada en otro centro de datos, uno que aún opera ese proveedor, por lo que si su instancia principal falla, otra copia de datos puede estar disponible de inmediato.

El proveedor X también debe realizar copias de seguridad periódicas tanto de los sitios como de la tienda. esa datos en una ubicación diferente. Finalmente, debería poder obtener la integración con un proveedor de respaldo en la nube de terceros para que pueda realizar automáticamente otro respaldo por su cuenta y almacenarlo en servidores de un proveedor completamente diferente o incluso en su propio servidor local o conectado a la red. dispositivo de almacenamiento (NAS).

Eso puede parecer excesivo, pero la belleza de un servicio de nube administrado es que este tipo de arquitectura en niveles es relativamente fácil de construir desde el punto de vista del cliente y bastante automático una vez que se establece. Siempre que lo pruebe de vez en cuando, puede estar seguro de que pase lo que pase, sus datos permanecerán seguros y accesibles.

El cifrado es otra característica fundamental de seguridad. Todos nuestros proveedores probados admitieron esto en diversos grados, pero si encuentra uno que no siga buscando. El cifrado es imprescindible y lo necesita tanto mientras los datos se mueven entre sus usuarios y la nube como cuando llegan a esos servidores en la nube y dejan de moverse. Entonces, tanto "en tránsito" como "en reposo". Probar estas capacidades significa comprender los esquemas de cifrado que se utilizan, así como su impacto en el rendimiento de la recuperación de datos.

Afortunadamente, los proveedores de almacenamiento en la nube están trabajando arduamente para reforzar la seguridad tanto para mantener sus bits seguros como para competir entre sí. Tanto es así que la mayoría de los profesionales de TI confían en la seguridad en la nube tanto o más de lo que está disponible en las instalaciones (64 por ciento según una encuesta de 2015 realizada por la Cloud Security Alliance). La lógica es bastante simple. La mayoría de los profesionales de TI simplemente no tienen el presupuesto para investigar, implementar y administrar las capacidades de seguridad avanzadas que los proveedores de servicios en la nube pueden proporcionar porque es clave para su negocio principal.

Funciones importantes de cumplimiento normativo

Además de simplemente mantener seguros los datos de los clientes, otro factor que ha reforzado significativamente la seguridad en la nube es la necesidad de cumplir con importantes estándares regulatorios, como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos (HIPAA) e ISO 27001. Livedrive for Business es algo singular aquí porque es centrado en clientes europeos, por lo que se basa en el Reglamento general de protección de datos (GDPR), razón por la cual sus servidores están ubicados en la UE y el Reino Unido.

En caso de que se lo esté preguntando, algunas de las características principales que los compradores de TI buscaban en una solución de almacenamiento en la nube de clase empresarial fueron encuestadas por una empresa de investigación de mercado. Statista y se informa a continuación.

Pero las funciones enumeradas en ese gráfico abordan principalmente las necesidades operativas diarias por parte de TI. Los requisitos reglamentarios generalmente los determina su personal legal, razón por la cual no están representados arriba. Sin embargo, no son menos importantes y deberá tenerlos en cuenta en su planificación. Los proveedores de almacenamiento en la nube suelen tener varias funciones integradas específicamente para abordar los problemas de cumplimiento.

Uno popular para varias regulaciones e incluso las políticas de seguridad más estrictas es que cada archivo y carpeta tiene un registro de auditoría. Esto mostrará cuándo se almacenó por primera vez en el sistema, cómo y cuándo se modificó, quién accedió y qué tipo de operaciones se realizaron, como copiar, eliminar o mover. Esto es primordial para las verticales más fuertemente reguladas o conscientes de la seguridad. La pérdida de archivos de misión crítica debido a errores o mala conducta a menudo puede costar cientos de miles o incluso millones de dólares en reparaciones o pérdida de capital.

La retención de archivos es otro requisito legal común. Debe controlar cuánto tiempo viven los datos en el sistema, cómo se puede acceder a ellos y cuándo se pueden eliminar o arco.hiveD. Y su proveedor de almacenamiento debería facilitar el uso de estas funciones. En industrias fuertemente reguladas, tener la información correcta a mano a menudo puede significar la diferencia entre cumplir o no con las regulaciones federales o específicas de la industria.

Todo esto significa que antes de comprar cualquier servicio en la nube, debe sentarse con su personal de TI y su experto en cumplimiento para comprender exactamente dónde están los datos y apps deben ubicarse y qué funciones deben admitir para aprobar las reglamentaciones de cumplimiento importantes para su empresa.

Un paso a la vez

Elegir un producto de almacenamiento en la nube para su organización puede parecer una tarea abrumadora cuando primero considera todas las variables involucradas. Las diferentes empresas no solo tienen diferentes requisitos de almacenamiento en la nube y uso compartido de archivos, sino que exigen una seguridad sólida para las copias de seguridad y el uso compartido de archivos. Lograr un equilibrio entre la usabilidad, la seguridad y la personalización en última instancia debe estar impulsado por los requisitos comerciales. Pero comprender exactamente cuáles son esos requisitos es una tarea seria que requerirá un trabajo real; no es algo que quieras abordar con una decisión rápida.

Si bien algunos de los proveedores que revisamos facilitan la migración de sus datos off de su servicio, no todos ellos son tan considerados. Una vez que se haya registrado y movido sus datos a un servicio en particular, generalmente no es trivial moverlos a otro, por lo que es una buena idea hacer su tarea a fondo antes de comprometerse con cualquier proveedor.

La planificación es la clave. Así que siéntese con líderes comerciales, gerentes de TI e incluso con un representante del proveedor de la nube, si puede. Tomará algo de tiempo y esfuerzo, pero tomarse la molestia de mapear las funciones necesarias para las necesidades actuales y futuras de su organización hará que encontrar la solución adecuada sea mucho más fácil.

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