Ottieni di più: prova questi 10 semplici suggerimenti per elenchi di cose da fare migliori

Quanto è efficace la tua lista di cose da fare? Ti aiuta a pianificare la tua giornata? Ti spinge a dare la priorità ai compiti giusti? O è una lista infinita di cose che ti senti in colpa per non aver ancora fatto e ora non hai intenzione di farne nessuna? Una buona lista di cose da fare dovrebbe servirti. Non dovresti essere alla sua mercé. 

Le migliori liste di cose da fare ti mettono ogni giorno nella giusta direzione e ti aiutano a concentrarti sui compiti più importanti. Con le giuste strategie, una lista di cose da fare può aiutarti anche a raggiungere obiettivi più grandi. Ecco cosa devi sapere per fare in modo che la tua lista di cose da fare funzioni per te.

(Foto: Volodymyr Hryshchenko su Unsplash)

1. Scegli l'app (o la carta) giusta

Il primo passo per creare una lista di cose da fare migliore è decidere dove conservarla. È importante che ami l'app o il taccuino che usi per la tua lista di cose da fare, altrimenti potresti non seguirla.

Nota come ho detto "taccuino?" Mentre ci sono molti vantaggi nel mettere la tua lista di cose da fare in un'app (e li elencherò tra un momento), non c'è niente di sbagliato nella carta! Se la carta funziona per te, bene. Allo stesso modo, va bene anche un semplice foglio di calcolo o un documento di elaborazione testi. Usa lo strumento che fa per te.

Le liste di cose da fare digitali hanno diversi vantaggi rispetto alla carta, tuttavia, ed è bene almeno sapere quali sono, anche se si finisce per usare la carta. Alcuni vantaggi sono:

• Sono facili da modificare, il che significa che puoi aggiornare le informazioni rapidamente,

• Hanno promemoria integrati,

• È molto difficile perderli perché l'elenco stesso viene solitamente salvato nel cloud,

• Puoi ordinare le tue attività per priorità, data di scadenza o in ordine alfabetico e

• Puoi assegnare attività ad altre persone e ricevere una notifica quando le completano.

Se hai sono nel mercato di un'app per l'elenco delle cose da fare, qual è la migliore? Dopo averne testati dozzine, tendo a consigliare Todoist, Asanae Cose più spesso di altri. Ma ci sono molte altre opzioni. OmniFocus è utile per le persone che aggiungono molti dettagli alle loro attività. Trello parla a persone visivamente guidate. Microsoft To Do funziona bene con Office e Windows 10. Google Tasks è ottimo per la sua integrazione con Google Workspace. Habitica potrebbe attirare la tua attenzione se ti piace la ludicizzazione. E così via.

2. Crea più di un elenco

Non dovresti avere solo una lista di cose da fare. Dovresti avere alcuni elenchi che coprono le principali categorie della tua vita, come attività lavorative, cose da fare personali e faccende domestiche. Avere più di un elenco ti aiuta a concentrarti. Quando sei al lavoro, non vuoi essere distratto dalla tua lista personale. Quando sei a casa, non vuoi essere gravato dalle tue responsabilità lavorative.

Non trattenerti. Crea elenchi per tutto ciò a cui pensi! Quelli utili rimarranno in giro. Puoi scartare tutto ciò che finisce per non esserti utile. 

Alcune altre idee sono:

• Shopping,

• Un giorno (dove scrivi compiti non importanti che potresti fare un giorno),

• Weekend (per tutto ciò che vuoi fare nel fine settimana ma non vuoi essere distratto durante la settimana) e

• Lavoretti per bambini.

Ricorda che puoi aggiungere nuovi elenchi o rinominarli in qualsiasi momento.

3. Annota le tue attività come Soon come pensi a loro

Quando ti viene in mente una nuova attività, scrivila il più velocemente possibile. L'aggiunta di attività quando ci pensi ti impedisce di soffermarti su di esse. Una volta scritto, non è più necessario ricordarlo, così puoi eliminare il pensiero dal tuo cervello.

Se la tua app da fare ha una scorciatoia da tastiera per aggiungere una nuova attività, imparala. Se la tua app ha un collegamento al telefono cellulare, configuralo.

Per coloro che usano la carta, tieni un po' di carta straccia vicino a te mentre lavori per annotare rapidamente i pensieri che ti distraggono e poi copiali nelle tue liste di cose da fare ufficiali quando è conveniente.

Aggiunta di date di scadenza alle attività nel tuo Asana l'elenco delle cose da fare ti aiuta a stabilire le priorità.

4. Assegna date di scadenza

Ogni volta che un'attività ha una data di scadenza, aggiungila. Vedere quando le attività sono scadute ti aiuta a stabilire le priorità.

Non tutte le attività richiedono una data di scadenza fissa e veloce, ma a volte è utile aggiungerne una comunque per due motivi.

Primo, la maggior parte delle cose da fare apps ti consente di vedere cosa è dovuto oggi, domani e più avanti nella settimana, indipendentemente dall'elenco in cui si trovano. In questo modo, puoi vedere tutto ciò che è dovuto oggi e avere un'idea di come andrà la giornata. Potresti anche prenderti un momento per riprogrammare alcune attività se ti senti sopraffatto solo guardando tutto ciò che è dovuto entro la prossima settimana.

In secondo luogo, assegnando date di scadenza alle tue attività, stai pianificando efficacemente la tua settimana, che è un'eccellente strategia di gestione del tempo.

5. Rivedi le tue liste di cose da fare ogni giorno

Inizia ogni giorno dando un'occhiata al tuo elenco di attività e valutando se è ragionevole. Quindi, rivedilo.

Se hai troppe attività programmate per la giornata e sai che non le raggiungerai tutte, ti stai preparando per il fallimento.

6. Limitati a 3–5 attività al giorno

Qual è il tuo limite di attività giornaliere? Dipende dal tipo di attività che scrivi e da quanto sono difficili da completare. 

Per la maggior parte delle persone, consiglio di iniziare limitandoti a tre o cinque attività al giorno. Potrebbe non sembrare molto, ma se ti concentri sullo scrivere le tre cose più importanti che devi fare oggi, potresti scoprire che c'è già molto da fare.

Perché non scrivere di più? Se scrivi troppe attività e non le porti a termine tutte, devi rimandarle a un altro giorno. Ciò significa ridefinire le priorità e modificare la tua lista, che è un lavoro non necessario che causa stress e può sembrare controproducente.

Avendo un piccolo numero di attività, è più probabile che le porti a termine. Più finisci tutte le tue attività, meglio ti sentirai riguardo alle tue liste di cose da fare in generale. Quella sensazione positiva può darti energia per andare avanti.

I tuoi tre o cinque compiti dovrebbero essere cose importanti per te devono obbligatoriamente: fare. E non più di due di loro dovrebbero essere attività di routine, come l'assunzione di farmaci quotidiani. Concentrati sul tuo Intenzione per il giorno. Questo è ciò che dovresti scrivere.

Nel tempo, tieni traccia di quante attività controlli ogni giorno (le migliori cose da fare apps traccialo per te) e avrai un'idea del numero giusto di attività per te, nel caso non siano tre o cinque.

Todoist tiene traccia di quante attività completi ogni giorno e ogni settimana e crea un grafico che mostra i tuoi progressi.

7. Metti le attività nella tua lista di cose da fare, non gli obiettivi

Ciò che scrivi sulla tua lista di cose da fare è importante. Metti le attività nelle tue liste, piuttosto che obiettivi e traguardi. Per farlo, devi conoscere la differenza tra loro.

Gli obiettivi sono risultati generali o risultati desiderati. Di solito sono difficili da quantificare. Un esempio è "diventa fluente in hindi". Metterlo nella tua lista di cose da fare non sarebbe molto efficace.

Gli obiettivi sono indicatori sulla strada per raggiungere un obiettivo. È molto più facile confonderli con le attività perché gli obiettivi sono più specifici e quantificabili. Un esempio di obiettivo è "essere in grado di tenere una conversazione in hindi sui miei film preferiti per tre minuti".

Allora quali sono i compiti? Le attività sono le azioni che intraprendi per raggiungere un obiettivo. Scomponi un obiettivo e avrai i tuoi compiti. Molto spesso sono eventi singoli (anche se possono ripetersi). Un compito potrebbe essere "imparare tre nuovi verbi hindi" o "studiare l'hindi per 30 minuti".

Le attività, non gli obiettivi o gli obiettivi, sono ciò che appartiene a un elenco di cose da fare quotidiano.

8. Mantieni obiettivi e obiettivi separati

In un mondo perfetto, molti dei compiti che svolgi ogni giorno riguarderanno un obiettivo più grande. Dovresti sapere quali sono i tuoi obiettivi, ma non è necessario scriverli nella tua lista di cose da fare ogni giorno.

Invece, scrivi i tuoi obiettivi e obiettivi da qualche altra parte. Potrebbe essere ancora in l'app o il taccuino delle cose da fare, ma non nell'elenco che guardi ogni giorno. Altri posti in cui puoi annotare gli obiettivi sono il tuo diario o un'app per prendere appunti.

Fai riferimento ai tuoi obiettivi di volta in volta. Controllali e rivedili. Non lasciare che ti distraggano dalle cose specifiche che devi fare oggi.

9. Guarda spesso la tua lista di cose da fare

Una lista esaminata è una lista usata. Un efficace elenco di cose da fare ti guida per tutto la tua giornata, il che significa che devi guardarla spesso. Guardalo ogni mattina per prepararti mentalmente alla giornata a venire. Guardalo dopo pranzo in modo da sapere su cos'altro devi concentrarti per il resto della giornata. Rivedilo alla fine della giornata per riprogrammare le attività che hai perso.

Prendi l'abitudine di controllare in anticipo tutto ciò che hai programmato per la prossima settimana in modo da poter pianificare meglio il tuo tempo e apportare modifiche.

Durante il giorno, se inizi a sentirti perso in quello che stai facendo o hai bisogno di una pausa, guarda la tua lista di cose da fare per qualcosa di piccolo e facile (un compito meno impegnativo che non richiede una concentrazione elevata) che può affrontare nel frattempo.

Più guardi la tua lista, più ti fiderai. Più ti fidi, meno devi ricordare quali compiti devi svolgere. Meno devi ricordare, più liberi la tua mente per concentrarti sul compito a portata di mano.

10. Rendi scansionabile la tua lista di cose da fare

Se guardi spesso la tua lista di cose da fare, ti renderai presto conto di quanto sia utile vedere ciò di cui hai bisogno a colpo d'occhio.

Usa un linguaggio stretto o una scorciatoia per scrivere i tuoi compiti. Molti apps avere valutazioni di priorità, stelle, tag e altri dettagli che puoi aggiungere alle attività importanti per farle risaltare. Codifica a colori le tue attività se questo aiuta. Applicare icone che forniscono maggiori informazioni sull'attività, ad esempio se richiede una telefonata o se è correlata all'assistenza sanitaria. Non importa quanto velocemente guardi la tua lista di cose da fare, dovresti essere in grado di raccogliere molte informazioni su ciò che deve essere fatto.

Controlla quelle caselle

Una grande lista di cose da fare è al centro della produttività personale. È una tale gioia trovare un'app di gestione delle attività e un processo che funzioni per te. Spuntare gli elementi nella tua lista ti dà una sensazione di realizzazione ed è un elemento chiave per organizzarti. Un sistema di cose da fare affidabile rende la vita più facile e meno stressante.