Google ajoute des fonctionnalités de gestion de projet à Docs et elles sont plutôt sympas

Si vous avez déjà eu à travailler sur un projet, vous savez à quel point la gestion des tâches associées peut être importante. Mais certaines personnes n’ont pas besoin d’un outil de gestion de projet complet. Bien sûr, les tableaux Kanban sont excellents, et certains ne jurent que par les diagrammes de Gantt, mais dans certains cas, ces outils sont tout simplement trop nombreux.

Si cela vous ressemble, Google propose une nouvelle fonctionnalité dans Docs qui plaira à coup sûr. Cette nouvelle fonctionnalité a été introduite peu de temps après que Google ait mis en lumière la fonctionnalité People Chips (qui vous permet d'appeler facilement d'autres utilisateurs à partir d'un document Google). Soon après cette version, Google a commencé à le suralimenter afin qu'il inclue non seulement la possibilité de marquer les utilisateurs, mais également de lier des fichiers, d'ajouter des dates et bien plus encore.

Récemment, Google a porté cette fonctionnalité à un niveau encore plus élevé en ajoutant la possibilité de suivre l'état du projet. Avec cet ajout, vous pouvez ajouter des projets, sélectionner leur statut, associer des fichiers et ajouter des notes. Mais il y a plus. Vous pouvez ajouter à la fois une feuille de route produit et un suivi des révisions, afin de pouvoir garder un œil sur l'état d'avancement d'un projet et suivre l'état des révisions pour diverses tâches.

Combinez ces deux fonctionnalités et vous disposez d'un outil de gestion de projet assez solide (bien que basique) qui peut être facilement intégré dans un Google Doc.

Laissez-moi vous montrer comment utiliser cette nouvelle fonctionnalité, qui fonctionne aussi bien sur les versions gratuites que payantes de Google Workspaces. 

Comment ajouter une feuille de route produit à un document Google

La première chose que vous allez faire est d'ajouter une feuille de route produit dans un document Google. Cette fonctionnalité vous permet de suivre l'état de vos différents projets.

Pour ajouter une feuille de route produit (vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez), ouvrez un document Google Docs. Placez le curseur à l'endroit où vous souhaitez ajouter la feuille de route et tapez un caractère @, qui fera apparaître une liste déroulante dans laquelle vous pourrez sélectionner l'une des options (Figure 1).

Sélectionnez Feuille de route du produit et l'objet sera ajouté à votre document (Figure 2).

Vous pouvez ensuite saisir le nom de vos projets et ajouter des fichiers et des notes associés. Vous pouvez également modifier le statut de chaque projet au fur et à mesure de son évolution en cliquant sur la liste déroulante de statut de chaque projet (Figure 3).

Par défaut, il existe trois statuts prédéfinis. Si vous devez en ajouter davantage, cliquez sur un statut dans l'un de vos projets, puis cliquez sur Ajouter/Modifier les options. Dans la fenêtre contextuelle résultante (Figure 4), cliquez sur l'option Nouveau pour ajouter un nouveau statut ou vous pouvez modifier l'un des statuts prédéfinis.

Vous pouvez également ajouter un outil de suivi des révisions à votre document, ce qui facilite le suivi des révisions des tâches du projet. Cette option inclut uniquement les champs Réviseur, Statut et Notes (Figure 5).

Vous pouvez ajouter de nouveaux statuts à l'objet Review Tracker de la même manière que vous l'avez fait pour la feuille de route du projet.

Et lorsque vous manquez de lignes, cliquez avec le bouton droit sur la ligne du bas et sélectionnez Insérer une ligne ci-dessous (Figure 6).

Ces nouvelles fonctionnalités ne changeront pas votre monde, mais elles vous permettront certainement de garder un œil sur le déroulement d'un projet sans utiliser un outil de gestion de projet complet, et le tout dans le confort de Google Docs.