T&J: Empat pemimpin bisnis dalam rencana percontohan minggu kerja 4 hari mereka

Karena minat dalam minggu kerja empat hari meningkat, skema percontohan terbesar dari jenisnya dimulai di Inggris awal bulan ini. Sekitar 3,300 karyawan di 70 usaha kecil – mulai dari perusahaan teknologi hingga perusahaan jasa keuangan dan bahkan toko ikan dan keripik – ambil bagian dalam uji coba enam bulan yang dikoordinasikan oleh organisasi nirlaba tersebut. 4 Hari Minggu Global dan wadah pemikir Otonomi.

Idenya adalah bahwa pekerja di setiap perusahaan mendapatkan gaji penuh sambil bekerja 20% lebih sedikit dan mempertahankan tingkat produktivitas yang sama – yang disebut kebijakan “100-80-100”.

Gagasan tentang minggu kerja empat hari telah lama melampaui kenyataan minggu yang lebih pendek, meskipun ada banyak percobaan dalam beberapa tahun terakhir, seperti di divisi Microsoft Jepang serta di perusahaan seperti Unilever, Kickstarter, dan Basecamp. Para pendukung menyebutkan peningkatan kesejahteraan dan kreativitas pekerja, lebih sedikit hari sakit dan berkurangnya pergantian staf. Para pencela mengatakan implementasi bisa mahal dan rumit, dan berpendapat bahwa memadatkan minggu kerja memberi tekanan pada karyawan untuk mengelola beban kerja mereka.

Saat ini, hanya sekitar 6% bisnis yang memulai empat hari seminggu, menurut perusahaan analis Gartner. Dan, menurut Memang, kurang dari 1% dari iklan pekerjaan menyebutkan empat hari seminggu.  

“Computerworld” berbicara dengan para pemimpin di tiga organisasi tentang tujuan mereka untuk empat hari kerja dalam seminggu saat mereka memulai uji coba enam bulan, serta bagaimana mereka akan mengelola perubahan, dan potensi tantangan yang bisa mereka hadapi.

Berikut ini adalah transkrip wawancara telepon dan email yang diedit dengan ringan.

Shaun Rutland, CEO dan salah satu pendiri Hutch Games

Mengapa Hutch melakukan uji coba empat hari seminggu? Manfaat apa yang Anda antisipasi untuk bisnis dan karyawan? “Empat hari kerja dalam seminggu adalah pilihan alami bagi kami. Kami selalu progresif dalam pendekatan kami; misalnya, kami memiliki ruang kerja hybrid selama 10 tahun. Kami sebenarnya sangat malu tentang ini di hari-hari awal dan menyembunyikannya dari investor. Saya merasa sangat malu sekarang karena kami merahasiakannya, terutama dengan bagaimana keadaan menjadi pasca-pandemi.

Game Hutch

“Kami yakin uji coba kami akan menunjukkan bahwa produktivitas dan kreativitas akan meningkat, karena tim lebih banyak beristirahat, dan lebih mampu memfokuskan kembali energi ini ke dalam pekerjaan mereka. Jika staf kami dapat menjalani kehidupan yang lebih penuh dan lebih baik, kami tahu ini akan diterjemahkan ke dalam permainan yang lebih baik. Ada juga perubahan pola pikir penting yang diperlukan di sini, di mana kita jauh lebih berfokus pada hasil daripada terobsesi dengan investasi waktu.

“Ada sejumlah manfaat lain yang akan kami lacak selama masa percobaan; peningkatan keberlanjutan di samping distribusi tugas perawatan yang lebih baik untuk pria dan wanita hanyalah beberapa di antaranya. Hasilnya akan sangat penting bagi kami dalam membentuk Hutch ke depan. Kami tidak akan membahas ini dengan fokus yang sempit, semakin kami memahami tentang dampaknya, semakin kami dapat meningkatkan secara keseluruhan.”

Bagaimana struktur minggu empat hari Anda? Bagaimana Anda akan memastikan Anda dapat memenuhi harapan pelanggan/klien saat mengadopsi minggu kerja yang lebih pendek? “Tim global kami akan bekerja dari Senin hingga Kamis, dengan hari Jumat dipilih sebagai hari libur. Semua tim kami akan mengikuti kebijakan 100-80-100, yang berarti bahwa setiap orang akan siap untuk memberikan 100% pekerjaan, dalam waktu 80%, tanpa kehilangan bayaran.

“Kami menerbitkan game kami sendiri dan mengatur jadwal kami, jadi kami tidak memiliki klien dalam pengertian tradisional. Namun, bahkan jika kami melakukannya, kami merasa empat hari seminggu dapat bekerja dalam bisnis yang didorong oleh hubungan B2B dengan pendekatan yang tepat. 

“Para pemain kami secara alami sangat penting bagi kami, jadi kami akan memiliki sistem untuk mendukung mereka pada hari libur. Ini termasuk dukungan komunitas pihak ketiga, perencanaan ke depan, dan secara umum merestrukturisasi komunikasi kami untuk mempertahankan tingkat layanan yang tinggi.”

Kekhawatiran apa yang Anda miliki tentang shifting ke empat hari seminggu? Apa rintangan potensial? apakah Anda mengantisipasi? “Perhatian utama kami adalah kebahagiaan tim kami. Penerimaan berita itu positif, tetapi ada kekhawatiran. Beberapa orang khawatir hal ini dapat mengubah budaya kita secara radikal dan membuat Hutch menjadi tempat kerja yang kurang ramah yang didorong oleh pola pikir berprestasi. Kantor adalah tempat yang sangat penting bagi orang untuk berteman dan membangun hubungan, yang mungkin tidak dapat mereka lakukan di luar kantor. Ada juga kekhawatiran bahwa mereka akan berjuang untuk menyamai hasil yang sama dari lima hari seminggu dan perlu menggunakan waktu istirahat untuk mengejar ketinggalan.

“Sangat penting bagi kami untuk mempertimbangkan umpan balik ini dan menemukan cara untuk menyelesaikannya. Ada banyak pekerjaan untuk menemukan solusi dan memastikan tim memiliki sumber daya yang mereka butuhkan untuk transisi dengan mudah. Kami bercanda secara internal bahwa kami memerlukan enam hari kerja seminggu untuk merencanakan empat hari, tetapi kami harus memastikan kami melakukan ini dengan benar.

“Kami akan belajar banyak dalam perjalanan, dan kesalahan pasti akan terjadi. Sejujurnya, itulah yang kami harapkan, untuk membuat kesalahan langkah kami sendiri sekarang dan menemukan solusi yang sesuai untuk Hutch. Kami ingin perusahaan lain belajar dari kami, dan menggunakan pengetahuan itu untuk lebih fokus pada hasil.”

Apa kriteria Anda untuk sukses? Apa yang akan meyakinkan Anda untuk melanjutkan jangka panjang empat hari seminggu, dan apa yang mungkin menghalangi Anda? “Sukses memiliki banyak poin bukti yang berbeda bagi kami. Kami akan mengukur data setiap bulan, meliputi tingkat kebahagiaan, penjualan, output keseluruhan, dan bahkan tagihan listrik tim. Penting juga bagi kami untuk melihat peningkatan rekrutmen dan retensi staf, karena industri game adalah ruang yang sangat kompetitif. Data yang dikumpulkan secara internal dan dengan dukungan 4 Day Week Global akan sangat luas.

“Pada akhirnya, kami akan melacak serangkaian indikator bisnis utama. Apakah kami lebih menguntungkan, apakah kami membuat game yang lebih baik dan apakah pelanggan kami senang mengikuti transisi? Ini semua adalah metrik penting yang akan membantu kita memahami apakah minggu empat hari adalah untuk kita.

“Jika kita melihat budaya kita menderita dan output kita menurun, ini akan menjadi perhatian. Kami tidak akan membiarkan staf kami tidak bahagia bahkan jika itu berarti kami lebih produktif, misalnya. Satu manfaat tidak bisa datang dengan mengorbankan yang lain agar ini berhasil.

“Jika kami mendapati diri kami membuat game yang lebih baik, meningkatkan profitabilitas sambil membantu staf kami menjalani hidup mereka sepenuhnya, maka ini akan menjadi kemenangan yang jelas. Ini semua tentang keseimbangan pada akhirnya, dan hasil dari uji coba lain telah menunjukkan hasil yang menjanjikan, jadi kami yakin.”

Frances Guy, CEO di Aliansi Pembangunan Internasional Skotlandia

Mengapa Aliansi Pembangunan Internasional uji coba empat hari seminggu untuk staf? Manfaat apa yang Anda antisipasi untuk organisasi dan karyawan? “Seperti banyak organisasi di 'sektor ketiga', kami memiliki pergantian staf yang tinggi. Ini terutama benar pada tahun lalu. Oleh karena itu, kami secara aktif mencari cara untuk meningkatkan retensi staf. Tidak banyak ruang untuk meningkatkan gaji tetapi ada cara untuk memperbaiki kondisi kerja dengan menjadikan kesejahteraan staf sebagai prioritas. Kita semua bekerja secara fleksibel, tetapi ini sendiri bukanlah jaminan efisiensi atau cara untuk mencegah jam kerja yang panjang.

Pria Prancis

“Kami tertarik dengan komitmen [Partai Nasional Skotlandia] SNP pada konferensi partai mereka pada September 2021 untuk uji coba selama empat hari seminggu di Skotlandia dan termotivasi untuk mendaftar bergabung dengan percontohan Global 4 Hari Minggu karena menawarkan dukungan, bimbingan dan terstruktur penelitian dan pembelajaran selama masa percobaan.  

“Dengan cara yang terstruktur seperti itu, kami berharap dapat menganalisis apakah itu solusi yang dapat diterapkan yang membawa manfaat nyata dalam hal produktivitas dan kesejahteraan staf. Singkatnya, kami berharap untuk staf yang lebih bahagia dan lebih sehat, layanan serupa jika tidak lebih baik yang diberikan kepada anggota kami, dan cara kerja baru serta retensi staf yang lebih baik.”

Bagaimana struktur minggu empat hari? Bagaimana Anda akan memastikan Anda dapat memenuhi harapan pelanggan/klien saat mengadopsi minggu kerja yang lebih pendek? “Kami melihat hari Jumat sebagai hari tidak bekerja bagi sebagian besar staf, dengan kemungkinan satu atau dua staf akan mengambil hari Senin untuk memberikan kontinuitas layanan. Beberapa anggota kami sudah mengurangi jam kerja pada hari Jumat, jadi kami tidak mengantisipasi masalah selama komunikasi baik dan seseorang ada di sekitar untuk menjawab pertanyaan. Kami juga telah menetapkan target kerja yang jelas yang perlu disampaikan dan hasil staf yang akan diukur.”

Kekhawatiran apa yang Anda miliki tentang shifting ke empat hari seminggu? Potensi rintangan apa yang Anda antisipasi? “Staf bekerja lebih dari jam kontrak sehingga ada tantangan nyata dalam berusaha bekerja 20% lebih efisien untuk membebaskan blok waktu. Kami harus memulai dengan baik, kalau tidak saya khawatir jam kerja yang lebih lama akan kembali dengan cepat. Kita juga harus fleksibel sehingga staf tersedia untuk bekerja saat dibutuhkan di saat aktivitas yang lebih besar tetapi memiliki disiplin untuk mengimbanginya di waktu lain. Akan ada kebutuhan untuk terus-menerus mengukur dan menilai, yang mungkin tidak sesuai dengan selera semua orang.”

Apa kriteria Anda untuk sukses? Apa yang akan meyakinkan Anda untuk melanjutkan empat hari seminggu setelah masa percobaan berakhir, dan apa yang mungkin menghalangi Anda untuk melakukan ini dalam jangka panjang? “Sukses adalah semua staf mengelola waktu mereka [dan] untuk mengambil sebagian dari waktu luang ekstra yang kemudian mereka gunakan secara produktif, sementara organisasi memberikan untuk anggota dan anggota mengenali layanan yang ditingkatkan. 

“Jika beberapa staf bekerja lebih lama untuk mengimbangi yang lain, itu akan menandakan bahwa itu tidak bekerja dengan baik. Jika sebagian besar staf merasa stres mencoba menyesuaikan pekerjaan ke dalam periode waktu yang lebih singkat, itu juga akan menjadi tanda kegagalan. Peningkatan besar dalam tugas yang dibatalkan dan umpan balik negatif dari anggota juga akan memastikan bahwa uji coba tidak dilanjutkan.”

Anna Mirkiewicz, direktur operasi Eurowagens

 Mengapa Eurowagens menguji coba empat hari seminggu? Manfaat apa yang Anda antisipasi untuk bisnis dan karyawan? “Saya awalnya mendengar tentang empat hari seminggu ketika mendengarkan podcast dengan salah satu karyawan yang mengambil bagian dalam uji coba empat hari seminggu di Islandia. Dia mengatakan begitu banyak hal yang saling melengkapi tentang bagaimana hal itu meningkatkan kinerja karyawan dan memberi karyawan keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik.

Anna Mirkiewicz

“Saya seorang ibu yang bekerja, jadi saya dapat melihat betapa stresnya bekerja lima hari seminggu, mengelola keluarga dan kehidupan sehari-hari, dan saya dapat melihat seberapa besar pengaruh ini terhadap karyawan kami. Setelah kembali dari rumah bekerja selama pandemi, saya dapat melihat betapa stresnya karyawan kami lagi, jadi ini adalah kesempatan yang baik untuk memberikan sesuatu kepada mereka.

“Pada akhirnya, meskipun saya dan suami saya adalah pemilik bisnis, kami tidak akan berada di sini tanpa karyawan kami. Merekalah yang menciptakan perusahaan, membantu perusahaan menjalankan dan mendorong perusahaan maju, jadi adil untuk memberikan sesuatu kembali.

“Empat hari seminggu menunjukkan kepada saya bahwa cara kami bekerja bukanlah yang paling efisien. Kita bisa lebih efisien dengan cara kita bekerja, yang hanya akan membuat perusahaan menjadi lebih produktif, dan karyawan memiliki lebih banyak waktu kembali.  

“Ini baru permulaan, tapi saya benar-benar berharap ini akan berhasil dalam jangka panjang.”

Bagaimana struktur minggu empat hari? Bagaimana Anda akan memastikan Anda dapat memenuhi harapan pelanggan/klien saat mengadopsi minggu kerja yang lebih pendek? “Perusahaan harus tetap beroperasi lima hari seminggu, jadi kami telah memperkenalkan sistem rota. Staf operasional kami — gudang, staf layanan pelanggan — harus masuk pada hari Senin dan Selasa: mereka akan bergantian ketika mereka memiliki hari libur pada hari Rabu, Kamis dan Jumat. Anggota perusahaan lainnya pada awalnya akan bergantian hari sepanjang minggu untuk melihat apa yang paling berhasil dan cocok. Tetapi perusahaan akan tetap beroperasi lima hari seminggu.”

Kekhawatiran apa yang Anda miliki tentang shifting ke empat hari seminggu? Potensi rintangan apa yang Anda antisipasi? “Kami perlu merencanakan sedikit lebih baik dan melakukan lebih banyak perencanaan kontinjensi, karena sangat sulit untuk memprediksi apa yang akan terjadi pada hari tertentu. Terutama di perusahaan sebesar kami, ketika Anda memiliki 15 karyawan dan Anda memiliki tiga atau empat orang, Anda dapat benar-benar merasakan perbedaannya.

“Minggu lalu [ketika Eurowagens memulai uji coba] menunjukkan kepada saya bahwa kami perlu sedikit lebih siap dalam hal perencanaan dan dalam hal apa yang ingin kami capai.

“Saya tidak berpikir itu masalah serius. Jika Anda merencanakan dengan hati-hati dan jika Anda berpikir ke depan, itu dapat diselesaikan dengan sangat mudah dan sangat cepat. Kita perlu mengubah kecenderungan kita untuk 'berpikir baik-baik saja, saya akan membiarkan ini sampai akhir hari, dan kemudian si anu akan membantunya besok,' karena mungkin tidak demikian halnya dengan individu tersebut. off pada hari tertentu. Tapi itu cukup untuk merencanakan ke depan dan memikirkan kapan orang-orang tertentu masuk. Yang perlu kita lakukan hanyalah menyesuaikan diri dengan cara kerja yang baru; Saya tidak melihat ini sebagai masalah besar.

“Dengan perusahaan besar Anda tidak akan mengalami masalah seperti itu, karena selalu ada orang lain yang berpotensi membantu. Dengan organisasi yang lebih kecil, saya dapat melihat ini sebagai tantangan, tetapi seharusnya tidak menjadi tantangan yang sulit untuk diatasi.”