Los mejores servicios de copia de seguridad en la nube para empresas

El año pasado se vieron cambios rápidos para los profesionales de TI a cargo del respaldo de datos. En lugar de tener el control total de los recursos de almacenamiento local, la copia de seguridad se ha convertido en una operación remota con sus consolas de administración y recursos de almacenamiento de destino en la nube. Eso significa que un nuevo grado de protección de datos se ha vuelto fundamental para respaldar los negocios diarios. Incluso las empresas que aún requieren copias de seguridad locales en las instalaciones han tenido que cambiar su estrategia ya que la mayoría de la fuerza laboral, y sus datos, en gran medida han abandonado el edificio. La copia de seguridad en la nube alguna vez fue principalmente para pequeñas empresas que necesitaban un servicio completamente administrado; ahora es una consideración esencial para las empresas de todos los tamaños.

Según un Spiceworks' Tendencias de almacenamiento de datos en 2020 y más allá encuesta, que examina de cerca el estado de los datos y el almacenamiento en los negocios, la adopción del almacenamiento en la nube aumentará considerablemente, con un 39 % de las empresas que ya usan infraestructura de almacenamiento basada en la nube y se proyecta que un 20 % adicional la adopte para 2022.

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(Nota de los editores: la empresa matriz de PCMag es propietaria de Spiceworks Ziff Davis).

Gran parte de eso probablemente se deba a las nuevas normas de trabajo que exigen no solo oficinas remotas y equipos distribuidos, sino también opciones de trabajo híbridas para muchos empleados. La protección de datos en ese escenario requiere servicios de respaldo en la nube efectivos y confiables. Sin embargo, la encuesta de Spiceworks mostró que muchos gerentes todavía tienen problemas para confiar sus datos a la nube, ya que la seguridad sigue siendo un gran obstáculo para la adopción de la nube. Menos de un tercio de las empresas (31 %) se sienten tan cómodos almacenando datos en la nube como en sus instalaciones, lo que naturalmente es un problema para las soluciones de trabajo remoto. Eso significa que su inversión inicial en copias de seguridad en la nube probablemente aumentará cuando considere medidas de seguridad adicionales, como escáneres de malware de terceros, protección contra ransomware y redes privadas virtuales (VPN).

Las fusiones de respaldo pueden estropear las obras

Ha habido una buena cantidad de consolidación en el espacio de copia de seguridad en la nube. Mozy Pro fue adquirido por Carbonite en 2018 y descontinuado. Carbonite se fusionó con OpenText en 2019 y renovó sus ofertas en suscripciones para el hogar y las empresas. CloudBerry Lab ahora se vende como MSP360. Incluso el ganador de Editors' Choice, Arcserve, cambió sus capacidades a principios de este año cuando absorbió StorageCraft, una adquisición que permitió a la empresa renovar muchas de sus ofertas de clase empresarial.

También hay nuevos proveedores que se enfocan principalmente en soluciones todo en uno dirigidas a pequeñas y medianas empresas (PYMES) que desean cubrir la mayor cantidad posible de protección de datos con una sola compra. Nuestro otro ganador de Editors' Choice, Acronis, se ha movido en esa dirección ya que ahora combina sus excelentes funciones de copia de seguridad con capacidades de gestión de dispositivos y seguridad de punto final.

Además, los escenarios de trabajo remoto han asegurado que la competencia en el espacio de respaldo en la nube siga siendo ferviente. Muchas de estas empresas dirigen sus campañas de marketing directamente a competidores específicos. Por ejemplo, el servicio Business Backup de Backblaze compara sus funciones y precios con CrashPlan Small Business y Carbonite. Ese tipo de marketing extremo significa que puede confiar en la información del proveedor incluso menos que con otros tipos de servicios. Solo una evaluación exhaustiva de la plataforma le permitirá saber si es adecuada para usted, y es mejor hacerlo durante 30 días, no los 14 que ofrecen muchos proveedores.

La seguridad de los datos y las transferencias en la nube es una consideración crítica para el trabajo remoto, pero no es la única consideración. Eso está confirmado a través de una encuesta realizado recientemente por la firma de investigación de mercado, Statista. Esto demuestra que, además de la seguridad, el rendimiento de las copias de seguridad, la recuperación a nivel de archivos y el soporte técnico son consideraciones vitales para la mayoría de los compradores de TI.

Funciones de almacenamiento y copia de seguridad en la nube más importantes para empresas

¿Qué es exactamente la copia de seguridad en la nube?

Los servicios de copia de seguridad en la nube brindan a los clientes acceso a una infraestructura de almacenamiento definida por software compartida. Básicamente, eso significa almacenamiento que se gestiona como un recurso virtual. El uso de una arquitectura virtual definida por software permite a los proveedores crear un gran grupo de almacenamiento y luego repartirlo entre sus clientes. No solo pueden administrar todo el recurso hasta el nivel de byte, sino que también pueden usar arquitecturas multiinquilino para asegurarse de que las cuentas estén completamente separadas, de modo que los datos de un cliente no "choquen" con los de otro.

Suponga que su proveedor de copias de seguridad le permite elegir un destino de almacenamiento de terceros. En ese caso, descubrirá que la mayoría de estos proveedores de almacenamiento también venden infraestructura como servicio (IaaS), como Amazon Web Services (AWS). Sin embargo, aunque puede crear servidores en estas nubes y utilizarlos como objetivos de copia de seguridad, la mayoría tiene servicios de almacenamiento dedicados que parecen unidades de red para los usuarios y el software. Eso es genial desde el punto de vista de la flexibilidad. Asegúrese de tener en cuenta el costo de estos servicios en sus expectativas generales de precios de respaldo.

Las herramientas de administración que proporciona un proveedor de respaldo en la nube generalmente se basan en el tamaño y la demanda del cliente, las condiciones cambiantes del ancho de banda, los requisitos de seguridad y, en algunos casos, incluso los requisitos de retención de datos variables. Eso último significa que el proveedor de la nube eliminará automáticamente las versiones de un archivo o carpeta que sean anteriores al tiempo establecido por su administrador de TI, como cualquier versión que tenga más de seis meses, por ejemplo.

Los proveedores de respaldo en la nube también pueden permitir que los clientes almacenen datos de uso frecuente en ubicaciones de acceso rápido. Esto puede ser cualquier cosa, desde un centro de datos propiedad del proveedor más cercano a la oficina del cliente hasta un recurso de almacenamiento local en el sitio del cliente que puede actuar como intermediario para las copias de seguridad. Al igual que un dispositivo de almacenamiento conectado a la red (NAS), este recurso puede almacenar los archivos más populares y servirlos a través de una red local mucho más rápida que a través de Internet.

Cada nivel de almacenamiento de este tipo tiene un precio diferente, y las herramientas de copia de seguridad proporcionadas por el proveedor de almacenamiento en la nube pueden automatizar la forma en que sus datos se mueven entre estos niveles en función de las políticas que controla su personal de TI. Esto es similar a las estrategias de almacenamiento jerárquico de antaño, pero es mucho más fácil y sucede completamente como un servicio administrado. Todo lo que necesita hacer es pasar por un proceso de configuración inicial y podrá acceder a los datos de su organización desde cualquier dispositivo con capacidad para Internet. No hay necesidad de servidores físicos o virtuales dedicados, unidades de cinta costosas con software de respaldo confiable patentado (ya menudo arcano) o espacio de almacén externo donde almacena cajas de cintas esenciales.

Siga la regla 3-2-1

Para las pequeñas y medianas empresas (PYMES), la nube permite a los administradores de TI realizar múltiples copias de seguridad de manera más efectiva que con unidades de cinta toscas. Mantener varias copias de los datos críticos de la empresa es una obviedad, especialmente si es más fácil y cuesta menos. Sin embargo, aún debe seguir las mejores prácticas y una de las más populares es la regla 3-2-1.

La regla 3-2-1 establece que debe tener Tres copias de sus datos en todo momento, que mantenga copias de seguridad en al menos dos diferentes tipos de almacenamiento, y que al menos una una copia de esos datos se almacena fuera del sitio. En el pasado, las engorrosas cintas y discos duros antes mencionados hacían esto difícil o, en el mejor de los casos, tedioso. Los servicios de copia de seguridad en la nube para empresas lo hacen mucho más fácil, ya que proporcionan un objetivo separado y externo a un precio mucho más bajo que, por ejemplo, alquilar un espacio de almacenamiento para almacenar numerosos estantes de cintas antiguas. Los reproductores más avanzados incluso le permiten elegir entre diferentes ubicaciones de centros de datos o varios centros de datos, lo que significa que puede implementar una arquitectura 3-2-1 con un solo proveedor.

Sin embargo, no todas las ofertas son iguales. Hay una variedad vertiginosa de dispositivos que necesitan copia de seguridad. Las computadoras de escritorio, los servidores, los dispositivos móviles y las cajas NAS deben protegerse. El soporte es variado, y ningún modelo único de costos lleva a todas las empresas al punto de precio correcto. El trabajo remoto ha hecho que esto sea aún más complicado si su empresa permite que los trabajadores usen dispositivos personales o NAS domésticos y discos duros externos. Cada estrategia de copia de seguridad es única.

Aparte de los diferentes niveles de rendimiento de la transferencia, algunos proveedores, como Backblaze Backup for Business e IDrive Team, ofrecen más capacidades físicas, como enviar a los suscriptores un disco duro externo que contiene todos los datos de su última copia de seguridad. Luego puede almacenar esos datos en un lugar seguro o simplemente usarlos para restaurarlos desde una unidad local mucho más rápida.

Cuenta para sus sistemas operativos

Como se mencionó, una consideración clave para cualquier negocio en estos días es cuántos y qué tipos de dispositivos admite un proveedor de respaldo. Después de todo, un excelente servicio de copia de seguridad en la nube no sirve de mucho si no puede proteger todos sus datos sin importar dónde se encuentren, y eso significa mirar más allá de los servidores y escritorios estándar. Una solución robusta debería cubrir tanto las PC Apple macOS como Microsoft Windows 10. Aún así, también debería poder manejar Linux y Microsoft Windows Server para proteger sus activos de back office.

Luego está ese pantano de movilidad en constante crecimiento y cambio constante. La protección de los datos almacenados en dispositivos móviles se está convirtiendo rápidamente en una obligación para un plan de copias de seguridad efectivo, y es probable que continúe incluso después de que los trabajadores comiencen a regresar a la oficina. Su proveedor debería poder manejar dispositivos Apple iOS y Google Android, especialmente si está utilizando estas plataformas para algo más que usuarios generales. Un buen ejemplo sería una empresa que utiliza teléfonos o tabletas como solución de punto de venta (POS).

La infraestructura virtual es otro objetivo importante para la copia de seguridad y la seguridad de los datos. En muchos casos, esto se dividirá en dos categorías, incluso a nivel de pymes, donde las empresas tienen servidores virtuales ubicados tanto en las instalaciones como en un servicio de nube pública. La complicación aquí es que, si bien se trata de una infraestructura virtual, las capas virtualizadas en la nube frente a las locales a menudo necesitan herramientas de middleware para comunicarse entre sí. Eso también podría significar diferentes clientes de respaldo. Deberá asegurarse de que su proveedor de respaldo en la nube pueda cumplir con estos requisitos. Citrix Hypervisor, Microsoft Hyper-V y VMWare VSphere tienden a ser las plataformas más utilizadas para la virtualización local. Al mismo tiempo, Amazon Web Services, Google Cloud Platform y Microsoft Azure son los recursos en la nube más comunes. Probar su servicio de copia de seguridad en cualquier servicio que utilice su empresa debe ser una parte esencial de su proceso de evaluación.

Configure con cuidado

Una de las principales quejas sobre la copia de seguridad apps de antaño es que eran engorrosos y difíciles de usar. Si bien muchos de nuestros proveedores de servicios de copia de seguridad en la nube empresarial han trabajado duro para cambiar eso, muchas soluciones aún tienen dificultades. La clave aquí es doble: primero, el servicio debe proteger a los usuarios (es decir, a su población de trabajadores en general) de cualquier forma de complejidad. Los clientes de copia de seguridad deben ser lo más fáciles de usar posible y su implementación en los dispositivos de los clientes es mejor si se trata de un proceso automatizado y controlado por TI. En segundo lugar, la complejidad no solo debe reservarse para su personal de TI. También debe haber herramientas de capacitación sólidas y soporte técnico para capacitar adecuadamente a esos empleados. Es posible tener demasiadas opciones, así que asegúrese de evaluar la competencia apps detenidamente y compare su complejidad con las necesidades de su organización.

La mayoría de las soluciones ofrecen objetivos de volumen fuera de línea y en la nube. Esto puede ser importante si su empresa emplea herramientas de software alojadas en la nube o se proporciona como servicios de nube administrados. Por ejemplo, puede ejecutar un servidor de correo electrónico de Microsoft Exchange en el sitio y será necesario realizar una copia de seguridad de ese servidor. Pero también puede utilizar un servicio de correo electrónico alojado, como Intermedia Hosted Exchange, en el que el proveedor de servicios debería realizar sus propias copias de seguridad internas. Pero, incluso si ese es el caso, es posible que su personal de TI quiera hacer una copia de seguridad de los datos de correo electrónico alojados en la nube de ese proveedor para que tenga un control directo. Eso es especialmente importante si su negocio está sujeto a ciertas condiciones reglamentarias, como las impuestas por HIPAA o SOX.

Está buscando un conjunto completo de herramientas de administración diaria para el panel de control de su proveedor de respaldo. No solo para el correo electrónico, sino también para esa larga lista de herramientas de productividad en la nube que tantas empresas están usando ahora. Por eso, estamos hablando de soluciones de suite como Google Workspace, Microsoft 365 o Zoho Docs; pero también estamos hablando de herramientas especializadas que ahora también se han trasladado a un modelo de servicio en la nube. Eso puede cubrir todo, desde el marketing por correo electrónico hasta su servicio de atención al cliente. Si está utilizando estos o cualquier otro recurso en la nube que almacene datos importantes, debe probar cómo su proveedor de respaldo se integra con estos servicios.

Copia de seguridad y recuperación

La prueba del proceso de copia de seguridad y recuperación también debe incluir un componente de rendimiento. Los proveedores de respaldo utilizan diferentes enfoques y características para afectar este proceso. Un método popular se denomina proceso de copia de seguridad incremental. Es popular porque después de la primera copia de seguridad, que es un proceso largo ya que hace una copia de seguridad de toda su carga de datos en la nube por primera vez, todas las copias de seguridad siguientes solo almacenan cambios en archivos y carpetas, no una copia completa. Eso reduce los requisitos de ancho de banda, lo que evita que su red se ahogue. Puede que esto no sea crítico para un trabajador a domicilio, pero es prácticamente esencial en una oficina central, especialmente si está empleando copias de seguridad continuas o casi continuas.

Otros controles pueden incluir la limitación del ancho de banda, donde el software de respaldo puede disminuir o establecer la cantidad de ancho de banda que usará. Eso también mantendrá bajas las necesidades de ancho de banda, pero afectará directamente el rendimiento. También puede considerar ejecutar copias de seguridad en su propia LAN virtual (VLAN) o usar alguna forma de calidad de servicio (QoS). Esto administrará el ancho de banda que usa una operación de respaldo, para que sepa que esos respaldos se están realizando.

Independientemente del método, los profesionales de TI suelen describir la copia de seguridad en la nube como llenar una piscina con un vaso de papel. Si bien el ancho de banda disponible se está poniendo rápidamente al día con las enormes demandas creadas por enormes conjuntos de datos, la copia de seguridad inicial suele ser la peor, y las copias de seguridad incrementales posteriores son mucho más fáciles y rápidas. Algunos proveedores facilitan el proceso inicial de inicialización haciendo primero una copia de seguridad en un disco duro externo en el sitio del cliente, que será mucho más rápido ya que se encuentra en una red local. Luego, el cliente envía esa instantánea inicial al proveedor de respaldo, quien luego la implementa en su red local. Luego, las copias de seguridad comienzan a realizarse a través de Internet y son inmediatamente incrementales.

Restaurar el rendimiento también es fundamental. En caso de un desastre, los clientes generalmente necesitan recuperar sus datos rápido. Eso significa probar el rendimiento de la restauración, no solo durante su evaluación inicial, sino también periódicamente. Si lleva días descargar los datos faltantes de la nube, eso puede traducirse directamente en tiempo y dinero perdidos.

Algunos proveedores le permiten cubrir sus apuestas en este sentido. Si le preocupa que Internet no sea lo suficientemente rápido o que ni siquiera esté disponible después de un desastre. Esos proveedores le enviarán un disco duro externo con la copia de seguridad más actualizada de forma programada, como una vez al trimestre o más. El personal de TI puede mantener esta unidad segura y luego usarla si no es posible realizar una copia de seguridad en la nube.

Seguridad e informes

El hecho de que una aplicación pueda llevar sus datos a la nube no significa que lo esté haciendo de manera segura. El cifrado es una práctica estándar de la industria, y ni siquiera debería considerar ningún producto que no lo tome en serio. El cifrado Secure Socket Layer (SSL) es la opción típica para todas las transferencias de datos, ya sea que esté enviando o recibiendo datos. Minimiza drásticamente el riesgo de que un hacker pueda interceptar y robar la información. Sin embargo, eso por sí solo no es suficiente. Una vez en el destino y considerados "en reposo", los datos deben cifrarse utilizando la forma más potente disponible. En la mayoría de los casos, será alguna forma del Estándar de cifrado avanzado (AES).

Además, es probable que deba garantizar el cumplimiento de la política corporativa, lo que se está convirtiendo en una tarea desafiante para los departamentos de TI convencionales. Ahora es más importante que nunca que un administrador de copias de seguridad disponga de una descripción general rápida de los sistemas compatibles. El ransomware es una amenaza de seguridad creciente que afecta a todo, desde las pequeñas empresas hasta los servicios de la ciudad. Estas amenazas, junto con los trabajadores remotos y los empleados descontentos, podrían borrar los datos en cualquier momento. Es vital asegurarse de que puede establecer la responsabilidad y asegurarse de que se aplique y se pruebe con regularidad. Un tablero bien diseñado puede ayudar a marcar la diferencia.

Informar sobre el estado de su proceso de copia de seguridad y los datos almacenados es otra obligación. A veces, es posible que los informes listos para usar no se ajusten a sus expectativas o necesidades, por lo que un proveedor que le permita diseñar informes personalizados es una buena opción. Si bien no es una necesidad absoluta, esto puede ser clave para vincular una aplicación de respaldo a un almacén de datos más grande, y también es vital si su empresa tiene que realizar un seguimiento de las métricas de cumplimiento. Nuevamente, probar la funcionalidad de generación de informes de su proveedor de respaldo en la nube debe ser parte de su proceso de evaluación inicial.

Equilibrio de sus opciones de copia de seguridad

Se necesita mucha tarea para elegir el mejor servicio de copia de seguridad en la nube de su organización. Requiere que equilibre la confiabilidad del producto, la facilidad con la que se configura, así como su precio, seguridad y facilidad de uso. Los equipos más pequeños y las nuevas empresas tienen requisitos diferentes a los de las empresas, y ahora vemos más opciones que nunca para ambos campos.

El paso al trabajo remoto e híbrido ciertamente complica las cosas, más aún cuando las empresas se dan cuenta de que estas medidas se volverán permanentes para muchos trabajadores. Hace que las copias de seguridad sean más complejas, no solo para guardar documentos y archivos importantes, sino también para asegurarlos en tránsito y en reposo y en una gama más completa de dispositivos de destino.

Dado que los proveedores de almacenamiento ofrecen copias de seguridad y una variedad de funciones para compartir archivos, la incorporación de los recursos de su proveedor en la colaboración entre sitios es otra consideración que deberá probarse. Se está convirtiendo en una característica nueva popular que los proveedores usan para diferenciarse, pero las capacidades pueden variar ampliamente. Y también tendrá que ver cómo se relacionan esas funciones con cualquier otra herramienta de colaboración que pueda estar utilizando.

Si bien los ganadores de la Elección de los editores representan el mejor valor general para la franja más amplia de clientes comerciales, cuando busca su solución, es esencial considerar las necesidades y el perfil de riesgo de su organización en particular. Al final, el mejor servicio de copia de seguridad en la nube será el que mejor se adapte a sus necesidades, y la única forma de garantizarlo es probarlo directamente con esos requisitos. Y no solo una vez, sino en un horario regular que debería ocurrir varias veces al año.

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