अधिक कार्य करें: बेहतर टू-डू सूचियों के लिए इन 10 सरल युक्तियों को आज़माएं

आपकी टू-डू सूची कितनी प्रभावी है? क्या यह आपको अपने दिन की योजना बनाने में मदद करता है? क्या यह आपको सही कार्यों को प्राथमिकता देने के लिए प्रेरित करता है? या यह उन चीजों की कभी न खत्म होने वाली सूची है जिन्हें आप अभी तक नहीं करने के लिए दोषी महसूस करते हैं और अब आप उनमें से कोई भी नहीं करने जा रहे हैं? एक अच्छी टू-डू सूची को आपकी सेवा करनी चाहिए। आपको उसकी दया पर नहीं रहना चाहिए। 

सर्वोत्तम टू-डू सूचियां आपको प्रत्येक दिन सही दिशा में ले जाती हैं और उन कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने में आपकी सहायता करती हैं जो सबसे महत्वपूर्ण हैं। सही रणनीतियों के साथ, एक टू-डू सूची आपको बड़े लक्ष्यों को प्राप्त करने में भी मदद कर सकती है। अपनी टू-डू सूची को आपके लिए कारगर बनाने के लिए आपको यह जानने की आवश्यकता है।

(फोटो: अनप्लैश पर वलोडिमिर ह्रीशचेंको)

1. सही ऐप (या पेपर) चुनें

एक बेहतर टू-डू सूची बनाने में पहला कदम यह तय करना है कि इसे कहां रखा जाए। यह महत्वपूर्ण है कि आप अपनी टू-डू सूची के लिए उपयोग किए जाने वाले ऐप या नोटबुक से प्यार करते हैं, अन्यथा आप इसके साथ नहीं रह सकते हैं।

ध्यान दें कि मैंने "नोटबुक" कैसे कहा? जबकि आपकी टू-डू सूची को ऐप में डालने के कई फायदे हैं (और मैं उन्हें एक पल में सूचीबद्ध करूंगा), पेपर में कुछ भी गलत नहीं है! अगर कागज आपके लिए काम करता है, तो बढ़िया। इसी तरह, एक साधारण स्प्रेडशीट या वर्ड प्रोसेसिंग दस्तावेज़ भी ठीक है। उस टूल का उपयोग करें जो आपके लिए सही है।

हालाँकि, डिजिटल टू-डू सूचियों के कागज़ पर कई फायदे हैं, और कम से कम यह जानना अच्छा है कि वे क्या हैं, भले ही आप कागज का उपयोग कर रहे हों। कुछ फायदे हैं:

• उन्हें संपादित करना आसान है, जिसका अर्थ है कि आप जानकारी को शीघ्रता से अपडेट कर सकते हैं,

• उनके पास अंतर्निहित अनुस्मारक हैं,

• उन्हें खोना बहुत कठिन है क्योंकि सूची आमतौर पर क्लाउड में सहेजी जाती है,

• आप अपने कार्यों को प्राथमिकता, नियत तिथि, या वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध कर सकते हैं, और

• आप अन्य लोगों को कार्य सौंप सकते हैं और जब वे उन्हें पूरा कर लेंगे तो उन्हें सूचित किया जा सकता है।

अगर तुम रहे टू-डू लिस्ट ऐप के लिए बाज़ार में कौन सा सबसे अच्छा है? उनमें से दर्जनों का परीक्षण करने के बाद, मैं अनुशंसा करता हूं Todoist, Asana, और चीजें दूसरों की तुलना में अधिक बार। लेकिन और भी कई विकल्प हैं। ओमनीफोकस उन लोगों के लिए अच्छा है जो अपने कार्यों में बहुत अधिक विवरण जोड़ते हैं। ट्रेलो नेत्रहीन लोगों से बात करता है। माइक्रोसॉफ्ट टू डू ऑफिस और विंडोज 10 के साथ अच्छी तरह से काम करता है। Google कार्य अपने Google वर्कस्पेस एकीकरण के लिए बहुत अच्छा है। यदि आप gamification पसंद करते हैं तो Habitica आपका ध्यान आकर्षित कर सकता है। और इसी तरह।

2. एक से अधिक सूची बनाएं

आपके पास केवल एक टू-डू सूची नहीं होनी चाहिए। आपके पास कुछ सूचियाँ होनी चाहिए जो आपके जीवन की प्रमुख श्रेणियों को कवर करती हैं, जैसे कि कार्य कार्य, व्यक्तिगत कार्य और घरेलू कार्य। एक से अधिक सूची होने से आपको ध्यान केंद्रित करने में मदद मिलती है। जब आप काम पर हों, तो आप अपनी व्यक्तिगत सूची से विचलित नहीं होना चाहते। जब आप घर पर होते हैं, तो आप अपने काम की जिम्मेदारियों के बारे में सोचकर बोझ नहीं बनना चाहते।

पीछे मत हटो। आप जो कुछ भी सोचते हैं उसके लिए सूचियां बनाएं! उपयोगी लोग इधर-उधर रहेंगे। आप किसी भी चीज को स्क्रैप कर सकते हैं जो अंत में आपके लिए उपयोगी नहीं है। 

कुछ अन्य विचार हैं:

• खरीदारी,

• किसी दिन (जहाँ आप उन महत्वहीन कार्यों को लिख लेते हैं जो आप किसी दिन कर सकते हैं),

• सप्ताहांत (किसी भी चीज़ के लिए जो आप सप्ताहांत पर करना चाहते हैं लेकिन सप्ताह के दौरान विचलित नहीं होना चाहते), और

• बच्चों के लिए काम।

याद रखें, आप किसी भी समय नई सूचियाँ जोड़ सकते हैं या उनका नाम बदल सकते हैं।

3. अपने कार्यों को इस प्रकार लिखें Soon जैसा कि आप उनके बारे में सोचते हैं

जब कोई नया कार्य आपके दिमाग में आए, तो उसे जल्द से जल्द लिख लें। जब आप उनके बारे में सोचते हैं तो कार्यों को जोड़ना आपको उन पर रहने से रोकता है। एक बार इसे लिख लेने के बाद, आपको इसे और याद रखने की आवश्यकता नहीं है, इसलिए आप अपने मस्तिष्क से विचार को शुद्ध कर सकते हैं।

यदि आपके टू-डू ऐप में कोई नया कार्य जोड़ने के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट है, तो इसे सीखें। अगर आपके ऐप में मोबाइल फोन का शॉर्टकट है, तो इसे सेट करें।

कागज का उपयोग करने वालों के लिए, जब आप विचलित करने वाले विचारों को जल्दी से लिखने के लिए काम करते हैं, तो अपने पास थोड़ा सा स्क्रैप पेपर रखें और फिर सुविधाजनक होने पर उन्हें अपनी आधिकारिक टू-डू सूचियों में कॉपी करें।

अपने में कार्यों के लिए नियत तिथियों को जोड़ना Asana टू-डू सूची आपको प्राथमिकता देने में मदद करती है।

4. नियत तिथियां निर्दिष्ट करें

जब भी किसी कार्य की नियत तिथि हो, उसे जोड़ें। यह देखना कि कार्य कब देय हैं, आपको प्राथमिकता देने में मदद करता है।

प्रत्येक कार्य को एक कठिन और तेज़ नियत तारीख की आवश्यकता नहीं होती है, लेकिन कभी-कभी यह दो कारणों से एक को जोड़ने में मदद करता है।

सबसे पहले, सबसे अधिक करने के लिए apps आइए देखते हैं कि आज, कल और बाद में सप्ताह में क्या होने वाला है, चाहे वे किसी भी सूची में हों। इस तरह, आप आज के कारण सब कुछ देख सकते हैं और यह समझ सकते हैं कि दिन कैसा रहेगा। आप कुछ कार्यों को पुनर्निर्धारित करने में भी कुछ समय ले सकते हैं यदि आप अगले सप्ताह के भीतर सब कुछ देखकर अभिभूत महसूस कर रहे हैं।

दूसरा, अपने कार्यों के लिए नियत तिथियां निर्दिष्ट करके, आप प्रभावी रूप से अपने सप्ताह की योजना बना रहे हैं, जो एक उत्कृष्ट समय-प्रबंधन रणनीति है।

5. अपनी टू-डू सूचियों को प्रतिदिन संशोधित करें

हर दिन की शुरुआत अपनी कार्य सूची पर नज़र डालकर और यह आकलन करके करें कि क्या यह उचित है। फिर, इसे संशोधित करें।

यदि आपके पास दिन के लिए बहुत अधिक कार्य निर्धारित हैं और आप जानते हैं कि आप उन सभी तक नहीं पहुंचेंगे, तो आप विफलता के लिए स्वयं को तैयार कर रहे हैं।

6. अपने आप को प्रतिदिन 3-5 कार्यों तक सीमित रखें

आपकी दैनिक कार्य सीमा क्या है? यह इस बात पर निर्भर करता है कि आप किस प्रकार के कार्यों को लिखते हैं और उन्हें पूरा करना कितना कठिन है। 

अधिकांश लोगों के लिए, मैं आपको प्रति दिन तीन से पांच कार्यों तक सीमित करके शुरुआत करने की सलाह देता हूं। यह बहुत अधिक नहीं लग सकता है, लेकिन यदि आप तीन सबसे महत्वपूर्ण चीजों को लिखने पर ध्यान केंद्रित करते हैं जो आपको आज करने की आवश्यकता है, तो आप पाएंगे कि पहले से ही बहुत कुछ हो चुका है।

अधिक क्यों नहीं लिखते? यदि आप बहुत अधिक कार्यों को लिख लेते हैं और उन सभी तक नहीं पहुँच पाते हैं, तो आपको उन्हें किसी अन्य दिन के लिए स्थगित कर देना चाहिए। इसका मतलब है कि अपनी सूची को फिर से प्राथमिकता देना और बदलना, जो अनावश्यक काम है जो तनाव का कारण बनता है और आत्म-पराजय महसूस कर सकता है।

कम संख्या में कार्य होने से, आप उन्हें पूरा करने की अधिक संभावना रखते हैं। जितना अधिक आप अपने सभी कार्यों को पूरा करेंगे, उतना ही बेहतर होगा कि आप अपनी टू-डू सूचियों के बारे में समग्र रूप से बेहतर महसूस करेंगे। वह सकारात्मक भावना आपको आगे बढ़ने के लिए प्रेरित कर सकती है।

आपके तीन से पांच कार्य महत्वपूर्ण चीजें होनी चाहिए जो आप चाहिए करना। और उनमें से दो से अधिक नियमित कार्य नहीं होने चाहिए, जैसे दैनिक दवा लेना। अपने पर ध्यान दें इरादा दिन के लिए। वही आपको लिखना चाहिए।

समय के साथ, ट्रैक करें कि आप प्रत्येक दिन कितने कार्यों की जांच करते हैं (सर्वोत्तम टू-डू apps इसे अपने लिए ट्रैक करें) और यदि यह तीन से पांच नहीं है, तो आपको अपने लिए कार्यों की सही संख्या का बोध होगा।

Todoist ट्रैक करता है कि आप प्रत्येक दिन और सप्ताह में कितने कार्य पूरे करते हैं, और आपकी प्रगति को दर्शाने वाला एक चार्ट बनाता है।

7. कार्यों को अपनी टू-डू सूची में रखें, लक्ष्य नहीं

आप अपनी टू-डू सूची में क्या लिखते हैं यह मायने रखता है। उद्देश्यों और लक्ष्यों के बजाय कार्यों को अपनी सूची में रखें। ऐसा करने के लिए, आपको उनके बीच अंतर जानने की जरूरत है।

लक्ष्य बड़ी तस्वीर उपलब्धियां या वांछित परिणाम हैं। उन्हें आमतौर पर मापना मुश्किल होता है। एक उदाहरण है "हिंदी में धाराप्रवाह बनें।" इसे अपनी टू-डू सूची में रखना बहुत प्रभावी नहीं होगा।

उद्देश्य एक लक्ष्य तक पहुँचने के रास्ते पर मार्कर हैं। इन्हें कार्यों के साथ भ्रमित करना बहुत आसान है क्योंकि उद्देश्य अधिक विशिष्ट और मात्रात्मक हैं। एक उद्देश्य का एक उदाहरण है "तीन मिनट के लिए मेरी पसंदीदा फिल्मों के बारे में हिंदी में बातचीत करने में सक्षम हो।"

तो कार्य क्या हैं? कार्य वे कार्य हैं जो आप किसी उद्देश्य तक पहुँचने के लिए करते हैं। एक उद्देश्य को तोड़ दें और आपके पास अपने कार्य हैं। बहुत बार वे एकल घटनाएँ होती हैं (हालाँकि वे दोहरा सकते हैं)। एक कार्य हो सकता है "तीन नई हिंदी क्रियाएं सीखें" या "30 मिनट के लिए हिंदी का अध्ययन करें।"

कार्य - लक्ष्य या उद्देश्य नहीं - वे हैं जो दैनिक टू-डू सूची में शामिल हैं।

8. लक्ष्य और उद्देश्य अलग रखें

एक आदर्श दुनिया में, आपके द्वारा प्रतिदिन किए जाने वाले कई कार्य एक बड़े लक्ष्य की खोज में होंगे। आपको पता होना चाहिए कि आपके लक्ष्य क्या हैं, लेकिन आपको उन्हें अपनी दैनिक टू-डू सूची में लिखने की आवश्यकता नहीं है।

इसके बजाय, अपने लक्ष्यों और उद्देश्यों को कहीं और लिखें। यह अभी भी हो सकता है in आपकी टू-डू सूची ऐप या नोटबुक, लेकिन उस सूची में नहीं जिसे आप हर दिन देखते हैं। अन्य स्थान जहाँ आप लक्ष्य लिख सकते हैं, वे हैं आपकी पत्रिका या नोट लेने वाला ऐप।

समय-समय पर अपने लक्ष्यों का संदर्भ लें। उन पर जाँच करें और उन्हें संशोधित करें। बस उन्हें उन विशिष्ट चीजों से विचलित न होने दें जो आपको आज करने की आवश्यकता है।

9. अपनी टू-डू सूची को अक्सर देखें

एक देखी गई सूची एक प्रयुक्त सूची है। एक प्रभावी टू-डू सूची आपका मार्गदर्शन करती है भर आपका दिन, जिसका अर्थ है कि आपको इसे अक्सर देखने की आवश्यकता है। हर सुबह इसे मानसिक रूप से आने वाले दिन के लिए तैयार करने के लिए देखें। दोपहर के भोजन के बाद इसे देखें ताकि आप जान सकें कि आपको शेष दिन किस पर ध्यान देने की आवश्यकता है। आपके द्वारा छूटे हुए कार्यों को पुनर्निर्धारित करने के लिए दिन के अंत में इसे संशोधित करें।

आने वाले सप्ताह के लिए आपने जो कुछ भी योजना बनाई है, उसे पहले से देखने की आदत डालें ताकि आप अपने समय की बेहतर योजना बना सकें और समायोजन कर सकें।

दिन के दौरान, यदि आप जो कर रहे हैं उसमें खोया हुआ महसूस करना शुरू करते हैं या इससे ब्रेक की आवश्यकता होती है, तो कुछ छोटी और आसान (एक कम मांग वाला कार्य जिसमें उच्च फोकस की आवश्यकता नहीं होती है) के लिए अपनी टू-डू सूची देखें। इस दौरान निपट सकते हैं।

जितना अधिक आप अपनी सूची को देखेंगे, उतना ही आप उस पर विश्वास करेंगे। जितना अधिक आप इस पर भरोसा करते हैं, उतना ही कम आपको याद रखना होगा कि आपको कौन से कार्य करने हैं। आपको जितना कम याद रखना होगा, उतना ही आप अपने दिमाग को काम पर ध्यान केंद्रित करने के लिए मुक्त करेंगे।

10. अपनी टू-डू सूची को स्कैन करने योग्य बनाएं

यदि आप अपनी टू-डू सूची को अक्सर देखते हैं, तो आप जल्दी से महसूस करेंगे कि एक नज़र में आपको जो चाहिए उसे देखना कितना उपयोगी है।

अपने कार्यों को लिखने के लिए तंग भाषा या आशुलिपि का प्रयोग करें। बहुत apps प्राथमिकता रेटिंग, सितारे, टैग और अन्य विवरण हैं जिन्हें आप महत्वपूर्ण कार्यों में जोड़ सकते हैं ताकि उन्हें अलग बनाया जा सके। अपने कार्यों को कलर-कोड करें यदि इससे मदद मिलती है। ऐसे आइकन लागू करें जो आपको कार्य के बारे में अधिक जानकारी देते हैं, जैसे कि इसके लिए फ़ोन कॉल की आवश्यकता है या स्वास्थ्य सेवा से संबंधित है। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप अपनी टू-डू सूची को कितनी जल्दी देखते हैं, आपको इस बारे में बहुत सारी जानकारी प्राप्त करने में सक्षम होना चाहिए कि क्या करने की आवश्यकता है।

उन बक्सों की जाँच करें

व्यक्तिगत उत्पादकता के केंद्र में एक महान टू-डू सूची है। आपके लिए काम करने वाले कार्य-प्रबंधन ऐप और प्रक्रिया को ढूंढना बहुत खुशी की बात है। अपनी सूची में आइटम की जाँच करना आपको उपलब्धि की भावना देता है और संगठित होने का एक प्रमुख तत्व है। एक विश्वसनीय टू-डू प्रणाली जीवन को आसान और कम तनावपूर्ण दोनों बनाती है।