Comment ajouter des champs à un document LibreOffice

Combien de fois avez-vous créé un document et avez-vous dû ajouter des éléments spécifiques, tels que la date actuelle, le nombre de pages, l'auteur du document, l'heure, un chapitre, un nom de fichier, des statistiques de document, un nom de société ou plus? 

Vous pouvez toujours ajouter manuellement ces informations, mais que se passe-t-il s'il s'agit d'un document que vous utilisez encore et encore et que vous préférez ne pas avoir à taper ces bits chaque fois que vous réutilisez le fichier ?

C'est là que les champs de document sont utiles. 

Un champ est une information dynamique ajoutée à un fichier qui est automatiquement mis à jour selon les besoins. 

Par exemple, si vous ajoutez un champ de date, chaque fois que vous réutilisez ce document, le champ sera mis à jour à la date actuelle. 

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Ou peut-être voulez-vous ajouter des numéros de page pour le document, mais vous ne voulez pas passer par la tâche ardue de les ajouter manuellement. Vous pouvez ajouter un champ de numéro de page qui se mettra automatiquement à jour en fonction du nombre de pages du document.

Les champs sont un moyen incroyablement pratique non seulement d'ajouter des données importantes à vos documents, mais aussi de les rendre plus efficaces à réutiliser.

Laissez-moi vous montrer comment les champs fonctionnent dans l'open-source, gratuit LibreOffice suite bureautique.

Comment ajouter des champs à un document LibreOffice

Exigences

La seule chose dont vous aurez besoin pour cela est une instance en cours d'exécution de LibreOffice. Peu importe le système d'exploitation que vous utilisez (Linux, MacOS ou Windows), car la fonctionnalité fonctionne de la même manière. C'est ça. Venons-en aux champs.

Ajout d'autres champs

Supposons que vous souhaitiez ajouter votre nom à la section De en haut du document. Pour cela, placez votre curseur après De : puis cliquez sur Insertion > Champ > Premier auteur. 

Si l'auteur n'apparaît pas, cela signifie que vous n'avez pas configuré LibreOffice avec votre nom. Pour ce faire, cliquez sur Outils > Options. Dans la fenêtre résultante, ajoutez votre prénom et votre nom dans la section Données utilisateur.

Un autre moyen utile d'ajouter des champs consiste à utiliser la fonction Propriétés du document. Disons que ce sera un long document et que vous souhaitez pouvoir ajouter l'adresse de votre entreprise à divers endroits du document. Au lieu de taper cela à chaque fois, vous pouvez ajouter une nouvelle propriété personnalisée au document, puis ajouter cette adresse en tant que champ. 

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Pour ce faire, vous devez d'abord ajouter le champ personnalisé au document en cliquant sur Fichier > Propriétés. Dans la fenêtre résultante, cliquez sur Propriétés personnalisées, puis cliquez sur Ajouter une propriété. Cliquez sur le menu déroulant à l'extrême gauche et sélectionnez Infos. Sélectionnez Texte dans la liste déroulante centrale, puis saisissez l'adresse de la valeur. Pour enregistrer la nouvelle propriété personnalisée, cliquez sur OK.

Vous pouvez maintenant ajouter ce champ n'importe où dans le document en cliquant sur Encart > Champ > Plus de champs. Dans la fenêtre résultante, développez l'entrée Personnalisée, sélectionnez Infos, puis cliquez sur Insérer. Le champ sera inséré dans le document. Si vous deviez aller dans les propriétés du document et modifier l'adresse, elle sera automatiquement mise à jour dans le document.

Et c'est l'essentiel de l'ajout de champs à un document LibreOffice. Une fois que vous aurez appris à connaître cette fonctionnalité, vous l'utiliserez régulièrement pour rendre votre flux de travail un peu plus efficace.